Błąd w numerze księgi wieczystej w akcie notarialnym – jak go poprawić?

Sprostowanie aktu notarialnego – od czego zacząć?

W opisanej sytuacji najpierw trzeba rozdzielić dwie kwestie: błąd w akcie notarialnym oraz brak prawidłowego wpisu prawa własności w księdze wieczystej. To nie zawsze jest to samo. Zdarza się, że w akcie notarialnym jest oczywista omyłka, a przez nią nie doszło później do prawidłowego ujawnienia właściciela w księdze.

Podstawą do sprostowania oczywistej omyłki przez notariusza jest art. 80 § 4 ustawy z 14 lutego 1991 r. – Prawo o notariacie. Przepis ten stanowi, że notariusz może sprostować protokołem niedokładności, błędy pisarskie, rachunkowe lub inne oczywiste omyłki. Jeżeli więc w akcie błędnie wpisano numer księgi wieczystej, ale prawidłowo oznaczono działkę, położenie nieruchomości, strony czynności i z dokumentów wynika bez wątpliwości, jaka nieruchomość była przenoszona, zwykle można traktować to jako oczywistą omyłkę.

Znaczenie ma też art. 2 § 2 Prawa o notariacie, zgodnie z którym czynności notarialne dokonane przez notariusza zgodnie z prawem mają charakter dokumentu urzędowego, oraz art. 80 § 2 i § 3 Prawa o notariacie, który nakłada na notariusza obowiązek należytego zabezpieczenia praw stron, udzielania wyjaśnień oraz czuwania nad prawidłowym przebiegiem czynności.

W praktyce pierwszym krokiem powinna być więc wizyta w kancelarii notarialnej, w której sporządzono akt, albo u następcy prawnego notariusza, jeżeli kancelaria już nie działa. Trzeba poprosić o analizę aktu i ocenę, czy błąd może zostać usunięty protokołem sprostowania.

Kiedy notariusz może sprostować numer księgi wieczystej?

Nie każdy błąd da się poprawić protokołem. Art. 80 § 4 Prawa o notariacie obejmuje tylko takie wady, które mają charakter oczywisty i nie zmieniają istoty czynności prawnej. Jeżeli z całokształtu dokumentu oraz załączonych podstaw wynika, że strony chciały przenieść własność konkretnej działki, a błędnie wpisano wyłącznie numer księgi wieczystej, sprostowanie jest co do zasady dopuszczalne.

Inaczej byłoby wtedy, gdyby nie dało się jednoznacznie ustalić przedmiotu umowy albo gdyby akt wskazywał sprzeczne dane kilku nieruchomości. W takim przypadku protokół sprostowania nie powinien zastępować nowej czynności prawnej, bo notariusz nie może w ten sposób zmieniać treści oświadczeń woli stron.

W opisanym stanie faktycznym szczególnie ważne jest to, że prawidłowo oznaczono działkę. W obrocie nieruchomościami oznaczenie działki ewidencyjnej, położenia i danych z ewidencji gruntów często pozwala wykazać, że numer księgi wieczystej został wpisany błędnie tylko technicznie.

Jeżeli problem dotyczy wyłącznie danych ujawnionych w księdze, pomocna może być także odrębna procedura dotycząca sprostowania KW, ale trzeba pamiętać, że sprostowanie księgi i sprostowanie aktu notarialnego to dwa różne zagadnienia.

Co zrobić po sprostowaniu aktu?

Samo sporządzenie protokołu przez notariusza nie powoduje jeszcze ujawnienia Pana jako właściciela w księdze wieczystej. Wpis prawa własności do księgi wieczystej następuje na wniosek, a podstawą wpisu jest dokument z odpowiednią formą.

Zgodnie z art. 626² § 1 ustawy z 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego, sprawy wieczystoksięgowe są rozpoznawane na wniosek i w granicach wniosku. Z kolei art. 626² § 2 Kodeksu postępowania cywilnego przewiduje, że wniosek o wpis składa się na urzędowym formularzu. W praktyce będzie to formularz KW-WPIS wraz z odpowiednimi załącznikami.

Podstawę wpisu stanowi dokument z podpisem notarialnie poświadczonym, akt notarialny albo inne odpowiednie dokumenty – wynika to z art. 31 ust. 1 ustawy z 6 lipca 1982 r. o księgach wieczystych i hipotece. W opisanej sprawie do wniosku zwykle dołącza się:

• wypis aktu notarialnego przenoszącego własność,
• protokół sprostowania aktu notarialnego,
• ewentualnie wypisy i wyrysy lub inne dokumenty pozwalające jednoznacznie zidentyfikować nieruchomość, jeżeli są potrzebne do usunięcia wątpliwości sądu.

Jeżeli sąd wieczystoksięgowy uzna, że dokumenty wystarczająco wykazują następstwo prawne i prawidłowe oznaczenie nieruchomości, powinien dokonać wpisu nowego właściciela.

Jakie przepisy stosuje sąd wieczystoksięgowy?

Zakres badania sądu w postępowaniu wieczystoksięgowym nie jest nieograniczony. Zgodnie z art. 626⁸ § 2 Kodeksu postępowania cywilnego sąd bada jedynie treść i formę wniosku, dołączonych dokumentów oraz treść księgi wieczystej. Oznacza to, że sąd nie prowadzi pełnego postępowania dowodowego jak w zwykłym procesie cywilnym.

Jeżeli więc z dokumentów jasno wynika, że chodzi o oczywistą omyłkę i że własność miała przejść na nabywcę, wpis jest możliwy. Jeżeli jednak dokumenty są niejednoznaczne, sąd może oddalić wniosek albo wezwać do usunięcia braków.

Warto pamiętać, że art. 35 ust. 1 ustawy o księgach wieczystych i hipotece nakłada obowiązek niezwłocznego ujawnienia w księdze wieczystej prawa, które podlega wpisowi. Dziś brak wpisu przez wiele lat może powodować praktyczne problemy przy sprzedaży, darowiźnie, ustanowieniu hipoteki czy postępowaniu spadkowym.

A co jeśli sama księga wieczysta jest niezgodna z rzeczywistym stanem prawnym?

Jeżeli problem nie ogranicza się do oczywistej omyłki w akcie, lecz treść księgi wieczystej jest niezgodna z rzeczywistym stanem prawnym i nie da się tego usunąć na podstawie dostępnych dokumentów, zastosowanie może mieć art. 10 ust. 1 ustawy o księgach wieczystych i hipotece. Przepis ten przewiduje powództwo o uzgodnienie treści księgi wieczystej z rzeczywistym stanem prawnym.

To rozwiązanie jest potrzebne wtedy, gdy sąd wieczystoksięgowy nie może oprzeć wpisu wyłącznie na dokumentach, bo istnieje rzeczywisty spór albo luka w podstawie wpisu. W takiej sprawie wnosi się pozew do sądu powszechnego, a prawomocny wyrok staje się następnie podstawą wpisu.

Jeżeli więc właścicielem w księdze nadal jest mama, trzeba ocenić, czy:

• wystarczy sprostowanie aktu i zwykły wniosek o wpis, czy
• potrzebne będzie najpierw albo dodatkowo uzgodnienie treści księgi z rzeczywistym stanem prawnym.

To zależy od konkretnych dokumentów, treści starego aktu i tego, czy zachował się pełny materiał pozwalający bezspornie wykazać przeniesienie własności.

Jak przygotować dokumenty do wniosku?

Im starsza sprawa, tym ważniejsze jest staranne przygotowanie załączników. W praktyce warto zgromadzić:

• pełny wypis aktu notarialnego,
• protokół sprostowania sporządzony przez notariusza,
• aktualny odpis księgi wieczystej,
• dokumenty z ewidencji gruntów i budynków, jeżeli oznaczenie działki zmieniało się na przestrzeni lat,
• ewentualne dawne oznaczenia nieruchomości, mapy, decyzje podziałowe lub dokumenty geodezyjne.

Jeżeli po podziale geodezyjnym zmieniły się numery działek albo ich oznaczenia, pomocna może być także analiza dokumentów dotyczących numeracja. W praktyce właśnie zmiany geodezyjne często powodują późniejsze niejasności między aktem a księgą.

Opłaty i praktyczna kolejność działań

W typowej sprawie warto działać w takiej kolejności:

Wysokość opłat sądowych zależy od rodzaju żądania i aktualnej podstawy wpisu. W praktyce wpis prawa własności do księgi wieczystej co do zasady podlega opłacie stałej na podstawie ustawy z 28 lipca 2005 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych, ale przed złożeniem wniosku warto sprawdzić aktualną stawkę dla konkretnej czynności i liczby wniosków.

Przykłady

Poniższe sytuacje pokazują, kiedy wystarcza sprostowanie aktu, a kiedy sprawa może wymagać dalszych działań przed sądem.

FAQ

Czy trzeba zawierać nowy akt notarialny?

Nie zawsze. Jeżeli chodzi o oczywistą omyłkę, notariusz może sporządzić protokół sprostowania na podstawie art. 80 § 4 Prawa o notariacie. Nowy akt byłby potrzebny wtedy, gdyby błąd dotyczył istoty oświadczeń woli stron, a nie tylko oczywistej omyłki.

Czy sam protokół sprostowania zmienia wpis w księdze wieczystej?

Nie. Po sprostowaniu aktu trzeba złożyć wniosek o wpis do księgi wieczystej. Sąd wieczystoksięgowy działa na wniosek zgodnie z art. 626² § 1 Kodeksu postępowania cywilnego.

Co jeśli notariusz już nie prowadzi kancelarii?

Trzeba ustalić, gdzie znajduje się dokumentacja kancelarii albo kto jest następcą przechowującym akta notarialne. W praktyce pomocne bywa też zwrócenie się do właściwej izby notarialnej.

Czy wpis właściciela po wielu latach jest jeszcze możliwy?

Tak, ale trzeba mieć dokumenty pozwalające wykazać podstawę wpisu. Upływ czasu sam w sobie nie blokuje wpisu, natomiast może utrudnić odtworzenie dokumentacji i identyfikację nieruchomości.

Kiedy potrzebny jest pozew o uzgodnienie treści księgi wieczystej?

Wtedy, gdy niezgodności nie da się usunąć w zwykłym postępowaniu wieczystoksięgowym na podstawie dostępnych dokumentów. Podstawą jest art. 10 ust. 1 ustawy o księgach wieczystych i hipotece.

Źródła

• art. 2 § 2, art. 80 § 2–4 ustawy z 14 lutego 1991 r. – Prawo o notariacie, Dz.U. z 2024 r. poz. 1001;
• art. 10 ust. 1, art. 31 ust. 1, art. 35 ust. 1 ustawy z 6 lipca 1982 r. o księgach wieczystych i hipotece, Dz.U. z 2023 r. poz. 1984;
• art. 626² § 1 i 2 oraz art. 626⁸ § 2 ustawy z 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego, Dz.U. z 2024 r. poz. 1568 ze zm.;
• ustawa z 28 lipca 2005 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych, Dz.U. z 2024 r. poz. 959 ze zm.