Czy wysyłanie ofert handlowych pocztą tradycyjną jest zgodne z prawem?

Czy można wysłać ofertę handlową listem bez zgody odbiorcy?

Tak – co do zasady sama wysyłka oferty handlowej pocztą tradycyjną jest dopuszczalna i nie wymaga uprzedniej zgody odbiorcy na takich zasadach, jak przy e-mailu lub kontakcie telefonicznym. Wynika to z tego, że przepisy zakazujące niezamówionego marketingu odnoszą się do kanałów elektronicznych, a nie do zwykłego listu.

Obecnie kluczowe znaczenie ma art. 398 ust. 1 ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej, który wymaga uprzedniej zgody końcowego użytkownika na używanie automatycznych systemów wywołujących, telekomunikacyjnych urządzeń końcowych i systemów teleinformatycznych przeznaczonych do komunikacji z nim dla celów marketingu bezpośredniego. Przepis ten dotyczy więc komunikacji elektronicznej, a nie korespondencji papierowej.

Podobnie art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną zakazuje przesyłania niezamówionej informacji handlowej skierowanej do oznaczonego odbiorcy będącego osobą fizyczną za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w szczególności poczty elektronicznej. Zwykły list nie jest takim środkiem.

To oznacza, że przy porównaniu kanałów trzeba wyraźnie odróżnić pocztę tradycyjną od e-maila. W przypadku e-maila wchodzą w grę odrębne reguły dotyczące informacji handlowej drogą elektroniczną, a przy cold mailingu także problem marketing bezpośredni a zgoda.

Wysyłka do spółki, fundacji, stowarzyszenia lub innej firmy

Jeżeli oferta jest wysyłana na adres siedziby spółki z o.o., spółki akcyjnej, fundacji, stowarzyszenia albo innego podmiotu niebędącego osobą fizyczną i nie odnosi się do konkretnej osoby, to zazwyczaj nie dochodzi w ogóle do przetwarzania danych osobowych. Sam adres siedziby osoby prawnej nie jest daną osobową w rozumieniu art. 4 pkt 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO).

W takim wariancie zgoda odbiorcy nie jest wymagana ani na gruncie RODO, ani na podstawie przepisów o komunikacji elektronicznej, bo wysyłka nie odbywa się kanałem elektronicznym. Nadal jednak treść oferty nie może być wprowadzająca w błąd ani naruszać zasad uczciwej konkurencji.

W praktyce warto zadbać, aby koperta i wkładka nie sugerowały fałszywie pisma urzędowego, wezwania lub istniejącej relacji handlowej. Takie działania mogłyby rodzić ryzyka na gruncie art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, który za czyn nieuczciwej konkurencji uznaje działanie sprzeczne z prawem lub dobrymi obyczajami, jeżeli zagraża lub narusza interes innego przedsiębiorcy lub klienta.

Co się zmienia, gdy adresatem jest jednoosobowy przedsiębiorca?

Inaczej wygląda sytuacja, gdy wysyłka jest kierowana do osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą, zwłaszcza gdy używa Pan imienia i nazwiska, adresu do doręczeń, nazwy działalności powiązanej z osobą albo innych danych pozwalających zidentyfikować konkretną osobę. W takim przypadku stosuje się RODO, bo dochodzi do przetwarzania danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 1 i 2 RODO.

Do legalnej wysyłki potrzebna jest wtedy jedna z podstaw z art. 6 ust. 1 RODO. W praktyce przy jednorazowej lub okazjonalnej wysyłce papierowej oferty najczęściej rozważa się art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes administratora polegający na marketingu bezpośrednim własnych usług.

Takie podejście wspiera motyw 47 RODO, zgodnie z którym przetwarzanie danych osobowych do celów marketingu bezpośredniego można uznać za działanie wykonywane w prawnie uzasadnionym interesie. Nie oznacza to jednak automatycznej legalności każdej wysyłki – trzeba jeszcze ocenić, czy interes administratora nie jest nadrzędnie ograniczony prawami i wolnościami adresata.

Podstawa prawna w RODO – zgoda czy prawnie uzasadniony interes?

