Podrobienie podpisu pracownika w aktach osobowych – odpowiedzialność kadrowej

Czy podrobienie podpisu pracownika jest przestępstwem?

Zgodnie z art. 270 § 1 Kodeksu karnego: „Kto, w celu użycia za autentyczny, podrabia lub przerabia dokument lub takiego dokumentu jako autentycznego używa, podlega karze pozbawienia wolności od 3 miesięcy do lat 5”. Aktualne brzmienie przepisu różni się zatem od regulacji obowiązującej przed 1 października 2023 r., która wprost wymieniała również grzywnę oraz karę ograniczenia wolności.

Przepis obejmuje trzy odrębne sposoby popełnienia przestępstwa:

• podrobienie dokumentu w celu użycia go jako autentycznego,
• przerobienie istniejącego dokumentu w takim celu,
• świadome użycie podrobionego lub przerobionego dokumentu jako autentycznego.

Dokumentem, zgodnie z art. 115 § 14 Kodeksu karnego, jest „każdy przedmiot lub inny zapisany nośnik informacji, z którym jest związane określone prawo, albo który ze względu na zawartą w nim treść stanowi dowód prawa, stosunku prawnego lub okoliczności mającej znaczenie prawne”. Umowa o pracę, aneks do umowy, karta szkolenia BHP, oświadczenie pracownika, potwierdzenie zapoznania się z regulaminem oraz inne dokumenty przechowywane w aktach osobowych mogą spełniać tę definicję.

Podrobienie dokumentu nie musi polegać na sporządzeniu całego pisma. Wystarczy dodanie elementu nadającego dokumentowi pozór autentyczności, na przykład cudzego podpisu. Sąd Najwyższy w uchwale z 17 marca 2005 r., sygn. akt I KZP 2/05, wskazał, że istotą podrobienia jest nadanie przedmiotowi pozoru, iż pochodzi od osoby, w której imieniu został sporządzony. Cel użycia dokumentu może obejmować także sytuację, w której dokumentem ma posłużyć się inna osoba.

Co do zasady zgoda osoby, której podpis został odwzorowany, nie powoduje, że taki podpis staje się jej autentycznym podpisem. W orzecznictwie wskazywano, że dla oceny podrobienia dokumentu zgoda tej osoby nie ma rozstrzygającego znaczenia, między innymi w wyroku Sądu Najwyższego z 9 września 2002 r., sygn. akt V KKN 29/01. Zawsze trzeba jednak zbadać pełny kontekst zdarzenia, treść dokumentu i cel działania sprawcy.

Kiedy kadrowa może ponieść odpowiedzialność karną?

Odpowiedzialność karna jest odpowiedzialnością konkretnej osoby fizycznej. Nie można jej przypisać kadrowej wyłącznie dlatego, że zajmuje się dokumentacją pracowniczą, ma dostęp do teczek osobowych albo przechowuje dokument, na którym później ujawniono podrobiony podpis.

Kadrowa może odpowiadać między innymi wtedy, gdy zostanie udowodnione, że:

• samodzielnie podpisała się nazwiskiem pracownika, działając w celu wykorzystania dokumentu jako autentycznego,
• wspólnie z inną osobą zaplanowała i wykonała podrobienie dokumentu,
• nakłaniała inną osobę do podrobienia podpisu albo świadomie jej w tym pomagała,
• wiedząc, że podpis jest podrobiony, posłużyła się dokumentem zgodnie z jego przeznaczeniem, na przykład w postępowaniu przed sądem, ZUS, Państwową Inspekcją Pracy lub innym organem.

Art. 270 § 1 Kodeksu karnego opisuje przestępstwo umyślne. W przypadku podrobienia lub przerobienia dokumentu konieczne jest wykazanie szczególnego celu, jakim jest użycie dokumentu jako autentycznego. Przy zarzucie użycia podrobionego dokumentu trzeba natomiast udowodnić, że osoba wiedziała o fałszerstwie i mimo to potraktowała dokument jak autentyczny.

Jeżeli dokument został przekazany kadrowej przez przełożonego albo innego pracownika, a kadrowa nie wiedziała o podrobieniu podpisu i nie miała podstaw, aby je podejrzewać, samo włączenie dokumentu do akt osobowych zasadniczo nie wystarcza do przypisania jej przestępstwa. W podobnych sprawach znaczenie mają zakres obowiązków, obieg dokumentacji, dostęp do akt, daty dokonywania czynności oraz zeznania osób uczestniczących w przygotowaniu dokumentów. Przydatne porównanie przedstawia także materiał opisujący sprawę o podrobienie podpisów dotyczącą dokumentów i akt osobowych.

Podrobienie dokumentu a poświadczenie nieprawdy

Podrobienie podpisu należy odróżnić od poświadczenia nieprawdy. Art. 271 § 1 Kodeksu karnego dotyczy funkcjonariusza publicznego albo innej osoby uprawnionej do wystawienia dokumentu, która poświadcza w nim nieprawdę co do okoliczności mającej znaczenie prawne.

W typowej sprawie polegającej na wpisaniu nazwiska pracownika i złożeniu za niego podpisu podstawową kwalifikacją jest art. 270 Kodeksu karnego. Art. 271 może mieć znaczenie wtedy, gdy osoba uprawniona do wystawienia określonego dokumentu potwierdza w nim nieprawdziwą okoliczność, na przykład odbycie szkolenia, wykonanie badania albo przeprowadzenie określonej czynności. Tę samą podstawową kwalifikację karną trzeba rozważyć także przy podrobieniu podpisu na umowie kupna-sprzedaży.

Nie każda kadrowa jest automatycznie osobą uprawnioną do wystawienia każdego dokumentu w rozumieniu art. 271 Kodeksu karnego. Ocena zależy od rodzaju dokumentu, źródła uprawnienia do jego wystawienia oraz charakteru potwierdzanej okoliczności. Więcej o przesłankach tego przestępstwa wyjaśnia opracowanie dotyczące art. 271 K.k.

Jakie dowody mają największe znaczenie?

W sprawie o podrobienie podpisu nie należy opierać się wyłącznie na przypuszczeniach pracownika ani na samym podobieństwie lub niepodobieństwie podpisów. Organy procesowe powinny ocenić wszystkie dowody, w tym oryginały dokumentów, próbki porównawcze, zeznania świadków i sposób obiegu dokumentacji.

Najważniejsze mogą być:

• oryginał dokumentu zawierającego kwestionowany podpis,
• niekwestionowane podpisy pracownika pochodzące z podobnego okresu,
• opinie biegłego z zakresu badań pisma ręcznego i dokumentów,
• wiadomości elektroniczne, polecenia służbowe i notatki związane z przygotowaniem dokumentu,
• dane z systemów kadrowych, historia edycji plików i informacje o osobach mających dostęp do dokumentacji,
• zeznania osób obecnych przy podpisywaniu dokumentu albo przekazywaniu go do działu kadr,
• harmonogramy szkoleń, listy obecności i inne materiały potwierdzające rzeczywisty przebieg zdarzeń.

Potocznie mówi się o badaniu grafologicznym, jednak w postępowaniu karnym właściwym dowodem jest zazwyczaj opinia biegłego specjalizującego się w badaniach pisma ręcznego. Zgodnie z art. 193 Kodeksu postępowania karnego opinii biegłego zasięga się wtedy, gdy ustalenie istotnej okoliczności wymaga wiadomości specjalnych.

Prywatna ekspertyza może pomóc w przygotowaniu stanowiska lub zawiadomienia, ale nie zastępuje opinii biegłego powołanego przez prokuratora albo sąd. Biegły powinien co do zasady badać oryginał dokumentu, ponieważ kopia lub skan mogą nie pozwalać na ocenę wszystkich cech podpisu.

Co zrobić po ujawnieniu dokumentu z podrobionym podpisem?

Po ujawnieniu podejrzenia fałszerstwa należy przede wszystkim zabezpieczyć oryginał. Nie powinno się nanosić na nim uwag, przekreśleń ani poprawek. Warto sporządzić kopię, odnotować datę ujawnienia dokumentu i wskazać osoby, które miały do niego dostęp.

Przestępstwo z art. 270 Kodeksu karnego jest ścigane z urzędu. Zawiadomienie można złożyć w Policji albo prokuraturze. Powinno ono zawierać opis faktów, wskazanie dokumentów, przybliżone daty, dane potencjalnych świadków oraz informację, gdzie znajduje się oryginał. Osoba zawiadamiająca nie musi samodzielnie ustalać ostatecznej kwalifikacji prawnej ani jednoznacznie wskazywać sprawcy.

Jeżeli zawiadomienie składa pracownik, powinien w miarę możliwości zachować kopię kwestionowanego dokumentu i wskazać, dlaczego uważa podpis za nieautentyczny. Jeżeli podejrzenie ujawni pracodawca, powinien zabezpieczyć dokumentację przed zmianą lub zniszczeniem. Szczególny prawny obowiązek zawiadomienia wynikający z art. 304 § 2 Kodeksu postępowania karnego dotyczy instytucji państwowych i samorządowych. W przypadku prywatnego pracodawcy zastosowanie ma zasadniczo społeczny obowiązek zawiadomienia przewidziany w art. 304 § 1 K.p.k.

Osoba, której grozi przedstawienie zarzutów, nie ma obowiązku dowodzenia swojej niewinności ani dostarczania dowodów na własną niekorzyść. Po uzyskaniu statusu podejrzanego może korzystać z pomocy obrońcy oraz odmówić składania wyjaśnień lub odpowiedzi na poszczególne pytania. Organy mogą jednak przeprowadzać przewidziane prawem czynności dowodowe, w tym pobrać materiał porównawczy i powołać biegłego.

Przedawnienie podrobienia podpisu

W pierwotnej wersji artykułu błędnie wskazano art. 106 Kodeksu karnego jako podstawę przedawnienia. Przepis ten dotyczy zatarcia skazania. Przedawnienie karalności reguluje art. 101 Kodeksu karnego.

Czyn z art. 270 § 1 Kodeksu karnego jest zagrożony karą pozbawienia wolności od 3 miesięcy do 5 lat. Ponieważ górna granica kary przekracza 3 lata, podstawowy termin przedawnienia wynosi 10 lat, zgodnie z art. 101 § 1 pkt 3 Kodeksu karnego.

Termin należy liczyć od czasu popełnienia konkretnego czynu. Jeżeli sprawca najpierw podrobił podpis, a następnie w późniejszym terminie użył dokumentu jako autentycznego, oceny może wymagać data każdego zachowania. Późniejsze świadome posłużenie się dokumentem może stanowić odrębne wykonanie znamion art. 270 § 1 Kodeksu karnego.

Jeżeli w podstawowym okresie przedawnienia wszczęto postępowanie, art. 102 Kodeksu karnego przewiduje dalsze wydłużenie karalności o 10 lat po upływie terminu określonego w art. 101. Dokładne obliczenie terminu może zależeć również od daty czynu, ewentualnego działania przez dłuższy czas, przepisów przejściowych i okresów ustawowego wstrzymania biegu przedawnienia. Nie można więc stwierdzić, czy konkretna sprawa jest przedawniona, bez ustalenia dat i przebiegu postępowania.

Możliwe zakończenia postępowania karnego

Potwierdzenie przez biegłego, że podpis nie pochodzi od pracownika, nie oznacza jeszcze automatycznie odpowiedzialności kadrowej. Konieczne jest ustalenie osoby, która złożyła podpis, oraz wykazanie wszystkich znamion przestępstwa. Postępowanie może zakończyć się między innymi:

• odmową wszczęcia albo umorzeniem, jeżeli brak jest znamion przestępstwa lub dowodów popełnienia czynu przez konkretną osobę,
• umorzeniem z powodu znikomej społecznej szkodliwości czynu, jeśli zachodzi wyjątkowa sytuacja przewidziana w art. 1 § 2 Kodeksu karnego,
• przyjęciem wypadku mniejszej wagi z art. 270 § 2a Kodeksu karnego, zagrożonego grzywną, karą ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do 2 lat,
• warunkowym umorzeniem postępowania,
• skazaniem za przestępstwo z art. 270 § 1 Kodeksu karnego albo za inny czyn odpowiadający dokonanym ustaleniom.

