Prezes stowarzyszenia a etat i własna firma – czy to legalne?

Czy można łączyć etat, własną firmę i funkcję prezesa stowarzyszenia?

Tak. Ani ustawa z 7 kwietnia 1989 r. – Prawo o stowarzyszeniach, ani ustawa z 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie nie wprowadzają generalnego zakazu, by jedna osoba jednocześnie:

• pozostawała w stosunku pracy,
• prowadziła jednoosobową działalność gospodarczą,
• oraz pełniła funkcję prezesa zarządu stowarzyszenia.

W praktyce oznacza to, że samo objęcie funkcji prezesa nie wymaga automatycznie zamknięcia biura rachunkowego ani rezygnacji z pracy etatowej.

Podstawą jest tu przede wszystkim zasada swobody działalności obywatelskiej i brak ustawowego zakazu w przepisach regulujących stowarzyszenia. O tym, kto może być członkiem władz stowarzyszenia i na jakich warunkach, rozstrzyga przede wszystkim statut oraz uchwały właściwych organów stowarzyszenia.

Co trzeba sprawdzić w statucie stowarzyszenia?

Najpierw trzeba przeczytać statut. Zgodnie z art. 10 ust. 1 ustawy z 7 kwietnia 1989 r. – Prawo o stowarzyszeniach statut określa m.in.:

• władze stowarzyszenia, tryb ich wyboru i kompetencje,
• sposób reprezentowania stowarzyszenia oraz zaciągania zobowiązań majątkowych,
• prawa i obowiązki członków,
• przyczyny utraty członkostwa.

Jeżeli statut przewiduje dodatkowe wymogi dla prezesa albo zakaz łączenia określonych funkcji, to trzeba się do nich zastosować. Spotyka się np. postanowienia, że:

• członek zarządu nie może pozostawać w określonym stosunku zależności służbowej,
• członek zarządu nie może jednocześnie zasiadać w komisji rewizyjnej,
• przy zawieraniu umów z członkiem zarządu stosuje się szczególny tryb reprezentacji.

Jeżeli statut nie wprowadza ograniczeń, sama działalność gospodarcza lub zatrudnienie etatowe co do zasady nie blokują wyboru na prezesa.

Czy prezes może jednocześnie pracować w tym samym stowarzyszeniu?

Może, ale trzeba zachować ostrożność. Przepisy nie wprowadzają ogólnego zakazu zatrudnienia członka zarządu przez stowarzyszenie. Istotne jest jednak, kto i w jaki sposób podpisuje umowę oraz czy nie dochodzi do konfliktu interesów.

W stowarzyszeniach wpisanych do KRS zasady reprezentacji wynikają ze statutu i z danych ujawnionych w rejestrze. Jeżeli więc prezes ma podpisać umowę „sam ze sobą”, trzeba zastosować mechanizm, który wyłącza go z reprezentowania stowarzyszenia w tej czynności. Podstawy takiego rozwiązania należy szukać przede wszystkim w statucie, uchwale właściwego organu oraz ogólnych zasadach prawa cywilnego dotyczących należytej reprezentacji osoby prawnej.

W praktyce najbezpieczniej, aby:

• umowę z członkiem zarządu zatwierdził właściwy organ zgodnie ze statutem,
• stowarzyszenie reprezentowała inna uprawniona osoba lub pełnomocnik,
• prezes nie brał udziału w głosowaniu we własnej sprawie, jeżeli mogłoby to podważać bezstronność uchwały.

Jeżeli pełni Pani już funkcję głównej księgowej w tym stowarzyszeniu i ma zostać jego prezesem, trzeba sprawdzić, czy statut wprost dopuszcza takie połączenie oraz jak mają być podejmowane decyzje kadrowe i finansowe dotyczące Pani osoby.

Działalność gospodarcza prezesa a konflikt interesów

Największy problem nie polega zwykle na samym „łączeniu ról”, tylko na konflikcie interesów. Jeżeli prowadzi Pani biuro rachunkowe i jednocześnie jest Pani prezesem stowarzyszenia, to ryzyko powstaje zwłaszcza wtedy, gdy Pani firma miałaby świadczyć usługi na rzecz tego stowarzyszenia.

W takim przypadku trzeba uwzględnić:

• postanowienia statutu,
• zasady reprezentacji stowarzyszenia,
• obowiązek działania w interesie stowarzyszenia,
• w organizacji pożytku publicznego także ograniczenia ustawowe.

Jeżeli stowarzyszenie zawiera umowę z firmą prezesa, należy zadbać o pełną przejrzystość, rynkowy charakter wynagrodzenia, wyłączenie zainteresowanej osoby z decydowania o tej umowie oraz prawidłowe udokumentowanie całej procedury. W przeciwnym razie można narazić się na zarzut działania sprzecznego z interesem stowarzyszenia, a w skrajnych przypadkach także na odpowiedzialność odszkodowawczą na zasadach ogólnych, wynikających z art. 415 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny albo odpowiedzialność kontraktową z art. 471 Kodeksu cywilnego, jeżeli powstanie szkoda.

Stowarzyszenie OPP – dodatkowe ograniczenia

Skoro chodzi o stowarzyszenie posiadające status organizacji pożytku publicznego, trzeba dodatkowo sprawdzić wymogi z art. 20 ustawy z 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. Przepis ten określa warunki, jakie musi spełniać organizacja, aby mieć status OPP.

Szczególnie ważny jest art. 20 ust. 1 pkt 4–6 tej ustawy, bo statut OPP powinien zawierać zakazy dotyczące dysponowania majątkiem organizacji na preferencyjnych zasadach na rzecz członków, członków organów, pracowników oraz osób im bliskich. Chodzi m.in. o zakaz:

• udzielania pożyczek lub zabezpieczania zobowiązań majątkiem organizacji na rzecz tych osób,
• przekazywania majątku na ich rzecz na zasadach innych niż wobec osób trzecich,
• wykorzystywania majątku na ich rzecz na zasadach innych niż wobec osób trzecich, chyba że wynika to bezpośrednio z celu statutowego,
• zakupu towarów lub usług od podmiotów, w których uczestniczą te osoby, na zasadach innych niż rynkowe lub po cenach wyższych niż rynkowe.

To nie oznacza automatycznego zakazu współpracy z firmą prezesa. Oznacza jednak, że taka współpraca nie może być uprzywilejowana i musi odpowiadać warunkom rynkowym. W OPP to szczególnie wrażliwy obszar.

Czy trzeba zamknąć biuro rachunkowe?

Nie ma przepisu, który nakazywałby zamknięcie jednoosobowej działalności gospodarczej tylko dlatego, że przedsiębiorca został prezesem stowarzyszenia. Taki obowiązek mógłby wynikać wyłącznie z:

• postanowień statutu,
• umowy o pracę zawierającej zakaz konkurencji,
• szczególnych regulacji zawodowych lub branżowych, jeśli mają zastosowanie do konkretnej osoby,
• faktycznego konfliktu interesów, którego nie da się usunąć organizacyjnie.

Jeżeli prowadzi Pani biuro rachunkowe, dodatkowo warto sprawdzić, czy zakres usług dla klientów prywatnych lub instytucjonalnych nie wchodzi w kolizję z obowiązkami wobec stowarzyszenia, np. przez dostęp do poufnych danych, rozliczeń lub decyzji finansowych.

Etat w przedszkolu i w stowarzyszeniu – czy to ma znaczenie?

Samo zatrudnienie na część etatu w dwóch miejscach nie wyklucza objęcia funkcji prezesa stowarzyszenia. Kodeks pracy nie zawiera przepisu, który zabraniałby pracownikowi bycia członkiem zarządu stowarzyszenia tylko dlatego, że ma równolegle inną pracę lub działalność gospodarczą.

