Zmiana zakresu obowiązków pracownika bez aneksu

Czy pracodawca może rozszerzyć zakres obowiązków bez aneksu?

Punktem wyjścia jest umowa o pracę. Zgodnie z Kodeksem pracy umowa powinna określać m.in. strony, rodzaj umowy, datę jej zawarcia oraz warunki pracy i płacy, w tym przede wszystkim rodzaj pracy, miejsce jej wykonywania, wynagrodzenie, wymiar czasu pracy i dzień rozpoczęcia pracy. Zakres czynności może doprecyzowywać obowiązki, ale nie powinien faktycznie zmieniać rodzaju pracy ustalonego w umowie.

Jeżeli pracownik jest zatrudniony jako pomoc kuchenna, pracodawca może wydawać mu polecenia dotyczące pracy, o ile są zgodne z przepisami, umową i rodzajem pracy. Inaczej trzeba ocenić sytuację, gdy pracownikowi na stałe powierza się istotną część obowiązków innego stanowiska, np. intendenta, obejmujących prowadzenie dokumentacji, zamówienia, planowanie jadłospisów albo odpowiedzialność organizacyjną. Takie zadania mogą wykraczać poza zwykłe czynności pomocy kuchennej.

Nie każde dopisanie zadań wymaga aneksu. Jeżeli nowe czynności są podobne, pomocnicze i mieszczą się w umówionym rodzaju pracy, pracodawca może je ująć w zakresie obowiązków. Jeżeli jednak następuje realna, trwała zmiana stanowiska, rodzaju pracy, odpowiedzialności albo wymiaru zadań, potrzebna jest właściwa procedura.

Porozumienie zmieniające warunki pracy i płacy

Trwała zmiana warunków zatrudnienia może nastąpić przez porozumienie zmieniające. Jest to aneks do umowy albo inne uzgodnienie stron, w którym pracownik i pracodawca zgodnie ustalają nowe warunki. Kodeks pracy nie reguluje szczegółowo porozumienia zmieniającego jako osobnej procedury, ale w praktyce jest ono dopuszczalne, ponieważ strony stosunku pracy mogą zgodnie zmieniać treść łączącej je umowy, pod warunkiem że nie naruszają przepisów prawa pracy.

Porozumienie zmieniające powinno jasno wskazywać, co się zmienia: stanowisko, rodzaj pracy, zakres obowiązków, wynagrodzenie, wymiar czasu pracy, miejsce pracy albo datę wejścia zmian w życie. Najbezpieczniejsza jest forma pisemna. Ustne ustalenia i dorozumiane zachowanie mogą wywoływać skutki prawne, ale później trudniej udowodnić, na co dokładnie pracownik się zgodził.

Porozumienie może być dla pracownika korzystne albo niekorzystne, ale nie może prowadzić do warunków mniej korzystnych niż gwarantowane przepisami prawa pracy. Jeżeli wraz z nowymi obowiązkami rośnie zakres odpowiedzialności albo pojawia się faktycznie inne stanowisko, pracownik może negocjować wynagrodzenie, czas na wykonywanie zadań i jasny opis obowiązków.

Zobacz również: rozszerzanie obowiązków.

Porozumienie zmieniające zakres obowiązków

Pracownik nie ma obowiązku podpisania porozumienia zmieniającego. Jeżeli pracodawca proponuje nowe, stałe obowiązki wykraczające poza umowę, pracownik może odmówić ich przyjęcia. Sama odmowa zawarcia porozumienia nie oznacza automatycznie rozwiązania umowy o pracę.

Inaczej wygląda sytuacja, gdy pracodawca zastosuje wypowiedzenie zmieniające. Wypowiedzenie warunków pracy lub płacy musi zostać dokonane na piśmie i zawierać propozycję nowych warunków. Jeżeli pracownik odmówi ich przyjęcia, umowa o pracę rozwiąże się z upływem okresu wypowiedzenia. Jeżeli pracownik nie złoży odmowy w wymaganym terminie, co do zasady uważa się, że nowe warunki przyjął.

W przypadku pracownika szkolnej kuchni trzeba więc ustalić, czy doszło tylko do faktycznego polecenia wykonywania dodatkowych zadań, czy do rzeczywistego porozumienia zmieniającego. Jeżeli przez dłuższy czas pracownik wykonywał obowiązki intendenta bez sprzeciwu, pracodawca może twierdzić, że doszło do dorozumianej zgody na zmianę organizacji pracy. Nie oznacza to jednak, że każda taka zmiana jest automatycznie prawidłowa. Znaczenie mają dokumenty, stanowisko w umowie, zakres czynności, czas wykonywania dodatkowych zadań, wynagrodzenie i to, czy nowe obowiązki mieszczą się w rodzaju pracy.

Zobacz również: zmiana zakresu.

Czasowe powierzenie innej pracy na podstawie art. 42 § 4 Kodeksu pracy

Kodeks pracy przewiduje wyjątek, który pozwala pracodawcy czasowo powierzyć pracownikowi inną pracę bez wypowiedzenia zmieniającego. Jest to możliwe, gdy spełnione są łącznie następujące warunki: istnieją uzasadnione potrzeby pracodawcy, powierzenie innej pracy nie przekracza 3 miesięcy w roku kalendarzowym, nie powoduje obniżenia wynagrodzenia i odpowiada kwalifikacjom pracownika.

Ten przepis nie służy do stałego zastępowania etatu zlikwidowanego pracownika. Jeżeli obowiązki intendenta są wykonywane przez pomoc kuchenną przez wiele miesięcy albo lat, trudno traktować to jako zwykłe czasowe powierzenie innej pracy. W takiej sytuacji pracodawca powinien uporządkować podstawę zatrudnienia: przez porozumienie zmieniające, wypowiedzenie zmieniające albo powrót pracownika do obowiązków zgodnych z umową.

Jak zrezygnować z dodatkowych obowiązków i nie narazić się na zarzut odmowy pracy?

Najbezpieczniej zacząć od pisemnego wniosku do pracodawcy. W piśmie należy wskazać, jakie stanowisko i rodzaj pracy wynikają z umowy, jakie dodatkowe zadania zostały powierzone, od kiedy są wykonywane oraz dlaczego pracownik wnosi o powrót do obowiązków zgodnych z umową. Warto unikać sformułowań typu „odmawiam pracy” bez wyjaśnienia podstawy prawnej, ponieważ pracodawca może próbować potraktować to jako naruszenie obowiązków pracowniczych.

Pracownik może zaproponować rozwiązanie organizacyjne: powrót do zadań pomocy kuchennej, podpisanie aneksu z adekwatnym wynagrodzeniem, ograniczenie obowiązków intendenta do konkretnych czynności albo formalne ustalenie, że dodatkowe zadania są czasowe. Jeżeli pracodawca uważa, że zmiana ma być stała, powinien przedstawić pracownikowi porozumienie albo wypowiedzenie zmieniające.

Jeżeli pojawia się groźba zwolnienia, trzeba odróżnić dwie sytuacje. Pracodawca może rozwiązać umowę o pracę, jeżeli ma ku temu rzeczywistą i zgodną z prawem przyczynę oraz zachowa wymaganą procedurę. Nie powinien jednak karać pracownika za to, że nie chce dobrowolnie przyjąć stałej zmiany wykraczającej poza umowę. W razie wypowiedzenia pracownik może rozważyć odwołanie do sądu pracy w ustawowym terminie.

Co zrobić, gdy przez dłuższy czas wykonywano dodatkowe obowiązki?

Długotrwałe wykonywanie dodatkowych obowiązków bez pisemnego aneksu komplikuje sprawę. Pracodawca może twierdzić, że pracownik zaakceptował zmianę przez swoje zachowanie. Pracownik może natomiast wskazywać, że nie doszło do jasnego porozumienia co do trwałej zmiany stanowiska, wynagrodzenia i odpowiedzialności, a wykonywanie zadań było wynikiem polecenia służbowego albo presji organizacyjnej.

W praktyce znaczenie mają dowody: umowa o pracę, zakres czynności, korespondencja, arkusze organizacyjne, grafiki, polecenia przełożonych, dokumenty podpisywane przez pracownika, zakres odpowiedzialności materialnej, ewidencja czasu pracy i świadkowie. Jeżeli dodatkowe zadania powodowały pracę ponad ustalony wymiar czasu, trzeba osobno ocenić kwestię godzin nadliczbowych albo naruszenia norm czasu pracy.

W szkole publicznej może mieć znaczenie także status pracownika niepedagogicznego i regulacje dotyczące pracowników samorządowych oraz wewnętrzne dokumenty szkoły. Dlatego nie każdą sprawę da się ocenić wyłącznie po nazwie stanowiska. Kluczowe jest porównanie treści umowy z realnymi zadaniami.

Podsumowanie

Pracownik może domagać się powrotu do obowiązków wynikających z umowy o pracę, jeżeli dodatkowe zadania trwale wykraczają poza ustalony rodzaj pracy. Nie zawsze oznacza to jednak możliwość natychmiastowego i jednostronnego „wycofania zgody”, zwłaszcza gdy przez dłuższy czas wykonywano nowe obowiązki bez sprzeciwu.

Najrozsądniejszym rozwiązaniem jest pisemny wniosek o uporządkowanie zakresu obowiązków i wskazanie, że pracownik nie wyraża zgody na trwałe wykonywanie zadań innego stanowiska bez formalnej zmiany warunków zatrudnienia. Jeżeli pracodawca chce utrzymać zmianę, powinien zastosować właściwą procedurę, w tym ewentualnie porozumienie zmieniające albo wypowiedzenie zmieniające.

FAQ

Czy pracownik może odmówić dodatkowych obowiązków?

Może, jeżeli obowiązki są sprzeczne z prawem, umową o pracę albo wykraczają poza rodzaj pracy i nie zachodzi legalne czasowe powierzenie innej pracy. Odmowę warto jednak sformułować ostrożnie i na piśmie, wskazując konkretne powody.

Czy zgoda na dodatkowe obowiązki musi być pisemna?

Dla celów dowodowych powinna być pisemna, ale w praktyce zgoda może zostać wyrażona także dorozumianie. Jeżeli pracownik przez długi czas wykonuje nowe zadania bez sprzeciwu, pracodawca może twierdzić, że zmiana została zaakceptowana.

Czy pracodawca może zwolnić pracownika za odmowę podpisania aneksu?

Sama odmowa podpisania porozumienia nie rozwiązuje umowy. Pracodawca może jednak wręczyć wypowiedzenie zmieniające albo wypowiedzenie definitywne, jeżeli ma rzeczywistą i zgodną z prawem przyczynę. Pracownik może kwestionować wypowiedzenie przed sądem pracy.

Czy dodatkowe obowiązki powinny oznaczać wyższe wynagrodzenie?

Nie w każdej sytuacji, ale jeżeli zmiana oznacza faktycznie inne stanowisko, większą odpowiedzialność lub znacznie większy nakład pracy, pracownik może negocjować wynagrodzenie. Wynagrodzenie nie może być niższe niż wynikające z przepisów i ustaleń obowiązujących u pracodawcy.

Jak napisać wniosek o powrót do poprzednich obowiązków?

W piśmie warto wskazać stanowisko z umowy, obecnie wykonywane dodatkowe zadania, datę ich powierzenia oraz żądanie przywrócenia obowiązków zgodnych z umową albo przedstawienia formalnej propozycji zmiany warunków zatrudnienia.

Źródła

• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, w szczególności art. 18, art. 29, art. 42 i art. 100.
• Internetowy System Aktów Prawnych: Kodeks pracy.