Wszystko, co powinieneś wiedzieć o procesie windykacyjnym!

Gdzie zaczyna się windykacja? Zwykle wcześniej, niż myślisz

Większość osób myśli, że windykacja zaczyna się wtedy, gdy pojawia się komornik. Prawda jest taka, że proces zaczyna się znacznie wcześniej — często już w momencie, gdy mija termin płatności, a Ty wciąż czekasz na przelew. Jeśli to tylko opóźnienie, wystarczy upomnienie o zapłatę – krótka, konkretna wiadomość, najlepiej z nowym terminem. Ale jeśli to kolejna niezapłacona faktura od tego samego klienta, trzeba działać szybciej.

W tym miejscu ogromną rolę odgrywa monitoring płatności. Firmy, które na bieżąco analizują terminy spłat i reagują od razu po ich przekroczeniu, rzadziej mają do czynienia z poważnymi zaległościami. Monitoring nie tylko pomaga wychwycić problem, zanim się rozrośnie, ale też buduje w kontrahencie przekonanie, że jesteś czujny i nie odpuścisz.

Od przypomnienia do działań prawnych

Kiedy przypomnienia nie działają, czas przejść do kolejnego etapu – czyli do postępowania windykacyjnego. Ten krok nie zawsze oznacza konfrontację. Często wystarczy windykacja należności przeprowadzona przez profesjonalną firmę, by dłużnik nagle przypomniał sobie o obowiązku zapłaty. Co ważne – dobre firmy windykacyjne działają spokojnie i rzeczowo, nie psując relacji między stronami.

Ale co jeśli nadal nic się nie zmienia? Wtedy warto rozważyć postępowanie sądowe o zapłatę. Można skorzystać z elektronicznego postępowania upominawczego (EPU), które działa sprawnie i bez zbędnych formalności. Wyrok z klauzulą wykonalności daje możliwość uruchomienia egzekucji długu – czyli wejścia komornika na konto lub majątek dłużnika. I tu ważna rzecz: im szybciej zareagujesz, tym większa szansa, że odzyskasz pieniądze. Z każdym miesiącem dłużnik może bowiem „wyczyścić” się z majątku, albo przenieść środki poza Twój zasięg.

Co daje Ci dobra strategia odzyskiwania należności?

Odzyskiwanie długów nie powinno być improwizacją. Największy błąd? Działanie pod wpływem emocji. Klienci, którzy obiecują zapłatę „za tydzień”, często grają tylko na czas. Dlatego potrzebna jest konkretna strategia. Windykacja długów prowadzona z głową – krok po kroku, zgodnie z procedurami – to nie tylko większa skuteczność, ale też mniejsze ryzyko błędów formalnych.

Coraz więcej firm korzysta z zewnętrznych specjalistów, którzy oferują kompleksowe zarządzanie wierzytelnościami. Dzięki temu nie trzeba wszystkiego pilnować samodzielnie. System potrafi sam wysłać przypomnienie, przekazać sprawę do windykacji, a nawet skierować ją do sądu, jeśli zajdzie taka potrzeba. Ty zyskujesz czas i poczucie kontroli.

Jak uniknąć podobnych sytuacji w przyszłości?

Odzyskiwanie należności to jedno, ale mądrzejszym ruchem jest zapobieganie ich powstawaniu. Dobrą praktyką jest weryfikacja nowych kontrahentów – np. w bazach dłużników lub rejestrach KRS. Możesz też wprowadzić limity kredytowe albo krótsze terminy płatności dla nowych klientów. To proste działania, które mają realny wpływ na to, jak często będziesz musieć zajmować się odzyskiwaniem faktur.

Nie każda faktura zamienia się w problem, ale każda może. Dlatego lepiej mieć przygotowany plan działania. Windykacja to nie ostateczność – to narzędzie. A dobrze wykorzystane, może uratować firmowy budżet, zanim stanie się za późno.

Poprzedni materiał