Szkolenia pracownika a umowa lojalnościowa

Czy pracownik musi iść na szkolenie wyznaczone przez pracodawcę?

Zgodnie z art. 100 § 1 Kodeksu pracy pracownik ma obowiązek stosować się do poleceń przełożonych, jeżeli dotyczą pracy i nie są sprzeczne z przepisami prawa ani z umową o pracę. Dlatego skierowanie na szkolenie może być poleceniem służbowym, zwłaszcza gdy szkolenie jest potrzebne do wykonywania obowiązków na danym stanowisku, wynika z wymagań producenta, technologii pracy, procedur bezpieczeństwa albo standardów autoryzacji.

W opisanej sytuacji szkolenie dotyczące nowych metod naprawy nadwozi w autoryzowanym serwisie może być uznane za szkolenie związane bezpośrednio z pracą mechanika lub blacharza. Jeżeli odbywa się w godzinach pracy albo pracodawca prawidłowo rozlicza czas poświęcony na szkolenie, sama odmowa udziału może zostać potraktowana jako naruszenie obowiązków pracowniczych. Więcej o podobnych sytuacjach piszemy w artykule o tym, czy pracodawca może nakazać obowiązkowe szkolenia.

Inaczej należy ocenić szkolenie całkowicie niezwiązane z pracą, organizowane poza czasem pracy bez prawidłowego rozliczenia albo prowadzące do obowiązków wykraczających poza umowę o pracę. W takich sytuacjach trzeba analizować konkretny zakres polecenia, regulamin pracy, rodzaj stanowiska i sposób organizacji szkolenia.

Szkolenie a umowa lojalnościowa – to nie jest to samo

Trzeba rozdzielić dwie kwestie: udział w szkoleniu i podpisanie umowy lojalnościowej. Szkolenie może wynikać z polecenia służbowego, ale umowa lojalnościowa jest umową dwustronną. Pracownik co do zasady nie ma obowiązku podpisania każdej umowy przedstawionej przez pracodawcę tylko dlatego, że pozostaje w zatrudnieniu.

umowa lojalnościowa za szkolenie pracownika musi mieścić się w granicach przepisów o podnoszeniu kwalifikacji zawodowych i nie może dowolnie obciążać pracownika kosztami. Jeżeli szkolenie jest formą podnoszenia kwalifikacji zawodowych z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą, zastosowanie mają art. 103¹–103⁶ Kodeksu pracy. Pracodawca może zawrzeć z pracownikiem umowę określającą wzajemne prawa i obowiązki, w tym obowiązek pozostawania w zatrudnieniu po ukończeniu szkolenia. Taka umowa nie może być mniej korzystna dla pracownika niż przepisy Kodeksu pracy. Przy umowie-zleceniu podstawą nie są jednak przepisy o podnoszeniu kwalifikacji z Kodeksu pracy; osobno omawiamy umowę lojalnościową przy zleceniu i zwrot kosztów szkolenia.

Najistotniejsze jest to, że okres związania pracownika obowiązkiem pozostawania w zatrudnieniu po ukończeniu szkolenia nie może przekraczać 3 lat. Jeżeli umowa przewiduje dłuższy okres albo nakłada obowiązki sprzeczne z Kodeksem pracy, takie postanowienia mogą być kwestionowane.

Przy ocenie dokumentu trzeba też sprawdzić, czy rzeczywiście chodzi o umowę szkoleniową, czy o inny dokument, np. poufność, zakaz konkurencji albo odpowiedzialność za koszty. Osobno omawiamy dokumenty, takie jak umowy lojalnościowe, oraz inne formy zabezpieczania interesu pracodawcy.

Kiedy pracownik może odmówić podpisania lojalki?

Pracownik może odmówić podpisania umowy lojalnościowej, zwłaszcza gdy jej postanowienia są niejasne, zbyt szerokie, przewidują nadmierne koszty albo nakładają obowiązek zwrotu wydatków, których pracodawca nie potrafi realnie wykazać. Odmowa podpisania samej umowy nie jest automatycznie ciężkim naruszeniem podstawowych obowiązków pracowniczych.

Nie oznacza to jednak, że odmowa jest zawsze obojętna dla stosunku pracy. Jeżeli bez danego szkolenia pracownik nie może wykonywać pracy w autoryzowanym serwisie albo traci wymagane uprawnienia, pracodawca może uznać, że dalsze zatrudnianie na dotychczasowym stanowisku stało się niecelowe. Wtedy w praktyce bardziej prawdopodobne jest zwykłe wypowiedzenie umowy niż rozwiązanie dyscyplinarne.

Rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika, czyli tzw. dyscyplinarka, wymaga ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych. Sama odmowa podpisania lojalki, przy jednoczesnym oświadczeniu, że pracownik nie odmawia udziału w szkoleniu, zwykle nie powinna wystarczać do dyscyplinarki. Ryzyko rośnie dopiero wtedy, gdy pracownik bezzasadnie odmawia wykonania prawidłowego polecenia udziału w obowiązkowym szkoleniu albo dezorganizuje pracę.

Kiedy trzeba zwrócić koszty szkolenia?

Art. 103⁵ Kodeksu pracy wskazuje sytuacje, w których pracownik może być zobowiązany do zwrotu kosztów poniesionych przez pracodawcę na dodatkowe świadczenia związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych. Chodzi m.in. o przypadki, gdy pracownik bez uzasadnionych przyczyn nie podejmie albo przerwie podnoszenie kwalifikacji, rozwiąże stosunek pracy za wypowiedzeniem w okresie wskazanym w umowie szkoleniowej albo pracodawca rozwiąże z nim umowę bez wypowiedzenia z jego winy.

Zwrot dotyczy kosztów dodatkowych świadczeń poniesionych przez pracodawcę, takich jak opłata za szkolenie, przejazd, zakwaterowanie czy materiały, jeżeli zostały objęte umową. Nie powinien obejmować wynagrodzenia za czas zwolnienia z pracy ani urlopu szkoleniowego, bo te świadczenia wynikają z ustawy.

Co ważne, zwrot powinien być proporcjonalny do okresu zatrudnienia po ukończeniu szkolenia albo do okresu zatrudnienia w czasie podnoszenia kwalifikacji. Pracodawca nie może dowolnie żądać pełnej kwoty, jeżeli pracownik przepracował już część okresu lojalnościowego.

Szkolenia BHP i szkolenia konieczne do pracy

Szczególną kategorią są szkolenia BHP. Pracodawca musi zapewnić przeszkolenie pracownika w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy przed dopuszczeniem do pracy oraz prowadzić szkolenia okresowe. Szkolenia BHP odbywają się w czasie pracy i na koszt pracodawcy, dlatego obciążanie pracownika kosztami takiego szkolenia przez lojalkę byłoby co do zasady nieprawidłowe.

Przy szkoleniach branżowych, technologicznych lub autoryzacyjnych ocena jest bardziej złożona. Jeżeli szkolenie jest konieczne, aby pracownik mógł wykonywać zwykłe obowiązki na stanowisku, pracodawca ma interes w jego przeprowadzeniu i nie zawsze każde żądanie zwrotu kosztów będzie zasadne. Jeżeli jednak szkolenie podnosi kwalifikacje pracownika ponad bieżące potrzeby stanowiska, jest kosztowne i daje pracownikowi realną wartość zawodową, umowa szkoleniowa może być dopuszczalna.

Czy lojalkę można podpisać na dłużej niż umowa o pracę?

Umowa lojalnościowa może przewidywać obowiązki po ukończeniu szkolenia, ale musi mieścić się w granicach Kodeksu pracy. Jeżeli pracownik jest zatrudniony na czas określony jeszcze przez rok, a lojalka przewiduje 3-letni okres pozostawania w zatrudnieniu, trzeba sprawdzić, co dokładnie strony uzgodniły na wypadek zakończenia umowy terminowej.

Samo upływanie czasu i zakończenie umowy o pracę na czas określony nie jest tym samym co wypowiedzenie umowy przez pracownika. Jeżeli umowa terminowa po prostu kończy się z datą, na którą została zawarta, pracodawca nie powinien automatycznie żądać zwrotu kosztów tylko dlatego, że stosunek pracy wygasł. Inaczej może być, gdy pracownik wcześniej zobowiązał się do pozostania w zatrudnieniu, a następnie bez uzasadnionej przyczyny odmówił zawarcia kolejnej umowy zaproponowanej na warunkach zgodnych z wcześniejszym porozumieniem.

Jeżeli po zakończeniu obecnej umowy strony zawrą kolejną umowę o pracę, dotychczasowa umowa szkoleniowa może nadal wywoływać skutki, o ile została prawidłowo zawarta i nie ograniczono jej obowiązywania wyłącznie do pierwszej umowy o pracę. W praktyce decyduje treść podpisanej lojalki.

Zakaz konkurencji, poufność i lojalka – czego nie mieszać?

Umowa szkoleniowa nie jest tym samym co zakaz konkurencji. Lojalka za szkolenie dotyczy zwykle zwrotu kosztów poniesionych przez pracodawcę, jeśli pracownik odejdzie albo naruszy warunki podnoszenia kwalifikacji. Natomiast zakaz konkurencji ogranicza możliwość pracy dla konkurencji lub prowadzenia działalności konkurencyjnej.

Nie należy też utożsamiać lojalki z umową o poufności. Pracodawca może chronić tajemnice przedsiębiorstwa, procedury technologiczne i dane klientów, ale nie oznacza to automatycznie prawa do żądania zwrotu kosztów szkolenia. Każdy z tych dokumentów ma inny cel i inne podstawy prawne.

Co zrobić przed podpisaniem umowy szkoleniowej?

Przed podpisaniem umowy warto ustalić kilka podstawowych kwestii. Po pierwsze, jaki jest rzeczywisty koszt szkolenia i czy pracodawca potrafi go udokumentować. Po drugie, czy szkolenie jest obowiązkowe do wykonywania dotychczasowej pracy, czy daje dodatkowe kwalifikacje przydatne także poza firmą. Po trzecie, przez jaki czas pracownik ma pozostać w zatrudnieniu i czy okres ten nie przekracza 3 lat.

Należy również sprawdzić, jakie zdarzenia powodują obowiązek zwrotu kosztów, czy zwrot jest proporcjonalny oraz czy umowa nie przewiduje kar umownych zamiast rzeczywistych kosztów. Wątpliwe są postanowienia, które nakazują zwrot kosztów w każdej sytuacji zakończenia zatrudnienia, także wtedy, gdy to pracodawca nie przedłuża umowy albo wypowiada ją z przyczyn niedotyczących pracownika.

FAQ

Czy za odmowę podpisania lojalki grozi dyscyplinarka?

Sama odmowa podpisania umowy lojalnościowej zwykle nie powinna uzasadniać dyscyplinarki. Rozwiązanie bez wypowiedzenia wymaga ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych. Inaczej może być, gdy pracownik dodatkowo bezzasadnie odmawia wykonania prawidłowego polecenia udziału w obowiązkowym szkoleniu.

Czy pracodawca może wypowiedzieć umowę, jeśli pracownik nie podpisze umowy szkoleniowej?

Może to być możliwe, ale zależy od okoliczności. Jeżeli bez szkolenia pracownik nie może dalej wykonywać pracy na dotychczasowym stanowisku, pracodawca może rozważyć zwykłe wypowiedzenie. Nie powinien jednak automatycznie traktować samej odmowy podpisu jako ciężkiego naruszenia obowiązków.

Czy umowa lojalnościowa może obowiązywać po zakończeniu umowy o pracę?

Tak, skutki umowy szkoleniowej mogą być oceniane także po zakończeniu zatrudnienia, jeżeli strony tak ją ukształtowały. Nie oznacza to jednak, że każdy koniec umowy terminowej rodzi obowiązek zwrotu kosztów. Trzeba sprawdzić, czy wystąpiła jedna z przesłanek z art. 103⁵ Kodeksu pracy.

Czy maksymalny okres lojalki wynosi 3 lata?

Tak. Kodeks pracy pozwala zobowiązać pracownika do pozostawania w zatrudnieniu po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji przez okres nie dłuższy niż 3 lata. Postanowienia przewidujące dłuższy okres mogą być kwestionowane jako mniej korzystne dla pracownika.

Czy pracownik musi zwrócić koszt szkolenia, gdy pracodawca nie przedłuży umowy?

Co do zasady nie powinien. Jeżeli umowa o pracę na czas określony po prostu kończy się z upływem terminu, a pracodawca nie proponuje dalszego zatrudnienia, trudno mówić o wypowiedzeniu umowy przez pracownika albo o naruszeniu obowiązku pozostawania w zatrudnieniu.

Podsumowanie

Pracownik zwykle powinien uczestniczyć w szkoleniu potrzebnym do wykonywania pracy, jeżeli polecenie pracodawcy jest zgodne z prawem i umową o pracę. Nie oznacza to jednak automatycznego obowiązku podpisania każdej umowy lojalnościowej. Lojalka musi mieścić się w granicach Kodeksu pracy, nie może przewidywać okresu związania dłuższego niż 3 lata i powinna odnosić się do rzeczywistych, udokumentowanych kosztów. W razie sporu kluczowe znaczenie ma treść dokumentu, rodzaj szkolenia oraz przyczyna zakończenia zatrudnienia.

Źródła

• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, w szczególności art. 100, art. 103¹–103⁶, art. 237³ i art. 237⁴: Internetowy System Aktów Prawnych
• Państwowa Inspekcja Pracy, informacje o szkoleniach w dziedzinie BHP: pip.gov.pl