Dyspozycja pracownika a czas pracy i dojazd

Co oznacza pozostawanie pracownika do dyspozycji pracodawcy?

Zgodnie z art. 128 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje do dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy. Przepis ten obejmuje więc nie tylko samo wykonywanie konkretnych czynności, ale także gotowość do ich podjęcia w miejscu wskazanym przez pracodawcę.

Pozostawanie do dyspozycji oznacza stan, w którym pracownik może podjąć pracę zgodnie z poleceniem pracodawcy i znajduje się tam, gdzie pracodawca tego wymaga. Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 13 grudnia 2007 r., sygn. akt I PK 149/07, wskazał, że pozostawanie w dyspozycji pracodawcy obejmuje oczekiwanie na możliwość wykonywania pracy w zakładzie pracy albo w innym miejscu wskazanym przez pracodawcę, a w określonych sytuacjach także w miejscu wskazanym przez pracownika i podanym pracodawcy.

W praktyce znaczenie ma więc to, czy pracownik wykonuje zadanie służbowe, oczekuje na polecenia albo znajduje się w miejscu, w którym ma obowiązek być z uwagi na organizację pracy. Więcej o granicach gotowości do pracy omawia też materiał dotyczący relacji: dyspozycyjność a czas pracy.

Kiedy czynności służbowe przed pracą zasadniczą są czasem pracy?

Jeżeli pracownik przed rozpoczęciem pracy zasadniczej wykonuje czynności zlecone przez pracodawcę albo konieczne z punktu widzenia organizacji pracy, należy ocenić je przez pryzmat art. 128 § 1 Kodeksu pracy. Przykładowo wpłata firmowych pieniędzy do banku, odbiór dokumentów, pobranie narzędzi, przekazanie rozliczenia albo ustalenie harmonogramu dalszych zadań mogą stanowić czas pracy, jeśli są wykonywane na rzecz pracodawcy i wynikają z polecenia lub przyjętej organizacji pracy.

Podstawowe obowiązki pracownika określa art. 100 § 1 Kodeksu pracy, zgodnie z którym pracownik jest obowiązany wykonywać pracę sumiennie i starannie oraz stosować się do poleceń przełożonych dotyczących pracy, jeżeli nie są one sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę. Jeżeli więc pracodawca nakazuje dokonanie wpłaty firmowych środków albo ustalenie harmonogramu pracy przed wyjazdem do miejsca realizacji zadań, czynności te nie są prywatną aktywnością pracownika.

Nie każde działanie poprzedzające pracę będzie jednak automatycznie czasem pracy. Jeżeli czynność ma charakter wyłącznie prywatny, nie została zlecona przez pracodawcę i nie jest konieczna do wykonania obowiązków służbowych, co do zasady nie mieści się w art. 128 § 1 Kodeksu pracy. Każdorazowo trzeba ustalić, czy dana czynność była elementem procesu pracy.

Czy dojazd do miejsca wykonywania pracy wlicza się do czasu pracy?

Zwykły dojazd z domu do stałego miejsca pracy oraz powrót z pracy do domu co do zasady nie jest czasem pracy w rozumieniu art. 128 § 1 Kodeksu pracy. Pracownik nie znajduje się wtedy jeszcze w zakładzie pracy ani w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy, lecz dopiero przemieszcza się do miejsca, w którym ma rozpocząć obowiązki.

Inaczej należy ocenić sytuację, w której pracownik najpierw wykonuje czynność służbową w jednym miejscu, a następnie na polecenie pracodawcy jedzie do kolejnego miejsca realizacji zadań. Taki przejazd może być elementem czasu pracy, ponieważ następuje już po rozpoczęciu wykonywania obowiązków służbowych i służy interesowi pracodawcy.

Duże znaczenie ma określone w umowie albo praktyce zakładowej miejsce wykonywania pracy. Jeżeli pracownik ma obowiązek stawić się najpierw w siedzibie pracodawcy, pobrać dokumenty lub środki pieniężne, a następnie jechać do klienta albo na budowę, przejazd po wykonaniu tych czynności zwykle jest przejazdem służbowym w czasie pracy. Jeżeli natomiast pracownik ma od razu rozpocząć pracę w innym, wyznaczonym miejscu, czas pracy zaczyna się zasadniczo od chwili stawienia się w tym miejscu, chyba że wcześniej wykonuje już czynności służbowe.

W sprawach, w których pracownik wykonuje zadania poza stałą siedzibą firmy, warto odróżnić zwykły dojazd do pracy od przejazdów organizowanych przez pracodawcę w ramach zadań służbowych. Podobne problemy pojawiają się przy wyjazdach za granicę i delegowaniu pracowników; szerzej omawia je artykuł o tym, jak oddelegowanie wpływa na ocenę dojazdów i obowiązków pracownika.

Podróż służbowa a czas pracy

Podróż służbowa została uregulowana w art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy. Zgodnie z tym przepisem pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, albo poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Sam fakt odbywania podróży służbowej nie oznacza automatycznie, że cały czas przejazdu jest czasem pracy. W praktyce przyjmuje się, że do czasu pracy wlicza się czas podróży przypadający w harmonogramowych godzinach pracy, a także czas, w którym pracownik faktycznie wykonuje pracę, na przykład prowadzi samochód jako kierowca w ramach obowiązków, sporządza dokumenty albo obsługuje klienta. Jeżeli przejazd odbywa się poza normalnymi godzinami pracy i pracownik tylko podróżuje jako pasażer, ocena może być inna, choć nadal przysługują mu należności z tytułu podróży służbowej, o ile spełnione są warunki z art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy.

Jeżeli jednak przejazd jest nie tyle klasyczną delegacją, ile przemieszczaniem się między kolejnymi miejscami realizacji zadań w trakcie rozpoczętego dnia pracy, argumenty za zaliczeniem go do czasu pracy są znacznie silniejsze. Dotyczy to zwłaszcza pracowników mobilnych, serwisantów, przedstawicieli handlowych i osób, których praca polega na stałym przemieszczaniu się między klientami.

System zadaniowy i pracownicy mobilni

W systemie zadaniowego czasu pracy, o którym mowa w art. 140 Kodeksu pracy, pracodawca może ustalić czas pracy wymiarem zadań, jeżeli jest to uzasadnione rodzajem pracy, jej organizacją albo miejscem wykonywania pracy. Zadania powinny być ustalone tak, aby pracownik mógł je wykonać w ramach norm czasu pracy wynikających z art. 129 § 1 Kodeksu pracy, czyli co do zasady w przeciętnie 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym.

System zadaniowy nie oznacza, że pracownik traci prawo do rozliczenia rzeczywistego obciążenia pracą. Jeżeli pracodawca wyznacza zadania w takim rozmiarze, że ich wykonanie wymaga pracy ponad normy czasu pracy, może powstać praca w godzinach nadliczbowych w rozumieniu art. 151 § 1 Kodeksu pracy.

U pracowników mobilnych szczególnie istotne jest prawidłowe określenie miejsca wykonywania pracy. Jeżeli umowa wskazuje zbyt szeroki albo nieprecyzyjny obszar, a pracownik codziennie dojeżdża do różnych punktów na polecenie pracodawcy, ocena czasu pracy wymaga analizy całej organizacji pracy, a nie tylko samego zapisu w umowie.

Skutki nieprawidłowego rozliczenia czasu pracy

Jeżeli czynności służbowe lub przejazdy powinny być zaliczone do czasu pracy, pracodawca ma obowiązek uwzględnić je w ewidencji czasu pracy. Obowiązek prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, w tym ewidencji czasu pracy, wynika z art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy oraz z przepisów wykonawczych dotyczących dokumentacji pracowniczej.

Przekroczenie norm czasu pracy może oznaczać pracę w godzinach nadliczbowych. Zgodnie z art. 151 § 1 Kodeksu pracy pracą nadliczbową jest praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy oraz praca ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy wynikający z obowiązującego systemu i rozkładu czasu pracy. Za taką pracę pracownikowi przysługuje wynagrodzenie oraz dodatek na zasadach określonych w art. 151¹ § 1 Kodeksu pracy albo czas wolny na zasadach z art. 151² Kodeksu pracy.

Nieprawidłowe prowadzenie dokumentacji czasu pracy może również rodzić konsekwencje kontrolne dla pracodawcy. Zgodnie z art. 281 § 1 pkt 6 Kodeksu pracy naruszenie przepisów o czasie pracy lub przepisów o uprawnieniach pracowników związanych z rodzicielstwem i zatrudnianiem młodocianych jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika.

Jak ocenić opisaną sytuację?

