Beneficjent rzeczywisty i reprezentant spółki z o.o. sp.k.

Reprezentant i beneficjent rzeczywisty to nie to samo

W sprawach spółek bardzo często mylą się dwa pojęcia: reprezentant oraz beneficjent rzeczywisty. Reprezentant to osoba albo organ uprawniony do składania oświadczeń woli w imieniu spółki, na przykład do podpisania umowy, zgłoszenia do CRBR albo dokumentów bankowych. Beneficjent rzeczywisty to natomiast osoba fizyczna, która bezpośrednio albo pośrednio sprawuje kontrolę nad spółką, wpływa na jej decyzje albo w imieniu której nawiązywana jest relacja gospodarcza lub przeprowadzana transakcja.

W spółce z o.o. sp.k. analiza jest dwuetapowa. Najpierw trzeba ustalić, kto reprezentuje spółkę komandytową. Następnie trzeba ustalić, które osoby fizyczne rzeczywiście kontrolują całą strukturę - przez udziały w spółce z o.o., funkcję w zarządzie komplementariusza, prawa w spółce komandytowej, udział w zysku, uprawnienia głosowe albo inne faktyczne mechanizmy kontroli.

Kto reprezentuje spółkę z o.o. sp.k.?

Spółkę komandytową reprezentują komplementariusze, chyba że umowa spółki albo prawomocne orzeczenie sądu pozbawia danego komplementariusza prawa reprezentowania. Komandytariusz może reprezentować spółkę tylko jako pełnomocnik. Oznacza to, że sam status komandytariusza nie daje prawa podpisywania dokumentów w imieniu spółki komandytowej.

Jeżeli komplementariuszem jest spółka z o.o., to w praktyce w imieniu spółki komandytowej działają osoby reprezentujące tę spółkę z o.o. Zasady reprezentacji trzeba ustalić z KRS i umowy spółki z o.o. W opisanym stanie faktycznym przy zarządzie wieloosobowym wymagane jest współdziałanie dwóch członków zarządu albo jednego członka zarządu łącznie z prokurentem, jeżeli prokurent został powołany.

W konsekwencji, jeżeli zarząd komplementariusza tworzą prezes zarządu i członek zarządu, a nie ma prokurenta, dokumenty dotyczące spółki komandytowej powinny być podpisywane łącznie przez tych dwóch członków zarządu. Żaden z nich nie działa samodzielnie, jeżeli z ujawnionej w KRS reprezentacji wynika zasada łączna.

Jak ustalić beneficjenta rzeczywistego?

Zgodnie z ustawą AML beneficjentem rzeczywistym jest osoba fizyczna albo osoby fizyczne sprawujące bezpośrednio lub pośrednio kontrolę nad klientem przez posiadane uprawnienia wynikające z okoliczności prawnych lub faktycznych, które umożliwiają wywieranie decydującego wpływu na czynności lub działania podejmowane przez klienta. W przypadku spółek kapitałowych ustawa wskazuje m.in. próg ponad 25% udziałów, akcji albo głosów, ale w spółkach osobowych trzeba sięgać przede wszystkim do ogólnej definicji kontroli i do rzeczywistych praw wspólników.

Beneficjentem rzeczywistym nie jest spółka z o.o., fundacja ani inna jednostka organizacyjna. Zawsze trzeba dojść do konkretnej osoby fizycznej. Jeżeli bezpośrednim wspólnikiem jest spółka z o.o., analizuje się jej strukturę właścicielską, zarząd, prawa głosu, porozumienia wspólników i inne okoliczności dające faktyczny wpływ na decyzje.

Przy spółce z o.o. sp.k. nie powinno się ograniczać analizy do samego pytania, kto podpisuje dokumenty. Reprezentacja jest bardzo ważna, ale beneficjent rzeczywisty może wynikać również z udziału w zysku, wpływu na uchwały wspólników, prawa do zmiany umowy spółki, zgody na czynności przekraczające zwykły zarząd albo z powiązań rodzinnych i faktycznego sposobu prowadzenia biznesu.

Beneficjenci rzeczywiści spółki z o.o. będącej komplementariuszem

Jeżeli w spółce z o.o. będącej komplementariuszem dwie osoby fizyczne posiadają po 50% udziałów i głosów, to każda z nich przekracza próg ponad 25% i co do zasady powinna być traktowana jako beneficjent rzeczywisty tej spółki z o.o. Jeżeli te same osoby są jednocześnie członkami zarządu, ich wpływ jest dodatkowo wzmacniany przez możliwość prowadzenia spraw spółki i jej reprezentowania.

