Sprawdzenie karalności pracownika przez pracodawcę

Kiedy pracodawca może sprawdzić karalność pracownika?

Podstawową zasadą jest to, że pracodawca nie może sprawdzać karalności pracownika z ciekawości, dla ogólnej oceny zaufania albo dlatego, że tak przewiduje wewnętrzny regulamin firmy. Informacja o karalności jest danymi dotyczącymi wyroków skazujących i czynów zabronionych, dlatego jej pozyskanie i przechowywanie wymaga wyraźnej podstawy prawnej.

Najważniejszy przepis znajduje się w art. 6 ust. 1 pkt 10 ustawy o Krajowym Rejestrze Karnym. Zgodnie z nim prawo do uzyskania informacji o osobach, których dane zgromadzono w Rejestrze, przysługuje pracodawcom:

„w zakresie niezbędnym dla zatrudnienia pracownika, co do którego z przepisów ustawy wynika wymóg niekaralności, korzystania z pełni praw publicznych, a także ustalenia uprawnienia do zajmowania określonego stanowiska, wykonywania określonego zawodu lub prowadzenia określonej działalności gospodarczej”.

Oznacza to, że pracodawca musi umieć wskazać konkretny przepis, z którego wynika wymóg niekaralności lub określonych uprawnień. Nie wystarczy ogólne stwierdzenie, że stanowisko jest odpowiedzialne, wiąże się z pieniędzmi, dostępem do dokumentów albo kontaktem z klientami.

W praktyce taka podstawa może wynikać między innymi z przepisów dotyczących zawodów regulowanych, ochrony osób i mienia, niektórych stanowisk w administracji publicznej, pracy z dziećmi, sektora finansowego albo szczególnych zezwoleń i licencji. Zawsze trzeba jednak sprawdzić konkretną ustawę dotyczącą danego stanowiska lub rodzaju działalności.

Czy zgoda pracownika wystarczy do sprawdzenia karalności?

Co do zasady nie. Dane o wyrokach skazujących i czynach zabronionych podlegają szczególnym ograniczeniom na podstawie art. 10 RODO. Kodeks pracy również ogranicza możliwość opierania się na zgodzie pracownika lub kandydata, jeżeli chodzi o dane objęte art. 10 RODO.

W praktyce oznacza to, że pracodawca nie powinien żądać zaświadczenia z KRK tylko dlatego, że pracownik „dobrowolnie się zgadza”. W relacji pracodawca–pracownik zgoda jest dodatkowo oceniana ostrożnie, ponieważ pracownik może czuć presję, aby ją wyrazić. Przy danych o karalności zasadnicze znaczenie ma więc przepis prawa, a nie sama zgoda.

Podobnie należy ocenić oświadczenia typu „oświadczam, że nie byłem karany”. Jeżeli takie oświadczenie dotyczy karalności, również jest informacją z obszaru art. 10 RODO. Więcej o problemach praktycznych przy takim dokumencie wyjaśnia artykuł niekaralność a oświadczenie.

Sprawdzenie karalności w czasie trwania zatrudnienia

Pracodawca może weryfikować karalność także w trakcie zatrudnienia, ale tylko wtedy, gdy nadal istnieje ustawowa podstawa do takiej weryfikacji. Dotyczy to na przykład sytuacji, gdy wymóg niekaralności jest warunkiem wykonywania określonego zawodu, zajmowania stanowiska albo dopuszczenia do określonej działalności.

Jeżeli pracownik ma zostać przeniesiony na stanowisko, dla którego ustawa wymaga niekaralności, pracodawca może żądać dokumentu w zakresie niezbędnym do potwierdzenia spełnienia tego warunku. Jeżeli natomiast pracownik wykonuje zwykłe obowiązki biurowe, produkcyjne lub usługowe, a żaden przepis nie wymaga niekaralności, żądanie zaświadczenia z KRK może być bezprawne.

