Przekształcenie lokalu użytkowego na mieszkalny – formalności i podatki

Zmiana sposobu użytkowania lokalu – kiedy jest potrzebna?

Jeżeli lokal ma przestać pełnić funkcję biurową, usługową albo inną użytkową i ma być używany jako mieszkalny, zasadniczo mamy do czynienia ze zmianą sposobu użytkowania obiektu budowlanego lub jego części. Taka zmiana podlega zgłoszeniu na podstawie art. 71 ust. 2 ustawy z 7 lipca 1994 r. – Prawo budowlane. Przy zmianie w przeciwnym kierunku również trzeba sprawdzić warunki techniczne i formalności; osobno opisujemy, jak przekształcić lokal mieszkalny na użytkowy.

Zgodnie z art. 71 ust. 1 pkt 2 Prawa budowlanego zmianą sposobu użytkowania jest w szczególności podjęcie bądź zaniechanie w obiekcie budowlanym lub jego części działalności zmieniającej warunki: bezpieczeństwa pożarowego, powodziowego, pracy, zdrowotne, higieniczno-sanitarne, ochrony środowiska albo wielkość lub układ obciążeń. Przekształcenie lokalu biurowego na mieszkalny bardzo często wywołuje właśnie takie skutki, dlatego co do zasady wymaga zgłoszenia.

Jeżeli zgłoszenie zostało już skutecznie dokonane i organ nie wniósł sprzeciwu, to – zgodnie z art. 71 ust. 4 Prawa budowlanego – można rozpocząć nowy sposób użytkowania po upływie 30 dni od doręczenia zgłoszenia, nie później jednak niż po upływie 2 lat od doręczenia zgłoszenia.

W praktyce zaświadczenie o braku podstaw do wniesienia sprzeciwu ułatwia dalsze formalności, ale samo w sobie nie zmienia automatycznie wszystkich rejestrów. To dopiero jeden z etapów.

Czy same drobne prace w lokalu wystarczą?

Nie zawsze. To, że planowane roboty są niewielkie, na przykład montaż prysznica, pralki czy wykonanie lekkiej ścianki działowej, nie oznacza jeszcze, że wystarczy wyłącznie ich fizyczne wykonanie. Oprócz kwestii robót trzeba ocenić, czy lokal po zmianie spełnia wymagania dla lokalu mieszkalnego, w szczególności wynikające z przepisów techniczno-budowlanych.

Znaczenie mogą mieć m.in. wymagania dotyczące wentylacji, doświetlenia, wysokości pomieszczeń, instalacji sanitarnych, bezpieczeństwa pożarowego czy dostępu do drogi ewakuacyjnej. Jeżeli zakres prac wykracza poza roboty zwolnione z obowiązku uzyskania pozwolenia albo zgłoszenia, trzeba to oceniać osobno. Sama procedura z art. 71 Prawa budowlanego nie zastępuje obowiązków dotyczących robót budowlanych.

Jeżeli lokal znajduje się w budynku wielolokalowym, trzeba też sprawdzić, czy planowana zmiana nie ingeruje w nieruchomość wspólną. W takich sprawach często pojawiają się dodatkowe obowiązki wobec wspólnoty.

Jakie dokumenty są potrzebne po skutecznym zgłoszeniu?

Zakres dokumentów zależy od konkretnego stanu faktycznego, ale po skutecznym zgłoszeniu zmiany sposobu użytkowania zwykle trzeba skompletować dokumenty potrzebne do aktualizacji danych ewidencyjnych i – ewentualnie – wpisu w księdze wieczystej.

Najczęściej znaczenie mają:

• zgłoszenie zmiany sposobu użytkowania wraz z potwierdzeniem jego doręczenia;
• zaświadczenie organu o braku podstaw do wniesienia sprzeciwu albo dowód bezskutecznego upływu terminu z art. 71 ust. 4 Prawa budowlanego;
• dokumentacja techniczna lokalu po zmianie, jeżeli jest wymagana w danej sprawie;
• inwentaryzacja lub rzut lokalu, jeżeli będzie potrzebny do aktualizacji oznaczenia lokalu;
• dokumenty potwierdzające samodzielność lokalu, jeżeli dana sprawa tego wymaga.

