Umowa szkoleniowa a odejście z pracy – kiedy trzeba zwrócić koszty?

Brak podpisanej umowy szkoleniowej – co to oznacza w praktyce?

Jeżeli łączy Panią z firmą umowa o pracę, zastosowanie mają przepisy art. 103(1)–103(6) ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy. Przepisy te regulują sytuację pracownika podnoszącego kwalifikacje zawodowe za zgodą pracodawcy albo z jego inicjatywy.

Kluczowy jest art. 103(4) § 1 Kodeksu pracy, zgodnie z którym pracodawca zawiera z pracownikiem podnoszącym kwalifikacje zawodowe umowę określającą wzajemne prawa i obowiązki stron, a umowę zawiera się na piśmie. Z kolei art. 103(4) § 3 Kodeksu pracy stanowi, że nie ma obowiązku zawarcia takiej umowy, jeżeli pracodawca nie zamierza zobowiązać pracownika do pozostawania w zatrudnieniu po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych.

W praktyce oznacza to, że jeśli pracodawca chce nałożyć na pracownika obowiązek pozostania w zatrudnieniu po szkoleniu albo stworzyć podstawę do późniejszego żądania zwrotu kosztów, powinien jasno uregulować to w pisemnej umowie szkoleniowej. Sama informacja, że „wszyscy podpisują takie dokumenty”, nie zastępuje umowy.

Czy można odmówić podpisania umowy przedstawionej po szkoleniu?

Tak. Jeżeli dokument został przedstawiony dopiero po zakończeniu szkolenia albo po rozpoczęciu pracy, pracownik nie ma obowiązku podpisywać umowy „wstecz” ani godzić się na nowe obowiązki, których wcześniej nie uzgodniono. Z punktu widzenia prawa cywilnego i prawa pracy umowa wymaga zgodnych oświadczeń woli obu stron, a nie jednostronnego narzucenia warunków po fakcie.

Istotne jest też to, że zgodnie z art. 103(4) § 2 Kodeksu pracy umowa szkoleniowa nie może zawierać postanowień mniej korzystnych dla pracownika niż przepisy rozdziału dotyczącego podnoszenia kwalifikacji zawodowych. Oznacza to m.in., że pracodawca nie może dowolnie wydłużyć okresu „lojalności” ponad limit ustawowy ani obciążyć pracownika kosztami, których ustawa nie pozwala dochodzić.

Jeżeli więc pracodawca dopiero teraz chce przesłać Pani dokument z klauzulą pozostawania w zatrudnieniu, może Pani go nie podpisać. Sam brak podpisu nie jest automatycznie naruszeniem obowiązków pracowniczych, jeżeli wcześniej nie uzgodniono takiego zobowiązania.

Kiedy pracodawca może żądać zwrotu kosztów szkolenia?

Podstawę roszczeń pracodawcy określa art. 103(5) Kodeksu pracy. Przepis ten przewiduje, że pracownik jest obowiązany do zwrotu kosztów poniesionych przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych w wysokości proporcjonalnej do okresu zatrudnienia po ukończeniu szkolenia lub do okresu zatrudnienia w czasie jego podnoszenia – jeżeli:

• bez uzasadnionych przyczyn nie podejmie podnoszenia kwalifikacji zawodowych albo je przerwie,
• pracodawca rozwiąże z nim umowę o pracę bez wypowiedzenia z jego winy, na podstawie art. 52 Kodeksu pracy, w trakcie podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub po jego ukończeniu, w okresie wskazanym w umowie,
• pracownik w okresie wskazanym w umowie rozwiąże stosunek pracy za wypowiedzeniem, z wyjątkiem wypowiedzenia z powodu mobbingu na podstawie art. 94(3) § 4 Kodeksu pracy,
• pracownik w tym okresie rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia na podstawie art. 55 Kodeksu pracy lub art. 94(3) § 4 Kodeksu pracy mimo braku przyczyn określonych w tych przepisach.

Jednocześnie art. 103(5) zdanie końcowe Kodeksu pracy ogranicza maksymalny okres pozostawania w zatrudnieniu po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych do 3 lat.

To bardzo ważne: zwrot nie obejmuje wszystkiego, co pracodawca wydał przy okazji zatrudnienia. Co do zasady chodzi o świadczenia przyznane w związku z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych, np. opłaty za kształcenie, przejazd, podręczniki czy zakwaterowanie, o których mowa w art. 103(3) Kodeksu pracy, jeśli zostały pracownikowi sfinansowane. Nie podlegają natomiast zwrotowi świadczenia, które i tak należały się pracownikowi z ustawy, np. wynagrodzenie za urlop szkoleniowy czy za czas zwolnienia z całości lub części dnia pracy – por. art. 103(1) § 2 oraz art. 103(2) Kodeksu pracy.

Czy brak podpisanej umowy wyklucza roszczenie pracodawcy?

W typowej sytuacji brak pisemnej umowy szkoleniowej znacznie osłabia pozycję pracodawcy. Jeżeli nie uzgodniono na piśmie okresu pozostawania w zatrudnieniu ani zasad zwrotu kosztów, pracodawcy trudno wykazać, że pracownik rzeczywiście przyjął na siebie takie zobowiązanie.