Pracodawca powinien też stosować zasadę minimalizacji danych. Powinien pozyskiwać tylko taki zakres informacji, jaki jest potrzebny do potwierdzenia ustawowego warunku, ograniczyć dostęp do dokumentu i nie wykorzystywać informacji z KRK do innych celów.

Co znajduje się w Krajowym Rejestrze Karnym?

Krajowy Rejestr Karny nie jest ogólną „kartoteką policyjną” w potocznym znaczeniu. Zgodnie z ustawą o KRK gromadzi się w nim między innymi dane o osobach prawomocnie skazanych za przestępstwa lub przestępstwa skarbowe, osobach, wobec których prawomocnie warunkowo umorzono postępowanie karne, osobach prawomocnie skazanych przez sądy innych państw, osobach poszukiwanych listem gończym, tymczasowo aresztowanych oraz prawomocnie skazanych za wykroczenia na karę aresztu.

Szersze omówienie tego, jak sprawdzić dane w Krajowym Rejestrze Karnym, znajdziesz w materiale: hub KRK.

Ważne jest także odróżnienie przestępstw od wykroczeń. Zwykły mandat albo grzywna za wykroczenie co do zasady nie oznacza automatycznie, że dana osoba będzie figurować w KRK jako karana. Osobny problem omawia artykuł wykroczenia a KRK.

Trzeba też pamiętać, że warunkowe umorzenie postępowania nie jest skazaniem, ale informacja o nim może znajdować się w KRK. To, czy ma znaczenie dla zatrudnienia, zależy od brzmienia konkretnego przepisu szczególnego: inaczej działa wymóg „niekaralności”, a inaczej wymóg braku określonych wpisów lub braku skazania za konkretny typ czynu.

Jak pracownik może uzyskać zaświadczenie o niekaralności?

Każdemu przysługuje prawo do uzyskania informacji, czy jego dane są zgromadzone w Krajowym Rejestrze Karnym. Osoba, której dane znajdują się w Rejestrze, może uzyskać informację o treści zapisów jej dotyczących.

Zaświadczenie można uzyskać na kilka sposobów:

• przez internet – za pośrednictwem e-Platformy KRK; potrzebny jest profil zaufany albo kwalifikowany podpis elektroniczny, a opłata za informację elektroniczną wynosi 20 zł;
• w punkcie informacyjnym KRK albo w Biurze Informacyjnym KRK – opłata za informację w trybie tradycyjnym wynosi 30 zł;
• listownie – przez wysłanie wypełnionego formularza wraz z potwierdzeniem opłaty;
• przez pełnomocnika – jeżeli osoba zainteresowana udzieli pełnomocnictwa.

Dokument uzyskany przez e-KRK ma postać elektroniczną, najczęściej pliku XML opatrzonego podpisem elektronicznym. Wydruk takiego pliku nie zastępuje oryginału elektronicznego, dlatego pracodawcy zwykle należy przekazać dokument w formie elektronicznej, jeżeli właśnie w takiej formie został wydany.

Czy żona może uzyskać zaświadczenie z KRK za męża?

Żona nie może uzyskać informacji o mężu z KRK wyłącznie dlatego, że jest jego małżonką. Wniosek dotyczy danych osobowych konkretnej osoby, dlatego musi zostać złożony przez tę osobę albo przez ustanowionego pełnomocnika.

Jeżeli mąż przebywa za granicą, ma kilka praktycznych możliwości. Może złożyć wniosek przez e-KRK, jeżeli ma możliwość podpisania go profilem zaufanym albo podpisem kwalifikowanym. Może też wysłać wniosek listownie albo udzielić żonie pełnomocnictwa do złożenia wniosku i odbioru dokumentu.

Pełnomocnictwo powinno jasno wskazywać, że obejmuje sprawę uzyskania informacji z Krajowego Rejestru Karnego. Co do zasady złożenie pełnomocnictwa wiąże się z opłatą skarbową 17 zł, ale pełnomocnictwo udzielone małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu lub rodzeństwu jest zwolnione z tej opłaty.