Znaczenie może mieć jednak:

• łączny czas pracy i realna możliwość wykonywania obowiązków,
• postanowienia umów o pracę, np. zakaz konkurencji po ustaniu lub w trakcie zatrudnienia,
• regulaminy wewnętrzne pracodawcy, jeśli dotyczą dodatkowego zatrudnienia lub działalności ubocznej,
• obowiązki z zakresu rachunkowości i odpowiedzialności za finanse organizacji.

Jeżeli pełni Pani funkcję głównej księgowej, trzeba też pamiętać, że z praktycznego punktu widzenia połączenie roli osoby prowadzącej księgi i osoby zarządzającej może budzić zastrzeżenia kontrolne. Nie zawsze będzie to nielegalne, ale bywa oceniane krytycznie z perspektywy przejrzystości i kontroli wewnętrznej.

Na co zwrócić uwagę przed przyjęciem funkcji prezesa?

Przed zgodą na wybór warto sprawdzić co najmniej pięć kwestii:

Warto również upewnić się, czy wybór prezesa następuje przez właściwy organ zgodnie ze statutem i czy uchwała będzie prawidłowo udokumentowana. W przypadku stowarzyszeń rejestrowych zmiany w składzie zarządu zgłasza się do KRS na zasadach wynikających z ustawy z 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz przepisów wykonawczych dotyczących formularzy i postępowania rejestrowego.

Wnioski praktyczne

W opisanej sytuacji odpowiedź zasadniczo brzmi: tak, może Pani być prezesem stowarzyszenia i nie musi Pani z tego powodu zamykać działalności gospodarczej. Taka ocena jest jednak prawidłowa tylko wtedy, gdy:

• statut nie wprowadza zakazu lub ograniczeń,
• sposób wyboru i reprezentacji jest zgodny ze statutem,
• nie dochodzi do nieprawidłowego zawierania umów „z samą sobą”,
• ewentualne usługi Pani firmy na rzecz stowarzyszenia są realizowane na warunkach rynkowych,
• w OPP zachowane są ograniczenia z art. 20 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.

Jeżeli ma Pani pozostać jednocześnie główną księgową i zostać prezesem tego samego stowarzyszenia, to przed objęciem funkcji warto przeanalizować statut i dokumenty kadrowe bardziej szczegółowo, bo właśnie w tym punkcie najczęściej pojawiają się ryzyka formalne i organizacyjne.

FAQ

Czy prezes stowarzyszenia może prowadzić działalność gospodarczą?

Tak, co do zasady może. Prawo o stowarzyszeniach nie wprowadza ogólnego zakazu. Trzeba jednak sprawdzić statut oraz unikać konfliktu interesów.

Czy trzeba zamknąć firmę po objęciu funkcji prezesa?

Nie, sam wybór na prezesa nie powoduje obowiązku zamknięcia działalności gospodarczej. Wyjątek może wynikać tylko z konkretnych postanowień statutu, umów albo szczególnego stanu faktycznego.

Czy prezes może być jednocześnie pracownikiem stowarzyszenia?

Może, ale trzeba prawidłowo uregulować reprezentację przy zawieraniu i wykonywaniu umowy oraz zadbać, aby nie decydował sam o własnym zatrudnieniu i wynagrodzeniu.

Czy w OPP obowiązują dodatkowe ograniczenia?

Tak. Trzeba stosować m.in. zakazy z art. 20 ust. 1 pkt 4–6 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, zwłaszcza przy korzystaniu z majątku organizacji i zakupie usług od podmiotów powiązanych.

Czy wpis do KRS jest konieczny po wyborze prezesa?

Tak, jeśli stowarzyszenie podlega wpisowi do KRS. Zmianę składu zarządu należy zgłosić do rejestru zgodnie z ustawą o Krajowym Rejestrze Sądowym.

Źródła

• art. 10 ust. 1 ustawy z 7 kwietnia 1989 r. – Prawo o stowarzyszeniach (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 2261),
• art. 20 ust. 1 pkt 4–6 ustawy z 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 1491),
• art. 415 i art. 471 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 1061 ze zm.),
• ustawa z 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 979).