Czy urząd gminy musi odpowiedzieć na pismo lub wniosek obywatela?

Kiedy urząd gminy ma obowiązek odpowiedzieć?

Tak, urząd gminy co do zasady ma obowiązek ustosunkować się do pisma obywatela, ale trzeba odróżnić trzy najczęstsze sytuacje, bo od tego zależą terminy i środki prawne.

Najpierw więc trzeba ustalić, czym w sensie prawnym jest Pana/Pani pismo. Sam tytuł „wniosek” nie rozstrzyga sprawy.

Wniosek o informację publiczną – kiedy urząd musi odpowiedzieć w 14 dni?

Jeżeli pismo dotyczy informacji o sprawach publicznych, zastosowanie ma ustawa z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej. Zgodnie z art. 1 ust. 1 tej ustawy każda informacja o sprawach publicznych stanowi informację publiczną. Prawo do jej uzyskania przysługuje każdemu na podstawie art. 2 ust. 1 ustawy.

Udostępnienie informacji publicznej na wniosek następuje bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 14 dni od dnia złożenia wniosku – art. 13 ust. 1 ustawy o dostępie do informacji publicznej. Jeżeli informacja nie może być udostępniona w tym terminie, podmiot zobowiązany musi, w terminie 14 dni, powiadomić wnioskodawcę o powodach opóźnienia oraz o nowym terminie, nie dłuższym niż 2 miesiące od dnia złożenia wniosku – art. 13 ust. 2 tej ustawy.

Urząd nie może po prostu milczeć. Powinien:

• udostępnić informację,
• wydać decyzję administracyjną o odmowie udostępnienia albo o umorzeniu postępowania – art. 16 ust. 1 ustawy o dostępie do informacji publicznej,
• ewentualnie wyjaśnić, że żądane dane nie mają charakteru informacji publicznej, jeżeli rzeczywiście tak jest.

W praktyce spory często dotyczą właśnie tego, czy żądanie dotyczy informacji publicznej, czy np. oczekiwania podjęcia określonych działań przez gminę. To zależy od treści konkretnego pisma.

Kiedy pismo podlega Kodeksowi postępowania administracyjnego?

Jeżeli pismo nie jest wnioskiem o informację publiczną, ale wszczyna indywidualną sprawę administracyjną, stosuje się ustawę z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego. Zgodnie z art. 61 § 1 KPA postępowanie administracyjne wszczyna się na żądanie strony lub z urzędu.

Wtedy organ ma obowiązek załatwić sprawę bez zbędnej zwłoki, zgodnie z art. 35 § 1 KPA. Sprawy, które mogą być rozpatrzone na podstawie dowodów przedstawionych przez stronę albo dowodów powszechnie znanych, powinny być załatwione niezwłocznie – art. 35 § 2 KPA. Sprawy wymagające postępowania wyjaśniającego powinny być załatwione nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowane – nie później niż w ciągu 2 miesięcy od wszczęcia postępowania, zgodnie z art. 35 § 3 KPA.

Jeżeli organ nie może załatwić sprawy w terminie, ma obowiązek zawiadomić stronę o przyczynach zwłoki, wskazać nowy termin oraz pouczyć o prawie do wniesienia ponaglenia – art. 36 § 1 KPA.

To ważne także wtedy, gdy chodzi o doręczenia. W praktyce spór o terminy bywa związany z tym, czy pismo zostało skutecznie doręczone stronie. W takim przypadku znaczenie ma prawidłowe doręczenie i data, od której biegnie termin do dokonania czynności.

Wnioski z działu VIII KPA – skargi i wnioski obywateli

Część pism do urzędu gminy nie wszczyna postępowania administracyjnego, lecz stanowi wniosek w rozumieniu działu VIII KPA. Zgodnie z art. 241 KPA przedmiotem wniosku mogą być w szczególności sprawy ulepszenia organizacji, wzmocnienia praworządności, usprawnienia pracy i zapobiegania nadużyciom, ochrony własności, lepszego zaspokajania potrzeb ludności.

