KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur - najważniejsze zmiany i informacje dla przedsiębiorców

• Podstawowe cele Krajowego Systemu e-Faktur to standaryzacja faktur, cyfryzacja procesów fakturowania oraz księgowania faktur, co pozwala unikać błędów przy ich wystawianiu, ułatwia korekty oraz usprawnia kontrolę rozliczeń podatkowych.
• Pierwsza odsłona systemu KSeF zaczęła działać od początku stycznia 2022 roku jako rozwiązanie dobrowolne, natomiast obecnie trwa etapowe wdrażanie KSeF 2.0.
• Obowiązujące wzory faktur ustrukturyzowanych są regularnie konsultowane i optymalizowane – już od lutego zacznie obowiązywać tzw. struktura logiczna FA(3), która zastąpi obecnie stosowaną strukturę FA(2).

Jak działa Krajowy System e-Faktur?

Spora część przedsiębiorców wciąż zastanawia się, co to jest KSeF i jak ma funkcjonować. Krajowy System e-Faktur to system teleinformatyczny do generowania, udostępniania oraz przechowywania faktur ustrukturyzowanych w jednolitym formacie XML. Jego głównym założeniem jest centralizacja rejestracji faktur – wszystkie dokumenty sprzedaży trafiają do bazy prowadzonej przez Ministerstwo Finansów.

Procedury administracyjno-techniczne można streścić następująco:

1. Przedsiębiorca wystawia fakturę.
2. Faktura trafia do Krajowego Systemu e-Faktur.
3. System weryfikuje strukturę dokumentu, odczytuje dane i nadaje numer KSeF.
4. Przedsiębiorca dostaje Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO).

Specjalistyczny program wiele ułatwi i przyspieszy, aczkolwiek nie jest obligatoryjny

Oprogramowanie finansowo-księgowe dostępne na rynku oferuje stosowne integracje – dostosowane do różnych form prawnych prowadzenia działalności gospodarczej czy potrzeb biur rachunkowych obsługujących wielu różnych klientów. Przykłady takich rozwiązań to firmly (stworzony pod JDG) czy fillup (dedykowany profesjonalnym księgowym). Odpowiedni program do KSeF sprawia, że proces przesyłania i odbierania faktur może odbywać się w pełni automatycznie. Rozwiązanie to znacząco ogranicza konieczność ręcznej obsługi dokumentów.

Samo wystawianie faktur przebiega sprawnie i intuicyjnie. Alternatywą dla profesjonalnych programów są narzędzia online i aplikacje mobilne Ministerstwa Finansów, ale w porównaniu z oprogramowaniem księgowo-rachunkowym ich funkcjonalność jest ograniczona. Dodatkowo sam KSeF umożliwia wykonywanie wielu czynności w trybie offline, np. w razie problemów z łączem internetowym, przerw technicznych albo awarii platformy. Z kolei zarządzanie uprawnieniami użytkowników zwiększa bezpieczeństwo dostępu do danych firmowych.

Które dane w KSeF są obligatoryjne?

Struktura logiczna e-faktury została podzielona na kilka kategorii pól, zależnych od ich znaczenia prawnego. Dane obligatoryjne muszą zostać wypełnione, aby faktura została prawidłowo przyjęta przez KSeF – należą do nich m.in. NIP sprzedawcy, data wystawienia czy numer faktury nadawany przez wystawcę – pola opcjonalne są wymagane wyłącznie w określonych przypadkach, wynikających wprost z przepisów ustawy o VAT. Z kolei pola fakultatywne nie są obowiązkowe ani dla poprawności faktury, ani ze względów podatkowych. Przykładem może być wskazanie kodu PKWiU. Sama struktura faktury nie zawiera numeru KSeF, ponieważ jest on generowany automatycznie po przesłaniu dokumentu i widnieje w UPO.

Od kiedy KSeF stanie się obowiązkowy?

Wprowadzenie systemu zostało rozłożone w czasie i uzależnione od skali działalności przedsiębiorcy. Dla kogo KSeF jest obligatoryjny już teraz, a którzy przedsiębiorcy mają więcej czasu na przygotowania i poznanie platformy?

• Od 1 lutego 2026 roku system stanie się obowiązkowy dla dużych firm, których obrót przekracza 200 mln zł rocznie.
• 1 kwietnia 2026 roku obowiązek KSeF obejmie pozostałych podatników VAT, w tym MŚP i JDG – ustawa przewiduje możliwość odroczenia dla firm, których łączna wartość sprzedaży dokumentowanej e-fakturami nie przekracza 10 tys. zł brutto miesięcznie.
• Podmioty o najniższych obrotach zostaną objęte obowiązkiem KSeF od 1 stycznia 2027 roku.

Nie wszystkie faktury muszą być ustrukturyzowane i trafiać do KSeF – ustawa przewiduje szereg wyłączeń, ze względu na status stron, rodzaj transakcji czy inne czynności wymienione w rozporządzeniu wykonawczym. Warto pamiętać, że ministerialne rozporządzenia mogą w przyszłości ulec istotnym zmianom. Z kolei do ww. limitu 10 tys. zł nie wlicza się m.in. sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej udokumentowanej fakturą konsumencką lub przy użyciu kasy rejestrującej.

Najważniejsze korzyści korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur dla przedsiębiorców

Ministerstwo Finansów wskazuje szereg praktycznych zalet KSeF-u. Przede wszystkim system ujednolica proces fakturowania, co znacząco zmniejsza ryzyko błędów formalnych i rachunkowych. Usprawniony obieg dokumentów sprawia, że faktury trafiają do odbiorcy niemal w czasie rzeczywistym, bez opóźnień związanych z przesyłką. Dodatkowym atutem jest 10-letni okres przechowywania faktur w systemie, szybszy zwrot VAT w terminie 40 dni oraz wzrost zaufania pomiędzy kontrahentami, którzy mają pewność co do autentyczności dokumentów. Integracja KSeF z programami księgowymi umożliwia automatyczny import danych z faktur zakupowych i sprzedażowych bezpośrednio do ewidencji.

Poprzedni materiał