Dostęp do nagrań rozmów telefonicznych z pracy

Czy operator może udostępnić treść rozmów telefonicznych?

W praktyce pierwsze pytanie brzmi: czy rozmowa w ogóle została nagrana. Operator telekomunikacyjny nie prowadzi dla abonenta archiwum treści zwykłych rozmów telefonicznych. Nie można więc zwrócić się do operatora z żądaniem: proszę wydać nagranie mojej rozmowy z określonego dnia, jeżeli rozmowa nie była utrwalana przez inny system.

Operator może natomiast posiadać dane o połączeniach, czyli tzw. biling. Są to informacje techniczne, np. numer, data, godzina, czas trwania połączenia oraz dane niezbędne do rozliczenia usługi. Biling nie zawiera treści rozmowy. Jeżeli numer należy do pracodawcy, abonentem jest zwykle pracodawca, a nie pracownik korzystający z telefonu służbowego.

W sporze sądowym lub postępowaniu karnym sąd, prokurator albo inny uprawniony organ może zwrócić się o określone dane do operatora. Nie oznacza to jednak, że organ odtworzy treść rozmowy, której nikt wcześniej nie nagrał.

Rozmowy nagrywane przez pracodawcę

Inaczej wygląda sytuacja, gdy w zakładzie pracy działa system nagrywania rozmów, np. w call center, dziale sprzedaży, obsłudze klienta lub dziale reklamacji. Wtedy nagranie może istnieć u pracodawcy albo u podmiotu technicznie obsługującego centralę telefoniczną.

Nagrywanie rozmów pracowników oznacza przetwarzanie danych osobowych, ponieważ głos, numer telefonu i treść rozmowy mogą identyfikować konkretną osobę. Pracodawca powinien mieć podstawę prawną, określony cel, poinformować pracowników o monitoringu oraz ustalić zasady jego stosowania. W relacji pracowniczej znaczenie mają także przepisy Kodeksu pracy o monitoringu, w tym o innych formach monitoringu niż monitoring wizyjny.

Jeżeli rozmowa była nagrana, pracownik może wystąpić do pracodawcy z pisemnym wnioskiem o:

• potwierdzenie, czy nagranie istnieje,
• zabezpieczenie nagrania przed usunięciem,
• dostęp do swoich danych osobowych zawartych w nagraniu,
• wydanie kopii nagrania albo co najmniej informacji o treści danych, które go dotyczą.

Pracodawca nie zawsze musi wydać pełne nagranie wprost i bez ograniczeń. Może być konieczne usunięcie lub ograniczenie danych innych osób, ochrona tajemnicy przedsiębiorstwa albo ocena, czy żądanie nie narusza praw osób trzecich. Nie powinien jednak ignorować wniosku, jeżeli nagranie dotyczy pracownika.

Kontrola i utrwalanie rozmów w postępowaniu karnym

Kontrola i utrwalanie treści rozmów telefonicznych w postępowaniu karnym to szczególny środek dowodowy. Nie służy on temu, aby prywatna osoba uzyskała archiwalne nagranie rozmowy od operatora. Chodzi o kontrolę zarządzaną na potrzeby konkretnego postępowania.

Zgodnie z art. 237 Kodeksu postępowania karnego po wszczęciu postępowania sąd na wniosek prokuratora może zarządzić kontrolę i utrwalanie treści rozmów telefonicznych w celu wykrycia i uzyskania dowodów dla toczącego się postępowania albo zapobieżenia popełnieniu nowego przestępstwa. W przypadkach niecierpiących zwłoki może to zarządzić prokurator, ale musi w ciągu 3 dni zwrócić się do sądu o zatwierdzenie, a sąd rozpoznaje taki wniosek w terminie 5 dni.

Ustawa ogranicza tę instytucję do katalogu poważnych przestępstw wymienionych w art. 237 § 3 K.p.k. Nie każde przestępstwo i nie każdy konflikt pracowniczy uzasadniają podsłuch procesowy. W typowej sprawie o bezpodstawne oskarżenie, pomówienie albo konflikt z podwładnym prokuratura nie zapewni dostępu do treści rozmów, których nie nagrano.

Pomówienie, szantaż, groźby – jaka droga prawna?

Jeżeli ktoś twierdzi, że w rozmowie doszło do szantażu, gróźb lub innego bezprawnego nacisku, trzeba najpierw ustalić, jaki czyn faktycznie zarzuca. Potoczne określenia używane w pracy nie zawsze odpowiadają konkretnym przestępstwom.

Pomówienie, czyli zarzucanie komuś takiego postępowania lub właściwości, które mogą poniżyć go w opinii publicznej albo narazić na utratę zaufania potrzebnego dla stanowiska lub zawodu, jest co do zasady przestępstwem ściganym z oskarżenia prywatnego. Oznacza to, że pokrzywdzony zwykle sam wnosi prywatny akt oskarżenia do sądu, a prokurator angażuje się tylko wyjątkowo.

Jeżeli jednak w sprawie pojawiają się groźby karalne, zmuszanie do określonego zachowania, uporczywe nękanie albo faktyczny szantaż, kwalifikacja prawna może być inna. Wtedy warto przeanalizować treść wypowiedzi, okoliczności, świadków, korespondencję służbową i ewentualne nagrania.

Z perspektywy osoby niesłusznie oskarżonej ważne może być również roszczenie cywilne o ochronę dobrego imienia, reputacji zawodowej i innych dóbr osobistych. W sprawie pracowniczej znaczenie mogą mieć także regulaminy zakładowe, procedury antymobbingowe i ogólne zasady prawa pracy.

Czy można samodzielnie nagrywać rozmowy?

Co do zasady czym innym jest nagranie rozmowy, w której samemu się uczestniczy, a czym innym podsłuchiwanie cudzej rozmowy. Utrwalanie cudzej komunikacji bez uprawnienia może narazić na odpowiedzialność karną, zwłaszcza gdy ktoś uzyskuje dostęp do informacji dla niego nieprzeznaczonej, zakłada urządzenie podsłuchowe, przełamuje zabezpieczenia albo korzysta z cudzego konta lub systemu.

Nagranie własnej rozmowy może być w praktyce przedstawiane jako dowód, ale nie oznacza to pełnej dowolności. Sąd ocenia sposób zdobycia nagrania, jego autentyczność, związek ze sprawą oraz to, czy wykorzystanie nagrania nie narusza rażąco prywatności, zasad współżycia społecznego, tajemnicy przedsiębiorstwa albo danych osobowych. W procesie cywilnym nagrania dźwięku są dopuszczane jako dowody na zasadach dotyczących dokumentów zawierających zapis dźwięku.

Jeżeli nagranie ma dokumentować konflikt w pracy, najlepiej ograniczyć je do rozmów służbowych, w których nagrywający sam uczestniczy, nie publikować go w Internecie i przekazywać je wyłącznie podmiotom, które mają podstawę do jego oceny, np. sądowi, pełnomocnikowi, prokuratorowi albo pracodawcy prowadzącemu postępowanie wyjaśniające.

Jak praktycznie zabezpieczyć dowody?

Osoba niesłusznie oskarżana powinna działać szybko i pisemnie. W pierwszej kolejności warto ustalić, czy firma nagrywa rozmowy, przez jaki czas przechowuje nagrania i kto administruje systemem. Jeżeli nagranie może istnieć, należy złożyć wniosek o jego zabezpieczenie oraz dostęp do danych.

W piśmie do pracodawcy można wskazać datę, przybliżoną godzinę, numer telefonu, rozmówcę, temat rozmowy oraz powód żądania. Jeżeli sprawa dotyczy obrony przed zarzutami, warto wyraźnie poprosić o niewykasowywanie nagrania do czasu zakończenia postępowania wyjaśniającego albo sporu.

W sprawie sądowej można wnosić o zobowiązanie pracodawcy, operatora albo innego podmiotu do przedstawienia dokumentów lub danych. W sprawie karnej można złożyć wniosek dowodowy do organu prowadzącego postępowanie. Samo zawiadomienie do prokuratury nie zastępuje jednak wskazania konkretnych dowodów i nie daje automatycznego prawa do prywatnego dostępu do nagrań.

Dostęp do nagrania a RODO

Jeżeli nagranie istnieje i zawiera głos pracownika, może stanowić jego dane osobowe. Pracownik może więc skorzystać z prawa dostępu do danych. We wniosku warto powołać się na prawo do informacji o przetwarzaniu danych oraz prawo do kopii danych osobowych.

Administrator danych powinien odpowiedzieć bez zbędnej zwłoki, zasadniczo w terminie miesiąca. Przy skomplikowanych sprawach termin może zostać przedłużony, ale administrator powinien poinformować o przyczynach. Wydanie kopii nie może naruszać praw i wolności innych osób, dlatego czasem dopuszczalne jest udostępnienie nagrania po anonimizacji, wyciągu, transkrypcji albo informacji o danych dotyczących wnioskodawcy.

Jeżeli pracodawca odmawia dostępu, powinien wyjaśnić podstawę odmowy. W razie sporu można rozważyć skargę do Prezesa UODO, wezwanie do zabezpieczenia dowodu, a w postępowaniu sądowym odpowiedni wniosek dowodowy.

FAQ

Czy operator telefoniczny ma nagrania moich rozmów?

Co do zasady nie. Operator posiada dane o połączeniu, ale zwykle nie przechowuje treści rozmów. Treść może istnieć tylko wtedy, gdy rozmowa była nagrana przez inny system, np. przez pracodawcę, infolinię albo na podstawie legalnej kontroli procesowej.

Czy pracownik może dostać nagranie rozmowy z pracy?

Może złożyć do pracodawcy wniosek o dostęp do danych i kopię danych osobowych zawartych w nagraniu. Pracodawca powinien ocenić wniosek na podstawie RODO, Kodeksu pracy i swoich procedur. Czasem zamiast pełnego nagrania możliwe jest udostępnienie nagrania po anonimizacji lub informacji dotyczących wyłącznie pracownika.

Czy prokuratura może zdobyć treść dawnej rozmowy?

Tylko wtedy, gdy nagranie istnieje albo możliwe jest uzyskanie go od podmiotu, który je legalnie utrwalił. Prokuratura nie odtworzy treści rozmowy, której nie nagrał operator, pracodawca ani żadna ze stron. Kontrola rozmów na przyszłość jest środkiem wyjątkowym i wymaga spełnienia warunków z Kodeksu postępowania karnego.

Czy pomówienie w pracy zgłasza się do prokuratury?

Pomówienie z art. 212 Kodeksu karnego jest co do zasady ścigane z oskarżenia prywatnego, więc zwykle kieruje się prywatny akt oskarżenia do sądu. Jeżeli jednak zachowanie obejmuje groźby, zmuszanie, uporczywe nękanie albo inne przestępstwo, tryb działania może być inny i wymaga oceny konkretnych wypowiedzi.

Czy mogę nagrać rozmowę z podwładnym?

Jeżeli sam uczestniczysz w rozmowie, ryzyko karne jest zasadniczo inne niż przy podsłuchiwaniu cudzej rozmowy. Nadal trzeba jednak uważać na prywatność, dane osobowe, tajemnicę przedsiębiorstwa i cel wykorzystania nagrania. Nagrania nie należy publikować ani rozpowszechniać poza niezbędnym zakresem.

Czy biling wystarczy jako dowód?

Biling może potwierdzić, że połączenie miało miejsce, kiedy trwało i z jakiego numeru wykonano rozmowę. Nie potwierdzi jednak, co dokładnie powiedziano. W sprawach o treść wypowiedzi potrzebne są zwykle dodatkowe dowody, np. nagranie, świadkowie, wiadomości, e-maile lub dokumenty z postępowania wewnętrznego.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny - Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93
2. Ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego - Dz.U. 1964 nr 43 poz. 296
3. Ustawa z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks karny - Dz.U. 1997 nr 88 poz. 553
4. Ustawa z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks postępowania karnego - Dz.U. 1997 nr 89 poz. 555
5. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141
6. Ustawa z dnia 12 lipca 2024 r. - Prawo komunikacji elektronicznej - Dz.U. 2024 poz. 1221
7. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 - RODO - Dz.Urz. UE L 119 z 4.05.2016