Jeżeli pracownik w miejscowości zamieszkania dokonuje obowiązkowej wpłaty pieniędzy do banku i ustala harmonogram dalszej pracy poza siedzibą pracodawcy, należy przyjąć, że nie wykonuje czynności prywatnych, lecz realizuje obowiązki służbowe. Jeżeli czynności te wynikają z polecenia pracodawcy albo z organizacji pracy, powinny być kwalifikowane jako czas pracy na podstawie art. 128 § 1 Kodeksu pracy.

W takiej sytuacji przejazd z miejsca wykonania pierwszych czynności służbowych do miejscowości, w której pracownik ma realizować dalszy harmonogram, może być traktowany jako dalszy ciąg czasu pracy. Pracownik już rozpoczął bowiem wykonywanie zadań na rzecz pracodawcy, a przejazd służy wykonaniu kolejnych obowiązków służbowych.

Ostateczna ocena zależy jednak od dokumentów i praktyki: treści umowy o pracę, określonego miejsca wykonywania pracy, harmonogramu, poleceń przełożonych, sposobu rozliczania gotówki i tego, czy pracownik miał realny obowiązek dokonania tych czynności w konkretnym czasie. Jeżeli pracodawca twierdzi, że nie był to czas pracy, powinien umieć wykazać, dlaczego czynności wykonywane na jego rzecz nie mieściły się w organizacji pracy.

Podsumowanie

O tym, czy dany okres jest czasem pracy, decyduje przede wszystkim art. 128 § 1 Kodeksu pracy, czyli pozostawanie pracownika do dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy albo w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy. Wpłata firmowych pieniędzy do banku, uzgodnienie harmonogramu lub inne czynności służbowe wykonane przed pracą zasadniczą mogą oznaczać, że czas pracy już się rozpoczął.

Jeżeli po takich czynnościach pracownik jedzie do kolejnego miejsca realizacji zadań, przejazd często powinien być traktowany jako element czasu pracy, a nie prywatny dojazd. Kluczowe jest jednak prawidłowe określenie, jakie jest umówione i faktyczne miejsce pracy, kto wydał polecenie, jaki był harmonogram i czy przejazd służył wykonaniu obowiązków służbowych.

FAQ

Czy samo bycie w drodze zawsze oznacza czas pracy?

Nie. Zwykły dojazd z domu do stałego miejsca pracy co do zasady nie jest czasem pracy. Inaczej może być, gdy pracownik już wykonuje zadanie służbowe albo przemieszcza się między miejscami pracy na polecenie pracodawcy.

Czy wpłata firmowych pieniędzy do banku przed dalszą pracą wlicza się do czasu pracy?

Tak, jeżeli jest to czynność zlecona przez pracodawcę albo wynikająca z organizacji pracy. W takim przypadku pracownik działa na rzecz pracodawcy, więc należy stosować art. 128 § 1 Kodeksu pracy.

Czy pracodawca może uznać, że czas przejazdu nigdy nie jest czasem pracy?

Nie powinien przyjmować takiej zasady automatycznie. Każdy przejazd trzeba ocenić według jego celu, miejsca rozpoczęcia pracy, poleceń pracodawcy i tego, czy pracownik pozostawał do dyspozycji pracodawcy.

Co zrobić, gdy pracodawca nie wykazuje takich okresów w ewidencji?

Warto zachować dowody: harmonogramy, wiadomości, potwierdzenia wpłat, polecenia wyjazdu, raporty tras i własne zestawienie godzin. Mogą one być potrzebne przy rozmowie z pracodawcą, kontroli PIP albo dochodzeniu wynagrodzenia.

Czy zadaniowy czas pracy wyłącza prawo do nadgodzin?

Nie. Art. 140 Kodeksu pracy pozwala rozliczać pracę zadaniowo, ale zadania muszą być możliwe do wykonania w normalnym czasie pracy. Jeżeli ich rozmiar wymaga pracy ponad normy, może powstać roszczenie o nadgodziny.

Źródła

• Art. 128 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy.
• Art. 77⁵ § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy.
• Art. 94 pkt 9a, art. 100 § 1, art. 129 § 1, art. 140, art. 151 § 1, art. 151¹ § 1, art. 151² oraz art. 281 § 1 pkt 6 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy.
• Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 13 grudnia 2007 r., sygn. akt I PK 149/07.