Rozliczenie remontu budynku w instytucji kultury, zasady ewidencji i dokumentacji

Budynek użyczony do użytkowania

Na wstępie wskazuję, że podstawą do ujmowania operacji na poszczególnych kontach są nie tylko przepisy powszechnie obowiązujące, ale przede wszystkim opracowana na ich podstawie i obowiązująca w danej jednostce polityka rachunkowości.

Co do zasady użyczenie środka trwałego traktuje się w księgach rachunkowych analogicznie jak oddanie go w najem, dzierżawę czy leasing operacyjny. Poza tym wskazuję, że w ujęciu bilansowym rzeczy (środki trwałe) oddane do nieodpłatnego używania, nadal stanowią własność użyczającego (czyli gminy będącej właścicielem nieruchomości), któremu przysługuje prawo dokonywania od nich odpisów amortyzacyjnych (niestanowiących jednak kosztów podatkowych).

Księgowanie wydatków na remont i utrzymanie budynku

Dlatego też prawidłowe jest, że Państwo jako biorący w użyczenie macie ujęty budynek w ewidencji pozabilansowej. W tym miejscu wskazuję, że ponoszenie zwykłych kosztów utrzymania rzeczy użyczonej w mojej ocenie należałoby zaksięgować odpowiednio na kontach:

• Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” lub odpowiednie konto zespołu 5,
• na różne konta (np. konto 30 „Rozliczenie zakupu”).

Ponadto, jeżeli prace budowalne związane z remontem spełniają definicję remontu, to wydatki na jego przeprowadzenie, bez względu na wartość, zgodnie z załącznikiem nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z 2.03.2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych należałoby klasyfikować do § 427 „Zakup usług remontowych”.

Nadto wyjaśniam, że zgodnie z art. 8 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług przez świadczenie usług, o którym mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się każde świadczenie na rzecz osoby fizycznej, osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, które nie stanowi dostawy towarów w rozumieniu art. 7.

Zaś „przez dostawę towarów, o której mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel, w tym również:

1) przeniesienie z nakazu organu władzy publicznej lub podmiotu działającego w imieniu takiego organu lub przeniesienie z mocy prawa prawa własności towarów w zamian za odszkodowanie;

2) wydanie towarów na podstawie umowy dzierżawy, najmu, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze zawartej na czas określony lub umowy sprzedaży na warunkach odroczonej płatności, jeżeli umowa przewiduje, że w następstwie normalnych zdarzeń przewidzianych tą umową lub z chwilą zapłaty ostatniej raty prawo własności zostanie przeniesione;

3) wydanie towarów na podstawie umowy komisu: między komitentem a komisantem, jak również wydanie towarów przez komisanta osobie trzeciej;

4) wydanie towarów komitentowi przez komisanta na podstawie umowy komisu, jeżeli komisant zobowiązany był do nabycia rzeczy na rachunek komitenta;

5) ustanowienie spółdzielczego lokatorskiego prawa do lokalu mieszkalnego, ustanowienie spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu oraz przekształcenie spółdzielczego lokatorskiego prawa do lokalu mieszkalnego na spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu, a także ustanowienie na rzecz członka spółdzielni mieszkaniowej odrębnej własności lokalu mieszkalnego lub lokalu o innym przeznaczeniu oraz przeniesienie na rzecz członka spółdzielni własności lokalu lub własności domu jednorodzinnego;

6) oddanie gruntów w użytkowanie wieczyste;

7) zbycie praw, o których mowa w pkt 5 i 6” (art. 7 ustawy o VAT).

Wobec powyższego każda czynność wykonywana przez podatnika za wynagrodzeniem, której efektem jest świadczenie na rzecz drugiego podmiotu, może być potraktowana jako odpłatne świadczenie usługi. Za takie należy uznać również prace remontowo-budowlane.

Ulepszanie środka trwałego

Jeśli chodzi o zwiększenie wartości budynku, to wydatki poniesione na remont środka trwałego nie zwiększają jego wartości początkowej, lecz są księgowane bezpośrednio w kosztach podatkowych. Z kolei przy ulepszeniu środka trwałego wzrasta jego wartość.

Zgodnie z art. 31 ust. 1 ustawy o rachunkowości „wartość początkową stanowiącą cenę nabycia lub koszt wytworzenia środka trwałego powiększają koszty jego ulepszenia, polegającego na przebudowie, rozbudowie, modernizacji lub rekonstrukcji i powodującego, że wartość użytkowa tego środka po zakończeniu ulepszenia przewyższa posiadaną przy przyjęciu do używania wartość użytkową, mierzoną okresem używania, zdolnością wytwórczą, jakością produktów uzyskiwanych przy pomocy ulepszonego środka trwałego, kosztami eksploatacji lub innymi miarami”.

Zasadniczo nakłady poniesione na środek trwały uznaje się za ulepszenie zwiększające jego wartość początkową, jeżeli spełnione są jednocześnie dwa warunki:

1. przeprowadzane prace lub czynności mają charakter: przebudowy, rozbudowy, modernizacji lub rekonstrukcji obiektu środka trwałego,
2. w wyniku tych prac oczekuje się wzrostu wartości użytkowej ulepszonego środka trwałego w stosunku do posiadanej uprzednio wartości użytkowej.

