Uzyskanie danych właściciela lokalu po zalaniu mieszkania a RODO

Uzyskanie danych właściciela mieszkania a RODO

W opisanej sytuacji nie ma podstaw, aby automatycznie odmawiać udostępnienia danych właściciela lokalu tylko dlatego, że chodzi o dane osobowe. Zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) przetwarzanie jest zgodne z prawem, jeżeli jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, gdy nadrzędny charakter mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą.

Osoba zalana ma co do zasady prawnie uzasadniony interes w ustaleniu, przeciwko komu skierować wezwanie do zapłaty, żądanie naprawy szkody albo pozew. Dochodzenie roszczeń cywilnych jest powszechnie uznawane za cel mieszczący się w art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Administrator danych, czyli np. wspólnota mieszkaniowa albo działający w jej imieniu zarządca, nie powinien więc poprzestać na haśle „RODO zabrania”, lecz musi ocenić konkretną sytuację.

Znaczenie ma też zasada minimalizacji danych z art. 5 ust. 1 lit. c RODO. Oznacza to, że można udostępnić tylko te dane, które są adekwatne, stosowne i niezbędne do celu. W praktyce najczęściej chodzi o imię, nazwisko oraz adres do doręczeń właściciela lokalu. Nie ma natomiast podstaw do przekazywania szerszego zakresu danych, jeżeli nie jest on potrzebny do dochodzenia roszczeń.

Jaka jest podstawa roszczeń po zalaniu mieszkania?

Samo udostępnienie danych nie przesądza jeszcze o odpowiedzialności za szkodę, ale jest potrzebne, aby móc ją dochodzić. Podstawą odpowiedzialności najczęściej będzie art. 415 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny, zgodnie z którym kto z winy swojej wyrządził drugiemu szkodę, obowiązany jest do jej naprawienia. Jeżeli zalanie wynika z nienależytego utrzymania urządzeń lub wyposażenia lokalu, właściciel może odpowiadać odszkodowawczo, o ile zostaną wykazane przesłanki odpowiedzialności.

Zakres naprawienia szkody wyznacza art. 361 § 1 i 2 Kodeksu cywilnego, czyli normalny związek przyczynowy oraz obowiązek wyrównania strat, a w odpowiednich przypadkach również utraconych korzyści. Jeżeli lokal jest ubezpieczony, dane właściciela mogą być potrzebne także do zgłoszenia szkody do jego ubezpieczyciela albo do skierowania wobec niego roszczenia regresowego.

W praktyce warto zgromadzić: protokół oględzin, zdjęcia, korespondencję ze wspólnotą lub zarządcą, rachunki za naprawy, kosztorysy oraz dane świadków. Jeżeli stan faktyczny jest sporny, zakres odpowiedzialności może wymagać opinii technicznej albo oceny sądu.

Czy wspólnota albo zarządca ma obowiązek przekazać dane?

Nie można powiedzieć, że w każdym przypadku istnieje bezwzględny obowiązek wydania danych „na żądanie”. Administrator musi przeprowadzić ocenę legalności udostępnienia. Jeżeli jednak poszkodowany wykaże, że potrzebuje danych wyłącznie do dochodzenia konkretnego roszczenia, a żądany zakres jest ograniczony do minimum, odmowa często będzie nieprawidłowa.

Wspólnota mieszkaniowa działa na podstawie ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali. Zgodnie z art. 21 ust. 1 tej ustawy zarząd kieruje sprawami wspólnoty i reprezentuje ją na zewnątrz oraz w stosunkach między wspólnotą a poszczególnymi właścicielami lokali. Z kolei art. 22 ust. 1 ustawy o własności lokali wskazuje, że czynności zwykłego zarządu podejmuje zarząd samodzielnie. Jeżeli zatem wspólnota lub zarządca dysponuje danymi właściciela i zna kontekst szkody, powinna ocenić wniosek rzetelnie, a nie odruchowo odmówić.

Trzeba przy tym odróżnić wspólnotę mieszkaniową od zarządcy działającego na podstawie umowy. To, kto formalnie jest administratorem danych, zależy od organizacji zarządzania i zakresu powierzenia przetwarzania danych. Dla osoby poszkodowanej praktycznie najważniejsze jest jednak skierowanie wniosku do podmiotu, który realnie dysponuje danymi i obsługuje wspólnotę.

Jakie dane można uzyskać?

Najczęściej wystarczające i proporcjonalne będą:

• imię i nazwisko właściciela lokalu,
• adres do doręczeń, jeżeli jest inny niż adres lokalu,
• ewentualnie informacja, kto jest właścicielem lokalu, jeśli lokal zajmuje inna osoba.

Co do zasady nie jest konieczne przekazywanie numeru PESEL, numeru telefonu, adresu e-mail czy innych danych wykraczających poza cel dochodzenia roszczeń. O tym, jaki zakres jest dopuszczalny, decyduje zasada niezbędności z art. 6 ust. 1 lit. f RODO i zasada minimalizacji z art. 5 ust. 1 lit. c RODO.

Na granicy dopuszczalności bywa sytuacja, gdy ktoś żąda szerszych informacji tylko „na wszelki wypadek”. Wtedy administrator może odmówić częściowo albo ograniczyć zakres przekazywanych danych. Podobny problem pojawia się przy pytaniu o dostęp do cudzych danych – granice udostępnienia zawsze zależą od celu, niezbędności i proporcjonalności.

Jak złożyć wniosek o udostępnienie danych?

Najlepiej zrobić to pisemnie i możliwie konkretnie. We wniosku warto:

1. wskazać datę i okoliczności zalania,
2. powołać się na protokół oględzin albo inne dowody wskazujące źródło szkody,
3. wyjaśnić, że dane są potrzebne wyłącznie do dochodzenia roszczeń cywilnych,
4. powołać art. 6 ust. 1 lit. f RODO oraz art. 5 ust. 1 lit. c RODO,
5. zaznaczyć, że chodzi tylko o dane niezbędne: imię, nazwisko i adres do doręczeń.

Dobrze jest zażądać odpowiedzi w rozsądnym terminie, np. 7 albo 14 dni. RODO nie przewiduje tu specjalnego terminu identycznego jak przy realizacji praw osoby, której dane dotyczą, bo nie mamy do czynienia z typowym wnioskiem z art. 15 RODO. W praktyce termin należy oceniać przez pryzmat sprawnego działania administratora i okoliczności sprawy.

Co zrobić, gdy zarządca odmawia?

Jeżeli po złożeniu pisemnego, dobrze uzasadnionego wniosku nadal otrzymuje Pani odmowę, można rozważyć kilka dróg działania:

Skarga do Prezesa UODO może być uzasadniona, jeżeli administrator błędnie zakłada, że RODO zawsze zakazuje ujawnienia danych osobie trzeciej. Podstawę złożenia skargi przewiduje art. 77 ust. 1 RODO, zgodnie z którym każda osoba ma prawo wnieść skargę do organu nadzorczego, jeżeli uważa, że przetwarzanie danych narusza RODO.

Równolegle można przygotowywać roszczenie cywilne. Jeżeli nie zna Pani wszystkich danych sprawcy szkody, sąd może w toku sprawy dopuścić odpowiednie wnioski dowodowe. To rozwiązanie wymaga jednak dostosowania do konkretnego stanu faktycznego i sposobu oznaczenia strony pozwanej.

Czego nie warto robić?

Nie warto żądać danych „na zapas” ani powoływać się wyłącznie na własne przekonanie, że „mam prawo wiedzieć, kto tam mieszka”. Podstawą powinien być konkretny cel: dochodzenie roszczeń po zalaniu. Nie należy też oczekiwać, że wspólnota ujawni wszystkie posiadane informacje o właścicielu.

Jeżeli nie ma dowodów, że szkoda rzeczywiście pochodzi z danego lokalu, administrator może uznać, że interes wnioskodawcy nie został dostatecznie wykazany. Dlatego istotne są dokumenty z oględzin, notatki, zdjęcia i korespondencja.

FAQ

Czy wspólnota musi podać PESEL właściciela lokalu?

Zwykle nie. Do przedsądowego dochodzenia roszczeń najczęściej wystarcza imię, nazwisko i adres do doręczeń. Szerszy zakres danych wymagałby wykazania, że jest rzeczywiście niezbędny.

Czy mogę powołać się tylko na to, że zostałam zalana?

Lepiej dołączyć dowody: protokół, zdjęcia, notatkę administratora albo korespondencję. Im lepiej wykaże Pani związek między lokalem a szkodą, tym trudniej uzasadnić odmowę.

Czy zarządca może powiedzieć, że poda dane tylko sądowi?

Nie zawsze. Jeżeli istnieje podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f RODO i zakres danych jest ograniczony do niezbędnego minimum, dane mogą zostać udostępnione także poszkodowanemu bez wcześniejszego postępowania sądowego.

Czy mogę złożyć skargę do UODO?

Tak, jeżeli uważa Pani, że administrator błędnie stosuje RODO i bezpodstawnie odmawia udostępnienia danych potrzebnych do dochodzenia roszczeń. Podstawą jest art. 77 ust. 1 RODO.

Czy odpowiedzialność za zalanie zawsze ponosi właściciel lokalu?

Nie zawsze. Zależy to od przyczyny szkody, statusu lokalu, ewentualnego najemcy, stanu instalacji oraz tego, czy źródło awarii znajduje się w części wspólnej budynku. Każdą sprawę trzeba ocenić według konkretnego stanu faktycznego.

Źródła

1. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO), w szczególności art. 6 oraz art. 5.

2. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny, w szczególności art. 361 oraz art. 415.

3. Ustawa z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali, w szczególności art. 21 i art. 22.

4. Ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych - Dz.U. 2018 poz. 1000.