Zastępstwo za koleżankę na urlopie a nadgodziny i wynagrodzenie

Jak ocenić, czy przy zastępstwie powstały nadgodziny

W opisanej sytuacji nie wystarczy porównać samej miesięcznej liczby godzin „faktyczna praca + urlop” do potocznie przyjętej normy. Decydujące znaczenie ma to, jaki system czasu pracy i jaki harmonogram obowiązywał pracownika oraz czy doszło do przekroczenia:

• dobowej normy czasu pracy albo przedłużonego dobowego wymiaru wynikającego z systemu i rozkładu czasu pracy – art. 151 § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy,
• przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym – również art. 151 § 1 Kodeksu pracy w zw. z art. 129 § 1 Kodeksu pracy.

Zgodnie z art. 129 § 1 Kodeksu pracy czas pracy nie może co do zasady przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym. Jeżeli jednak pracownik jest objęty równoważnym systemem czasu pracy, dobowy wymiar może zostać przedłużony, najczęściej do 12 godzin, na podstawie art. 135 § 1 Kodeksu pracy.

To oznacza, że przy pracy „12 godzin ja, 12 godzin koleżanka” trzeba najpierw ustalić, czy u pracodawcy legalnie wprowadzono równoważny system czasu pracy oraz jak wyglądał harmonogram na dany okres rozliczeniowy. Dopiero wtedy można prawidłowo ocenić, które godziny były zwykłą pracą zgodnie z grafikiem, a które stały się nadgodzinami.

Darmowe zastępstwo za osobę na urlopie nie jest zgodne z prawem

To, że drugi pracownik poszedł na urlop, nie powoduje automatycznie obowiązku nieodpłatnego „przejęcia” jego godzin. Jeżeli wskutek zastępstwa pracownik wykonuje pracę ponad swój rozkład lub ponad normy czasu pracy, powinno to zostać rozliczone jako praca nadliczbowa albo zrekompensowane czasem wolnym na zasadach z art. 151(2) Kodeksu pracy.

Nie ma przepisu, który pozwalałby pracodawcy uznać, że skoro jeden pracownik jest na urlopie, to drugi ma go zastąpić bez żadnych konsekwencji płacowych. Urlop wypoczynkowy jednego pracownika nie znosi obowiązków pracodawcy w zakresie ewidencji i rozliczania czasu pracy drugiego pracownika.

Obowiązek pracy w godzinach nadliczbowych

Pracownik co do zasady ma obowiązek stosować się do poleceń przełożonych dotyczących pracy, jeżeli nie są one sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę – art. 100 § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy. Z tego wynika, że polecenie pracy nadliczbowej może być wiążące, ale tylko wtedy, gdy mieści się w granicach prawa.

Praca w godzinach nadliczbowych jest dopuszczalna wyłącznie w przypadkach wskazanych w art. 151 § 1 Kodeksu pracy, czyli:

• w razie konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii,
• w razie szczególnych potrzeb pracodawcy.

W praktyce zastępstwo za nieobecnego pracownika najczęściej pracodawcy uzasadniają szczególnymi potrzebami pracodawcy. Nie oznacza to jednak pełnej dowolności. Polecenie nadgodzin nie może naruszać przepisów o odpoczynku dobowym i tygodniowym ani ograniczeń dotyczących niektórych grup pracowników.

Zgodnie z art. 132 § 1 Kodeksu pracy pracownik ma w każdej dobie prawo do co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku. Z kolei art. 133 § 1 Kodeksu pracy przewiduje co najmniej 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku tygodniowego. Jeżeli więc zastępowanie koleżanki prowadziłoby do naruszenia tych minimów, taki sposób organizacji pracy byłby nieprawidłowy.

Warto też pamiętać, że są pracownicy, wobec których możliwość zlecania nadgodzin jest ograniczona albo wyłączona, np. pracownica w ciąży – art. 178 § 1 Kodeksu pracy, a także co do zasady pracownik młodociany – art. 203 § 1 Kodeksu pracy. Dodatkowe ograniczenia mogą wynikać również z orzeczenia lekarskiego lub przepisów szczególnych.

Jeżeli chcesz porównać tę sytuację z innymi przypadkami, zobacz także materiał o tym, kiedy powstaje obowiązek pracy w nadgodzinach.

Jak liczy się urlop przy pracy 12-godzinnej

Urlopu wypoczynkowego udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, w wymiarze godzinowym odpowiadającym liczbie godzin zaplanowanych do przepracowania w danym dniu – art. 154(2) § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy.

Jeżeli więc w grafiku na dany dzień pracownik miał zaplanowane 12 godzin pracy, to jeden dzień urlopu „schodzi” z puli urlopowej jako 12 godzin. Z kolei 36 godzin urlopu może oznaczać np. trzy 12-godzinne zmiany. To ważne, bo przy pracy zmianowej nie wolno mechanicznie porównywać urlopu do ośmiogodzinnych dni roboczych.

Samo wpisanie 36 godzin urlopu nie przesądza jeszcze, że wszystkie godziny ponad miesięczny wymiar są nadgodzinami. Trzeba ustalić:

• okres rozliczeniowy czasu pracy,
• liczbę godzin zaplanowanych w harmonogramie,
• ile godzin przepracowano ponad harmonogram,
• czy doszło do przekroczenia dobowego wymiaru albo przeciętnej tygodniowej normy.

Jakie wynagrodzenie należy się za nadgodziny

Zgodnie z art. 151(1) § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy za pracę w godzinach nadliczbowych, oprócz normalnego wynagrodzenia, przysługuje dodatek:

• 100% wynagrodzenia – za nadgodziny przypadające w nocy, w niedziele i święta niebędące dla pracownika dniami pracy zgodnie z rozkładem, a także w dniu wolnym udzielonym w zamian za pracę w niedzielę lub święto,
• 50% wynagrodzenia – za nadgodziny przypadające w każdym innym dniu.

