ZFŚS przy przejęciu zakładu pracy i obowiązki PIT-11

Przejście zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę powoduje, że nowy pracodawca staje się z mocy prawa stroną dotychczasowych stosunków pracy. Wynika to wprost z art. 23(1) § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy. W praktyce ma to znaczenie nie tylko dla samych umów o pracę, ale także dla obowiązków socjalnych i podatkowych związanych z przejmowanymi pracownikami.

Status funduszu socjalnego przy takim przejęciu reguluje art. 7 ust. 3-3d ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Jeżeli więc dochodzi do art. 231 K.p., trzeba osobno ocenić dwie kwestie: po pierwsze, co dzieje się ze środkami ZFŚS, a po drugie, kto przejmuje obowiązki płatnika PIT.

Co dzieje się z ZFŚS po przejęciu zakładu pracy?

Zgodnie z art. 7 ust. 3 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, jeżeli zakład pracy przejmuje pracodawca zobowiązany do tworzenia funduszu, środki pieniężne, należności i zobowiązania funduszu pracodawcy przejmowanego przechodzą na fundusz pracodawcy przejmującego. Oznacza to zachowanie ciągłości działalności socjalnej wobec przejętych pracowników.

Jeżeli natomiast zakład pracy przejmuje pracodawca, który nie jest zobowiązany do tworzenia ZFŚS, zastosowanie mają art. 7 ust. 3b-3d ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. W takim przypadku przejmuje on środki pieniężne, należności i zobowiązania funduszu dotyczące przejmowanych pracowników, ale nie może potraktować tych środków jak własnych środków obrotowych. Nadal muszą być one przeznaczane wyłącznie na działalność socjalną w rozumieniu art. 2 pkt 1 ustawy o ZFŚS.

To ważne zwłaszcza wtedy, gdy przejęcie następuje wskutek sprzedaży przedsiębiorstwa, połączenia spółek, wydzielenia zorganizowanej części lub innej reorganizacji. Sama forma prawna operacji nie jest jedynym kryterium – kluczowe jest to, czy faktycznie dochodzi do przejścia zakładu pracy lub jego części na nowego pracodawcę.

Zobacz również:

przekształcenie firmy

Czy pracodawca przejmujący musi od razu utworzyć fundusz?

Nie zawsze. Obowiązek tworzenia ZFŚS zależy od zasad określonych w art. 3 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Co do zasady fundusz tworzą pracodawcy zatrudniający według stanu na 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty (art. 3 ust. 1 ustawy o ZFŚS). U pracodawców zatrudniających według stanu na 1 stycznia co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty fundusz tworzy się na wniosek zakładowej organizacji związkowej (art. 3 ust. 1c ustawy o ZFŚS).

Jeżeli więc pracodawca przejmujący przed przejęciem nie tworzył funduszu, a po przejęciu przekroczył ustawowy próg, nie oznacza to automatycznie obowiązku utworzenia ZFŚS w dniu przejęcia. W typowej sytuacji obowiązek ocenia się według stanu zatrudnienia na 1 stycznia kolejnego roku. Inaczej może być wtedy, gdy mamy do czynienia z pracodawcą rozpoczynającym działalność – wówczas znaczenie ma art. 6 ust. 2 ustawy o ZFŚS i konkretny stan faktyczny wymaga odrębnej analizy.

W praktyce trzeba też sprawdzić, czy pracodawca prywatny skorzystał z możliwości nietworzenia funduszu albo niewypłacania świadczenia urlopowego zgodnie z art. 3 ust. 3-3b ustawy o ZFŚS, oraz czy zrobił to prawidłowo i we właściwym terminie. Sam fakt przejęcia pracowników nie uchyla automatycznie wcześniej złożonych informacji lub postanowień wewnątrzzakładowych, ale może zmienić sytuację od kolejnego roku kalendarzowego.

Jak korzystać z przejętych środków funduszu, gdy nowy pracodawca sam ZFŚS nie tworzy?

Jeżeli pracodawca przejmujący nie jest objęty obowiązkiem tworzenia ZFŚS, przejęte środki nadal zachowują swój socjalny charakter. Powinny być wyodrębnione rachunkowo i wydatkowane wyłącznie na działalność socjalną na rzecz osób uprawnionych. Wynika to z art. 7 ust. 3b-3d w związku z art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS.

Przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z funduszu muszą być uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej – tak stanowi art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS. Nie można więc dzielić przejętych środków po równo między pracowników ani wypłacać ich wszystkim w tej samej wysokości bez kryterium socjalnego.

Regulamin gospodarowania tymi środkami powinien być ustalony zgodnie z art. 8 ust. 2 ustawy o ZFŚS, czyli uzgodniony z zakładową organizacją związkową, a jeżeli u pracodawcy nie działa organizacja związkowa – z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów. Warto w takim regulaminie opisać m.in. krąg osób uprawnionych, rodzaje świadczeń, tryb składania wniosków oraz zasady badania sytuacji socjalnej.

Czy regulamin starego pracodawcy nadal obowiązuje?

Co do zasady po przejęciu środkami funduszu gospodaruje już nowy pracodawca, ale niektóre wcześniej powstałe prawa i obowiązki nie znikają automatycznie. Dotyczy to zwłaszcza pożyczek mieszkaniowych udzielonych z funduszu przed przejęciem. Jeżeli pracownik otrzymał pożyczkę na warunkach określonych w regulaminie dotychczasowego pracodawcy, to spłata i rozliczenie tej pożyczki powinny uwzględniać warunki, na jakich została udzielona, chyba że strony zgodnie i zgodnie z prawem zmienią te zasady.

W praktyce nowy pracodawca powinien przejąć dokumentację ZFŚS, umowy pożyczek, informacje o osobach uprawnionych, nierozliczonych świadczeniach i saldzie środków funduszu. Brak takiej dokumentacji może utrudnić prawidłowe rozliczenie przejęcia.

Kto wystawia PIT-11 po przejęciu pracowników?

Jeżeli dochodzi do przejęcia pracowników na podstawie art. 23(1) § 1 Kodeksu pracy, zatrudnienie jest kontynuowane, a nie kończy się i nie powstaje od nowa. To ma bezpośredni wpływ na obowiązki płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych.

Zgodnie z art. 31 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych zakład pracy jako płatnik oblicza i pobiera zaliczki od przychodów ze stosunku pracy. Jeżeli przejście zakładu pracy powoduje kontynuację zatrudnienia, obowiązki płatnika w praktyce przejmuje nowy pracodawca jako podmiot wypłacający wynagrodzenia po przejęciu i kontynuujący rozliczenia podatkowe pracowników.

Nie stosuje się tu automatycznie art. 39 ust. 2 ustawy o PIT tylko dlatego, że zmienił się pracodawca. Ten przepis dotyczy sytuacji, gdy obowiązek poboru zaliczek ustał w ciągu roku. Przy przejście pracodawcy w trybie art. 23(1) Kodeksu pracy co do zasady nie dochodzi do ustania zatrudnienia, lecz do jego kontynuacji u nowego pracodawcy.

W rezultacie to nowy pracodawca zwykle sporządza PIT-11 za cały rok podatkowy, obejmując również przychody osiągnięte u poprzednika w tym samym roku, o ile przejęcie nastąpiło z sukcesją w zakresie funkcji płatnika wynikającą z przejścia zakładu pracy. Tak samo powinien rozliczyć zaliczki w rocznej deklaracji płatnika.

Jakie dane musi przekazać poprzedni pracodawca?

Żeby nowy pracodawca mógł prawidłowo wystawić PIT-11 i rozliczyć zaliczki, powinien otrzymać pełne dane o rozliczeniach przejętych pracowników z okresu sprzed przejęcia. W praktyce chodzi zwłaszcza o:

• kwoty przychodów osiągniętych od początku roku,
• koszty uzyskania przychodów zastosowane przed przejęciem,
• pobrane zaliczki na PIT,
• zastosowaną kwotę zmniejszającą podatek, jeżeli była uwzględniana,
• składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne pobrane w roku podatkowym,
• świadczenia zwolnione z podatku lub rozliczane szczególnie.

Ma to znaczenie także dla bieżących zaliczek, bo zgodnie z art. 32 ustawy o PIT sposób ich obliczania zależy od dochodu osiągniętego od początku roku u danego płatnika w ramach kontynuowanego stosunku pracy. Bez prawidłowego przekazania danych nowy pracodawca może błędnie ustalić próg podatkowy, koszty lub ulgę.

Zobacz również:

ZFŚS

Tabela: praktyczne skutki przejęcia zakładu pracy

FAQ

Czy po przejęciu zakładu pracy trzeba wypłacić wszystkim pracownikom środki z ZFŚS?

Nie. Środki funduszu nadal muszą być przeznaczane na działalność socjalną i przyznawane według kryterium sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej zgodnie z art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS.

Czy sam wzrost zatrudnienia po przejęciu oznacza natychmiastowy obowiązek utworzenia ZFŚS?

Nie zawsze. Najczęściej obowiązek ocenia się według stanu zatrudnienia na 1 stycznia danego roku na podstawie art. 3 ustawy o ZFŚS. Wyjątki mogą dotyczyć szczególnych stanów faktycznych, np. rozpoczęcia działalności.

Czy poprzedni pracodawca powinien wystawić pracownikom cząstkowy PIT-11 za okres do dnia przejęcia?

Co do zasady nie, jeśli zatrudnienie jest kontynuowane w trybie art. 23(1) Kodeksu pracy. W typowej sytuacji PIT-11 za cały rok wystawia nowy pracodawca, który przejął funkcję płatnika.

Czy przejęte środki ZFŚS mogą zostać przelane na zwykły rachunek firmy?

Nie powinny być mieszane ze środkami obrotowymi przedsiębiorcy. Muszą pozostać wyodrębnione i służyć wyłącznie działalności socjalnej zgodnie z art. 7 oraz art. 8 ustawy o ZFŚS.

Czy przy połączeniu spółek zasady są zawsze takie same?

Nie zawsze. Kluczowe jest, czy w konkretnej operacji dochodzi do przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę oraz jaki jest skutek organizacyjny i podatkowy danej transakcji. Każdy stan faktyczny warto ocenić odrębnie.

Źródła

• art. 23(1) ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy
• art. 2 pkt 1, art. 3 ust. 1, art. 3 ust. 1c, art. 3 ust. 3-3b, art. 7 ust. 3-3d, art. 8 ust. 1-2 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych
• art. 31, art. 32, art. 39 ust. 1-2 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych
• Aktualna praktyka stosowania przepisów dotyczących sukcesji obowiązków płatnika przy przejściu zakładu pracy wymaga każdorazowo weryfikacji dokumentów przejęcia, list płac i danych podatkowych pracowników.