Nie oznacza to jednak, że każdy spór pracownik wygra automatycznie. Ostateczna ocena zależy od stanu faktycznego: treści korespondencji, regulaminów, poleceń, wniosków szkoleniowych, zakresu świadczeń sfinansowanych przez pracodawcę oraz tego, czy szkolenie rzeczywiście stanowiło podnoszenie kwalifikacji zawodowych w rozumieniu art. 103(1) § 1 Kodeksu pracy.

W orzecznictwie i praktyce przyjmuje się, że obowiązek zwrotu kosztów jako wyjątek od zasady swobody rozwiązania stosunku pracy powinien wynikać jasno. Jeżeli więc pracodawca nie dopilnował pisemnej umowy, nie może łatwo uzupełnić tego braku samym twierdzeniem, że pracownik „na pewno wiedział”.

Nie każde szkolenie oznacza „umowę lojalnościową”

Trzeba odróżnić podnoszenie kwalifikacji zawodowych od zwykłych szkoleń wdrożeniowych, instruktażowych lub obowiązkowych szkoleń organizowanych w interesie pracodawcy. Jeżeli szkolenie było konieczne do wykonywania pracy na danym stanowisku, miało charakter wewnętrzny albo dotyczyło procedur firmy, pracodawca nie może automatycznie przerzucić jego kosztów na pracownika tylko dlatego, że ten chce odejść.

W praktyce problem dotyczy zwłaszcza sytuacji, gdy pracodawca finansuje kursy, certyfikaty lub specjalistyczne szkolenia, a następnie oczekuje pozostania w zatrudnieniu. Wtedy znaczenie ma to, czy rzeczywiście zawarto ważną umowę oraz czy jej postanowienia mieszczą się w granicach art. 103(4) i art. 103(5) Kodeksu pracy.

Jak ocenić swoją sytuację krok po kroku?

Umowa o pracę a umowa cywilnoprawna

Jeżeli strony łączy umowa zlecenia albo inna umowa cywilnoprawna, przepisy art. 103(1)–103(6) Kodeksu pracy nie mają zastosowania wprost. Wtedy ocena zależy od treści zawartej umowy oraz przepisów ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny, w szczególności zasad dotyczących swobody umów z art. 353(1) Kodeksu cywilnego. Również w takim przypadku nie można jednak skutecznie narzucać obowiązku zwrotu kosztów bez wyraźnej podstawy umownej.

Jeżeli więc formalnie podpisano zlecenie, ale w praktyce wykonywała Pani pracę jak pracownik, sprawa może wymagać oceny, czy nie doszło do zatrudnienia w warunkach właściwych stosunkowi pracy w rozumieniu art. 22 § 1 i § 1(1) Kodeksu pracy.

Podsumowanie

Jeżeli nie podpisała Pani umowy szkoleniowej, pracodawca nie może po prostu założyć, że jest Pani związana obowiązkiem pozostania w zatrudnieniu przez określony czas. Taki obowiązek powinien wynikać z pisemnej umowy zawartej na podstawie art. 103(4) § 1 Kodeksu pracy.

Może Pani odmówić podpisania dokumentu doręczonego dopiero po szkoleniu. Ewentualny spór o zwrot kosztów będzie zależał od tego, czy pracodawca wykaże ważną podstawę roszczenia, rodzaj sfinansowanych świadczeń oraz spełnienie przesłanek z art. 103(5) Kodeksu pracy.

FAQ

Czy pracodawca może zmusić mnie do podpisania umowy szkoleniowej po szkoleniu?

Nie. Umowa wymaga Pani zgody. Pracodawca nie może skutecznie narzucić nowych obowiązków po zakończeniu szkolenia tylko jednostronnym dokumentem.

Czy bez podpisanej umowy zawsze uniknę zwrotu kosztów?

Nie zawsze, ale brak pisemnej umowy zwykle bardzo utrudnia pracodawcy dochodzenie roszczeń. O wyniku decydują konkretne dowody i charakter szkolenia.

Jaki maksymalny okres może przewidywać lojalkа?

Maksymalnie 3 lata po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych – wynika to z art. 103(5) Kodeksu pracy.

Czy trzeba zwrócić wynagrodzenie za urlop szkoleniowy?

Nie. Wynagrodzenie za urlop szkoleniowy i za czas zwolnienia z pracy nie podlega zwrotowi, ponieważ są to świadczenia ustawowe przewidziane w art. 103(1) § 2 i art. 103(2) Kodeksu pracy.

Czy zwykłe szkolenie wdrożeniowe też uzasadnia zwrot kosztów?

Niekoniecznie. Trzeba ocenić, czy było to rzeczywiście podnoszenie kwalifikacji zawodowych w rozumieniu Kodeksu pracy, czy tylko szkolenie potrzebne pracodawcy do organizacji pracy.

Źródła

• Ustawa z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, w szczególności art. 22 § 1 i § 1(1), art. 52, art. 55, art. 94(3) § 4, art. 103(1)–103(6).
• Ustawa z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny, w szczególności art. 353(1).