W opisanej strukturze członkowie zarządu spółki z o.o. jako komplementariusza są również osobami, które faktycznie wykonują reprezentację spółki komandytowej. To jednak nie oznacza automatycznie, że są jedynymi beneficjentami rzeczywistymi spółki komandytowej. Trzeba jeszcze zbadać prawa i udział ekonomiczny komandytariuszy.

Czy komandytariusze także mogą być beneficjentami rzeczywistymi?

Tak. Komandytariusz nie reprezentuje spółki komandytowej z mocy prawa, ale może być beneficjentem rzeczywistym, jeżeli jego prawa w spółce wskazują na istotną kontrolę albo istotny udział ekonomiczny. W opisanym przypadku dwie osoby fizyczne mają po 49,99% udziału w przychodach, kosztach albo zysku spółki komandytowej. Taki udział jest bardzo wysoki i nie powinien być pomijany przy analizie AML oraz CRBR.

W spółce komandytowej nie ma udziałów w takim samym znaczeniu jak w spółce z o.o. Występuje ogół praw i obowiązków wspólnika, suma komandytowa, wkłady, udział w zysku oraz prawa wynikające z umowy spółki. Dlatego samo stwierdzenie, że komandytariusz nie ma udziałów kapitałowych jak wspólnik spółki z o.o., nie wystarcza do wyłączenia go z kręgu beneficjentów rzeczywistych.

Jeżeli komandytariusze mają po 49,99% udziału w zysku, uczestniczą w uchwałach, mają prawo do informacji, a umowa spółki przewiduje ich zgodę na ważne czynności, to istnieją silne argumenty za wykazaniem ich jako beneficjentów rzeczywistych spółki komandytowej. Równolegle beneficjentami mogą być osoby fizyczne kontrolujące spółkę z o.o. jako komplementariusza, zwłaszcza gdy przez zarząd komplementariusza decydują o bieżącym prowadzeniu spraw i reprezentacji spółki komandytowej.

Najbezpieczniejszy praktyczny wniosek jest więc taki: w opisanym modelu należy rozważyć wskazanie jako beneficjentów rzeczywistych zarówno osób fizycznych kontrolujących spółkę z o.o. będącą komplementariuszem, jak i komandytariuszy mających po 49,99% udziału ekonomicznego. Ostateczna kwalifikacja wymaga sprawdzenia umowy spółki komandytowej, umowy spółki z o.o., KRS, uchwał, ewentualnych porozumień wspólników oraz faktycznego sposobu podejmowania decyzji.

Księgowa jako instytucja obowiązana AML

Osoba prowadząca działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych jest instytucją obowiązaną w rozumieniu ustawy AML. Oznacza to, że przy obsłudze klienta powinna stosować środki bezpieczeństwa finansowego, w tym identyfikować klienta, identyfikować beneficjenta rzeczywistego, podejmować uzasadnione czynności w celu weryfikacji jego tożsamości oraz ustalać strukturę własności i kontroli klienta.

Księgowa nie musi jednak przejmować roli zarządu ani reprezentanta spółki. Może przygotować dane i zwrócić uwagę na rozbieżności, ale zgłoszenie do CRBR powinno zostać podpisane przez osoby uprawnione do reprezentacji podmiotu. W przypadku spółki komandytowej z komplementariuszem w formie spółki z o.o. będą to osoby działające zgodnie z reprezentacją komplementariusza.

Instytucja obowiązana nie powinna opierać się wyłącznie na wpisie w CRBR. Jeżeli z dokumentów klienta wynika inny obraz kontroli niż z rejestru, należy odnotować rozbieżność, podjąć czynności wyjaśniające, udokumentować ich wynik, a w razie potwierdzonej rozbieżności przekazać informację właściwemu organowi zgodnie z ustawą AML.

Terminy i odpowiedzialność przy zgłoszeniu do CRBR

Spółka komandytowa i spółka z o.o. należą do podmiotów objętych obowiązkiem zgłaszania informacji o beneficjentach rzeczywistych do CRBR. Aktualnie informacje zgłasza się nie później niż w terminie 14 dni od dnia wpisu podmiotu do KRS, a przy zmianie danych - w terminie 14 dni od dnia zmiany. Do biegu tego terminu nie wlicza się sobót, dni ustawowo wolnych od pracy oraz okresów awarii lub zakłóceń funkcjonowania systemu teleinformatycznego obsługującego CRBR.

Nieprawidłowe zgłoszenie, brak aktualizacji albo podanie informacji niezgodnych ze stanem faktycznym może skutkować karą pieniężną do 1 000 000 zł. W praktyce największe ryzyko pojawia się wtedy, gdy spółka wpisuje do CRBR tylko formalnych reprezentantów, a pomija osoby fizyczne czerpiące zasadnicze korzyści ekonomiczne lub mające istotny wpływ na decyzje.