Znikoma społeczna szkodliwość nie może być utożsamiana z niewielką szkodą finansową albo brakiem szkody majątkowej. Sąd lub prokurator bierze pod uwagę między innymi rodzaj naruszonego dobra, znaczenie dokumentu, motywację sprawcy, sposób działania, wagę naruszonych obowiązków oraz możliwe konsekwencje użycia dokumentu.

Warunkowe umorzenie postępowania

Warunkowe umorzenie postępowania w sprawie o czyn z art. 270 § 1 Kodeksu karnego jest prawnie dopuszczalne, ponieważ przestępstwo to nie jest zagrożone karą przekraczającą 5 lat pozbawienia wolności. Nie oznacza to jednak, że sąd ma obowiązek zastosować tę instytucję.

Zgodnie z art. 66 Kodeksu karnego sąd może warunkowo umorzyć postępowanie, jeżeli łącznie:

• wina i społeczna szkodliwość czynu nie są znaczne,
• okoliczności popełnienia czynu nie budzą wątpliwości,
• sprawca nie był karany za przestępstwo umyślne,
• jego postawa, właściwości, warunki osobiste i dotychczasowy sposób życia uzasadniają pozytywną prognozę kryminologiczną.

W sprawie kadrowej znaczenie mogą mieć między innymi jednorazowy charakter zdarzenia, motyw działania, znaczenie dokumentu, jego rzeczywiste wykorzystanie, skutki dla pracownika, postawa po ujawnieniu czynu, naprawienie szkody oraz dotychczasowa niekaralność. Nie można z góry założyć, że wszystkie przesłanki są spełnione.

Warunkowe umorzenie następuje na okres próby wynoszący od roku do 3 lat. Sąd może nałożyć obowiązki, orzec świadczenie pieniężne, nawiązkę albo obowiązek naprawienia szkody lub zadośćuczynienia za krzywdę. W razie rażącego naruszania porządku prawnego postępowanie może zostać podjęte na zasadach określonych w art. 68 Kodeksu karnego.

Wyrok warunkowo umarzający postępowanie nie jest wyrokiem skazującym. Stanowisko to znajduje potwierdzenie między innymi w postanowieniu Sądu Najwyższego z 17 maja 2000 r., sygn. akt I KZP 7/00. Trzeba jednak pamiętać, że dane osoby, wobec której prawomocnie warunkowo umorzono postępowanie, są czasowo gromadzone w Krajowym Rejestrze Karnym. Usuwa się je po upływie terminu określonego w art. 68 § 4 Kodeksu karnego, czyli zasadniczo po 6 miesiącach od zakończenia okresu próby, jeżeli postępowanie nie zostało podjęte.

Najczęściej zadawane pytania

Źródła

• Ustawa z 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny, tekst jednolity Dz.U. z 2025 r. poz. 383 ze zmianami.
• Ustawa z 6 czerwca 1997 r. – Kodeks postępowania karnego, tekst jednolity Dz.U. z 2026 r. poz. 490 ze zmianami.
• Ustawa z 24 maja 2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym, tekst jednolity Dz.U. z 2024 r. poz. 276 ze zmianami.
• Uchwała Sądu Najwyższego z 17 marca 2005 r., sygn. akt I KZP 2/05.
• Postanowienie Sądu Najwyższego z 24 maja 2018 r., sygn. akt III KK 64/18.
• Wyrok Sądu Najwyższego z 25 października 1979 r., sygn. akt II KR 10/79.
• Wyrok Sądu Najwyższego z 9 września 2002 r., sygn. akt V KKN 29/01.
• Postanowienie Sądu Najwyższego z 17 maja 2000 r., sygn. akt I KZP 7/00.

Stan prawny sprawdzony na 10 lipca 2026 r.