Wolne oprogramowanie w firmie a licencja

Czy firma może korzystać z darmowego oprogramowania?

Tak, firma może korzystać z darmowego oprogramowania, ale tylko w granicach udzielonej licencji. W praktyce trzeba odróżnić trzy pojęcia: program bezpłatny, program open source oraz program udostępniony wyłącznie do testów. Każde z nich może oznaczać inny zakres praw.

Freeware oznacza najczęściej program udostępniany bez opłaty, ale bez udostępnienia kodu źródłowego. Taka licencja może dopuszczać użytek firmowy, ale może też ograniczać korzystanie wyłącznie do celów prywatnych, domowych albo edukacyjnych. Jeżeli licencja zawiera zastrzeżenie, że program nie może być używany komercyjnie, instalowanie go na komputerze firmowym albo używanie do obsługi klientów będzie co do zasady naruszeniem licencji.

Open source to nie tylko brak opłaty, ale określony model licencyjny. Wiele licencji open source, na przykład Apache License 2.0, MIT czy BSD, pozwala na użytek komercyjny. Przy licencjach typu copyleft, takich jak GPL lub LGPL, zwykłe wewnętrzne używanie programu w firmie najczęściej nie tworzy obowiązku publikowania własnych materiałów, ale modyfikacja i dalsza dystrybucja programu mogą wiązać się z dodatkowymi obowiązkami.

Trial albo wersja próbna służy przede wszystkim testowaniu programu. Jeżeli licencja nie pozwala używać wersji testowej w normalnej działalności gospodarczej, nie należy na niej opierać pracy firmy ani tworzyć dokumentów dla klientów.

Jak sprawdzić, czy licencja pozwala na użytek firmowy?

Przed zainstalowaniem programu w firmie należy sprawdzić przede wszystkim: kto udziela licencji, na jaką wersję programu, ilu użytkowników lub ile urządzeń obejmuje licencja, czy dopuszczony jest użytek komercyjny, czy wolno korzystać z programu na komputerach należących do firmy, czy wolno wykonywać kopie zapasowe oraz czy program można dalej rozpowszechniać.

W przypadku programów komputerowych szczególne znaczenie mają art. 74–77 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Program komputerowy podlega ochronie jak utwór literacki. Co ważne, do programów komputerowych nie stosuje się klasycznego dozwolonego użytku osobistego w takim zakresie jak do wielu innych utworów. Nie można więc zakładać, że skoro program został pobrany z internetu, to wolno go skopiować i zainstalować w firmie bez zgody uprawnionego.

Jeżeli firma legalnie weszła w posiadanie egzemplarza programu, może wykonywać czynności niezbędne do korzystania z programu zgodnie z jego przeznaczeniem, chyba że umowa stanowi inaczej. Ustawa przewiduje także możliwość sporządzenia kopii zapasowej, jeżeli jest to niezbędne do korzystania z programu, ale taka kopia nie może być używana równocześnie z programem, chyba że licencja przewiduje inaczej.

WMHelp XmlPad, Apache OpenOffice, XML Marker i WPS Office — praktyczna ocena

Przy ocenie konkretnych programów nie wystarczy sama nazwa aplikacji. Znaczenie ma wersja programu, źródło pobrania oraz aktualna albo archiwalna treść licencji, która obowiązywała w chwili instalacji. Warto zachować plik licencji, zrzut strony producenta albo potwierdzenie zakupu, ponieważ przy kontroli lub sporze to użytkownik powinien wykazać legalność korzystania z programu.

WMHelp XmlPad 3.0.4.1

Jeżeli dana wersja WMHelp XmlPad została udostępniona jako freeware i jej licencja nie ogranicza korzystania wyłącznie do użytku prywatnego albo niekomercyjnego, można przyjąć, że używanie jej w firmie jako narzędzia do tworzenia i edycji plików XML jest dopuszczalne. Nie oznacza to jednak prawa do odsprzedaży programu, sublicencjonowania go, udostępniania innym podmiotom ani instalowania na większej liczbie stanowisk, niż pozwala licencja.

W praktyce należy sprawdzić, czy licencja dotyczy dokładnie wersji 3.0.4.1 i czy program został pobrany z legalnego źródła. Starsze programy freeware bywają rozpowszechniane przez zewnętrzne serwisy, które nie zawsze pokazują pełne warunki licencyjne. Jeżeli firma nie ma dostępu do licencji, bezpieczniej jest przyjąć ostrożniejsze stanowisko i wybrać narzędzie z jasnymi warunkami użycia.

Apache OpenOffice

Apache OpenOffice jest udostępniany na licencji Apache License 2.0. Jest to licencja open source, która pozwala na nieodpłatne korzystanie z programu również w celach komercyjnych. Firma może więc używać Apache OpenOffice do tworzenia i edycji dokumentów, także na potrzeby działalności gospodarczej.

Inaczej należy oceniać sytuację, w której firma nie tylko używa programu, ale chce go modyfikować, pakować pod własną marką, rozpowszechniać albo oferować klientom jako element swojej usługi. Wtedy trzeba przeanalizować obowiązki z licencji Apache License 2.0, w szczególności zachowanie informacji licencyjnych i praw autorskich oraz zasady używania znaków towarowych Apache/OpenOffice.

XML Marker

XML Marker jest przykładem programu, przy którym trzeba odróżnić wersję bezpłatną, wersję niekomercyjną, testową i płatną. Aktualne informacje producenta wskazują na odpłatne licencje, w tym odrębne zasady dla użytku niekomercyjnego i komercyjnego. Jeżeli firma chce używać XML Marker w normalnej działalności, powinna mieć licencję, która wyraźnie obejmuje użytek komercyjny.

Wersja testowa albo demonstracyjna nie powinna być wykorzystywana jako stałe narzędzie pracy, chyba że jej regulamin wyraźnie na to pozwala. Sam fakt, że program można pobrać bez zapłaty, nie przesądza o prawie używania go w przedsiębiorstwie.

WPS Office for Windows

WPS Office wymaga szczególnej ostrożności, ponieważ komunikaty marketingowe o bezpłatnym pakiecie biurowym nie zawsze oznaczają zgodę na użytek firmowy. Aktualna umowa licencyjna WPS Office wskazuje, że funkcjonalnie ograniczona darmowa wersja jest przeznaczona zasadniczo do użytku osobistego i niekomercyjnego na prywatnym urządzeniu użytkownika. Dla używania przez firmę albo w imieniu spółki, organizacji lub innego podmiotu producent przewiduje konieczność posiadania odpowiedniej licencji biznesowej.

W konsekwencji bezpieczna odpowiedź dla przedsiębiorcy jest następująca: WPS Office Free nie powinien być używany jako firmowy pakiet biurowy, jeżeli firma nie ma licencji dopuszczającej użytek komercyjny. Dotyczy to zwłaszcza komputerów służbowych, dokumentów dla klientów, obiegu dokumentów w firmie oraz pracy wykonywanej przez pracowników lub współpracowników.

Co grozi za używanie programu bez właściwej licencji?

Naruszenie licencji może powodować odpowiedzialność cywilną. Uprawniony może żądać między innymi zaniechania naruszeń, usunięcia ich skutków, naprawienia szkody, wydania uzyskanych korzyści, a w określonych przypadkach także publikacji oświadczenia lub orzeczenia. Przy naruszeniu autorskich praw majątkowych art. 79 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych przewiduje możliwość dochodzenia odszkodowania na zasadach ogólnych albo, w granicach wynikających z aktualnego brzmienia przepisu i orzecznictwa, zapłaty sumy odpowiadającej stosownemu wynagrodzeniu w ustawowo określonym mnożniku.

Nie należy już bezrefleksyjnie powtarzać starszego wniosku, że w każdym przypadku grozi trzykrotność ceny licencji. Część przepisu dotycząca trzykrotności stosownego wynagrodzenia utraciła moc w zakresie wskazanym w wyroku Trybunału Konstytucyjnego SK 32/14. W praktyce wysokość roszczeń zależy od rodzaju naruszenia, liczby stanowisk, czasu korzystania, stawek licencyjnych i tego, czy naruszenie było zawinione.

W określonych przypadkach może pojawić się także odpowiedzialność karna. Kodeks karny przewiduje odpowiedzialność za uzyskanie cudzego programu komputerowego bez zgody osoby uprawnionej w celu osiągnięcia korzyści majątkowej. Ustawa o prawie autorskim przewiduje również typy czynów zabronionych związanych między innymi z przywłaszczeniem autorstwa, rozpowszechnianiem utworów bez uprawnienia, bezprawnym utrwalaniem lub zwielokrotnianiem oraz obrotem nośnikami utworów rozpowszechnianych bez uprawnienia.

Jak ograniczyć ryzyko w małej firmie?

Najbezpieczniej prowadzić prosty rejestr oprogramowania. Powinien zawierać nazwę programu, numer wersji, źródło pobrania, typ licencji, liczbę stanowisk, datę zakupu albo instalacji, użytkownika oraz dokument potwierdzający prawo korzystania. W małej działalności gospodarczej wystarczy nawet uporządkowany arkusz i folder z licencjami, fakturami oraz potwierdzeniami pobrania.

Warto też wprowadzić zasadę, że pracownicy i współpracownicy nie instalują samodzielnie programów na komputerach firmowych. Dotyczy to zwłaszcza narzędzi graficznych, edytorów PDF, pakietów biurowych, konwerterów, generatorów czcionek, wtyczek i programów pobieranych z portali z oprogramowaniem.

Jeżeli firma używa programu od lat i nie ma dokumentów licencyjnych, najlepiej przeprowadzić audyt: ustalić wersję programu, sprawdzić aktualne i historyczne warunki licencji, a w razie wątpliwości kupić licencję, usunąć program albo zastąpić go narzędziem z jasnymi zasadami użytkowania.

FAQ

Źródła

• Ustawa z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych, w szczególności art. 74–80 oraz art. 115–122 — tekst jednolity w Dzienniku Ustaw.
• Ustawa z dnia 6 czerwca 1997 r. — Kodeks karny, w szczególności art. 278 § 2 oraz art. 291–293 — tekst jednolity w Dzienniku Ustaw.
• Apache OpenOffice — informacje o licencji Apache OpenOffice.
• WPS Office — End User License Agreement for WPS Office.
• XML Marker — informacje producenta o licencjach i cenach.