FAQ

Czy pracodawca może sam sprawdzić pracownika w KRK?

Tak, ale tylko w zakresie przewidzianym przez ustawę. Pracodawca musi wykazać, że dla danego stanowiska, zawodu lub działalności istnieje ustawowy wymóg niekaralności, pełni praw publicznych albo określonych uprawnień.

Czy pracodawca może żądać zaświadczenia z KRK od każdego pracownika?

Nie. Takie żądanie jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy wynika z konkretnego przepisu prawa. Wewnętrzna polityka firmy, chęć zwiększenia bezpieczeństwa albo zgoda pracownika nie zastępują podstawy ustawowej.

Czy informacja o braku skazania też jest daną o karalności?

Tak. Informacja, że dana osoba nie figuruje w KRK w określonym zakresie, również dotyczy sfery wyroków skazujących i czynów zabronionych. Dlatego pracodawca musi mieć podstawę prawną do jej żądania i przetwarzania.

Czy zaświadczenie o niekaralności ma termin ważności?

Przepisy o KRK nie ustanawiają jednego ogólnego terminu ważności zaświadczenia. Dokument potwierdza stan na dzień jego wydania. W praktyce konkretny organ, pracodawca lub przepis szczególny może wymagać, aby dokument był wystawiony nie wcześniej niż w określonym czasie.

Czy mandat za wykroczenie pojawi się w KRK?

Zwykły mandat albo grzywna za wykroczenie zasadniczo nie oznacza wpisu do KRK. Ustawa o KRK obejmuje natomiast osoby prawomocnie skazane za wykroczenia na karę aresztu.

Czy żona może odebrać zaświadczenie z KRK za męża?

Może to zrobić jako pełnomocnik, jeżeli mąż udzieli jej pełnomocnictwa. Nie może natomiast uzyskać informacji o mężu tylko z tego powodu, że pozostają w małżeństwie.

Czy pracownik musi informować pracodawcę o skazaniu po zatrudnieniu?

To zależy od stanowiska i przepisów szczególnych. Jeżeli ustawa wymaga niekaralności jako warunku wykonywania pracy, utrata tego warunku może mieć znaczenie dla dalszego zatrudnienia. Przy zwykłych stanowiskach bez takiego wymogu pracodawca nie ma ogólnego prawa do bieżącego monitorowania karalności pracownika.

Podsumowanie

Pracodawca może sprawdzić karalność pracownika tylko w granicach wyznaczonych przez prawo. Kluczowe jest istnienie konkretnego przepisu, który wymaga niekaralności, pełni praw publicznych albo określonych uprawnień do wykonywania pracy lub działalności. Bez takiej podstawy żądanie zaświadczenia z KRK może naruszać przepisy prawa pracy i ochrony danych osobowych.

Osoba, której dotyczy informacja, może samodzielnie uzyskać zaświadczenie z KRK online, osobiście lub listownie. Może też działać przez pełnomocnika, w tym przez małżonka. W przypadku pracy za granicą albo pobytu poza Polską najpraktyczniejsze zwykle jest e-KRK albo prawidłowo przygotowane pełnomocnictwo dla osoby w Polsce.

Źródła

• Ustawa z dnia 24 maja 2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym, w szczególności art. 1, art. 6, art. 7, art. 19, art. 20 i art. 24: tekst jednolity w Dzienniku Ustaw oraz nowelizacja z 2026 r.
• Kodeks pracy, w szczególności art. 22¹ i art. 22^1a: tekst jednolity w Dzienniku Ustaw
• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679, w szczególności art. 10 RODO: tekst rozporządzenia
• Informacje Ministerstwa Sprawiedliwości/Gov.pl o uzyskaniu zaświadczenia z KRK i opłatach: zaświadczenie z KRK oraz opłaty KRK
• Ustawa z dnia 13 maja 2016 r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich, w szczególności art. 21: informacja o akcie prawnym