W opisanym przypadku zgoda nie jest zwykle konieczna, jeżeli mówimy o tradycyjnej korespondencji i własnej ofercie usług. Zgoda z art. 6 ust. 1 lit. a RODO jest jedną z możliwych podstaw, ale nie jedyną. Częściej właściwa będzie podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Trzeba jednak pamiętać, że powołanie się na prawnie uzasadniony interes wymaga rzeczywistej oceny, a nie tylko wpisania tej podstawy do dokumentacji. Administrator powinien umieć wykazać:

• jaki interes realizuje – np. pozyskanie klientów dla własnych usług,
• dlaczego wysyłka listu jest do tego potrzebna,
• dlaczego ingerencja w sferę prywatności adresata jest ograniczona,
• jakie zabezpieczenia zastosowano, aby nie przetwarzać danych nadmiarowo.

Praktycznie najlepiej ograniczyć zakres danych do minimum: nazwa działalności, adres prowadzenia działalności lub adres do doręczeń ujawniony publicznie, ewentualnie imię i nazwisko przedsiębiorcy tylko wtedy, gdy jest to potrzebne do prawidłowego zaadresowania korespondencji.

Test równowagi – co warto sprawdzić przed wysyłką?

RODO nie używa wprost pojęcia „test równowagi” w przepisach, ale z art. 6 ust. 1 lit. f RODO oraz z orzecznictwa i praktyki organów nadzorczych wynika konieczność wyważenia interesów administratora oraz osoby, której dane dotyczą.

Przed wysyłką warto odpowiedzieć sobie na kilka pytań:

• czy oferta dotyczy własnych usług, a nie cudzych produktów,
• czy adres został pozyskany z legalnego źródła, np. z CEIDG, strony internetowej firmy lub publicznego katalogu branżowego,
• czy zakres danych jest minimalny,
• czy adresat może racjonalnie spodziewać się kontaktu biznesowego w związku z prowadzoną działalnością,
• czy wysyłka nie jest uporczywa, masowa w sposób nadmierny albo wprowadzająca w błąd,
• czy zapewniono łatwy sposób zgłoszenia sprzeciwu wobec dalszej korespondencji.

Jeżeli oferta dotyczy branży adresata i jest jednorazowym, rzeczowym kontaktem B2B, ryzyko zwykle jest mniejsze niż przy intensywnych kampaniach do osób prywatnych.

Obowiązek informacyjny przy danych pozyskanych nie od adresata

To najczęściej pomijany element. Jeżeli dane przedsiębiorcy pozyskano nie bezpośrednio od niego, lecz np. z CEIDG, strony internetowej albo publicznego rejestru, co do zasady trzeba spełnić obowiązek informacyjny z art. 14 ust. 1 i 2 RODO.

Zgodnie z art. 14 ust. 3 lit. b RODO, informacje należy przekazać najpóźniej przy pierwszej komunikacji z osobą, której dane dotyczą. W praktyce oznacza to, że przy pierwszym liście warto dołączyć krótką klauzulę informacyjną albo czytelne odesłanie do pełnej klauzuli, np. na stronie internetowej, przy czym samo odesłanie nie zawsze wystarczy – zależy to od kompletności przekazanych informacji.

Zakres informacji wynika z art. 14 ust. 1 i 2 RODO i obejmuje m.in. dane administratora, cele i podstawę przetwarzania, źródło pozyskania danych, okres przechowywania, prawo do sprzeciwu z art. 21 ust. 1 i 2 RODO oraz prawo wniesienia skargi do Prezesa UODO.

Wyjątki od obowiązku informacyjnego przewiduje art. 14 ust. 5 RODO, ale należy korzystać z nich ostrożnie. W typowej kampanii listowej do przedsiębiorców trudno z góry założyć, że obowiązek ten zawsze odpada.

Prawo sprzeciwu adresata

Jeżeli podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, adresat ma prawo wnieść sprzeciw na podstawie art. 21 ust. 1 RODO, a gdy dane są przetwarzane na potrzeby marketingu bezpośredniego – także na podstawie art. 21 ust. 2 RODO.

Najważniejsza konsekwencja wynika z art. 21 ust. 3 RODO: jeżeli osoba wniesie sprzeciw wobec przetwarzania do celów marketingu bezpośredniego, danych nie wolno już przetwarzać do tych celów. W praktyce warto więc dodać w liście prostą informację, jak zgłosić brak zgody na dalszą korespondencję, np. e-mailem lub listownie.