Takie wnioski załatwia się w trybie art. 244–247 KPA. Zgodnie z art. 244 § 2 KPA wnioski powinny być załatwiane bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca. O sposobie załatwienia wniosku zawiadamia się wnioskodawcę na podstawie art. 247 KPA.

Jeżeli więc pismo ma charakter postulatu, prośby o zmianę organizacji ruchu, poprawę działania urzędu czy usunięcie nieprawidłowości, urząd również nie powinien pozostawić go bez reakcji. Trzeba jednak pamiętać, że taki tryb nie zawsze kończy się decyzją administracyjną. Najczęściej kończy się zawiadomieniem o sposobie załatwienia wniosku.

Kiedy brak odpowiedzi oznacza bezczynność?

Bezczynność występuje wtedy, gdy organ w ustawowym terminie nie podejmuje czynności, do których był zobowiązany. W sprawie administracyjnej będzie to np. brak decyzji lub brak innego wymaganego prawem aktu. W sprawie informacji publicznej będzie to np. brak udostępnienia informacji, brak decyzji odmownej albo odpowiedź pozorna, która nie załatwia sprawy.

Podstawą sądowej kontroli bezczynności jest art. 3 § 2 pkt 8 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi, zgodnie z którym kontrola sądów administracyjnych obejmuje orzekanie w sprawach skarg na bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania w przypadkach określonych w pkt 1–4 lub przewlekłe prowadzenie postępowania w przypadku określonym w pkt 4a.

W praktyce za bezczynność mogą zostać uznane m.in. sytuacje, gdy urząd:

• nie odpowiada w ogóle mimo upływu terminu,
• nie wydaje decyzji odmownej, choć odmawia realizacji żądania,
• przesyła pismo, które nie odnosi się do treści wniosku,
• przedłuża sprawę bez formalnego zawiadomienia, mimo obowiązku z art. 36 § 1 KPA albo art. 13 ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej.

Nie każda lakoniczna odpowiedź automatycznie oznacza bezczynność, ale często wymaga dokładnej oceny. Istotne jest to, czy organ rzeczywiście załatwił sprawę w prawidłowej formie.

Co zrobić, gdy urząd nie odpowiada?

1. Ustal tryb sprawy.
Najpierw trzeba określić, czy chodzi o informację publiczną, sprawę administracyjną czy wniosek z działu VIII KPA.

2. Sprawdź termin.
W informacji publicznej zasadą jest 14 dni z art. 13 ust. 1 ustawy. W sprawie administracyjnej – terminy z art. 35 KPA. W zwykłym wniosku z art. 241 KPA – co do zasady miesiąc.

3. Zachowaj dowód złożenia pisma.
Przyda się potwierdzenie nadania, urzędowe poświadczenie odbioru ePUAP, potwierdzenie z e-Doręczeń albo pieczęć wpływu.

4. W razie potrzeby złóż ponaglenie.
W sprawach prowadzonych na podstawie KPA stronie służy ponaglenie na podstawie art. 37 § 1 KPA, jeżeli sprawa nie została załatwiona w terminie albo jest prowadzona przewlekle.

5. Rozważ skargę do wojewódzkiego sądu administracyjnego.
Skargę na bezczynność lub przewlekłość wnosi się według reguł z Prawa o postępowaniu przed sądami administracyjnymi. Zasadniczo skargę wnosi się za pośrednictwem organu – art. 54 § 1 PPSA.

Czy przed skargą do sądu trzeba składać ponaglenie?

W sprawach prowadzonych na podstawie KPA co do zasady tak. Wynika to z art. 52 § 1 i § 2 PPSA w związku z art. 37 KPA – przed wniesieniem skargi trzeba wyczerpać środki zaskarżenia, jeżeli służyły stronie w postępowaniu.

