Odpowiedzialność materialna pracownika za niedobór w inwentaryzacji

Czy pracodawca może obciążyć pracownika po inwentaryzacji?

Różnica ujawniona podczas inwentaryzacji, np. brak opału, towaru albo pieniędzy w kasie, nie oznacza jeszcze automatycznie, że konkretny pracownik musi za nią zapłacić. W prawie pracy trzeba odróżnić dwa reżimy odpowiedzialności: ogólną odpowiedzialność za szkodę oraz odpowiedzialność za mienie powierzone z obowiązkiem zwrotu albo wyliczenia się.

Na zasadach ogólnych pracownik odpowiada wtedy, gdy wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków pracowniczych, ze swojej winy, wyrządził pracodawcy szkodę. Pracodawca musi wykazać szkodę, jej wysokość, winę pracownika, naruszenie obowiązków oraz normalny związek przyczynowy między zachowaniem pracownika a stratą.

Jeżeli szkoda została wyrządzona nieumyślnie, odszkodowanie co do zasady nie może przewyższać kwoty trzymiesięcznego wynagrodzenia pracownika przysługującego mu w dniu wyrządzenia szkody. Pełna odpowiedzialność występuje przy szkodzie wyrządzonej umyślnie oraz w szczególnym reżimie mienia powierzonego.

Powierzenie mienia przez pracodawcę

Najsurowsza odpowiedzialność pracownika dotyczy mienia powierzonego. Zgodnie z art. 124 Kodeksu pracy pracownik, któremu powierzono z obowiązkiem zwrotu albo wyliczenia się pieniądze, papiery wartościowe, kosztowności, narzędzia, instrumenty, podobne przedmioty, środki ochrony indywidualnej, odzież i obuwie robocze, odpowiada w pełnej wysokości za szkodę powstałą w tym mieniu. Pracownik odpowiada w pełnej wysokości również za szkodę w innym mieniu powierzonym mu z obowiązkiem zwrotu albo wyliczenia się. Osobnym, ale powiązanym problemem jest odpowiedzialność za straty magazynowe bez udziału w inwentaryzacji.

Opał, węgiel, paliwo, materiały magazynowe albo towar mogą być takim innym mieniem, ale tylko wtedy, gdy rzeczywiście zostały pracownikowi powierzone do rozliczenia. Nie wystarcza ogólny zapis w zakresie obowiązków typu wykonywanie innych poleceń przełożonego. Konieczne jest ustalenie, że pracownik wiedział, jakie mienie przyjmuje, w jakiej ilości, w jakim celu oraz że miał realną możliwość kontrolowania jego stanu.

Powierzenie mienia nie zawsze wymaga osobnej pisemnej umowy, ale w praktyce to pracodawca powinien umieć wykazać, że do powierzenia doszło prawidłowo. Znaczenie mają protokoły przekazania, spisy z natury, dokumenty magazynowe, ewidencja pobrań i zużycia, zakres faktycznych obowiązków, dostęp do kluczy, sposób zabezpieczenia pomieszczenia oraz to, czy inne osoby mogły korzystać z mienia bez kontroli pracownika.

Jeżeli mieniem miało się zajmować kilka osób, trzeba dodatkowo ocenić, czy nie chodzi o wspólną odpowiedzialność za powierzone mienie. W takim przypadku zwykle kluczowe znaczenie ma pisemna umowa i prawidłowe ustalenie, kto oraz w jakiej części odpowiada za niedobór.

Odpowiedzialność za różnicę na niekorzyść zakładu pracy

W opisanej sytuacji samo stwierdzenie, że podczas inwentaryzacji powstała różnica w zakupionym i zużytym opale na kwotę około 7000 zł, nie daje jeszcze pracodawcy prawa do automatycznego obciążenia pracownika. Pracodawca musiałby wykazać, że opal został pracownikowi prawidłowo powierzony albo że pracownik swoim zawinionym działaniem lub zaniechaniem doprowadził do szkody.

Jeżeli pracownik nie miał w zakresie obowiązków odpowiedzialności za gospodarkę opałem, nie prowadził ewidencji, nie miał wyłącznego dostępu do składu, nie podpisywał protokołów przekazania i nie miał technicznej możliwości zabezpieczenia opału, obciążenie go pełną kwotą niedoboru byłoby bardzo wątpliwe.

Inaczej należy oceniać sytuację, gdy pracownik faktycznie przez dłuższy czas przyjmował dostawy, wydawał opał, prowadził rozliczenia, miał pieczę nad kluczami, znał stan zapasów i akceptował obowiązek rozliczania się z mienia. Wtedy pracodawca może próbować wykazywać, że doszło do powierzenia mienia, nawet jeżeli nie podpisano osobnej umowy o odpowiedzialności materialnej.

Podobne zasady mają znaczenie także w sprawach dotyczących pieniędzy, utargu albo kasy. Jeżeli przedmiotem sporu jest odpowiedzialność kasjera, szczególnie ważne jest, czy pracownik miał wyłączny lub kontrolowany dostęp do kasy oraz czy stan gotówki był prawidłowo przekazywany i rozliczany.

Potrącenie niedoboru z wynagrodzenia

Nawet gdy pracodawca uważa, że pracownik odpowiada za niedobór, nie może dowolnie potrącić spornej kwoty z wynagrodzenia. Należności inne niż potrącenia ustawowe mogą być potrącane z pensji tylko za pisemną zgodą pracownika. Zgoda powinna dotyczyć konkretnej należności, a nie być ogólną zgodą podpisaną z góry na przyszłe niedobory.

Jeżeli pracownik nie zgadza się z obciążeniem, powinien odmówić podpisania oświadczenia o potrąceniu i poprosić o pisemne uzasadnienie roszczenia. Pracodawca, który chce dochodzić spornej kwoty, powinien co do zasady skierować sprawę na drogę sądową. Dopiero prawomocne orzeczenie lub ugoda może stanowić podstawę dalszego dochodzenia należności.

Nie należy też mylić odszkodowania z karą porządkową. Kodeks pracy przewiduje kary porządkowe za określone naruszenia obowiązków pracowniczych, ale nie pozwala zastąpić nimi zasad odpowiedzialności za szkodę ujawnioną w inwentaryzacji.

Jak pracownik może bronić się przed obciążeniem za niedobór?

W pierwszej kolejności trzeba ustalić, czy w ogóle doszło do prawidłowego powierzenia mienia. Pracownik powinien sprawdzić, czy podpisywał protokół przyjęcia mienia, czy uczestniczył w inwentaryzacji początkowej, czy miał dostęp do dokumentów magazynowych i czy miał możliwość realnego nadzoru nad opałem lub towarem.

Istotne są także okoliczności niezależne od pracownika. Mogą to być m.in. brak zamkniętego pomieszczenia, dostęp wielu osób do składu, brak liczników lub wag, niepełna dokumentacja pobrań, błędna metoda inwentaryzacji, naturalne ubytki, niewłaściwe przechowywanie, wcześniejsze braki, kradzież albo decyzje organizacyjne pracodawcy uniemożliwiające kontrolę.

Warto zachować kopie dokumentów, korespondencji, poleceń służbowych i własnych zastrzeżeń do inwentaryzacji. Jeżeli pracownik nie zgadza się z wynikiem spisu, powinien zgłosić zastrzeżenia możliwie szybko i konkretnie wskazać, które elementy rozliczenia uważa za nieprawidłowe.

FAQ

Podsumowanie

Pracodawca może żądać od pracownika zapłaty za niedobór dopiero wtedy, gdy wykaże przesłanki odpowiedzialności. W sprawach takich jak brak opału, towaru czy gotówki szczególne znaczenie ma to, czy mienie zostało prawidłowo powierzone, czy pracownik miał rzeczywistą możliwość kontroli oraz czy szkoda powstała z przyczyn od niego zależnych. Jeżeli pracodawca nie potrafi tego wykazać, odpowiedzialność materialna pracownika może być wyłączona albo istotnie ograniczona.

W opisanym przypadku sam ogólny zapis o wykonywaniu innych zadań zleconych przez przełożonego nie powinien być wystarczającą podstawą do obciążenia pracownika kwotą około 7000 zł. Decydują dokumenty, faktyczne obowiązki, sposób zabezpieczenia opału i to, czy pracownik miał realną pieczę nad mieniem.

Źródła

• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, w szczególności art. 114-127, art. 87, art. 91 oraz art. 291: Internetowy System Aktów Prawnych.
• Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 24 stycznia 2017 r., sygn. II PK 306/15: orzeczenie Sądu Najwyższego.
• Wyrok Sądu Apelacyjnego w Szczecinie z dnia 9 grudnia 2015 r., sygn. III APa 9/15.