Jak zastosować te zasady do opisanej spółki?

W opisanej spółce z o.o. sp.k. formalnym reprezentantem spółki komandytowej jest komplementariusz, czyli spółka z o.o. Ponieważ spółka z o.o. działa przez zarząd, a przy zarządzie wieloosobowym wymagana jest reprezentacja łączna, w praktyce dokumenty powinien podpisać prezes zarządu razem z drugim członkiem zarządu albo - jeżeli istnieje prokura i KRS na to pozwala - jeden członek zarządu łącznie z prokurentem.

Beneficjentów rzeczywistych trzeba natomiast ustalić szerzej. Osoby fizyczne posiadające po 50% udziałów w spółce z o.o. będącej komplementariuszem co do zasady są beneficjentami rzeczywistymi tej spółki z o.o. i mogą być beneficjentami rzeczywistymi spółki komandytowej z uwagi na kontrolę nad komplementariuszem. Jednocześnie dwie osoby fizyczne jako komandytariusze mające po 49,99% udziału ekonomicznego w spółce komandytowej również powinny zostać bardzo poważnie rozważone jako beneficjenci rzeczywiści.

Nieprawidłowe byłoby więc proste stwierdzenie, że skoro komandytariusze nie reprezentują spółki, to nie mogą być beneficjentami rzeczywistymi. Reprezentacja i beneficjent rzeczywisty to odrębne kategorie. W praktyce do CRBR oraz do dokumentacji AML powinien trafić opis struktury wskazujący, kto kontroluje komplementariusza, kto ma prawo reprezentacji, kto ma udział w zysku i jakie prawa decyzyjne mają poszczególni wspólnicy.

FAQ

Czy reprezentant spółki zawsze jest beneficjentem rzeczywistym?

Nie. Reprezentant podpisuje dokumenty i składa oświadczenia w imieniu spółki, a beneficjent rzeczywisty sprawuje faktyczną lub prawną kontrolę nad spółką. Czasem jest to ta sama osoba, ale nie jest to zasada automatyczna.

Czy komandytariusz może być beneficjentem rzeczywistym?

Tak, zwłaszcza gdy ma istotny udział w zysku, prawa głosu, uprawnienia kontrolne lub inne prawa dające realny wpływ na spółkę. Brak prawa reprezentacji nie wyłącza sam w sobie statusu beneficjenta rzeczywistego.

Kto podpisuje zgłoszenie do CRBR w spółce z o.o. sp.k.?

Zgłoszenie powinny podpisać osoby uprawnione do reprezentacji podmiotu zgodnie z KRS i przepisami Kodeksu spółek handlowych. Jeżeli komplementariuszem jest spółka z o.o., należy stosować zasady reprezentacji tej spółki z o.o.

Czy księgowa może sama zgłosić beneficjenta rzeczywistego do CRBR?

Księgowa może przygotować dane i pomóc w analizie, ale zgłoszenia nie dokonuje jako pełnomocnik spółki. Powinno ono zostać podpisane przez osoby uprawnione do reprezentacji, profilem zaufanym albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Czy wystarczy przepisać dane z KRS do CRBR?

Nie. KRS pomaga ustalić reprezentację i skład wspólników, ale beneficjenta rzeczywistego ustala się na podstawie pełnej struktury własności i kontroli. Trzeba uwzględnić także umowę spółki, udział w zysku, prawa głosu i faktyczny wpływ na decyzje.

Podsumowanie

W spółce z o.o. sp.k. reprezentantem jest co do zasady komplementariusz, a gdy komplementariuszem jest spółka z o.o. - członkowie jej zarządu działający zgodnie z zasadami reprezentacji. Beneficjent rzeczywisty to jednak szersza kategoria i zawsze musi prowadzić do osoby fizycznej faktycznie kontrolującej spółkę albo czerpiącej z niej istotne korzyści.

W opisanym przypadku należy rozważyć nie tylko członków zarządu i wspólników spółki z o.o. będącej komplementariuszem, ale także komandytariuszy posiadających po 49,99% udziału ekonomicznego. Dla księgowej obsługującej spółkę najważniejsze jest udokumentowanie analizy, sprawdzenie umów i KRS oraz wyjaśnienie ewentualnych rozbieżności między dokumentami a wpisem w CRBR.

Źródła

1. Ustawa z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych - Dz.U. 2000 nr 94 poz. 1037, w szczególności przepisy o reprezentacji spółki komandytowej i spółki z o.o.

2. Ustawa z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu - Dz.U. 2018 poz. 723, w szczególności art. 2, art. 34, art. 58-61a i art. 153.

3. Informacje Ministerstwa Finansów o Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych - CRBR.