W klasycznych sprawach o dostęp do informacji publicznej przyjmuje się natomiast, że wcześniejsze ponaglenie z art. 37 KPA nie jest konieczne, ponieważ ustawa o dostępie do informacji publicznej przewiduje odrębny tryb, a skarga na bezczynność służy bezpośrednio do sądu administracyjnego. Warunkiem jest jednak to, by sprawa rzeczywiście dotyczyła informacji publicznej.

Jeżeli urząd potraktował pismo inaczej niż wnioskodawca, warto bardzo ostrożnie dobrać środek prawny. Zły tryb może wydłużyć sprawę.

Gdzie złożyć skargę na urząd gminy?

Jeżeli chodzi o bezczynność w sprawie administracyjnej albo przy dostępie do informacji publicznej, skargę wnosi się do właściwego wojewódzkiego sądu administracyjnego za pośrednictwem organu, którego bezczynność jest przedmiotem skargi – art. 54 § 1 PPSA.

Sąd może m.in. zobowiązać organ do wydania aktu, interpretacji albo dokonania czynności w określonym terminie, stwierdzić, że organ dopuścił się bezczynności lub przewlekłego prowadzenia postępowania, a także stwierdzić, czy bezczynność miała miejsce z rażącym naruszeniem prawa – art. 149 § 1 i § 1a PPSA. W określonych sytuacjach sąd może także wymierzyć organowi grzywnę albo przyznać stronie sumę pieniężną – art. 149 § 2 PPSA.

Jeżeli pismo miało charakter skargi lub wniosku z działu VIII KPA, możliwa bywa także skarga do organu nadrzędnego albo organu nadzoru, zależnie od przedmiotu sprawy. W samorządzie gminnym rolę organu nadzoru wykonuje co do zasady wojewoda w zakresie legalności, ale nie każdy brak odpowiedzi będzie sprawą nadzorczą.

W praktyce do urzędu można kierować także skargi na sposób działania pracowników lub kierownictwa. W takim kontekście pomocny może być materiał o tym, czy urzędowe skargi mają charakter informacji publicznej.

FAQ

Czy urząd musi odpowiedzieć na każde pismo obywatela?

Co do zasady tak, ale forma i termin odpowiedzi zależą od rodzaju pisma. Inaczej załatwia się informację publiczną, inaczej sprawę administracyjną, a inaczej wniosek z art. 241 KPA.

Ile czasu ma urząd gminy na odpowiedź?

Przy informacji publicznej zasadą jest 14 dni zgodnie z art. 13 ust. 1 ustawy o dostępie do informacji publicznej. W sprawach administracyjnych stosuje się terminy z art. 35 KPA, najczęściej miesiąc albo 2 miesiące. Wnioski z działu VIII KPA powinny być załatwiane bez zbędnej zwłoki, nie później niż w miesiąc.

Czy brak odpowiedzi zawsze oznacza bezczynność?

Nie zawsze automatycznie, ale często tak. Trzeba sprawdzić, czy upłynął właściwy termin oraz czy urząd był zobowiązany do wydania decyzji, udzielenia informacji albo zawiadomienia o sposobie załatwienia sprawy.

Czy mogę od razu iść do sądu, gdy urząd milczy?

W sprawach z KPA zwykle trzeba najpierw wnieść ponaglenie z art. 37 KPA. W sprawach dotyczących informacji publicznej co do zasady możliwa jest bezpośrednia skarga na bezczynność do WSA, o ile sprawa rzeczywiście dotyczy informacji publicznej.

Czy odpowiedź e-mailowa urzędu wystarcza?

To zależy od trybu sprawy. Przy prostym udostępnieniu informacji publicznej często tak, jeśli odpowiada treści wniosku. Jeżeli jednak potrzebna jest decyzja administracyjna, zwykły e-mail nie zastąpi prawidłowego aktu procesowego.

Źródła

1. Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego – ISAP. Osobnym, ale powiązanym problemem jest złe potraktowanie w urzędzie a prawa osoby z niepełnosprawnością.

2. Ustawa z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej – ISAP.

3. Ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – ISAP.