Odpowiedzialność biura rachunkowego za błędnie naliczone składki ZUS

Kiedy biuro rachunkowe może odpowiadać za błąd w składkach ZUS?

Podstawą odpowiedzialności biura rachunkowego wobec klienta jest najczęściej odpowiedzialność kontraktowa, czyli odpowiedzialność za niewykonanie albo nienależyte wykonanie umowy. Wynika ona z art. 471 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny, zgodnie z którym dłużnik ma obowiązek naprawić szkodę wynikłą z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania, chyba że nastąpiło to wskutek okoliczności, za które nie ponosi odpowiedzialności.

W praktyce oznacza to, że klient biura rachunkowego nie wygrywa sprawy tylko dlatego, że w dokumentach ZUS pojawił się błąd. Musi jeszcze wykazać, że biuro miało obowiązek prawidłowo przygotować dane rozliczenie, że obowiązek ten wykonało nienależycie oraz że przez to powstała konkretna szkoda. Podstawowe znaczenie ma więc treść umowy, korespondencja z klientem, zakres udzielonych zleceń oraz to, jakie dane klient przekazał biuru.

Jeżeli strony nie zawarły szczegółowej umowy pisemnej, sąd będzie badał całokształt współpracy. Umowa o obsługę księgową lub kadrowo-płacową może mieć charakter umowy o świadczenie usług, do której na podstawie art. 750 Kodeksu cywilnego stosuje się odpowiednio przepisy o zleceniu. Warto pamiętać, że nawet prosta umowa na kartce papieru może być ważnym dowodem zakresu obowiązków biura.

Należyta staranność biura rachunkowego

Zgodnie z art. 355 § 1 Kodeksu cywilnego dłużnik powinien zachować staranność ogólnie wymaganą w stosunkach danego rodzaju. W przypadku biura rachunkowego trzeba dodatkowo stosować art. 355 § 2 Kodeksu cywilnego, który nakazuje oceniać należytą staranność dłużnika w zakresie prowadzonej przez niego działalności gospodarczej z uwzględnieniem zawodowego charakteru tej działalności.

Biuro rachunkowe jest więc oceniane surowiej niż osoba prywatna. Jeżeli przyjmuje do obsługi rozliczenia z ZUS, powinno znać podstawowe zasady podlegania ubezpieczeniom społecznym, terminy składania dokumentów i opłacania składek oraz skutki nieprawidłowego zgłoszenia albo zaniżenia składki. Nie oznacza to jednak odpowiedzialności automatycznej za każdy niekorzystny skutek po stronie klienta.

Art. 472 Kodeksu cywilnego stanowi, że jeżeli z ustawy albo z czynności prawnej nie wynika nic innego, dłużnik odpowiada za niezachowanie należytej staranności. Biuro może więc bronić się, wykazując, że działało profesjonalnie: korzystało z aktualnego oprogramowania, weryfikowało dane w granicach rozsądnie wymaganych od księgowego, informowało klienta o ryzykach i bazowało na informacjach przekazanych przez klienta.

Czy błąd programu Płatnik zwalnia biuro z odpowiedzialności?

Nie ma przepisu, który zwalnia biuro rachunkowe z odpowiedzialności tylko dlatego, że błąd powstał przy użyciu programu Płatnik. Program jest narzędziem pracy, a wybór i prawidłowe używanie narzędzi należy do organizacji pracy profesjonalisty. Sąd może więc uznać, że biuro powinno zauważyć błąd, zwłaszcza jeżeli dotyczył on składki mającej kluczowe znaczenie dla prawa do zasiłku chorobowego.

Z drugiej strony błąd programu może mieć znaczenie obronne. Jeżeli biuro korzystało z aktualnej wersji programu, błąd nie był oczywisty, nie występowały komunikaty ostrzegawcze, a identyczny problem dotyczył wielu płatników, można argumentować, że biuro nie ponosi winy albo że stopień winy jest ograniczony. W procesie znaczenie będą miały zrzuty ekranu, historia aktualizacji programu, deklaracje ZUS, potwierdzenia wysyłki, korespondencja z ZUS oraz ewentualne komunikaty producenta albo ZUS.

Warto odróżnić błąd techniczny programu od błędu merytorycznego użytkownika. Jeżeli program prawidłowo umożliwiał wprowadzenie danych, ale biuro wybrało niewłaściwy kod ubezpieczenia, podstawę albo składkę, odpowiedzialność biura będzie znacznie bardziej prawdopodobna.

Co musi udowodnić klient żądający odszkodowania?

Ciężar udowodnienia faktów, z których strona wywodzi skutki prawne, wynika z art. 6 Kodeksu cywilnego. W procesie cywilnym obowiązek przedstawiania dowodów przez strony potwierdza art. 232 ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego. Klient powinien więc wykazać nie tylko to, że składka została błędnie naliczona, lecz także wysokość szkody i związek przyczynowy.

Zakres odszkodowania określa art. 361 § 1 Kodeksu cywilnego: zobowiązany do odszkodowania odpowiada tylko za normalne następstwa działania albo zaniechania, z którego szkoda wynikła. Z kolei art. 361 § 2 Kodeksu cywilnego obejmuje zarówno stratę, jak i utracone korzyści. W sprawach dotyczących zasiłku z ZUS klient musi zatem wykazać, że gdyby dokumenty i składki były prawidłowe, otrzymałby świadczenie w określonej wysokości.

Roszczenie o zapłatę kwoty odpowiadającej zasiłkowi nie może opierać się wyłącznie na założeniu, że ZUS na pewno wypłaciłby świadczenie. Trzeba sprawdzić, czy klient spełniał wszystkie ustawowe warunki, w tym warunek okresu wyczekiwania, prawidłowego podlegania ubezpieczeniu, braku przeszkód z ustawy zasiłkowej oraz prawidłowej podstawy wymiaru świadczenia.

Dobrowolne ubezpieczenie chorobowe przedsiębiorcy a zasiłek

Osoba prowadząca pozarolniczą działalność gospodarczą podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym na podstawie art. 6 ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych. Ubezpieczenie chorobowe dla takiej osoby jest dobrowolne, co wynika z art. 11 ust. 2 tej ustawy. Objęcie dobrowolnym ubezpieczeniem chorobowym następuje na zasadach z art. 14 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, czyli od dnia wskazanego we wniosku, nie wcześniej jednak niż od dnia złożenia wniosku.

Przedsiębiorca co do zasady nabywa prawo do zasiłku chorobowego po upływie 90 dni nieprzerwanego ubezpieczenia chorobowego. Wynika to z art. 4 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa. Jeżeli niezdolność do pracy powstała przed upływem tego okresu, prawo do zasiłku może nie powstać, chyba że zachodzi ustawowy wyjątek.

Aktualnie nie należy już automatycznie przyjmować, że dobrowolne ubezpieczenie chorobowe przedsiębiorcy ustaje z powodu spóźnionej albo niepełnej zapłaty składki. Po zmianach obowiązujących od 2022 r. istotne znaczenie ma art. 2a ustawy zasiłkowej. Zgodnie z art. 2a ust. 1 tej ustawy świadczenia nie przysługują osobie prowadzącej pozarolniczą działalność w razie zadłużenia z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne na kwotę przekraczającą 1% minimalnego wynagrodzenia za pracę, do czasu spłaty całości zadłużenia. Art. 2a ust. 2 ustawy zasiłkowej przewiduje, że jeżeli zadłużenie nie zostanie spłacone w ciągu 6 miesięcy od dnia powstania prawa do świadczenia, prawo do świadczenia przedawnia się.

Terminy opłacania składek określa art. 47 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Dla wielu przedsiębiorców termin przypada do 20. dnia następnego miesiąca, ale dla części płatników stosuje się inne terminy, w szczególności do 5. albo 15. dnia miesiąca. Dlatego w każdej sprawie trzeba sprawdzić status płatnika i okres, którego dotyczy spór.

Jak ocenić żądanie zapłaty równowartości zasiłku?

Żądanie klienta powinno zostać rozbite na konkretne elementy. Należy ustalić, jaka decyzja ZUS zapadła, czy odmowa świadczenia wynikała wyłącznie z błędnej składki, czy także z innych przyczyn, czy klient złożył odwołanie od decyzji ZUS oraz czy realnie mógł ograniczyć szkodę.

Od decyzji ZUS przysługuje odwołanie do sądu na podstawie art. 83 ust. 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Termin wniesienia odwołania wynosi miesiąc od doręczenia decyzji, co wynika z art. 477^9 § 1 Kodeksu postępowania cywilnego. Jeżeli klient nie skorzystał z odwołania, choć istniały realne podstawy do zmiany decyzji, biuro może podnosić, że klient przyczynił się do szkody albo nie wykazał związku przyczynowego.