Jeżeli lokal ma funkcjonować jako mieszkalny, trzeba też zadbać o spójność danych w dokumentacji architektonicznej, ewidencyjnej i wieczystoksięgowej. W praktyce rozbieżności pomiędzy tymi rejestrami często blokują dalsze czynności.

Aktualizacja ewidencji gruntów i budynków

Po zmianie sposobu użytkowania warto doprowadzić do aktualizacji danych w ewidencji gruntów i budynków. Zgodnie z art. 20 ust. 1 pkt 2 ustawy z 17 maja 1989 r. – Prawo geodezyjne i kartograficzne ewidencja obejmuje m.in. dane o budynkach i lokalach, w tym ich przeznaczenie oraz funkcje użytkowe.

Podstawą zmian w ewidencji są dokumenty geodezyjne, kartograficzne i inne dokumenty określone w przepisach wykonawczych, w szczególności rozporządzeniu Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z 27 lipca 2021 r. w sprawie ewidencji gruntów i budynków. W praktyce starostwo lub urząd miasta na prawach powiatu może oczekiwać dokumentu potwierdzającego skuteczną zmianę sposobu użytkowania oraz odpowiedniego opracowania technicznego.

Po aktualizacji danych można uzyskać wypis lub wyrys, który bywa potrzebny do dalszych czynności, w tym do sądu wieczystoksięgowego. W niektórych sądach kluczowe jest, aby dokument nadawał się bezpośrednio jako podstawa wpisu.

Czy trzeba zmieniać księgę wieczystą?

Jeżeli w dziale I-O księgi wieczystej lokal nadal jest oznaczony jako użytkowy, a po zmianie faktycznie i formalnie ma status mieszkalny, warto złożyć wniosek o aktualizację wpisu. Podstawą jest art. 35 ust. 1 ustawy z 6 lipca 1982 r. o księgach wieczystych i hipotece, zgodnie z którym właściciel powinien niezwłocznie złożyć wniosek o ujawnienie prawa, jeżeli wpis jest potrzebny.

Wniosek składa się na urzędowym formularzu KW-WPIS do właściwego sądu rejonowego – wydziału ksiąg wieczystych. Do wniosku dołącza się dokumenty stanowiące podstawę wpisu, najczęściej dokumenty z ewidencji oraz – zależnie od praktyki sądu i stanu akt – dokumentację opisującą lokal.

W sprawach lokali wyodrębnionych znaczenie ma także art. 2 ust. 5 ustawy z 24 czerwca 1994 r. o własności lokali, zgodnie z którym lokale wraz z pomieszczeniami przynależnymi zaznacza się na rzucie odpowiedniej kondygnacji budynku. Dlatego sądy często oczekują rzutu lokalu lub innego dokumentu technicznego pozwalającego jednoznacznie oznaczyć lokal.

Opłata sądowa za wniosek o zmianę oznaczenia nieruchomości w księdze wieczystej zależy od rodzaju żądania i podstawy wpisu. W praktyce przy samym sprostowaniu oznaczenia lokalu często stosowana jest opłata stała 100 zł, ale przed złożeniem wniosku warto sprawdzić aktualną podstawę z ustawy z 28 lipca 2005 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych oraz wymagania konkretnego wydziału ksiąg wieczystych.

Jakie opłaty mogą się pojawić?

Samo zgłoszenie zmiany sposobu użytkowania co do zasady nie podlega opłacie skarbowej. Jeżeli jednak sprawa łączy się z wydaniem decyzji administracyjnej, inną czynnością urzędową albo dokumentami geodezyjnymi, mogą pojawić się koszty pośrednie.

Najczęstsze koszty przedstawia poniższa tabela:

Do tego mogą dojść koszty dostosowania lokalu do wymagań technicznych oraz ewentualne opłaty notarialne, jeżeli stan prawny wymagałby dodatkowych czynności. To jednak zależy od konkretnej konstrukcji prawa do lokalu.

Przekształcenie lokalu a podatek od nieruchomości

Zmiana lokalu użytkowego na mieszkalny może wpłynąć na stawkę podatku od nieruchomości, ale nie ma tu jednej automatycznej reguły dla wszystkich sytuacji.

Zakres opodatkowania wynika z art. 2 ust. 1 ustawy z 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych. Natomiast kluczowe znaczenie dla stawek mają art. 5 ust. 1 tej ustawy oraz definicja gruntów, budynków i budowli związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej z art. 1a ust. 1 pkt 3 tej ustawy.

W przypadku lokali mieszkalnych zasadniczo stosuje się niższe stawki niż dla budynków lub ich części związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej. Problem pojawia się wtedy, gdy właścicielem lokalu jest przedsiębiorca, w tym spółka z o.o.

Nie można już jednak bezrefleksyjnie zakładać, że sam fakt posiadania nieruchomości przez przedsiębiorcę oznacza zawsze najwyższą stawkę. Istotne znaczenie ma wyrok Trybunału Konstytucyjnego z 24 lutego 2021 r., sygn. akt SK 39/19, który zakwestionował rozumienie art. 1a ust. 1 pkt 3 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych polegające na tym, że o związaniu nieruchomości z działalnością gospodarczą decyduje wyłącznie jej posiadanie przez przedsiębiorcę.

W praktyce oznacza to, że trzeba ocenić rzeczywiste wykorzystanie lokalu oraz to, czy lokal może być używany dla celów działalności gospodarczej. Jeżeli lokal ma charakter mieszkalny i faktycznie pełni funkcję mieszkalną, argumentacja za niższą stawką jest silniejsza. Jeżeli jednak lokal pozostaje w obrocie gospodarczym spółki, służy najmu komercyjnemu albo jest funkcjonalnie związany z działalnością, gmina może prezentować odmienne stanowisko.

Znaczenie ma także coroczna uchwała rady gminy ustalająca konkretne stawki podatku w granicach ustawowych z art. 5 ust. 1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. Dlatego po zmianie przeznaczenia lokalu warto złożyć odpowiednią informację lub deklarację podatkową z dokumentami potwierdzającymi zmianę stanu faktycznego.

Lokal należący do spółki z o.o. – na co szczególnie uważać?

Jeżeli właścicielem lokalu jest spółka z o.o., trzeba rozdzielić trzy kwestie:

• formalną zmianę sposobu użytkowania w rozumieniu Prawa budowlanego,
• ujawnienie tej zmiany w ewidencji i ewentualnie w księdze wieczystej,
• sposób faktycznego używania lokalu dla celów podatkowych i bilansowych.

Sama zmiana statusu lokalu nie przesądza jeszcze automatycznie o najniższej możliwej stawce podatku od nieruchomości. Jeżeli spółka dalej wykorzystuje lokal w działalności, wynajmuje go na cele inne niż mieszkaniowe albo traktuje go jako składnik majątku związany z biznesem, organ podatkowy może badać rzeczywiste przeznaczenie lokalu.

Jeżeli natomiast lokal po zmianie ma służyć rzeczywiście zaspokajaniu potrzeb mieszkaniowych, warto zadbać o spójne dokumenty: umowę, sposób rozliczeń, oznaczenie lokalu i sposób jego używania. W przeciwnym razie mogą powstać spory z gminą co do prawidłowej stawki podatku.

Przy okazji warto też sprawdzić, czy planowany model korzystania z lokalu nie wymaga dodatkowych ustaleń umownych. Dotyczy to zwłaszcza relacji właściciel–najemca oraz przypadków, gdy lokal mieszkalny ma być powiązany z działalnością gospodarczą najemcy. W podobnych sprawach pomocny bywa artykuł o tym, czym jest prowadzenie działalności w mieszkaniu a cel mieszkaniowy lokalu.

Czy zmiana wpływa na VAT i inne rozliczenia?

Może wpływać, ale nie w każdej sprawie tak samo. W pytaniach o „zwolnienie z VAT” trzeba zachować ostrożność, bo skutki zależą od rodzaju czynności: sprzedaży, najmu, pierwszego zasiedlenia, prawa do odliczenia VAT przy nakładach oraz sposobu wykorzystania lokalu po zmianie. Tych kwestii nie da się prawidłowo rozstrzygnąć wyłącznie na podstawie samego faktu przekształcenia lokalu użytkowego w mieszkalny.

Jeżeli lokal należy do spółki i ma być dalej wynajmowany albo sprzedany, warto oddzielnie przeanalizować ustawę z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, w szczególności art. 43 ust. 1 pkt 10 i 10a oraz zasady korekty podatku naliczonego. To już jednak wymaga dokładnych danych o nakładach, sposobie używania lokalu i planowanej transakcji.

Co zgłosić do urzędu gminy i innych instytucji?

