Wspólna odpowiedzialność materialna pracowników za towar

Czym jest wspólna odpowiedzialność materialna za towar?

Wspólna odpowiedzialność materialna pracowników dotyczy sytuacji, w której kilku pracownikom powierzono łącznie mienie, np. towar w magazynie, kasę, zapasy sklepowe albo wyposażenie, z obowiązkiem wyliczenia się. Podstawę stanowi art. 125 Kodeksu pracy w związku z art. 124 Kodeksu pracy oraz rozporządzeniem Rady Ministrów z 4 października 1974 r. w sprawie wspólnej odpowiedzialności materialnej pracowników za powierzone mienie.

Art. 125 § 1 Kodeksu pracy przewiduje, że pracownicy mogą przyjąć wspólną odpowiedzialność materialną za mienie powierzone im łącznie z obowiązkiem wyliczenia się. Podstawą takiego łącznego powierzenia jest umowa o współodpowiedzialności materialnej zawarta przez pracowników z pracodawcą na piśmie pod rygorem nieważności.

To oznacza, że samo polecenie przełożonego, regulamin magazynu albo ogólna informacja, że pracownicy odpowiadają za towar, nie wystarcza do ustanowienia wspólnej odpowiedzialności materialnej. Potrzebna jest prawidłowa umowa oraz prawidłowe powierzenie mienia.

Kiedy umowa o wspólnej odpowiedzialności materialnej jest ważna?

Aby umowa o wspólnej odpowiedzialności materialnej rzeczywiście wywoływała skutki prawne, powinno być spełnionych kilka warunków. Najważniejsze z nich to:

• zawarcie umowy na piśmie przez pracowników i pracodawcę,
• zgoda wszystkich pracowników zatrudnionych w miejscu powierzenia mienia, z wyjątkami przewidzianymi w rozporządzeniu,
• określenie części, w jakich poszczególni pracownicy odpowiadają za niedobór,
• prawidłowe powierzenie mienia na podstawie inwentaryzacji,
• umożliwienie pracownikom udziału w inwentaryzacji lub wskazania osoby, która weźmie w niej udział,
• zapewnienie realnych warunków sprawowania pieczy nad mieniem.

Rozporządzenie określa również limity liczby pracowników w miejscu powierzenia mienia. Co do zasady wspólna odpowiedzialność może być przyjęta, jeżeli liczba pracowników w miejscu powierzenia mienia nie przekracza 8 osób przy pracy na jedną zmianę, 12 osób przy pracy na dwie zmiany i 16 osób przy pracy na trzy zmiany. W zakładach usługowych, zakładach żywienia zbiorowego oraz sklepach samoobsługowych i preselekcyjnych limit wynosi 24 osoby na jedną zmianę.

W opisanej sytuacji, w której w magazynie pracuje 7 osób, sama liczba pracowników nie wyklucza zawarcia takiej umowy przy pracy na jedną zmianę. Nie przesądza to jednak jeszcze o ważności umowy, bo decydują także sposób powierzenia towaru, treść umowy, inwentaryzacja i realna możliwość kontroli nad magazynem.

Czy przy niedoborze 700 tys. zł każdy musi zapłacić po 100 tys. zł?

Nie można tego przyjąć automatycznie. Zgodnie z art. 125 § 2 Kodeksu pracy pracownicy ponoszący wspólną odpowiedzialność materialną odpowiadają w częściach określonych w umowie. Jeżeli więc 7 pracowników podpisało ważną umowę i umowa przewiduje równe udziały, to przy niedoborze 700 tys. zł udział każdego z nich mógłby wynosić 100 tys. zł. Nadal jednak pracodawca musiałby wykazać prawidłowe powierzenie mienia, istnienie niedoboru, jego wysokość oraz związek niedoboru z mieniem objętym umową.

Jeżeli umowa określa inne proporcje odpowiedzialności, np. większy udział kierownika magazynu i mniejszy udział pozostałych pracowników, rozliczenie powinno odpowiadać tym proporcjom. Jeżeli umowa nie określa udziałów albo robi to niejasno, pracownik może kwestionować zakres swojej odpowiedzialności.

Trzeba też odróżnić odpowiedzialność wspólną od odpowiedzialności sprawcy. Jeżeli zostanie ustalone, że całą szkodę albo jej część spowodował konkretny pracownik lub grupa pracowników, za tę szkodę odpowiadają sprawcy. Pozostali pracownicy nie powinni ponosić odpowiedzialności za część niedoboru, którą można przypisać ustalonym sprawcom.

Podobne problemy pojawiają się przy kasach i kasetkach, dlatego warto porównać zasady opisane w materiale o tym, jak wygląda odpowiedzialność kasjera za braki w kasie.

Czy odpowiedzialność jest solidarna?

Co do zasady nie. Wspólna odpowiedzialność materialna z art. 125 Kodeksu pracy nie jest automatycznie odpowiedzialnością solidarną za cały niedobór. Pracownicy odpowiadają w częściach wskazanych w umowie. Pracodawca nie może więc dowolnie wybrać jednego pracownika i żądać od niego całych 700 tys. zł tylko dlatego, że pracownik podpisał umowę razem z innymi osobami.

Inaczej może być wtedy, gdy szkoda została wyrządzona umyślnie. Art. 122 Kodeksu pracy przewiduje, że pracownik, który umyślnie wyrządził szkodę, jest obowiązany do jej naprawienia w pełnej wysokości. Jeżeli kilku pracowników działało wspólnie i umyślnie doprowadziło do szkody, ocena odpowiedzialności może być znacznie surowsza i będzie zależała od konkretnych ustaleń dowodowych.

Jak pracodawca może dochodzić zapłaty od pracownika?

Pracodawca nie powinien samodzielnie obciążyć pracownika ogromną kwotą i potrącać jej z wynagrodzenia tylko dlatego, że stwierdził niedobór. Jeżeli pracownik nie uznaje roszczenia i nie wyraża zgody na potrącenie, pracodawca co do zasady musi wystąpić na drogę sądową i wykazać swoje roszczenie.

W procesie pracownik może bronić się m.in. tym, że mienie nie zostało prawidłowo powierzone, inwentaryzacja była wadliwa, dostęp do magazynu miały osoby nieobjęte umową, monitoring lub inne zabezpieczenia nie działały, pracodawca nie zapewnił warunków umożliwiających ochronę towaru albo część szkody powstała z przyczyn niezależnych od pracownika.

Jeżeli sąd zasądzi od pracownika określoną kwotę, pracodawca może dochodzić jej w egzekucji. Przy egzekucji należności innych niż alimentacyjne potrącenia z wynagrodzenia są limitowane przepisami Kodeksu pracy. Co do zasady nie można zająć całej pensji. Jeżeli natomiast pracodawca chce potrącić należność bez tytułu wykonawczego, potrzebna jest pisemna zgoda pracownika dotycząca konkretnej należności.

Jeżeli sprawa dotyczy nie tylko niedoboru, ale także uszkodzenia, zniszczenia albo utraty konkretnych rzeczy, pomocne może być omówienie zasad odpowiedzialności za szkodę w towarze.

Monitoring, dostęp do magazynu i obowiązek zabezpieczenia mienia

Pracownik może uwolnić się od odpowiedzialności za mienie powierzone, jeżeli wykaże, że szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych. Kodeks pracy jako przykład wskazuje niezapewnienie przez pracodawcę warunków umożliwiających zabezpieczenie powierzonego mienia.

Niesprawny monitoring nie zawsze automatycznie zwalnia pracowników z odpowiedzialności. Może jednak być bardzo ważnym argumentem, zwłaszcza gdy monitoring miał stanowić istotny element zabezpieczenia magazynu, pracownicy zgłaszali awarie, dostęp do towaru miały także inne osoby, a pracodawca nie reagował na sygnały o ryzyku.

Dlatego każdą usterkę zabezpieczeń warto zgłaszać na piśmie lub e-mailem: awarię kamer, brak kontroli dostępu, otwarte drzwi magazynu, wydawanie towaru bez potwierdzeń, nieaktualne stany magazynowe, brak możliwości uczestniczenia w przyjęciu i wydaniu towaru. W razie sporu taka dokumentacja może mieć większe znaczenie niż ustne zapewnienia, że problem był znany przełożonym.

Niedobór ujawniony w czasie inwentaryzacji

Inwentaryzacja jest kluczowa zarówno przy ustanawianiu wspólnej odpowiedzialności, jak i przy rozliczaniu niedoboru. Warunkiem ustanowienia odpowiedzialności jest powierzenie mienia łącznie wszystkim pracownikom na podstawie inwentaryzacji przeprowadzonej z ich udziałem albo z udziałem osób przez nich wskazanych. Pracownicy powinni mieć możliwość zgłoszenia uwag do przebiegu i wyników inwentaryzacji.

Jeżeli rozliczenie mienia wykaże niedobór, każdy z pracowników ponoszących wspólną odpowiedzialność materialną może w ciągu 3 dni od powzięcia wiadomości o niedoborze odstąpić na piśmie od umowy ze skutkiem na przyszłość. W takim przypadku do inwentaryzacji należy przystąpić w ciągu 7 dni od dnia odstąpienia pierwszego pracownika od umowy.

Pracownik może również żądać przeprowadzenia inwentaryzacji, gdy stwierdzi nieprawidłowe wykonywanie obowiązków związanych z pieczą nad mieniem przez innego pracownika objętego odpowiedzialnością. Jeżeli w terminie nieprzekraczającym 7 dni od zgłoszenia żądania inwentaryzacja nie zostanie rozpoczęta albo pracownik, którego dotyczą zarzuty, nie zostanie odsunięty od pracy w miejscu powierzenia mienia, pracownik zgłaszający zarzuty może odstąpić od umowy ze skutkiem na przyszłość.

Czy można wypowiedzieć umowę o wspólnej odpowiedzialności materialnej?

Tak. Pracownik może wypowiedzieć umowę o wspólnej odpowiedzialności materialnej na piśmie na 14 dni naprzód. W takim przypadku inwentaryzację należy rozpocząć przed upływem okresu wypowiedzenia tej umowy.

Odstąpienie albo wypowiedzenie umowy działa na przyszłość. Nie oznacza automatycznie, że pracownik nie odpowiada za wcześniejszy niedobór. Decydujące będzie to, kiedy szkoda powstała, kiedy została ujawniona, czy inwentaryzację rozpoczęto w wymaganym terminie i czy pracownik miał realną możliwość udziału w rozliczeniu mienia.

Każda zmiana składu pracowników objętych wspólną odpowiedzialnością materialną wymaga zawarcia nowej umowy. Jeżeli więc ktoś odchodzi z pracy, zostaje przeniesiony albo do zespołu dochodzi nowa osoba, pracodawca powinien zadbać o prawidłowe rozliczenie mienia i nową podstawę odpowiedzialności.

Czy odmowa podpisania umowy może skończyć się wypowiedzeniem?

Pracownik nie ma obowiązku podpisywać każdej umowy przedstawionej przez pracodawcę, zwłaszcza jeżeli umowa jest niejasna, nie określa udziałów, obejmuje okres sprzed inwentaryzacji, została przygotowana z datą wsteczną albo nie daje pracownikom realnej kontroli nad mieniem. Odmowa podpisania wadliwej umowy może być uzasadniona.

Trzeba jednak uczciwie zaznaczyć, że w praktyce odmowa podpisania umowy o odpowiedzialności materialnej może prowadzić do wypowiedzenia umowy o pracę, jeżeli odpowiedzialność za powierzone mienie jest istotnym elementem danego stanowiska, np. pracy magazyniera, kasjera czy osoby wydającej towar. W razie sporu sąd pracy ocenia, czy wypowiedzenie było uzasadnione i czy pracodawca nie nadużył prawa.

Przed odmową warto złożyć pracodawcy pisemne zastrzeżenia i wskazać, co powinno zostać poprawione: brak inwentaryzacji, brak sprawnego monitoringu, dostęp osób trzecich do magazynu, niejasne zasady wydawania towaru, brak określenia udziałów odpowiedzialności albo brak możliwości zgłaszania uwag.

Jak ograniczyć ryzyko przed podpisaniem umowy?

Przed podpisaniem umowy o wspólnej odpowiedzialności materialnej warto sprawdzić co najmniej kilka elementów. Po pierwsze, czy umowa wskazuje dokładnie miejsce powierzenia mienia i osoby objęte odpowiedzialnością. Po drugie, czy określa części odpowiedzialności poszczególnych pracowników. Po trzecie, czy przeprowadzono rzetelną inwentaryzację i czy można zgłosić do niej uwagi. Po czwarte, czy dostęp do towaru mają wyłącznie osoby objęte umową albo osoby dopuszczone zgodnie z rozporządzeniem.

Warto też zadbać o procedury dokumentujące przyjęcie i wydanie towaru. Jeżeli magazyn jest otwierany przez wiele osób, towar wydawany jest bez potwierdzeń, a monitoring nie obejmuje newralgicznych miejsc, pracownik powinien zgłosić te okoliczności przed podpisaniem umowy albo najpóźniej od razu po ich ujawnieniu.

Dobrym rozwiązaniem jest także zachowywanie kopii korespondencji z pracodawcą, protokołów inwentaryzacji, zdjęć zabezpieczeń, zgłoszeń awarii i uwag do stanów magazynowych. W ewentualnym procesie dowody zebrane na bieżąco często mają decydujące znaczenie.

FAQ

Czy podpisanie umowy oznacza, że odpowiadam za cały magazyn?

Nie zawsze. Odpowiadasz za mienie objęte prawidłowym powierzeniem i w części określonej w umowie, chyba że zostanie ustalone, że to Ty spowodowałeś całą szkodę albo jej konkretną część.

Czy pracodawca może żądać 100 tys. zł od pracownika zarabiającego minimalnie?

Wysokość wynagrodzenia nie wyłącza odpowiedzialności za mienie powierzone. Pracodawca musi jednak udowodnić roszczenie, a potrącenia z wynagrodzenia podlegają ograniczeniom. Bez zgody pracownika lub tytułu wykonawczego nie powinno dojść do jednostronnego potrącenia takiej kwoty.

Czy brak działającego monitoringu zwalnia z odpowiedzialności?

Sam brak monitoringu nie przesądza sprawy automatycznie. Jeżeli jednak monitoring był elementem zabezpieczenia mienia, awaria była znana pracodawcy, a pracownicy nie mieli realnej kontroli nad towarem, może to być ważny argument obronny.

Czy mogę dopisać zastrzeżenia do protokołu inwentaryzacji?

Tak. Pracownicy powinni mieć możliwość zgłaszania uwag do przebiegu i wyników inwentaryzacji. Warto wpisywać konkretne zastrzeżenia, np. brak dokumentów, niezgodności w stanach, dostęp osób trzecich albo uszkodzone zabezpieczenia.

Czy mogę wypowiedzieć umowę o wspólnej odpowiedzialności materialnej?

Tak. Pracownik może wypowiedzieć taką umowę na piśmie na 14 dni naprzód. W określonych sytuacjach, np. po stwierdzeniu niedoboru albo przy nieprawidłowościach innego pracownika, możliwe jest także odstąpienie od umowy na zasadach przewidzianych w rozporządzeniu.

Czy odmowa podpisania umowy jest bezpieczna?

Odmowa może być uzasadniona, zwłaszcza gdy umowa lub inwentaryzacja są wadliwe. Trzeba jednak liczyć się z tym, że pracodawca może potraktować brak zgody jako przeszkodę w dalszym zatrudnianiu na stanowisku związanym z pieczą nad mieniem. W razie sporu oceni to sąd pracy.

Podsumowanie

Wspólna odpowiedzialność materialna pracowników za towar jest dopuszczalna, ale tylko przy spełnieniu warunków wynikających z Kodeksu pracy i rozporządzenia. Najważniejsze są: pisemna umowa, prawidłowa inwentaryzacja, określenie udziałów, zgoda właściwych pracowników i realna możliwość sprawowania pieczy nad mieniem.

Przy niedoborze w magazynie pracownicy nie odpowiadają automatycznie solidarnie za całość straty. Co do zasady odpowiadają w częściach określonych w umowie, a jeżeli da się ustalić sprawcę szkody, za całość albo odpowiednią część niedoboru powinien odpowiadać sprawca. Osobno należy oceniać sytuację po zakończeniu zatrudnienia, zwłaszcza gdy niedobór ujawniono później albo pracownik nie został dopuszczony do inwentaryzacji. W takim przypadku znaczenie może mieć także odpowiedzialność po ustaniu umowy.

Najbezpieczniej nie podpisywać dokumentów automatycznie. Przed podpisaniem umowy, zgody na potrącenie, ugody albo oświadczenia o uznaniu długu warto sprawdzić, czy pracodawca prawidłowo powierzył mienie i czy pracownik rzeczywiście miał możliwość zabezpieczenia towaru.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy - Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141, w szczególności art. 122, art. 124, art. 125, art. 87 i art. 91.
2. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 4 października 1974 r. w sprawie wspólnej odpowiedzialności materialnej pracowników za powierzone mienie - Dz.U. 1974 nr 40 poz. 236; tekst jednolity: Dz.U. 1996 nr 143 poz. 663.
3. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 20 grudnia 1984 r., sygn. akt I PRN 172/84.
4. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 22 lipca 1998 r., sygn. akt I PKN 255/98.