Zwrot kosztów dojazdu do sądu po odwołanej rozprawie

Kiedy przysługuje zwrot kosztów dojazdu do sądu?

Nie każda osoba jadąca do sądu otrzymuje zwrot kosztów podróży. Najpierw trzeba ustalić, czy dana osoba występuje jako świadek, strona procesu, uczestnik postępowania nieprocesowego, biegły, tłumacz albo inna osoba wezwana przez sąd. Od tego zależy podstawa prawna, termin złożenia wniosku oraz realna szansa na odzyskanie wydatków.

Najprostsza jest sytuacja świadka. Świadkowi wezwanemu przez sąd przysługuje zwrot kosztów podróży z miejsca zamieszkania do miejsca czynności sądowej, w wysokości rzeczywiście poniesionych, racjonalnych i celowych kosztów przejazdu własnym samochodem lub innym odpowiednim środkiem transportu. Świadek może także żądać zwrotu utraconego zarobku lub dochodu, jeśli należycie wykaże jego wysokość. Prawo do tych należności przysługuje świadkowi, który stawił się na wezwanie sądu, nawet jeśli nie został przesłuchany.

Inaczej wygląda sytuacja strony lub uczestnika. W procesie cywilnym koszty przejazdu strony mogą być elementem kosztów procesu. W postępowaniu nieprocesowym, do którego należą liczne sprawy rodzinne i opiekuńcze, podstawową regułą jest natomiast to, że każdy uczestnik ponosi koszty związane ze swoim udziałem w sprawie.

Zwrot kosztów przejazdu strony w procesie cywilnym

Jeżeli sprawa toczy się w trybie procesu, zastosowanie ma zasada odpowiedzialności za wynik sprawy. Zgodnie z art. 98 § 1 Kodeksu postępowania cywilnego strona przegrywająca sprawę zwraca przeciwnikowi, na jego żądanie, koszty niezbędne do celowego dochodzenia praw i celowej obrony.

Do niezbędnych kosztów procesu strony prowadzącej sprawę osobiście albo przez pełnomocnika, który nie jest adwokatem, radcą prawnym lub rzecznikiem patentowym, zalicza się m.in. koszty sądowe, koszty przejazdów do sądu strony lub jej pełnomocnika oraz równowartość zarobku utraconego wskutek stawiennictwa w sądzie. Ograniczenie ustawowe dotyczy utraconego zarobku: jego równowartość nie może przekraczać wynagrodzenia jednego adwokata wykonującego zawód w siedzibie sądu prowadzącego postępowanie.

Jeżeli strona ma profesjonalnego pełnomocnika, zwrot kosztów jej osobistego dojazdu jest trudniejszy. Co do zasady rozlicza się przede wszystkim koszty zastępstwa procesowego, opłaty i wydatki pełnomocnika, a koszty osobistego stawiennictwa strony wtedy, gdy sąd je nakazał. Sama chęć udziału w rozprawie zwykle nie wystarcza.

W orzecznictwie wskazywano, że strona prowadząca proces samodzielnie może domagać się zwrotu kosztów przejazdu na rozprawy, jeżeli udział był celowy dla prowadzenia sprawy. Taki kierunek wynika m.in. z postanowienia Sądu Apelacyjnego w Łodzi z 20 października 1995 r. Sąd zawsze ocenia jednak celowość i niezbędność kosztów.

Jak złożyć wniosek o zwrot kosztów dojazdu?

W przypadku kosztów procesu strona powinna najpóźniej przed zamknięciem rozprawy bezpośrednio poprzedzającej wydanie orzeczenia złożyć spis kosztów albo zgłosić wniosek o przyznanie kosztów według norm przepisanych. Jeżeli strona działa bez adwokata, radcy prawnego lub rzecznika patentowego, sąd orzeka o należnych jej kosztach z urzędu, ale w praktyce i tak warto złożyć pisemny wniosek oraz wykazać wydatki.

Jeżeli wniosek dotyczy należności przewidzianych w ustawie o kosztach sądowych w sprawach cywilnych, np. dla świadka, składa się go ustnie do protokołu albo na piśmie w terminie 3 dni od zakończenia czynności z udziałem osoby uprawnionej. Przy odwołanej rozprawie najbezpieczniej złożyć pismo niezwłocznie, najlepiej w terminie 3 dni od planowanego terminu rozprawy albo od otrzymania informacji o jej odwołaniu.

Do wniosku należy dołączyć dowody wydatków: bilety lotnicze, kolejowe lub autobusowe, potwierdzenia płatności, faktury za nocleg, informację o braku możliwości bezkosztowego zwrotu biletu, korespondencję z sądu oraz wezwanie do osobistego stawiennictwa. Warto wskazać, kiedy otrzymano zawiadomienie o odwołaniu terminu i dlaczego kosztów nie dało się już uniknąć.

Sprawa o ograniczenie władzy rodzicielskiej a koszty dojazdu

Sprawy o ograniczenie, zawieszenie albo pozbawienie władzy rodzicielskiej są co do zasady rozpoznawane w postępowaniu nieprocesowym. Postępowanie może być wszczęte na wniosek albo z urzędu, ponieważ sąd opiekuńczy działa przede wszystkim z uwagi na dobro dziecka.

W postępowaniu nieprocesowym stosuje się art. 520 K.p.c. Zgodnie z § 1 tego przepisu każdy uczestnik ponosi koszty postępowania związane ze swoim udziałem w sprawie. Oznacza to, że samo wezwanie na rozprawę w sprawie rodzinnej nie daje jeszcze automatycznego prawa do zwrotu kosztów podróży od innego uczestnika albo od Skarbu Państwa.