Po skutecznej zmianie sposobu użytkowania i dostosowaniu lokalu do nowej funkcji należy zadbać o aktualizację danych tam, gdzie ma to znaczenie prawne lub podatkowe. Najczęściej chodzi o:

• ewidencję gruntów i budynków,
• księgę wieczystą, jeżeli wpis nie odpowiada aktualnemu stanowi,
• gminę – dla potrzeb podatku od nieruchomości, przez złożenie informacji IN-1 albo deklaracji DN-1, zależnie od statusu podatnika,
• umowy i dokumenty wewnętrzne właściciela, jeżeli lokal należy do spółki.

Nie ma natomiast jednego odrębnego „wniosku o zmianę statusu lokalu we wszystkich urzędach”. Formalności są rozproszone i trzeba je wykonać osobno, w odpowiednich rejestrach.

Przykłady

Poniżej dwa typowe scenariusze pokazujące, jak ta sama zmiana może dawać inne skutki prawne i podatkowe.

FAQ

Czy brak sprzeciwu urzędu od razu zmienia lokal użytkowy w mieszkalny „wszędzie”?

Nie. Brak sprzeciwu po zgłoszeniu z art. 71 ust. 4 Prawa budowlanego pozwala rozpocząć nowy sposób użytkowania, ale zwykle trzeba jeszcze zaktualizować ewidencję, podatki i ewentualnie księgę wieczystą.

Ile czasu jest na skorzystanie ze zgłoszenia?

Nowy sposób użytkowania trzeba rozpocząć nie później niż w ciągu 2 lat od doręczenia zgłoszenia – tak wynika z art. 71 ust. 4 ustawy – Prawo budowlane.

Czy potrzebna jest zgoda wspólnoty mieszkaniowej?

To zależy od zakresu zmian. Jeśli ingerencja dotyczy nieruchomości wspólnej, instalacji wspólnych albo regulaminów korzystania z budynku, zgoda lub uchwała może być potrzebna. Samo pytanie trzeba oceniać na tle konkretnego budynku i planowanych prac.

Czy wpis w księdze wieczystej jest obowiązkowy?

Jeżeli oznaczenie lokalu w księdze nie odpowiada aktualnemu stanowi, warto je uaktualnić. W praktyce brak zgodności pomiędzy księgą, ewidencją i stanem faktycznym utrudnia sprzedaż, kredytowanie albo dalszy najem.

Czy spółka z o.o. zawsze zapłaci wyższy podatek od nieruchomości?

Nie zawsze. Po wyroku TK z 24 lutego 2021 r., SK 39/19, nie wystarcza już sam fakt posiadania lokalu przez przedsiębiorcę. Istotne jest rzeczywiste wykorzystanie nieruchomości i jej związek z działalnością gospodarczą.

Podsumowanie

Jeżeli ma Pan już skuteczne zgłoszenie i brak sprzeciwu organu, to najważniejsze kolejne kroki to: doprowadzenie lokalu do zgodności z wymogami dla funkcji mieszkalnej, aktualizacja danych w ewidencji gruntów i budynków, a w razie potrzeby także wpis w księdze wieczystej. Następnie trzeba ocenić skutki podatkowe i złożyć właściwe dokumenty do gminy.

W sprawie lokalu należącego do spółki z o.o. szczególnie ważne jest, aby stan formalny, techniczny i faktyczny był spójny. Właśnie od tego najczęściej zależy powodzenie w sporze o właściwą stawkę podatku od nieruchomości.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 7 lipca 1994 r. – Prawo budowlane, w szczególności art. 71 – Dz.U.
2. Ustawa z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych, w szczególności art. 1a, art. 2 i art. 5 – Dz.U. 1991 nr 9 poz. 31
3. Ustawa z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali, w szczególności art. 2 ust. 5 – Dz.U.
4. Ustawa z dnia 6 lipca 1982 r. o księgach wieczystych i hipotece, w szczególności art. 35 – Dz.U.
5. Ustawa z dnia 17 maja 1989 r. – Prawo geodezyjne i kartograficzne, w szczególności art. 20 – Dz.U.
6. Rozporządzenie Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 27 lipca 2021 r. w sprawie ewidencji gruntów i budynków – Dz.U.
7. Wyrok Trybunału Konstytucyjnego z dnia 24 lutego 2021 r., sygn. akt SK 39/19.