Protokoły z posiedzeń rady pedagogicznej jako informacja publiczna

Czy protokoły z posiedzeń rady pedagogicznej są informacją publiczną?

Tak, w przypadku szkoły publicznej protokoły z posiedzeń rady pedagogicznej mogą stanowić informację publiczną. Wynika to z art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej, zgodnie z którym każda informacja o sprawach publicznych stanowi informację publiczną. Szkoła publiczna wykonuje zadania publiczne z zakresu oświaty, a rada pedagogiczna jest organem szkoły działającym na podstawie ustawy.

Podstawowe kompetencje rady pedagogicznej określają art. 69 i art. 70 ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe. Rada pedagogiczna podejmuje między innymi uchwały w sprawie wyników klasyfikacji i promocji uczniów, zatwierdza plany pracy szkoły oraz opiniuje sprawy organizacyjne szkoły. Jeżeli protokół dokumentuje wykonywanie tych zadań, dotyczy działalności podmiotu publicznego.

Prawo dostępu do informacji publicznej przysługuje każdemu. Art. 2 ust. 1 ustawy o dostępie do informacji publicznej stanowi, że prawo to przysługuje każdemu, a art. 2 ust. 2 tej ustawy zakazuje żądania od wnioskodawcy wykazania interesu prawnego albo faktycznego. Oznacza to, że szkoła nie może odmówić tylko dlatego, że wnioskodawca nie jest nauczycielem, rodzicem ucznia ani pracownikiem szkoły.

Jakie znaczenie ma poufność obrad rady pedagogicznej?

W poprzednim stanie prawnym obowiązek zachowania poufności spraw omawianych na posiedzeniu rady pedagogicznej wynikał z art. 43 ust. 3 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty. Obecnie odpowiednikiem tej regulacji jest art. 73 ust. 3 ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe. Przepis ten stanowi, że osoby biorące udział w zebraniu rady pedagogicznej są obowiązane do nieujawniania spraw poruszanych na zebraniu, które mogą naruszać dobra osobiste uczniów lub ich rodziców, a także nauczycieli i innych pracowników szkoły.

Ten przepis nie wyłącza automatycznie całych protokołów spod dostępu do informacji publicznej. Działa raczej jako podstawa ochrony tych fragmentów protokołu, które zawierają informacje mogące naruszać dobra osobiste konkretnych osób. W praktyce szkoła powinna więc ocenić treść każdego protokołu i ustalić, czy możliwe jest udostępnienie dokumentu po usunięciu danych chronionych.

Podobne problemy pojawiają się także przy innych dokumentach publicznych, gdy jawność musi być zestawiona z ochroną informacji chronionych. Przykładem jest tajemnica przedsiębiorstwa jako ograniczenie dostępu do informacji publicznej.

Kiedy szkoła powinna udostępnić protokoły?

Jeżeli protokoły zawierają informacje o organizacji pracy szkoły, uchwałach rady pedagogicznej, sposobie wykonywania zadań publicznych, działaniach dyrektora szkoły albo wykorzystaniu środków publicznych, zasadniczo podlegają udostępnieniu jako informacja publiczna. Podstawą jest art. 6 ust. 1 pkt 2 i pkt 3 ustawy o dostępie do informacji publicznej, który obejmuje między innymi informacje o organach władzy publicznej i podmiotach wykonujących zadania publiczne oraz o zasadach ich funkcjonowania.

W orzecznictwie sądów administracyjnych przyjmuje się, że protokoły z posiedzeń rady pedagogicznej szkoły publicznej mogą być informacją publiczną. WSA w Łodzi w wyroku z 26 września 2014 r., sygn. II SAB/Łd 102/14, wskazał, że posiedzenia rad pedagogicznych stanowią istotny element działalności szkoły w zakresie realizacji zadań ustawowych, a protokoły z tych posiedzeń podlegają udostępnieniu, o ile nie zachodzą ustawowe ograniczenia.

Także WSA w Poznaniu w wyroku z 2 grudnia 2015 r., sygn. IV SAB/Po 135/15, uznał, że dokumenty dotyczące działania gimnazjum publicznego, w tym protokoły z posiedzeń rady pedagogicznej, uchwały i wnioski, odnoszą się do działalności podmiotu publicznego wykonującego zadania ze środków publicznych.