Jak bezpiecznie przygotować listową ofertę handlową?

Aby ograniczyć ryzyko prawne, warto przyjąć kilka praktycznych zasad:

W Pana stanie faktycznym – ogólna ulotka w kopercie, kierowana do biur architektonicznych – rozwiązanie jest co do zasady dopuszczalne. Jeżeli wysyłka idzie na adres spółek lub innych podmiotów instytucjonalnych, ryzyko RODO jest niewielkie. Jeżeli część adresatów to JDG, trzeba uzupełnić kampanię o elementy zgodności z RODO.

Kiedy ryzyko rośnie?

Ryzyko prawne rośnie zwłaszcza wtedy, gdy:

• lista adresowa została kupiona z niepewnego źródła,
• przetwarzane są dane nadmiarowe, np. prywatny adres domowy niezwiązany z działalnością,
• wysyłka jest bardzo częsta lub uporczywa,
• adresat wcześniej sprzeciwił się marketingowi, a mimo to nadal otrzymuje korespondencję,
• koperta lub treść oferty może wprowadzać w błąd co do celu przesyłki.

W takich sytuacjach problemem może być nie tyle sama „oferta listem”, ile sposób pozyskania danych, brak realizacji praw z RODO albo naruszenie dobrych obyczajów rynkowych.

Podsumowanie

Wysyłanie ofert handlowych pocztą tradycyjną do firm jest co do zasady legalne i nie wymaga uprzedniej zgody odbiorcy tylko dlatego, że oferta ma charakter marketingowy. Zakazy dotyczące niezamówionej informacji handlowej odnoszą się przede wszystkim do kanałów elektronicznych.

Jeżeli jednak kieruje Pan list do osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą i używa jej danych osobowych, trzeba oprzeć przetwarzanie na właściwej podstawie z RODO – najczęściej art. 6 ust. 1 lit. f RODO – oraz spełnić obowiązek informacyjny z art. 14 RODO, chyba że w konkretnym stanie faktycznym zachodzi wyjątek. Należy też respektować sprzeciw wobec marketingu bezpośredniego zgodnie z art. 21 ust. 2 i 3 RODO.

FAQ

Czy ulotka w kopercie wysłana do firmy jest informacją handlową wymagającą zgody?

Nie na zasadach właściwych dla e-maila lub SMS-a. Przy poczcie tradycyjnej nie stosuje się zakazu z art. 10 ust. 1 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną ani wymogu zgody z art. 398 ust. 1 Prawa komunikacji elektronicznej, bo te przepisy dotyczą komunikacji elektronicznej.

Czy mogę wysłać ofertę na adres z CEIDG?

Tak, ale jeśli adres pozwala zidentyfikować osobę fizyczną prowadzącą działalność, trzeba spełnić wymagania RODO, w szczególności mieć podstawę z art. 6 ust. 1 RODO i co do zasady zrealizować obowiązek informacyjny z art. 14 RODO.

Czy muszę dołączać klauzulę RODO do każdego listu?

Nie zawsze w pełnym brzmieniu na osobnej kartce, ale przy pierwszej komunikacji z osobą, której dane pozyskano pośrednio, trzeba przekazać informacje wymagane przez art. 14 ust. 1 i 2 RODO, chyba że zachodzi wyjątek z art. 14 ust. 5 RODO.

Czy po sprzeciwie mogę wysłać jeszcze jedną ofertę „przypominającą”?

Nie, jeżeli sprzeciw dotyczy marketingu bezpośredniego. Zgodnie z art. 21 ust. 3 RODO po wniesieniu sprzeciwu nie wolno już przetwarzać danych do celów marketingu bezpośredniego.

Źródła:

1. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) – w szczególności art. 4 pkt 1 i 2, art. 6 ust. 1 lit. a i f, art. 14, art. 21 oraz motyw 47.

2. Ustawa z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej, w szczególności art. 398 ust. 1.

3. Ustawa z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną, w szczególności art. 10 ust. 1.

4. Ustawa z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, w szczególności art. 3 ust. 1.

5. Ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych - Dz.U. 2018 poz. 1000.