Nadmieniam również, że szereg wskazówek na temat środków trwałych oraz środków trwałych w budowie, w tym dokonywania odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych, zawiera Krajowy Standard Rachunkowości Nr 11 - komunikat Ministra Rozwoju i Finansów z 25.05.2017 r. w sprawie ogłoszenia uchwały Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie przyjęcia Krajowego Standardu Rachunkowości Nr 11 „Środki trwałe” (Dz. Urz. MRiF z 2017 r. poz. 105).

Z punktu widzenia prawa podatkowego środki trwałe uważa się za ulepszone, gdy spełnione jest kryterium zwiększenia użyteczności i kryterium wartościowe, w szczególności suma wydatków poniesionych w danym roku podatkowym przekracza 10 000 zł i wydatki te powodują wzrost wartości użytkowej w stosunku do wartości z dnia przyjęcia środków trwałych do używania, mierzonej w szczególności okresem używania, zdolnością wytwórczą, jakością produktów uzyskiwanych za pomocą ulepszonych środków trwałych i kosztami ich eksploatacji. Ponadto przepisy przewidują, że wartość początkową środków trwałych powiększa się o wydatki związane z nabyciem części składowych lub peryferyjnych, których jednostkowa cena nabycia przekracza 10 000 zł.

Remont w prawie budowlanym

Natomiast odnosząc się do definicji remontu, trzeba wskazać na zapisy Prawa budowlanego. Tutaj przez remont należy rozumieć wykonywanie w istniejącym obiekcie budowlanym robót budowlanych polegających na odtworzeniu stanu pierwotnego, a niestanowiących bieżącej konserwacji, przy czym dopuszcza się stosowanie wyrobów budowlanych innych, niż użyto w stanie pierwotnym.

Nadto w interpretacji nr 0111-KB2-1.4010.24.2022.2.PB z dnia 05.05.2022 r. czytamy, że remont następuje w wyniku eksploatacji środka trwałego przez przedsiębiorcę i jest wynikiem zużycia. Przeprowadzenie remontu ma charakter odtworzeniowy, który nie zmienia charakteru pierwotnego środka trwałego. Materiały stosowane przy remoncie mogą, a nawet powinny odpowiadać aktualnym standardom technologicznym, należy brać pod uwagę zmieniającą się rzeczywistość gospodarczą i postęp techniczny.

Wyjaśniam również, że stosownie do pkt 7.17 KSR 11, nakłady poniesione przez jednostkę na ulepszenie obcego środka trwałego, użytkowanego np. na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu operacyjnego, stanowią odrębny obiekt środków trwałych jednostki – „ulepszenie obcego środka trwałego” – pod warunkiem, że sprawuje ona nad nim kontrolę. Za ulepszenie obcego środka trwałego uznaje się również nakłady poniesione przez posiadacza samoistnego (pod warunkiem, że spełniają definicję ulepszenia, a nie remontu czy bieżącej konserwacji – patrz pkt 7.19–7.23). Po uzyskaniu prawa własności dotychczasowy posiadacz samoistny ustala wartość początkową tego środka trwałego w wysokości sumy ceny jego nabycia i nieumorzonej części uprzednio poniesionych kosztów ulepszenia.

Natomiast zgodnie z pkt 7.20–7.22 KSR 11 remont to wykonywanie robót polegających na przywróceniu stanu pierwotnego istniejącego środka trwałego, w jakim został on wprowadzony do ewidencji środków trwałych, które nie stanowią bieżącej konserwacji. Remont nie staje się ulepszeniem w razie stosowania do remontu materiałów innych - także lepszych, niż zawartych w środku trwałym, w momencie jego przyjęcia do użytkowania, o ile nie powoduje to istotnej zmiany wartości użytkowej środka trwałego.

Wprowadzenie ulepszenia do środka trwałego

Na zakończenie wskazuję, że w mojej ocenie będzie to ulepszenie, a co za tym idzie, wzrośnie wartość środka trwałego. Podwyższenie wartości początkowej środka trwałego może zostać udokumentowane dowodem OT, w którym wykazuje się m.in. kwotę zwiększenia. W wyniku takiego zwiększenia wartości początkowej środka trwałego odpowiedniemu podwyższeniu (od miesiąca następującego po zwiększeniu) podlegają odpisy amortyzacyjne. Natomiast Państwo do organizatora powinniście wystąpić z dokumentem PT, a dodatkowo dołączyć do niego dowody poniesionych wydatków na przedmiotowe ulepszenia. Zasadą jest, że dokument PT (protokół przekazania - przejęcia środka trwałego) sporządza się w przypadku przekazania środka trwałego innej jednostce oraz nieodpłatnego przejęcia środka trwałego z innej jednostki. Jeżeli Państwo u siebie ulepszenie wprowadzicie jako odrębny środek trwały na podstawie dokumentu OT, a następnie przekażecie gminie dokumentem PT, finalnie ulepszenie gmina wprowadzi do środka trwałego, jakim jest nieruchomość przekazana Państwu w użyczenie.