Jakie dane trzeba usunąć przed udostępnieniem protokołów?

Najczęściej protokołów nie należy udostępniać w pełnym, niezanonimizowanym brzmieniu. Art. 5 ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej ogranicza prawo do informacji publicznej ze względu na prywatność osoby fizycznej. Ograniczenie to nie dotyczy informacji o osobach pełniących funkcje publiczne, jeżeli informacje mają związek z pełnieniem tych funkcji, ale nie oznacza pełnej jawności wszystkich danych osobowych nauczycieli, uczniów czy rodziców.

W protokołach rady pedagogicznej szczególnej ochrony wymagają przede wszystkim informacje o uczniach: oceny, klasyfikacja indywidualna, zachowanie, sytuacja rodzinna, stan zdrowia, niepełnosprawność, pomoc psychologiczno-pedagogiczna, konflikty, kary porządkowe, problemy wychowawcze oraz dane rodziców. Takie informacje powinny zostać usunięte albo trwale zanonimizowane przed udostępnieniem dokumentu.

Znaczenie ma również art. 86 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679, czyli RODO. Przepis ten dopuszcza ujawnianie danych osobowych zawartych w dokumentach urzędowych w celu pogodzenia publicznego dostępu do dokumentów z ochroną danych osobowych. W praktyce oznacza to konieczność oceny, czy ujawnienie danych jest konieczne dla realizacji prawa do informacji publicznej.

Czy można odmówić udostępnienia wszystkich protokołów z 7 lat?

Sama liczba żądanych protokołów ani okres 7 lat nie uzasadniają automatycznej odmowy. Ustawa o dostępie do informacji publicznej nie przewiduje ogólnego limitu czasowego, po którego przekroczeniu szkoła może odmówić udostępnienia dokumentów. Jeżeli dokumenty znajdują się w posiadaniu szkoły i mają charakter informacji publicznej, wniosek powinien zostać rozpatrzony.

Szkoła może jednak ocenić, czy wniosek nie dotyczy informacji przetworzonej w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 1 ustawy o dostępie do informacji publicznej. Informacja przetworzona może wymagać wykazania przez wnioskodawcę, że jej uzyskanie jest szczególnie istotne dla interesu publicznego. Trzeba jednak ostrożnie stosować ten wyjątek. Samo skopiowanie dokumentów lub standardowa anonimizacja nie zawsze oznaczają informację przetworzoną. Znaczenie ma realny nakład pracy, zakres dokumentów i to, czy szkoła musi tworzyć nową jakościowo informację.

Jeżeli problemem jest wyłącznie duża liczba dokumentów, szkoła może skorzystać z art. 13 ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej i powiadomić wnioskodawcę o powodach opóźnienia oraz o nowym terminie udostępnienia informacji, nie dłuższym niż 2 miesiące od dnia złożenia wniosku.

Jak powinna wyglądać odpowiedź szkoły na wniosek?

Zgodnie z art. 10 ust. 1 ustawy o dostępie do informacji publicznej informacja publiczna, która nie została udostępniona w Biuletynie Informacji Publicznej ani w portalu danych, jest udostępniana na wniosek. Forma wniosku może być prosta: pisemna, elektroniczna, a w praktyce także e-mailowa, jeżeli pozwala ustalić treść żądania.

Art. 13 ust. 1 ustawy o dostępie do informacji publicznej nakazuje udostępnić informację bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 14 dni od dnia złożenia wniosku. Jeżeli nie jest to możliwe, art. 13 ust. 2 tej ustawy wymaga powiadomienia wnioskodawcy w tym terminie o powodach opóźnienia i wskazania nowego terminu, nie dłuższego niż 2 miesiące od dnia złożenia wniosku.

Jeżeli szkoła udostępnia protokoły po anonimizacji, powinna przekazać dokumenty w żądanej formie, o ile jest to technicznie możliwe. Jeżeli natomiast odmawia udostępnienia całości albo części informacji, powinna wydać decyzję administracyjną na podstawie art. 16 ust. 1 ustawy o dostępie do informacji publicznej. Decyzja powinna zawierać uzasadnienie i pouczenie o środkach zaskarżenia.