Na podstawie art. 151(1) § 2 Kodeksu pracy dodatek w wysokości 100% przysługuje także za każdą godzinę pracy nadliczbowej z tytułu przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym, chyba że przekroczenie to zostało już rozliczone dodatkiem za nadgodziny dobowe.

W praktyce oznacza to, że za nadgodziny należy się:

• normalne wynagrodzenie za każdą przepracowaną godzinę,
• oraz odpowiedni dodatek 50% lub 100%, chyba że zamiast dodatku pracownik otrzymał prawidłowo czas wolny.

Rozliczenie może też nastąpić przez czas wolny. Zgodnie z art. 151(2) § 1 Kodeksu pracy na pisemny wniosek pracownika pracodawca może udzielić czasu wolnego w tym samym wymiarze, a zgodnie z art. 151(2) § 2 Kodeksu pracy bez wniosku pracownika może udzielić czasu wolnego najpóźniej do końca okresu rozliczeniowego, ale w wymiarze o połowę wyższym niż liczba przepracowanych nadgodzin. W takim przypadku nie obniża się wynagrodzenia należnego za pełny miesięczny wymiar czasu pracy.

Jeżeli interesuje Cię praktyczne rozliczenie nadgodzin przy pracy w dni wolne, warto porównać zasady dodatków i czasu wolnego.

Limity nadgodzin i obowiązki pracodawcy

Na podstawie art. 151 § 3 Kodeksu pracy liczba godzin nadliczbowych przepracowanych w związku ze szczególnymi potrzebami pracodawcy nie może przekroczyć dla poszczególnego pracownika 150 godzin w roku kalendarzowym, chyba że inny limit przewiduje układ zbiorowy pracy, regulamin pracy albo umowa o pracę.

Niezależnie od tego trzeba uwzględniać ogólne ograniczenie tygodniowego czasu pracy. Zgodnie z art. 131 § 1 Kodeksu pracy tygodniowy czas pracy łącznie z godzinami nadliczbowymi nie może przekraczać przeciętnie 48 godzin w przyjętym okresie rozliczeniowym.

Pracodawca ma też obowiązek prowadzić ewidencję czasu pracy pracownika dla celów prawidłowego ustalenia wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą – art. 149 § 1 Kodeksu pracy. Jeżeli w ewidencji nie wpisano rzeczywiście przepracowanych godzin, może to stanowić naruszenie prawa pracy.

Co zrobić, gdy pracodawca nie płaci za zastępstwo

Jeżeli pracodawca twierdzi, że „tak jest wszędzie” i odmawia zapłaty, warto działać etapami:

1. poprosić o wgląd do harmonogramu czasu pracy i ewidencji czasu pracy za sporny okres,
2. porównać godziny zaplanowane, urlopowe i faktycznie przepracowane,
3. wystąpić do pracodawcy na piśmie o korektę rozliczenia i wypłatę należności,
4. w razie potrzeby zgłosić sprawę do Państwowej Inspekcji Pracy albo dochodzić roszczenia przed sądem pracy.

Roszczenia ze stosunku pracy przedawniają się z upływem 3 lat od dnia, w którym stały się wymagalne – art. 291 § 1 Kodeksu pracy. Nie warto więc odkładać sprawy, zwłaszcza gdy problem powtarza się co miesiąc.

Tabela: kiedy zastępstwo daje nadgodziny

FAQ

Czy muszę zastąpić koleżankę, gdy idzie na urlop?

Co do zasady pracodawca może polecić pracę nadliczbową, jeśli zachodzą przesłanki z art. 151 § 1 Kodeksu pracy, a polecenie nie narusza innych przepisów. Nie oznacza to jednak obowiązku pracy za darmo.

Czy godziny urlopu wlicza się do ustalania nadgodzin?

Urlop rozlicza się godzinowo według planu pracy z danego dnia na podstawie art. 154(2) § 1 Kodeksu pracy. Przy ocenie nadgodzin trzeba badać cały harmonogram i faktycznie przepracowane godziny w okresie rozliczeniowym.

Jaki dodatek przysługuje za nadgodziny przy zastępstwie?

Zgodnie z art. 151(1) § 1 Kodeksu pracy przysługuje 50% albo 100% dodatku, zależnie od tego, kiedy nadgodziny przypadały. Zawsze dochodzi do tego normalne wynagrodzenie, chyba że nadgodziny zostały prawidłowo zrekompensowane czasem wolnym.

Czy pracodawca może zamiast zapłaty oddać czas wolny?

Tak. Na pisemny wniosek pracownika w tym samym wymiarze, a bez wniosku – w wymiarze o połowę wyższym, najpóźniej do końca okresu rozliczeniowego, zgodnie z art. 151(2) § 1 i § 2 Kodeksu pracy.

Co, jeśli pracodawca nie prowadzi prawidłowej ewidencji czasu pracy?

To narusza art. 149 § 1 Kodeksu pracy. W razie sporu warto zabezpieczyć grafiki, wiadomości, listy obecności i własne notatki, a następnie wystąpić do pracodawcy o korektę lub zgłosić sprawę do PIP.

Źródła

• art. 100 § 1, art. 129 § 1, art. 131 § 1, art. 132 § 1, art. 133 § 1, art. 135 § 1, art. 149 § 1, art. 151 § 1 i § 3, art. 151(1) § 1 i § 2, art. 151(2) § 1 i § 2, art. 154(2) § 1, art. 178 § 1, art. 203 § 1, art. 291 § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy.
• Praktyka rozliczania czasu pracy w systemie równoważnym wymaga każdorazowo analizy konkretnego harmonogramu i okresu rozliczeniowego.