Jak uzyskać akt zgonu osoby, która zmarła w USA?

Od czego zacząć, gdy osoba mogła umrzeć w USA?

Najpierw trzeba ustalić, czy śmierć została w USA urzędowo zarejestrowana. W praktyce potrzebne są możliwie dokładne dane osoby zmarłej: imię i nazwisko, data urodzenia, ostatni znany adres, prawdopodobna data i miejsce zgonu, stan lub hrabstwo, a także dane najbliższej rodziny. Jeżeli zgon miał nastąpić w Chicago, naturalnym punktem startu jest Illinois i Cook County, ale samo przypuszczenie nie wystarczy, jeżeli nie wiadomo, gdzie dana osoba faktycznie zmarła.

Warto od razu rozróżnić dwie sytuacje. Pierwsza: osoba rzeczywiście zmarła i w USA sporządzono akt zgonu. Wtedy trzeba uzyskać odpowiedni odpis, przygotować go do użycia w Polsce i ewentualnie dokonać transkrypcji. Druga: rodzina ma jedynie informacje pośrednie, pogłoski albo wieloletni brak kontaktu. Wtedy sam konsulat lub USC nie zastąpi dowodu zgonu i może być potrzebne postępowanie sądowe.

Jak uzyskać akt zgonu z USA?

Akt zgonu w USA uzyskuje się według prawa i procedur danego stanu. W wielu stanach wniosek składa się do stanowego urzędu zdrowia albo do urzędu hrabstwa, w którym nastąpił zgon. Dla Chicago i podmiejskiej części Cook County właściwe informacje publikuje Cook County Clerk, natomiast na poziomie stanowym sprawami aktów zgonu w Illinois zajmuje się Illinois Department of Public Health, Division of Vital Records.

Do celów prawnych należy wystąpić o certified copy, czyli poświadczony odpis aktu zgonu. Taki dokument jest przeznaczony do spraw spadkowych, ubezpieczeniowych, majątkowych i urzędowych. Kopia niepoświadczona albo genealogiczna może pomóc w poszukiwaniach, ale zwykle nie wystarczy notariuszowi, sądowi ani polskiemu USC.

Osoba składająca wniosek powinna wykazać, że jest uprawniona do otrzymania dokumentu. W praktyce córka lub syn zmarłego zwykle powinni przedstawić dokument potwierdzający pokrewieństwo, np. akt urodzenia, a czasem także dokument tożsamości i uzasadnienie interesu prawnego lub majątkowego. Szczegółowe wymagania zależą od danego stanu, hrabstwa i sposobu złożenia wniosku.

Jeżeli nie znasz dokładnej daty albo miejsca śmierci, zacznij od zawężenia poszukiwań: ostatni adres w USA, miasto, stan, miejsce leczenia, informacje od znajomych, dawna korespondencja, dane z dokumentów imigracyjnych, nekrologi, rejestry cmentarne i ewentualne sprawy spadkowe w USA. Im mniej danych podasz, tym większe ryzyko, że urząd odmówi wyszukiwania albo wskaże, że nie odnalazł rekordu.

Rola konsulatu RP w USA

Polski konsulat może być pomocny w sprawach stanu cywilnego, zwłaszcza gdy chcesz złożyć wniosek o transkrypcję zagranicznego aktu zgonu do polskiego rejestru stanu cywilnego za pośrednictwem konsula. Nie należy jednak zakładać, że konsulat zawsze samodzielnie odnajdzie zgon, uzyska akt z amerykańskiego urzędu i potwierdzi, czy dana osoba żyje. Zasadniczo dokument źródłowy trzeba uzyskać w urzędzie amerykańskim właściwym dla miejsca zgonu.

Jeżeli sprawa dotyczy Chicago, warto sprawdzić aktualne informacje Konsulatu Generalnego RP w Chicago i serwisu Gov.pl dla USA, ale równolegle należy ustalić, który urząd amerykański przechowuje akt zgonu. Dla użycia dokumentu w Polsce kluczowe jest to, aby uzyskać prawidłowy, urzędowy odpis oraz apostille.

Apostille i tłumaczenie aktu zgonu z USA

Polska i USA są stronami konwencji haskiej o apostille, dlatego amerykański dokument urzędowy przeznaczony do użycia w Polsce co do zasady powinien otrzymać apostille, a nie legalizację konsularną. Apostille potwierdza urzędowy charakter dokumentu i podpisu osoby, która go wystawiła lub poświadczyła.

Apostille uzyskuje się w USA, w organie właściwym dla dokumentu. Dla dokumentów stanowych, takich jak akt zgonu wydany w Illinois, będzie to właściwy organ stanu Illinois, a nie polski konsulat. W praktyce przy aktach stanu cywilnego często trzeba upewnić się, czy odpis został wydany w formie umożliwiającej apostille, np. z właściwym podpisem, pieczęcią i poświadczeniem urzędnika.

Po uzyskaniu apostille dokument należy przetłumaczyć na język polski. Do transkrypcji w Polsce wymagane jest tłumaczenie urzędowe, najczęściej wykonane przez tłumacza przysięgłego albo przez konsula. Zwykłe tłumaczenie, nawet poprawne językowo, może nie zostać przyjęte przez USC.

Transkrypcja aktu zgonu w polskim USC

Transkrypcja polega na wiernym i literalnym przeniesieniu zagranicznego aktu stanu cywilnego do polskiego rejestru. Obecnie podstawą jest ustawa z 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego, w szczególności art. 104. Nie stosuje się już przepisów ustawy z 1986 r., która pojawiała się w starszych poradach.

Wniosek o transkrypcję aktu zgonu można złożyć do wybranego kierownika USC w Polsce albo za pośrednictwem właściwego konsula. W przypadku aktu zgonu wnioskodawcą może być osoba, która wykaże interes prawny albo interes faktyczny. Córka zmarłego, która potrzebuje dokumentu do spraw majątkowych, spadkowych albo notarialnych, co do zasady ma podstawę do wykazania takiego interesu.

Do wniosku zwykle dołącza się:

• oryginał zagranicznego aktu zgonu albo urzędowy odpis aktu zgonu,
• apostille, jeżeli jest wymagane dla danego dokumentu,
• tłumaczenie przysięgłe lub konsularne na język polski,
• dokument tożsamości wnioskodawcy,
• dokumenty wykazujące interes prawny lub faktyczny, jeżeli urząd ich zażąda,
• pełnomocnictwo, jeżeli sprawę prowadzi pełnomocnik.

Opłata skarbowa za odpis zupełny aktu stanu cywilnego wydany po transkrypcji wynosi zasadniczo 50 zł. Jeżeli działa pełnomocnik, może dojść opłata skarbowa od pełnomocnictwa, z typowym zwolnieniem dla najbliższej rodziny. Przy składaniu wniosku przez konsulat obowiązują opłaty konsularne właściwe dla danej placówki.

Kierownik USC może odmówić transkrypcji w formie decyzji administracyjnej, jeżeli dokument nie jest dokumentem stanu cywilnego w państwie wystawienia, nie ma mocy dokumentu urzędowego, został wydany przez niewłaściwy organ, budzi wątpliwości co do autentyczności albo jego przeniesienie byłoby sprzeczne z podstawowymi zasadami porządku prawnego RP. Od odmowy przysługuje odwołanie do wojewody.

Co zrobić, jeżeli nie uda się uzyskać aktu zgonu?

Jeżeli śmierć jest pewna, ale nie ma aktu zgonu albo dokumentu nie da się uzyskać, możliwe jest postępowanie o stwierdzenie zgonu. Dotyczy to sytuacji, w której śmierć konkretnej osoby jest niewątpliwa, lecz brak jest aktu stanu cywilnego. Wniosek o stwierdzenie zgonu można zgłosić w każdym czasie, a sąd ustala chwilę śmierci na podstawie dostępnych dowodów.

Jeżeli natomiast nie ma pewności, że osoba zmarła, lecz od wielu lat zaginęła i brak z nią kontaktu, właściwym trybem jest uznanie za zmarłego. Zgodnie z art. 29 § 1 Kodeksu cywilnego zaginiony może być uznany za zmarłego, jeżeli upłynęło 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym według istniejących wiadomości jeszcze żył. Jeżeli w chwili uznania za zmarłego zaginiony ukończyłby 70 lat, wystarczy upływ 5 lat. Uznanie za zmarłego nie może nastąpić przed końcem roku kalendarzowego, w którym zaginiony ukończyłby 23 lata.

Przepisy przewidują krótsze terminy w sytuacjach szczególnych, np. gdy zaginięcie nastąpiło w związku z katastrofą, podróżą morską lub powietrzną albo innym bezpośrednim niebezpieczeństwem dla życia. W typowej sprawie wieloletniego braku kontaktu po wyjeździe za granicę najczęściej stosuje się jednak termin dziesięcioletni.

Do złożenia wniosku o uznanie za zmarłego uprawniony jest każdy zainteresowany. Właściwy jest sąd rejonowy ostatniego miejsca zamieszkania zaginionego, a gdy takiej podstawy nie da się ustalić, sąd właściwy według ogólnych reguł postępowania nieprocesowego. We wniosku trzeba podać dane zaginionego, jego ostatnie znane miejsce zamieszkania i pobytu oraz uprawdopodobnić okoliczności zaginięcia.

Po prawomocnym postanowieniu sądu możliwe jest sporządzenie aktu zgonu w polskim rejestrze stanu cywilnego. Dopiero taki dokument pozwala zwykle uporządkować sprawy spadkowe i majątkowe w Polsce.

Czy do przepisania mieszkania potrzebna jest zgoda ojca?

To zależy od tego, komu prawnie przysługuje mieszkanie. Jeżeli lokal należy wyłącznie do matki, a ojciec nie jest właścicielem ani współwłaścicielem, jego zgoda co do zasady nie jest potrzebna do darowizny albo sprzedaży mieszkania. Inaczej będzie, gdy mieszkanie wchodziło do majątku wspólnego małżonków albo ojciec figuruje jako współwłaściciel w księdze wieczystej.

Jeżeli ojciec był współwłaścicielem albo mieszkanie należało do majątku wspólnego, jego śmierć nie powoduje automatycznie, że matka może samodzielnie rozporządzić całym lokalem. Udział zmarłego podlega dziedziczeniu. Wtedy oprócz aktu zgonu mogą być potrzebne: stwierdzenie nabycia spadku albo akt poświadczenia dziedziczenia, wpisy w księdze wieczystej, a czasem dział spadku lub podział majątku.

Podobne problemy pojawiają się przy innych składnikach majątku wspólnego. Przykładowo przy pojeździe warto osobno przeanalizować skutki prawne po śmierci współwłaściciela oraz kwestie takie jak wyrejestrowanie samochodu po śmierci właściciela lub współwłaściciela.

FAQ

Czy polski konsulat w USA uzyska za mnie akt zgonu?

Konsulat może pomóc w określonych czynnościach konsularnych, zwłaszcza przy przekazaniu wniosku o transkrypcję do polskiego USC. Nie należy jednak zakładać, że zastąpi amerykański urząd stanu cywilnego. Akt zgonu trzeba zwykle uzyskać w stanie albo hrabstwie, w którym zgon został zarejestrowany.

Czy wystarczy zwykła kopia aktu zgonu z USA?

Do spraw prawnych w Polsce zwykle potrzebny jest urzędowy, poświadczony odpis aktu zgonu. Kopia informacyjna, genealogiczna albo skan dokumentu mogą nie wystarczyć do transkrypcji, sprawy spadkowej, czynności notarialnej lub wpisu w księdze wieczystej.

Czy akt zgonu z USA musi mieć apostille?

Co do zasady tak, jeżeli dokument ma być użyty w Polsce jako dokument urzędowy. Apostille uzyskuje się w USA, w organie właściwym dla dokumentu. Polski konsulat nie wydaje apostille dla amerykańskich aktów zgonu.

Czy transkrypcja aktu zgonu jest zawsze obowiązkowa?

Nie zawsze w każdym użyciu dokumentu, ale w praktyce transkrypcja jest często potrzebna lub zdecydowanie ułatwia załatwienie spraw w Polsce. Notariusz, sąd, USC albo urząd mogą wymagać polskiego odpisu aktu zgonu, zwłaszcza gdy sprawa dotyczy spadku, nieruchomości lub danych w polskich rejestrach.

Co zrobić, jeśli nie znam dokładnej daty śmierci?

Trzeba zebrać jak najwięcej danych pomocniczych: ostatni adres, stan, miasto, dane szpitala, nekrologi, informacje od rodziny i znajomych, dokumenty imigracyjne albo korespondencję. Urzędy amerykańskie zwykle wymagają co najmniej danych pozwalających odnaleźć rekord w konkretnym stanie lub hrabstwie.

Kiedy zamiast aktu zgonu potrzebne jest uznanie za zmarłego?

Uznanie za zmarłego jest potrzebne wtedy, gdy nie ma pewnego dokumentu śmierci, a osoba zaginęła i od wielu lat brak o niej wiadomości. W typowej sytuacji wymagany jest upływ 10 lat od końca roku, w którym według istniejących informacji osoba jeszcze żyła, z wyjątkami przewidzianymi w Kodeksie cywilnym.

Czy po śmierci ojca matka może sama przepisać mieszkanie na dziecko?

Tak tylko wtedy, gdy matka jest wyłączną właścicielką i nie ma innych ograniczeń. Jeżeli ojciec był współwłaścicielem albo lokal wchodził do majątku wspólnego, najpierw trzeba ustalić krąg spadkobierców i uporządkować prawa do udziału po zmarłym.

Źródła i podstawa prawna

• Ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego, w szczególności art. 104 dotyczący transkrypcji zagranicznego dokumentu stanu cywilnego.
• Kodeks cywilny, w szczególności art. 29–32 dotyczące uznania za zmarłego.
• Kodeks postępowania cywilnego, w szczególności art. 526–543 dotyczące postępowania o uznanie za zmarłego i stwierdzenie zgonu.
• Serwis Gov.pl: transkrypcja zagranicznego aktu zgonu w polskim rejestrze stanu cywilnego.
• Serwis Gov.pl: informacje o apostille dla dokumentów z USA używanych w Polsce.
• Illinois Department of Public Health: informacje o aktach zgonu w Illinois.
• Cook County Clerk: informacje o aktach zgonu w Cook County.