W praktyce podobne wątpliwości dotyczą nie tylko szkół. Organy publiczne muszą reagować także na inne wnioski obywateli, choć nie każdy wniosek jest wnioskiem o informację publiczną.

Decyzja odmowna, anonimizacja czy udostępnienie częściowe?

Najbezpieczniejszym i najczęściej prawidłowym rozwiązaniem jest częściowe udostępnienie protokołów po anonimizacji. Jeżeli chronione dane da się usunąć, a pozostała część dokumentu nadal zawiera informację publiczną, odmowa udostępnienia całego protokołu może być zbyt daleko idąca.

Podstawą odmowy może być art. 5 ust. 1 ustawy o dostępie do informacji publicznej, jeżeli chodzi o informacje objęte tajemnicą ustawowo chronioną, oraz art. 5 ust. 2 tej ustawy, jeżeli chodzi o prywatność osoby fizycznej. W przypadku spraw omawianych na radzie pedagogicznej szczególne znaczenie ma dodatkowo art. 73 ust. 3 ustawy Prawo oświatowe, który chroni dobra osobiste uczniów, rodziców, nauczycieli i innych pracowników szkoły.

WSA w Warszawie w wyroku z 26 lipca 2011 r., sygn. VIII SAB/Wa 22/11, wskazał, że protokoły z rad pedagogicznych są danymi publicznymi stanowiącymi informację publiczną, a jeżeli organ powołuje się na podstawy ograniczenia z art. 5 ustawy o dostępie do informacji publicznej, jego stanowisko powinno przybrać postać decyzji odmownej.

Jeżeli wnioskodawca nie zgadza się z odmową, może skorzystać ze środków zaskarżenia przewidzianych w decyzji. Jeżeli szkoła milczy i nie udziela odpowiedzi w terminie, możliwa jest skarga na bezczynność do wojewódzkiego sądu administracyjnego. Podobne zagadnienia pojawiają się przy ocenie, czy różnego rodzaju skargi i dokumenty wewnętrzne organów są informacją publiczną.

Praktyczna procedura dla dyrektora szkoły

Po otrzymaniu wniosku dyrektor szkoły powinien przede wszystkim ustalić, czy żądane dokumenty istnieją i pozostają w posiadaniu szkoły. Następnie należy ocenić, które fragmenty protokołów dotyczą spraw publicznych, a które zawierają dane chronione.

W praktyce warto wykonać następujące kroki:

1. potwierdzić zakres wniosku i okres, którego dotyczy, jeżeli żądanie jest niejasne;
2. zgromadzić protokoły i sprawdzić, czy zawierają dane uczniów, rodziców, nauczycieli lub pracowników szkoły;
3. usunąć albo zaczernić dane, których ujawnienie naruszałoby prywatność lub dobra osobiste;
4. udostępnić zanonimizowane kopie w terminie 14 dni albo powiadomić o przedłużeniu terminu na podstawie art. 13 ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej;
5. wydać decyzję administracyjną, jeżeli szkoła odmawia udostępnienia informacji w całości albo w części.

Nie wystarczy odpowiedzieć zwykłym pismem, że protokoły są objęte tajemnicą rady pedagogicznej. Jeżeli szkoła powołuje się na ustawowe ograniczenie prawa do informacji publicznej, powinna wskazać konkretną podstawę prawną i wyjaśnić, dlaczego nie jest możliwe udostępnienie informacji nawet po anonimizacji.

FAQ

Źródła

• Art. 1 ust. 1, art. 2 ust. 1 i 2, art. 3 ust. 1 pkt 1, art. 5 ust. 1 i 2, art. 10 ust. 1, art. 13 ust. 1 i 2 oraz art. 16 ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej.
• Art. 69, art. 70 oraz art. 73 ust. 3 ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe.
• Art. 86 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r., czyli RODO.
• Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Łodzi z 26 września 2014 r., sygn. II SAB/Łd 102/14.
• Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu z 2 grudnia 2015 r., sygn. IV SAB/Po 135/15.
• Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 26 lipca 2011 r., sygn. VIII SAB/Wa 22/11.