Sąd może jednak odejść od tej zasady. Jeżeli uczestnicy są w różnym stopniu zainteresowani wynikiem postępowania albo ich interesy są sprzeczne, sąd może stosunkowo rozdzielić obowiązek zwrotu kosztów lub nałożyć go na jednego uczestnika w całości. Jeżeli interesy uczestników są sprzeczne, sąd może także obciążyć kosztami uczestnika, którego wnioski oddalono lub odrzucono, a podobnie może postąpić wobec uczestnika, który działał niesumiennie albo oczywiście niewłaściwie.

W opisanej sytuacji, gdy uczestnik mieszka w Holandii i rozpoczął podróż do Polski na rozprawę, która została następnie odwołana, zwrot kosztów nie przysługuje automatycznie. Warto jednak złożyć wniosek, wskazując, że podróż była skutkiem wezwania sądu, zawiadomienie o odwołaniu terminu przyszło zbyt późno, a poniesione wydatki były racjonalne i nie dały się już odwołać.

Jeżeli uczestnik był zwolniony od kosztów sądowych i sąd nakazał jego osobiste stawiennictwo, należy to wyraźnie podnieść. Ustawa o kosztach sądowych w sprawach cywilnych zalicza do wydatków m.in. koszty podróży strony zwolnionej od kosztów sądowych związane z nakazanym przez sąd osobistym stawiennictwem.

Odwołana rozprawa i zbyt późne zawiadomienie

Odwołanie rozprawy samo w sobie nie oznacza jeszcze odpowiedzialności sądu za wszystkie wydatki. Znaczenie ma to, czy osoba została prawidłowo wezwana, czy jej obecność była obowiązkowa, kiedy otrzymała informację o odwołaniu terminu oraz czy mogła uniknąć kosztów, np. anulować bilet albo nocleg.

Jeżeli informacja o odwołaniu rozprawy dotarła dopiero wtedy, gdy podróż była już rozpoczęta albo koszty były bezzwrotne, należy szczegółowo opisać to we wniosku. Trzeba wskazać daty, godziny, trasę podróży, sposób zawiadomienia, wysokość kosztów i załączyć dokumenty.

Sąd może odmówić zwrotu, jeżeli uzna, że koszty nie były konieczne, uczestnik przyjechał mimo braku obowiązku osobistego stawiennictwa, mógł skorzystać z pełnomocnika albo nie wykazał wysokości wydatków. Późne odwołanie terminu, nakaz osobistego stawiennictwa i niemożność odzyskania wydatków zwiększają jednak szanse na pozytywne rozpoznanie wniosku.

Co może zrobić osoba mieszkająca za granicą?

Osoba mieszkająca poza Polską powinna poinformować sąd o stałym miejscu pobytu, wskazać aktualny adres do doręczeń i rozważyć ustanowienie pełnomocnika do doręczeń albo pełnomocnika procesowego w Polsce. Brak sprawnej komunikacji z sądem często generuje koszty, których później trudno dochodzić.

W sprawach cywilnych można wnosić o przeprowadzenie dowodu na odległość w ramach posiedzenia zdalnego, jeżeli charakter dowodu się temu nie sprzeciwia. Jeżeli uczestnik przebywa w innym państwie członkowskim Unii Europejskiej, mogą mieć znaczenie także mechanizmy współpracy między sądami państw członkowskich przy przeprowadzaniu dowodów. Decyzja należy jednak do sądu prowadzącego sprawę.

W piśmie do sądu warto wskazać, że uczestnik mieszka za granicą, wnosi o niewzywanie go do osobistego stawiennictwa bez rzeczywistej konieczności, prosi o udział zdalny lub inny sposób przesłuchania oraz deklaruje gotowość do złożenia wyjaśnień.

Jak napisać wniosek o zwrot kosztów?

Wniosek powinien zawierać oznaczenie sądu, sygnaturę akt, imię i nazwisko uczestnika, datę odwołanej rozprawy, opis poniesionych kosztów oraz konkretne żądanie ich zwrotu. Jeżeli doręczono wezwanie do osobistego stawiennictwa, warto je wyraźnie wskazać.

W uzasadnieniu należy napisać, kiedy kupiono bilet, kiedy otrzymano informację o odwołaniu rozprawy, dlaczego podróży nie można było już anulować i jaka kwota ma zostać zwrócona. Do pisma trzeba dołączyć dowody: bilety, faktury, potwierdzenia płatności, korespondencję z sądem i dokument od przewoźnika o braku zwrotu ceny biletu, jeżeli taki dokument istnieje.

FAQ

Podsumowanie

W sprawie o ograniczenie władzy rodzicielskiej zwrot kosztów dojazdu do sądu nie jest automatyczny, nawet jeśli postępowanie wszczęto z urzędu i rozprawę odwołano. Uczestnik powinien jednak złożyć pisemny wniosek o zwrot kosztów, szczególnie gdy sąd nakazał osobiste stawiennictwo, informacja o odwołaniu przyszła zbyt późno, a wydatki są dobrze udokumentowane. Warto jednocześnie wnosić o takie prowadzenie dalszych czynności, które ograniczy konieczność kosztownych podróży z zagranicy.

Źródła

• Kodeks postępowania cywilnego, w szczególności art. 13, art. 98, art. 109, art. 235 i art. 520: tekst jednolity w Dzienniku Ustaw.
• Ustawa o kosztach sądowych w sprawach cywilnych, w szczególności art. 5, art. 85-88, art. 91-93: tekst jednolity w Dzienniku Ustaw.
• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2020/1783 z 25 listopada 2020 r. w sprawie współpracy między sądami państw członkowskich przy przeprowadzaniu dowodów: EUR-Lex.
• Postanowienie Sądu Apelacyjnego w Łodzi z 20 października 1995 r. dotyczące zwrotu kosztów przejazdu strony prowadzącej proces samodzielnie.