Potrącenie z kaucji kosztów napraw w mieszkaniu

Czy można potrącić z kaucji usterki niewpisane do protokołu?

Można, ale tylko wtedy, gdy wynajmujący potrafi wykazać, że dana usterka istniała już w chwili zwrotu lokalu, powstała z przyczyn obciążających najemcę i nie mieści się w granicach zwykłego zużycia. Podstawą jest art. 675 § 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny, zgodnie z którym po zakończeniu najmu najemca ma obowiązek zwrócić rzecz w stanie niepogorszonym, ale nie ponosi odpowiedzialności za zużycie będące następstwem prawidłowego używania.

Jeżeli chodzi o lokal mieszkalny objęty ustawą z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, znaczenie ma także art. 6 ust. 2 tej ustawy. Przepis przewiduje, że kaucja podlega zwrotowi w ciągu miesiąca od dnia opróżnienia lokalu albo nabycia jego własności przez najemcę, po potrąceniu należności wynajmującego z tytułu najmu lokalu.

Brak wpisania usterki do protokołu nie powoduje automatycznie utraty roszczenia, ale w sporze sądowym najemca może skutecznie argumentować, że lokal został odebrany bez tych zastrzeżeń. Wtedy wynajmujący musi wyjaśnić, dlaczego wada nie została ujęta w protokole i przedstawić inne dowody potwierdzające jej istnienie w chwili wydania mieszkania.

Znaczenie protokołu zdawczo-odbiorczego

Protokół zdawczo-odbiorczy jest jednym z najważniejszych dowodów w rozliczeniu najmu. W najmie lokali mieszkalnych art. 6c ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów nakłada na strony obowiązek sporządzenia przed wydaniem lokalu najemcy protokołu, w którym określa się stan techniczny lokalu oraz stopień zużycia znajdujących się w nim instalacji i urządzeń. Ten protokół stanowi podstawę rozliczeń przy zwrocie lokalu.

W praktyce warto sporządzić dwa dokumenty: protokół przy wydaniu lokalu najemcy oraz protokół przy jego zwrocie. Jeżeli w końcowym protokole wynajmujący potwierdził odbiór mieszkania i opisał tylko drobne szkody, późniejsze powoływanie się na kolejne usterki jest możliwe, ale wymaga mocnych dowodów. Samo twierdzenie, że usterki zostały zauważone następnego dnia, może nie wystarczyć.

Jeżeli po podpisaniu protokołu ujawniono nowe uszkodzenia, najlepiej od razu:

• wykonać zdjęcia i nagrania z widoczną datą lub metadanymi,
• sporządzić notatkę opisującą, kiedy i w jakich okolicznościach usterki zauważono,
• wezwać najemcę do dodatkowych oględzin i podpisania uzupełnienia protokołu,
• zabezpieczyć zeznania świadków, np. osoby obecnej przy odbiorze albo fachowca,
• zachować kosztorysy, faktury i rachunki za rzeczywiście wykonane naprawy.

Ciężar dowodu przy potrąceniu z kaucji

potrącenie z kaucji za zniszczenia w mieszkaniu jest zasadne tylko w takim zakresie, w jakim właściciel potrafi wykazać szkodę wykraczającą poza zwykłe zużycie lokalu. Zgodnie z art. 6 Kodeksu cywilnego ciężar udowodnienia faktu spoczywa na osobie, która z tego faktu wywodzi skutki prawne. Jeżeli więc wynajmujący zatrzymuje część kaucji na naprawę szkód, powinien udowodnić co najmniej trzy elementy: istnienie szkody, odpowiedzialność najemcy oraz wysokość kosztów naprawy.

Odpowiedzialność najemcy może wynikać z art. 471 Kodeksu cywilnego, jeżeli szkoda jest skutkiem niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków z umowy najmu. W przypadku samego zwrotu lokalu w stanie pogorszonym podstawowe znaczenie ma art. 675 § 1 Kodeksu cywilnego. Natomiast art. 675 § 3 Kodeksu cywilnego wprowadza domniemanie, że rzecz została wydana najemcy w stanie dobrym i przydatnym do umówionego użytku, o ile nie zostanie wykazane inaczej.

W orzecznictwie przyjmuje się, że najemca nie odpowiada za każde pogorszenie rzeczy, lecz za pogorszenie wynikające z nieprawidłowego używania. Tak wskazał Sąd Apelacyjny w Katowicach w wyroku z 7 października 1991 r., sygn. I ACr 267/91. Podobnie istotne jest stanowisko Sądu Najwyższego wyrażone w orzeczeniu z 11 maja 1999 r., sygn. I CKN 1304/98, dotyczące znaczenia dowodzenia prawidłowego używania rzeczy.

Kiedy usterka jest szkodą, a kiedy zwykłym zużyciem?

Najemca nie odpowiada za zwykłe zużycie lokalu wynikające z prawidłowego korzystania z mieszkania. Wynika to wprost z art. 675 § 1 Kodeksu cywilnego. Przykładowo naturalne przybrudzenie ścian po kilkuletnim zamieszkiwaniu, niewielkie ślady po meblach czy normalne zużycie elementów eksploatacyjnych nie zawsze uzasadniają potrącenie z kaucji.

Inaczej należy oceniać uszkodzenia ponadnormatywne, np. wybite szyby, połamane drzwi, zalanie podłogi z winy najemcy, wyrwane gniazdka, głębokie dziury w ścianach albo zniszczenie wyposażenia nieadekwatne do czasu i sposobu korzystania z lokalu. Takie szkody mogą obciążać najemcę, jeżeli wynajmujący je udowodni.

W lokalach mieszkalnych obowiązki stron trzeba dodatkowo zestawić z art. 6a i art. 6b ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów. Art. 6a tej ustawy określa obowiązki wynajmującego w zakresie utrzymania lokalu i budynku, natomiast art. 6b ust. 1 nakłada na najemcę obowiązek utrzymywania lokalu oraz pomieszczeń, do których jest uprawniony, we właściwym stanie technicznym i higieniczno-sanitarnym oraz przestrzegania porządku domowego.

Jak prawidłowo rozliczyć kaucję?

W przypadku najmu lokalu mieszkalnego art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów pozwala uzależnić zawarcie umowy od wpłacenia kaucji zabezpieczającej pokrycie należności z tytułu najmu lokalu. Kaucja nie może przekraczać dwunastokrotności miesięcznego czynszu za dany lokal, obliczonego według stawki czynszu obowiązującej w dniu zawarcia umowy.

Zgodnie z art. 6 ust. 2 ustawy o ochronie praw lokatorów kaucję trzeba zwrócić w ciągu miesiąca od dnia opróżnienia lokalu, po potrąceniu należności wynajmującego z tytułu najmu. Art. 6 ust. 3 tej ustawy przewiduje zasadę waloryzacji kaucji: zwracana kwota odpowiada iloczynowi aktualnego miesięcznego czynszu i krotności czynszu przyjętej przy pobieraniu kaucji, ale nie może być niższa niż kwota pobranej kaucji.

Jeżeli wynajmujący potrąca koszty napraw, powinien przygotować pisemne rozliczenie. Najlepiej wskazać: opis szkody, podstawę odpowiedzialności najemcy, dowody, koszt naprawy, kwotę potrącenia oraz kwotę zwracaną najemcy. Jeżeli roszczenie ma charakter odszkodowawczy i najemca je kwestionuje, praktycznie bezpieczne jest także złożenie oświadczenia o potrąceniu na podstawie art. 498 § 1 i art. 499 Kodeksu cywilnego, o ile wierzytelność jest wymagalna i spełnia warunki potrącenia.

Co zrobić po ujawnieniu usterek już po podpisaniu protokołu?

Najlepszym rozwiązaniem jest szybka reakcja. Wynajmujący powinien niezwłocznie poinformować najemcę o ujawnionych usterkach, przesłać mu dokumentację zdjęciową i zaproponować dodatkowe oględziny. Jeżeli najemca zgodzi się na podpisanie aneksu albo uzupełnienia protokołu, sytuacja dowodowa wynajmującego będzie znacznie lepsza.

Jeżeli najemca odmawia, wynajmujący nadal może rozliczyć kaucję, ale musi liczyć się z ryzykiem sporu. W takim przypadku ważne są obiektywne dowody: opinia fachowca, data wykonania zdjęć, brak dostępu osób trzecich do lokalu między zdaniem mieszkania a ujawnieniem szkód, a także porównanie z protokołem początkowym i zdjęciami z dnia wydania mieszkania najemcy.

Wynajmujący nie powinien potrącać z kaucji kwot szacunkowych bez uzasadnienia. Jeżeli naprawa nie została jeszcze wykonana, pomocny może być kosztorys. Jeżeli została wykonana, najlepszym dowodem są faktura, rachunek lub potwierdzenie zapłaty.

Czego wynajmujący nie powinien potrącać z kaucji?

Z kaucji nie powinno się potrącać kosztów, które nie są należnościami wynajmującego z tytułu najmu albo nie zostały wykazane. Dotyczy to zwłaszcza ogólnych kosztów odświeżenia mieszkania, jeżeli po kilku latach najmu lokal nosi jedynie normalne ślady używania.

Nie należy też przerzucać na najemcę napraw, które zgodnie z art. 6a ustawy o ochronie praw lokatorów obciążają wynajmującego, np. dotyczących utrzymania budynku, instalacji i elementów, za które odpowiada właściciel, chyba że szkoda powstała z winy najemcy. Każdy przypadek trzeba ocenić według umowy, protokołów, rodzaju lokalu i okoliczności powstania uszkodzenia.

FAQ

Podsumowanie

W opisanej sytuacji potrącenie z kaucji kosztów napraw usterek niewpisanych do protokołu jest prawnie możliwe, ale obarczone podwyższonym ryzykiem dowodowym. Podpisany protokół końcowy działa na niekorzyść wynajmującego, ponieważ potwierdza stan lokalu w chwili odbioru. Jeżeli jednak wynajmujący szybko zabezpieczy dowody i wykaże, że szkody istniały już przy zwrocie mieszkania, może bronić potrącenia.

Najbezpieczniej sporządzić szczegółowe rozliczenie kaucji, załączyć zdjęcia, kosztorysy lub faktury i umożliwić najemcy odniesienie się do zarzutów. W razie wątpliwości lepiej zwrócić bezsporną część kaucji, a sporną kwotę rozliczyć po zebraniu dowodów.

Źródła

• Art. 6, art. 471, art. 498 § 1, art. 499, art. 675 § 1-3, art. 681 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny.
• Art. 6 ust. 1-3, art. 6a, art. 6b, art. 6c ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego.
• Wyrok Sądu Apelacyjnego w Katowicach z 7 października 1991 r., sygn. I ACr 267/91.
• Orzeczenie Sądu Najwyższego z 11 maja 1999 r., sygn. I CKN 1304/98.