Umowa szkoleniowa a zwrot kosztów po odejściu z pracy

Obowiązek zwrotu kosztów szkolenia – kiedy w ogóle powstaje?

Podstawą prawną jest art. 1031–1036 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy. Jeżeli pracownik podnosi kwalifikacje zawodowe za zgodą pracodawcy albo z jego inicjatywy, strony mogą zawrzeć pisemną umowę szkoleniową określającą wzajemne prawa i obowiązki – art. 1034 § 1 Kodeksu pracy.

Sama umowa szkoleniowa nie oznacza jeszcze, że pracownik zawsze będzie musiał oddać pieniądze po odejściu z pracy. Zwrot kosztów jest dopuszczalny tylko w sytuacjach wyraźnie wskazanych w art. 1035 Kodeksu pracy. Pracodawca nie może rozszerzyć tych przypadków na niekorzyść pracownika, bo zgodnie z art. 1034 § 2 Kodeksu pracy umowa nie może zawierać postanowień mniej korzystnych niż przepisy rozdziału dotyczącego podnoszenia kwalifikacji zawodowych.

Jeżeli więc w umowie wpisano, że pracownik ma zwrócić koszty „w każdym przypadku rozwiązania stosunku pracy”, taki zapis może być nieważny w zakresie wykraczającym poza art. 1035 Kodeksu pracy.

Jakie przypadki zwrotu przewiduje art. 1035 Kodeksu pracy?

Zgodnie z art. 1035 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy pracownik jest obowiązany do zwrotu kosztów poniesionych przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych, w wysokości proporcjonalnej do okresu zatrudnienia po ukończeniu szkolenia albo okresu zatrudnienia w czasie jego trwania, jeżeli:

1. bez uzasadnionych przyczyn nie podejmie podnoszenia kwalifikacji zawodowych albo je przerwie,

2. pracodawca rozwiąże z nim umowę o pracę bez wypowiedzenia z jego winy, na podstawie art. 52 Kodeksu pracy, w trakcie podnoszenia kwalifikacji zawodowych albo po jego ukończeniu, w okresie określonym w umowie szkoleniowej,

3. pracownik w okresie wskazanym w umowie szkoleniowej rozwiąże stosunek pracy za wypowiedzeniem, z wyjątkiem wypowiedzenia z powodu mobbingu na podstawie art. 943 § 4 Kodeksu pracy,

4. pracownik w okresie wskazanym w umowie szkoleniowej rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia na podstawie art. 55 Kodeksu pracy albo z powodu mobbingu na podstawie art. 943 § 4 Kodeksu pracy, mimo braku przyczyn określonych w tych przepisach.

To katalog zamknięty. Jeżeli stan faktyczny nie mieści się w jednej z tych sytuacji, żądanie zwrotu kosztów może być bezpodstawne.

Czy umowa szkoleniowa może obowiązywać dłużej niż pierwsza umowa o pracę?

Tak – co do zasady tak. Art. 1034 § 1 Kodeksu pracy pozwala zastrzec obowiązek pozostawania w zatrudnieniu po ukończeniu szkolenia, ale zgodnie z art. 1035 zdanie wstępne oraz utrwaloną wykładnią tego przepisu okres ten nie może być dłuższy niż 3 lata.

Nie ma przepisu, który nakazywałby, aby umowa szkoleniowa „wygasała” automatycznie razem z pierwszą umową o pracę zawartą na czas określony. Kluczowe jest to, czy stosunek pracy był kontynuowany oraz czy po ukończeniu szkolenia pracownik pozostawał nadal zatrudniony u tego samego pracodawcy.

W opisanej sytuacji znaczenie ma więc nie to, że pierwsza umowa o pracę była zawarta na 3 miesiące, lecz to, że po jej zakończeniu pracodawca zawarł kolejną umowę – już na czas nieokreślony. Jeżeli doszło do ciągłości zatrudnienia, samo wcześniejsze zawarcie terminowej umowy o pracę nie eliminuje automatycznie skuteczności umowy szkoleniowej.

Podobny problem pojawia się także przy ocenie, jakie obowiązki po szkoleniu mogą nadal obciążać pracownika po zmianie rodzaju lub długości umowy o pracę.

Jak długo może trwać „lojalkа” po szkoleniu?

Maksymalny okres pozostawania w zatrudnieniu po ukończeniu szkolenia wynosi 3 lata. Wynika to z art. 1035 Kodeksu pracy. Jeżeli więc umowa przewiduje obowiązek przepracowania 18 miesięcy po ukończeniu kursu, taki zapis co do zasady mieści się w ustawowym limicie.

Jeżeli jednak pracodawca wpisał okres dłuższy niż 3 lata, nadwyżka ponad ustawowy limit nie powinna wiązać pracownika. Umowa szkoleniowa nie może pogarszać sytuacji pracownika względem standardu ustawowego – art. 1034 § 2 Kodeksu pracy.

Jakie koszty pracodawca może odzyskać?

Nie każdy wydatek związany ze szkoleniem może być przerzucony na pracownika. Z art. 1033 Kodeksu pracy wynika, że pracodawca może przyznać pracownikowi dodatkowe świadczenia związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych, w szczególności pokryć opłaty za kształcenie, przejazd, podręczniki i zakwaterowanie. To właśnie tego rodzaju koszty najczęściej są objęte ewentualnym zwrotem.

Co ważne, zwrot nie obejmuje wynagrodzenia za urlop szkoleniowy ani za czas zwolnienia z całości lub części dnia pracy, o których mowa w art. 1031 § 2 oraz art. 1032 Kodeksu pracy. Pracodawca nie może więc żądać od pracownika „oddania pensji” wypłaconej za czas ustawowych uprawnień szkoleniowych.

W praktyce warto sprawdzić, czy pracodawca rzeczywiście poniósł konkretne, dające się wykazać koszty i czy są one powiązane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych w rozumieniu Kodeksu pracy. Ma to znaczenie zwłaszcza przy sporach o szkolenia w pracy oraz o to, czy dany kurs był rzeczywiście szkoleniem objętym reżimem art. 1031–1036 Kodeksu pracy.

Czy zwrot zawsze obejmuje pełną kwotę?

Nie. Art. 1035 Kodeksu pracy wyraźnie stanowi, że zwrot następuje w wysokości proporcjonalnej do okresu zatrudnienia po ukończeniu szkolenia albo do okresu zatrudnienia w czasie jego trwania.

To oznacza, że jeżeli pracownik miał pozostać w zatrudnieniu 18 miesięcy po ukończeniu kursu, a odszedł po 9 miesiącach, pracodawca co do zasady może żądać tylko części kosztów odpowiadającej nieprzepracowanej połowie okresu lojalnościowego.

Dla przejrzystości można to ująć tak:

Kiedy nie ma obowiązku zwrotu?

Najczęstsze przypadki braku obowiązku zwrotu to:

• pracownik rozwiązuje umowę o pracę bez wypowiedzenia z winy pracodawcy na podstawie art. 55 § 11 Kodeksu pracy i rzeczywiście istniały ku temu przyczyny,

• pracownik wypowiada umowę z powodu mobbingu na podstawie art. 943 § 4 Kodeksu pracy i mobbing rzeczywiście występował,

• stosunek pracy ustaje z przyczyn niewskazanych w art. 1035 Kodeksu pracy, np. z upływem czasu, na jaki zawarto umowę, bez kontynuacji zatrudnienia,

• pracodawca sam wypowiada umowę o pracę za wypowiedzeniem, a nie zachodzi rozwiązanie dyscyplinarne z art. 52 Kodeksu pracy.

To ostatnie jest bardzo ważne. Art. 1035 Kodeksu pracy nie przewiduje obowiązku zwrotu kosztów szkolenia tylko dlatego, że pracodawca zwyczajnie wypowiedział pracownikowi umowę. Inaczej jest wyłącznie przy rozwiązaniu bez wypowiedzenia z winy pracownika.

Jeżeli sprawa dotyczy rozwiązania stosunku pracy po kursie finansowanym przez pracodawcę, znaczenie ma także to, czy występowało dofinansowanie szkolenia oraz jak dokładnie opisano je w dokumentach kadrowych.

Jak ocenić opisaną sytuację?

Przy przedstawionym stanie faktycznym nie można przyjąć ogólnej zasady, że umowa szkoleniowa „nie może obowiązywać dłużej niż pierwsza umowa o pracę”. Taki wniosek nie wynika z art. 1031–1036 Kodeksu pracy.

Jeżeli pracownik po zakończeniu pierwszej umowy terminowej zawarł z tym samym pracodawcą kolejną umowę o pracę i zatrudnienie było kontynuowane, to samo przejście z umowy na czas określony na umowę na czas nieokreślony nie unieważnia umowy szkoleniowej. Zasadniczo 18-miesięczny okres pozostawania w zatrudnieniu mieści się w ustawowym limicie 3 lat.

O tym, czy zwrot jest należny, decydują więc przede wszystkim:

• czy szkolenie było podnoszeniem kwalifikacji zawodowych w rozumieniu art. 1031 § 1 Kodeksu pracy,

• czy zawarto prawidłową pisemną umowę szkoleniową zgodnie z art. 1034 § 1 Kodeksu pracy,

• jaki był rzeczywisty sposób rozwiązania umowy o pracę,

• ile wynosiły rzeczywiste koszty szkolenia,

• czy pracodawca prawidłowo wyliczył proporcję zwrotu.

Jeżeli więc pracownik sam wypowiedział umowę przed upływem 18 miesięcy od zakończenia szkolenia, pracodawca może mieć podstawę do dochodzenia części kosztów. Jeżeli jednak doszło do rozwiązania umowy w innych okolicznościach, wynik może być odmienny.

Na co zwrócić uwagę w umowie szkoleniowej?

Przed oceną roszczenia pracodawcy warto sprawdzić, czy umowa zawiera:

• dokładne oznaczenie szkolenia lub formy kształcenia,

• wskazanie kosztów, które pokrywa pracodawca,

• okres pozostawania w zatrudnieniu po ukończeniu szkolenia,

• zasady zwrotu kosztów zgodne z art. 1035 Kodeksu pracy,

• podpisy obu stron i formę pisemną, jak wymaga art. 1034 § 1 Kodeksu pracy.

Jeżeli umowa przewiduje sankcje surowsze niż ustawa, np. obowiązek zwrotu pełnej kwoty niezależnie od przyczyny odejścia, takie postanowienia mogą być bezskuteczne wobec pracownika.

FAQ

Czy pracownik zawsze zwraca koszty szkolenia po złożeniu wypowiedzenia?

Nie. Zwrot jest możliwy tylko wtedy, gdy zachodzi przypadek z art. 1035 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy oraz gdy pracodawca wykaże wysokość kosztów i prawidłowo obliczy proporcję.

Czy pracodawca może żądać zwrotu pełnej kwoty kursu?

Zwykle nie, jeżeli pracownik przepracował już część okresu lojalnościowego. Zgodnie z art. 1035 Kodeksu pracy zwrot ma być proporcjonalny do nieprzepracowanego okresu.

Czy zwykłe wypowiedzenie przez pracodawcę powoduje obowiązek zwrotu?

Nie wynika to z art. 1035 Kodeksu pracy. Przepis mówi o rozwiązaniu bez wypowiedzenia z winy pracownika na podstawie art. 52 Kodeksu pracy, a nie o zwykłym wypowiedzeniu przez pracodawcę.

Czy umowa szkoleniowa musi być na piśmie?

Tak. Wynika to wprost z art. 1034 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy.

Czy okres lojalności po szkoleniu może wynosić 5 lat?

Nie. Maksymalny okres pozostawania w zatrudnieniu po ukończeniu szkolenia to 3 lata zgodnie z art. 1035 Kodeksu pracy.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy – Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141.

2. Art. 52, art. 55 § 11, art. 943 § 4 oraz art. 1031–1036 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy.