Jak sprawdzić czyjeś wykształcenie zgodnie z prawem?

Czy można sprawdzić wykształcenie innej osoby?

Tak, ale sposób weryfikacji zależy przede wszystkim od rodzaju i daty dokumentu oraz od tego, jakimi danymi dysponuje osoba sprawdzająca. Od 30 czerwca 2026 r. działa Repozytorium Dyplomów Elektronicznych będące częścią systemu POL-on. Umożliwia ono weryfikację zarejestrowanych dyplomów, suplementów do dyplomów, dyplomów doktorskich i habilitacyjnych.

Nie oznacza to powstania ogólnej wyszukiwarki absolwentów. Nie można wpisać jedynie nazwiska danej osoby i uzyskać pełnej informacji o jej edukacji. Weryfikacja dotyczy konkretnego dokumentu i wymaga danych pozwalających go zidentyfikować. Dane o przebiegu studiów, ocenach czy całej historii edukacyjnej nadal pozostają danymi dotyczącymi konkretnej osoby i nie stają się z tego powodu powszechnie dostępne.

W przypadku dokumentów starszych albo niezarejestrowanych w Repozytorium nadal trzeba korzystać z innych legalnych sposobów: dokumentu przedstawionego przez zainteresowanego, odpowiedniej procedury potwierdzenia w uczelni, oficjalnych źródeł publicznych albo – gdy istnieje podstawa – trybu dostępu do informacji publicznej.

Jak sprawdzić dyplom w Repozytorium Dyplomów Elektronicznych?

Państwowa usługa „Zweryfikuj dyplom lub suplement” pozwala bezpłatnie sprawdzić dokument innej osoby i od razu uzyskać odpowiedź z Repozytorium Dyplomów Elektronicznych. Usługa obejmuje dokumenty wydane po 30 czerwca 2026 r., jeżeli zostały zarejestrowane w Repozytorium.

Zakres potrzebnych danych zależy od tego, czy weryfikujący dysponuje dokumentem elektronicznym, czy papierowym. Przy dokumencie elektronicznym potrzebne są przede wszystkim:

• identyfikator dokumentu w Repozytorium,
• imię lub wszystkie imiona znajdujące się na dokumencie,
• nazwisko osoby, dla której dokument wydano.

Jeżeli dane pochodzą z dyplomu lub suplementu papierowego, usługa wymaga danych osoby, instytucji wydającej dokument, daty uzyskania tytułu zawodowego albo stopnia naukowego oraz numeru dyplomu. Oznacza to, że Repozytorium służy do weryfikacji posiadanego dokumentu, a nie do swobodnego poszukiwania informacji o wykształceniu dowolnej osoby.

Okres od 30 czerwca do 31 grudnia 2026 r. jest okresem przejściowym. Uczelnie mogą w tym czasie zdecydować, czy osobom uzyskującym tytuł zawodowy lub stopień naukowy wydadzą dokument elektroniczny. Od 1 stycznia 2027 r. wydawanie nowych dyplomów elektronicznych jako podstawowej formy dokumentu ma być obowiązkowe.

Brak pozytywnego wyniku wyszukiwania nie powinien być automatycznie traktowany jako dowód sfałszowania dyplomu. Trzeba najpierw sprawdzić poprawność wpisanych danych. W przypadku dokumentu z okresu przejściowego trzeba również uwzględnić możliwość, że uczelnia wydała wyłącznie dokument papierowy i nie zarejestrowała go w Repozytorium.

Dostęp do informacji publicznej a wykształcenie

Zasady dostępu do informacji publicznej reguluje ustawa z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej. Zgodnie z art. 1 ust. 1 tej ustawy informacją publiczną jest każda informacja o sprawach publicznych. Prawo to obejmuje m.in. dostęp do informacji o organach władzy publicznej, osobach sprawujących w nich funkcje, zasadach działania tych organów, majątku publicznym oraz dokumentach urzędowych.

Samo pytanie, czy prywatna osoba ukończyła konkretny uniwersytet, zazwyczaj nie dotyczy sprawy publicznej. Jeżeli natomiast chodzi o osobę pełniącą funkcję publiczną, znaczenie może mieć to, czy określone wykształcenie pozostaje w związku z warunkami powierzenia albo wykonywania tej funkcji. W przypadku kandydata do funkcji publicznej sam status kandydata nie powoduje automatycznie jawności całej jego dokumentacji edukacyjnej. Trzeba ocenić, czy żądana informacja rzeczywiście jest informacją o sprawie publicznej i znajduje się w posiadaniu podmiotu zobowiązanego do jej udostępnienia.

Zgodnie z art. 5 ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej prawo do informacji publicznej podlega ograniczeniu ze względu na prywatność osoby fizycznej. Ograniczenie to nie dotyczy informacji o osobach pełniących funkcje publiczne, jeżeli informacje mają związek z pełnieniem tych funkcji, w tym z warunkami powierzenia i wykonywania funkcji. Podobny konflikt między dostępem do informacji publicznej a prywatnością pojawia się przy ujawnianiu zarobków pracownika jednostki samorządowej.

Czy uczelnia musi odpowiedzieć na pytanie o absolwenta?

Uruchomienie Repozytorium Dyplomów Elektronicznych nie oznacza, że uczelnie mają obowiązek udostępniać każdej osobie trzeciej informacje z dokumentacji studentów i absolwentów. W typowej sytuacji uczelnia może odmówić przekazania informacji o tym, czy wskazana osoba była studentem, jakie miała oceny, jaki był przebieg jej studiów albo jakie dokumenty znajdują się w jej aktach, jeżeli brak podstawy prawnej do udostępnienia tych danych.

Uczelnia jako administrator danych musi mieć podstawę prawną przetwarzania i udostępnienia danych osobowych. Samo zainteresowanie społeczne, ciekawość odbiorców mediów albo wątpliwości co do informacji podanej w CV nie tworzą automatycznego prawa do uzyskania dokumentacji absolwenta.

Zgoda zainteresowanego może mieć znaczenie w konkretnej procedurze weryfikacyjnej, ale sama w sobie nie musi oznaczać, że uczelnia ma obowiązek udzielić osobie trzeciej odpowiedzi w dowolnej formie. W przypadku nowych, zarejestrowanych dokumentów właściwym narzędziem służącym potwierdzeniu autentyczności dyplomu jest przede wszystkim Repozytorium Dyplomów Elektronicznych.

Jak zweryfikować starszy dyplom lub dokument spoza Repozytorium?

Repozytorium nie służy do weryfikowania wszystkich dyplomów wydanych w przeszłości. Państwowa usługa obejmuje dokumenty wydane po 30 czerwca 2026 r. i zarejestrowane w systemie. Brak starszego dyplomu w Repozytorium jest więc normalny i nie świadczy o jego nieważności.

Przy starszym dokumencie najbezpieczniejszą drogą jest poproszenie zainteresowanego o okazanie oryginału dyplomu, suplementu, zaświadczenia z uczelni albo innego dokumentu potwierdzającego kwalifikacje. Jeżeli potrzebne jest dodatkowe potwierdzenie przez uczelnię, można ustalić z nią właściwy tryb postępowania. Zakres możliwej odpowiedzi zależy od podstawy prawnej, celu weryfikacji oraz procedur stosowanych przez uczelnię.

Jeżeli dana osoba podaje tytuł naukowy, stopień naukowy, funkcję akademicką albo dorobek naukowy, można również korzystać z jawnych źródeł, np. stron uczelni, BIP, publicznych danych systemu POL-on, repozytoriów naukowych i oficjalnych biogramów. Trzeba jednak odróżnić publicznie dostępne informacje o działalności zawodowej lub naukowej od danych znajdujących się w dokumentacji konkretnego studenta czy absolwenta.

Przy dyplomach zagranicznych przydatny może być system KWALIFIKATOR prowadzony przez NAWA. Pozwala on sprawdzić ogólne informacje o określonym rodzaju zagranicznego dyplomu, jego poziomie i sposobie uznawania w Polsce. Nie służy natomiast do ustalania, czy konkretna wskazana osoba rzeczywiście posiada dany dokument.

Jak napisać wniosek o informację publiczną?

Jeżeli istnieje rzeczywisty związek między informacją o wykształceniu a sprawą publiczną, można złożyć wniosek o udostępnienie informacji publicznej do podmiotu, który posiada daną informację i jest zobowiązany do jej udostępniania. Wniosek co do zasady nie wymaga szczególnego formularza, powinien jednak jasno wskazywać, jakiej informacji dotyczy i w jaki sposób wnioskodawca chce ją otrzymać.

Lepiej nie żądać automatycznie pełnej dokumentacji studiów, numeru albumu, kopii dyplomu czy wykazu ocen. Tak szerokie żądanie może ingerować w prywatność. Precyzyjniejsze może być pytanie, czy w dokumentach dotyczących powierzenia określonej funkcji wskazano wymagany poziom wykształcenia albo czy podmiot dysponuje dokumentem potwierdzającym spełnienie ustawowego wymogu kwalifikacyjnego.

Jeżeli organ odmawia udostępnienia informacji publicznej z powodu ograniczenia wynikającego z ustawy, odmowa następuje w drodze decyzji. Do takiej decyzji stosuje się przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego z modyfikacjami wynikającymi z ustawy o dostępie do informacji publicznej; ustawa przewiduje m.in. czternastodniowy termin na rozpoznanie odwołania od decyzji odmownej. Gdy natomiast podmiot twierdzi, że żądana informacja w ogóle nie ma charakteru informacji publicznej, sposób dalszego działania zależy od przyczyny i treści odpowiedzi.

Ryzyka prawne przy publicznym kwestionowaniu wykształcenia

Weryfikując czyjeś kwalifikacje, trzeba odróżnić sprawdzanie dokumentu od publicznego formułowania zarzutów. Stwierdzenie, że ktoś kłamie na temat swojego wykształcenia, posługuje się fałszywym dyplomem albo świadomie wprowadza innych w błąd, może naruszać dobra osobiste, jeżeli nie ma dostatecznych podstaw faktycznych.

Brak dokumentu w Repozytorium nie powinien być samodzielną podstawą takiego zarzutu. Może wynikać z błędnie wpisanych danych, daty wydania dokumentu albo – w okresie przejściowym w 2026 r. – z faktu, że uczelnia nie korzystała jeszcze z fakultatywnej możliwości wydania i zarejestrowania dyplomu elektronicznego.

Jeżeli pojawiają się poważne wątpliwości, bezpieczniej najpierw sprawdzić dane dokumentu, skorzystać z oficjalnych rejestrów, zwrócić się do zainteresowanego o wyjaśnienie oraz ustalić, czy istnieje legalna podstawa do uzyskania dodatkowych informacji. Dopiero zgromadzone i zweryfikowane fakty pozwalają odpowiedzialnie formułować dalsze wnioski.

FAQ

Czy w Repozytorium można wyszukać osobę po imieniu i nazwisku?

Nie. Repozytorium Dyplomów Elektronicznych nie jest publiczną wyszukiwarką osób ani ich całej historii edukacyjnej. Do weryfikacji trzeba podać dane konkretnego dokumentu. W przypadku dyplomu elektronicznego potrzebny jest m.in. jego identyfikator, a przy dokumencie papierowym m.in. numer dyplomu, instytucja wydająca i data uzyskania tytułu lub stopnia.

Czy każdy dyplom wydany w 2026 r. znajduje się w Repozytorium?

Nie. Weryfikacja dotyczy dokumentów wydanych po 30 czerwca 2026 r. i zarejestrowanych w Repozytorium. Do 31 grudnia 2026 r. trwa okres przejściowy, w którym uczelnie mogą wydawać dyplomy elektroniczne fakultatywnie.

Czy brak dyplomu w Repozytorium oznacza, że dokument jest fałszywy?

Nie. Najpierw trzeba sprawdzić poprawność wpisanych danych, datę wydania dokumentu oraz to, czy dokument powinien w ogóle znajdować się w Repozytorium. Szczególne znaczenie ma okres przejściowy w drugiej połowie 2026 r.

Czy uczelnia może telefonicznie potwierdzić, że ktoś ukończył studia?

Uczelnia nie powinna przekazywać przypadkowej osobie danych absolwenta bez odpowiedniej podstawy prawnej. W przypadku nowych dokumentów do potwierdzania ich autentyczności służy przede wszystkim państwowa usługa weryfikacji w Repozytorium.

Czy wykształcenie osoby pełniącej funkcję publiczną zawsze jest jawne?

Nie. Zgodnie z ustawą o dostępie do informacji publicznej znaczenie ma związek określonej informacji z pełnieniem funkcji publicznej, w tym z warunkami jej powierzenia i wykonywania. Nie każda informacja znajdująca się w dokumentacji edukacyjnej takiej osoby staje się publiczna.

Jak sprawdzić zagraniczny dyplom?

System KWALIFIKATOR NAWA pomaga ustalić poziom i sposób uznawania określonego rodzaju zagranicznego dyplomu w Polsce. Nie potwierdza jednak, że konkretny wskazany człowiek rzeczywiście jest posiadaczem takiego dokumentu.

Źródła:

1. Repozytorium Dyplomów Elektronicznych – usługa „Zweryfikuj dyplom lub suplement” – dyplomy.nauka.gov.pl.

2. Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego, informacje o wdrożeniu dyplomów elektronicznych i terminach okresu przejściowego – gov.pl.

3. POL-on, „Udostępnienie produkcyjne Repozytorium Dyplomów Elektronicznych” – POL-on.

4. Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce – ISAP.

5. Ustawa z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej – ISAP.

6. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679, RODO – UODO.

7. System KWALIFIKATOR – NAWA.