Znaczenie może mieć także art. 362 Kodeksu cywilnego. Jeżeli poszkodowany przyczynił się do powstania albo zwiększenia szkody, obowiązek jej naprawienia ulega odpowiedniemu zmniejszeniu stosownie do okoliczności, a zwłaszcza stopnia winy obu stron. Przykładem może być sytuacja, w której klient zataił ciążę lub planowaną niezdolność do pracy, odmówił przekazania dokumentów, nie zapłacił składek w terminie albo zignorował decyzję ZUS.

Polisa OC biura rachunkowego

Przedsiębiorcy wykonujący działalność z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, o których mowa w art. 76a ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, mają obowiązek zawarcia umowy ubezpieczenia OC na podstawie art. 76h ust. 1 tej ustawy. Szczegółowe zasady obowiązkowego ubezpieczenia określa rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 6 listopada 2014 r. w sprawie obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej przedsiębiorców wykonujących działalność z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Nie każda szkoda związana z ZUS musi jednak automatycznie mieścić się w podstawowej ochronie. W wielu polisach obsługa kadrowo-płacowa, deklaracje ZUS albo doradztwo w zakresie ubezpieczeń społecznych są objęte ochroną dopiero po wykupieniu dodatkowego rozszerzenia. Dlatego nie wystarczy sprawdzić samej polisy. Trzeba przeanalizować ogólne warunki ubezpieczenia, zakres działalności zgłoszony ubezpieczycielowi, wyłączenia odpowiedzialności, sumę gwarancyjną i termin zgłoszenia szkody.

Jeżeli klient kieruje roszczenie do biura, warto niezwłocznie zgłosić sprawę ubezpieczycielowi, nawet gdy nie ma pewności, czy ochrona zadziała. Zwłoka w zgłoszeniu może utrudnić późniejszą obronę albo rozliczenia z ubezpieczycielem.

Jak biuro rachunkowe powinno odpowiedzieć klientowi?

Najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest pisemna odpowiedź na roszczenie. Powinna ona wskazywać, czy biuro uznaje roszczenie, odmawia zapłaty, czy potrzebuje dodatkowych dokumentów. Jeżeli kwota jest sporna, nie należy składać pochopnych oświadczeń o winie ani obiecywać zapłaty bez analizy sprawy.

W odpowiedzi można poprosić klienta o przedstawienie decyzji ZUS, wyliczenia żądanej kwoty, dokumentów potwierdzających prawo do zasiłku, dowodu wniesienia odwołania od decyzji ZUS oraz wskazania, na czym dokładnie polega zarzucany błąd. W sprawach odszkodowawczych ważna jest precyzja, podobnie jak przy innych roszczeniach za błędy profesjonalnych podmiotów, na przykład w sprawach o odszkodowanie za firmowy numer.

Jeżeli klient wysyła przedsądowe wezwanie do zapłaty, biuro powinno zachować kopertę, wiadomości e-mail i potwierdzenia doręczenia. Ma to znaczenie dla terminów, ewentualnych odsetek i późniejszej oceny, czy strony próbowały rozwiązać spór polubownie.

Przedawnienie roszczeń wobec biura rachunkowego

Roszczenia majątkowe co do zasady ulegają przedawnieniu na zasadach z art. 118 Kodeksu cywilnego. Termin przedawnienia wynosi 6 lat, a dla roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej oraz roszczeń o świadczenia okresowe wynosi 3 lata. Koniec terminu przedawnienia przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego, chyba że termin przedawnienia jest krótszy niż 2 lata.

Początek biegu przedawnienia ocenia się według art. 120 § 1 Kodeksu cywilnego. W sporach o błąd biura rachunkowego kluczowe może być ustalenie, kiedy roszczenie stało się wymagalne, kiedy klient dowiedział się o decyzji ZUS oraz kiedy mógł skutecznie wezwać biuro do zapłaty. Każda sprawa wymaga odrębnej oceny dokumentów.

FAQ

Źródła

• Art. 6, art. 118, art. 120 § 1, art. 355 § 1 i § 2, art. 361 § 1 i § 2, art. 362, art. 471, art. 472, art. 473, art. 474 oraz art. 750 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny.
• Art. 232 oraz art. 477^9 § 1 ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego.
• Art. 6 ust. 1 pkt 5, art. 11 ust. 2, art. 14 ust. 1, art. 47 ust. 1 oraz art. 83 ust. 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych.
• Art. 2a oraz art. 4 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa.
• Art. 76a ust. 1 i art. 76h ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.
• Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 6 listopada 2014 r. w sprawie obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej przedsiębiorców wykonujących działalność z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.