Wycofanie zgody na dane pracownika po ustaniu zatrudnienia

Czy pracownik może wycofać zgodę na przetwarzanie danych po otrzymaniu wypowiedzenia?

Tak. Osoba, której dane dotyczą, ma prawo w dowolnym momencie wycofać zgodę na przetwarzanie danych osobowych na podstawie art. 7 ust. 3 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO). Wycofanie zgody nie wpływa jednak na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej cofnięciem.

W praktyce najważniejsze jest ustalenie, na jakiej podstawie prawnej pracodawca przetwarza konkretne dane. Jeżeli podstawą była zgoda z art. 6 ust. 1 lit. a RODO, po jej cofnięciu dalsze przetwarzanie co do zasady powinno ustać, chyba że pojawi się inna podstawa z art. 6 ust. 1 RODO. Jeżeli natomiast podstawą jest obowiązek prawny ciążący na pracodawcy, czyli art. 6 ust. 1 lit. c RODO, cofnięcie zgody niczego tu nie zmienia.

W relacji pracownik–pracodawca ma to duże znaczenie, bo znaczna część danych kadrowych jest przetwarzana nie z powodu zgody, lecz dlatego, że pracodawca ma obowiązki wynikające z przepisów prawa pracy, podatkowych i ubezpieczeniowych.

Jakie dane pracodawca przetwarza bez zgody pracownika?

Zakres danych, których pracodawca może żądać od kandydata i pracownika, wynika przede wszystkim z art. 22¹ ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy. Przepis ten określa, jakich danych wolno żądać na etapie rekrutacji i zatrudnienia.

Przetwarzanie tych danych nie opiera się na zgodzie, lecz na konieczności realizacji obowiązków pracodawcy. Podstawą są zwłaszcza:

• art. 6 ust. 1 lit. c RODO – przetwarzanie niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze,
• art. 6 ust. 1 lit. b RODO – gdy przetwarzanie jest niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy lub do wykonania umowy,
• art. 22¹ Kodeksu pracy – określający katalog danych żądanych od pracownika,
• przepisy podatkowe, ubezpieczeniowe i dotyczące dokumentacji pracowniczej.

Dlatego pracownik nie może skutecznie zażądać usunięcia np. danych z akt osobowych, list płac, deklaracji ZUS czy dokumentów podatkowych tylko dlatego, że cofnął zgodę. W takim zakresie zgoda nie jest podstawą przetwarzania.

Przy ocenie granic przetwarzania warto pamiętać także o zasadzie minimalizacji z art. 5 ust. 1 lit. c RODO. Oznacza ona, że pracodawca może przetwarzać tylko dane adekwatne, stosowne i ograniczone do tego, co niezbędne. To właśnie w tym obszarze pojawia się problem dane pracownika a zgoda – nie każdą operację na danych można uzasadnić samym interesem pracodawcy.

Kiedy zgoda pracownika rzeczywiście ma znaczenie?

Zgoda ma znaczenie przede wszystkim wtedy, gdy pracodawca chce przetwarzać inne dane niż te, których może żądać na podstawie przepisów. Wynika to z art. 22^1a § 1 Kodeksu pracy. Przepis stanowi, że zgoda osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika może stanowić podstawę przetwarzania przez pracodawcę innych danych osobowych niż wymienione w art. 22¹ § 1 i 3 Kodeksu pracy, z wyjątkiem danych, o których mowa w art. 10 RODO.

Jednocześnie art. 22^1a § 2 Kodeksu pracy wyraźnie wskazuje, że brak zgody lub jej wycofanie nie może powodować negatywnych konsekwencji wobec pracownika, w szczególności nie może uzasadniać wypowiedzenia umowy ani rozwiązania jej bez wypowiedzenia.

Typowe przykłady danych przetwarzanych na podstawie zgody to np. publikacja zdjęcia pracownika na stronie firmy, udział w materiałach promocyjnych czy dobrowolne informacje przekazane ponad ustawowy zakres. W takich sytuacjach po cofnięciu zgody pracodawca powinien zaprzestać dalszego wykorzystywania danych, jeśli nie ma innej podstawy prawnej. Zbliżony problem pojawia się przy publikacji zdjęć – zobacz również: wycofanie zgody pracownika.

Co dzieje się z danymi po zakończeniu zatrudnienia?

Po ustaniu stosunku pracy pracodawca nadal przetwarza część danych byłego pracownika, ponieważ musi wykonać lub wykazać wykonanie obowiązków wynikających z prawa. Dotyczy to w szczególności:

• prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej,
• rozliczeń z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych,
• rozliczeń podatkowych,
• wydania i ewentualnej korekty świadectwa pracy,
• obrony przed roszczeniami albo dochodzenia roszczeń związanych z zatrudnieniem.

Podstawą dalszego przetwarzania są wtedy najczęściej:

• art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązek prawny,
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes administratora, np. ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń, o ile w danym przypadku ta podstawa rzeczywiście jest właściwa,
• art. 94 pkt 9a i 9b Kodeksu pracy – obowiązek prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej,
• przepisy wykonawcze dotyczące dokumentacji pracowniczej.

Nie ma więc podstaw do twierdzenia, że po cofnięciu zgody pracodawca ma „zanonimizować” albo usunąć całość akt osobowych. Jeżeli dokumentacja musi być przechowywana, pracodawca nie tylko może, ale wręcz musi ją dalej przetwarzać.

Jak długo pracodawca przechowuje akta osobowe i dokumentację po ustaniu pracy?

Zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej wynikają z art. 94 pkt 9a i 9b Kodeksu pracy oraz z rozporządzenia wykonawczego dotyczącego dokumentacji pracowniczej.

Kluczowy jest tu okres zatrudnienia danej osoby:

Dodatkowo dokumentacja płacowa i ubezpieczeniowa może być potrzebna do wykazania podstawy wymiaru świadczeń z ubezpieczeń społecznych. Dlatego okresów tych nie wolno skracać tylko z powodu cofnięcia zgody.

Jeżeli sytuacja dotyczy starszych okresów zatrudnienia, warto każdorazowo sprawdzić, czy pracodawca skorzystał z możliwości skrócenia okresu przechowywania dokumentacji dla pracowników z lat 1999–2018. To zależy od konkretnego stanu faktycznego i wykonania obowiązków wobec ZUS.

Czy trzeba usuwać dokumenty podpisane lub opatrzone pieczątką imienną byłego pracownika?

Nie. Sam fakt, że na dokumentach znajduje się imię i nazwisko byłego pracownika albo jego podpis, nie oznacza obowiązku usunięcia dokumentów z akt czy z dokumentacji księgowej. Jeżeli dokument musi być przechowywany z uwagi na obowiązek prawny, dane zawarte w tym dokumencie nadal mogą być przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Inaczej należy podejść do samej pieczątki imiennej jako przedmiotu. Po zakończeniu zatrudnienia pracodawca powinien zadbać, by nie była dalej używana przez osoby nieuprawnione. W praktyce najbezpieczniej jest ją odebrać, unieważnić albo zniszczyć zgodnie z przyjętą procedurą wewnętrzną oraz odnotować tę czynność. Nie wynika to jednak z przepisu nakazującego zawsze sporządzenie protokołu zniszczenia, lecz z zasady integralności i poufności z art. 5 ust. 1 lit. f RODO oraz z obowiązku wdrożenia odpowiednich środków bezpieczeństwa z art. 24 i art. 32 RODO.

Jeżeli firma używa kwalifikowanych podpisów elektronicznych, kart dostępowych, identyfikatorów, kont e-mail i kont systemowych byłego pracownika, powinna niezwłocznie cofnąć uprawnienia i zabezpieczyć dostęp. To element organizacyjnego zamknięcia zatrudnienia, a nie kwestia samej zgody.

Kiedy były pracownik może skutecznie żądać usunięcia danych?

Prawo do usunięcia danych z art. 17 ust. 1 RODO nie ma charakteru bezwzględnego. Administrator nie musi usuwać danych, jeżeli zachodzi jedna z przesłanek z art. 17 ust. 3 RODO. Dla spraw pracowniczych najważniejszy jest art. 17 ust. 3 lit. b RODO, zgodnie z którym prawo do usunięcia danych nie ma zastosowania, gdy przetwarzanie jest niezbędne do wywiązania się z prawnego obowiązku wymagającego przetwarzania na mocy prawa Unii lub prawa państwa członkowskiego.

W praktyce były pracownik może skutecznie domagać się usunięcia głównie takich danych, które:

• były przetwarzane wyłącznie na podstawie zgody,
• nie są już potrzebne do celu, dla którego zostały zebrane,
• nie muszą być przechowywane na podstawie przepisów,
• nie są potrzebne do obrony przed roszczeniami.

Przykładowo może chodzić o zdjęcie w materiałach promocyjnych, profil w zakładce „nasz zespół”, dodatkowe notatki niezwiązane z obowiązkową dokumentacją czy dobrowolnie udostępnione dane, dla których po ustaniu zatrudnienia nie ma już celu i podstawy prawnej.

Jak pracodawca powinien odpowiedzieć na cofnięcie zgody?

Najbezpieczniej potraktować cofnięcie zgody jak formalny wniosek i przeprowadzić analizę kategorii danych. W odpowiedzi warto:

1. wskazać, jakie dane były przetwarzane na podstawie zgody i jakie działania zostały podjęte po jej cofnięciu,
2. oddzielnie wskazać dane przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO oraz właściwych przepisów szczególnych,
3. poinformować o okresie dalszego przechowywania dokumentacji, jeżeli wynika on z prawa,
4. wyjaśnić, czy i w jakim zakresie dane będą dalej przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, np. dla celów roszczeń, jeśli to rzeczywiście uzasadnione.

Trzeba też pamiętać o zasadzie przejrzystości z art. 5 ust. 1 lit. a RODO i o obowiązkach informacyjnych wynikających z art. 12 RODO. Odpowiedź nie powinna być ogólnikowa. Powinna jasno pokazywać, które dane usuwamy, które pozostają i dlaczego.

Podsumowanie

Po zakończeniu stosunku pracy pracodawca nie traci automatycznie prawa do przetwarzania danych byłego pracownika. W odniesieniu do akt osobowych, dokumentacji płacowej, rozliczeń z ZUS i urzędem skarbowym czy dokumentów potrzebnych do wykazania przebiegu zatrudnienia podstawą przetwarzania pozostaje obowiązek prawny, a nie zgoda.

Cofnięcie zgody wywołuje natomiast skutek wobec danych przetwarzanych dobrowolnie, jeżeli nie ma innej podstawy prawnej dalszego przetwarzania. Dlatego każdą sytuację trzeba rozdzielić na dwie grupy: dane obowiązkowe i dane dobrowolne.

FAQ

Czy pracownik może cofnąć zgodę jeszcze w okresie wypowiedzenia?

Tak. Zgodnie z art. 7 ust. 3 RODO zgodę można wycofać w dowolnym momencie, także w okresie wypowiedzenia.

Czy po cofnięciu zgody pracodawca musi usunąć akta osobowe?

Nie. Jeżeli akta osobowe są przechowywane na podstawie art. 94 pkt 9a i 9b Kodeksu pracy, cofnięcie zgody nie powoduje obowiązku ich usunięcia.

Czy były pracownik może żądać usunięcia swojego nazwiska z dawnych dokumentów firmowych?

Co do zasady nie, jeśli dokumenty muszą być zachowane z przyczyn prawnych, księgowych, kadrowych lub dowodowych. Możliwe jest natomiast usunięcie danych z materiałów marketingowych czy prezentacyjnych, jeśli były przetwarzane wyłącznie na podstawie zgody.

Czy pracodawca musi zniszczyć pieczątkę imienną byłego pracownika?

Powinien co najmniej odebrać ją i uniemożliwić dalsze używanie przez osoby nieuprawnione. Zniszczenie lub formalne unieważnienie jest najbezpieczniejszym rozwiązaniem organizacyjnym.

Czy cofnięcie zgody może być powodem gorszego traktowania pracownika?

Nie. Zakazuje tego wprost art. 22^1a § 2 Kodeksu pracy.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy - Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141
2. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE - (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)
3. Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją
4. Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej
5. Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych