Błąd w akcie notarialnym – jak poprawić literówkę lub omyłkę

Czy można poprawić błąd w już podpisanym akcie notarialnym?

Tak, ale nie każdy błąd poprawia się w ten sam sposób. Zgodnie z art. 80 § 4 ustawy z 14 lutego 1991 r. – Prawo o notariacie notariusz może sprostować protokołem niedokładności, błędy pisarskie, rachunkowe lub inne oczywiste omyłki. To oznacza, że możliwe jest usunięcie np. literówki, przestawionej cyfry, błędu w oznaczeniu powierzchni, jeśli z całej dokumentacji jasno wynika prawidłowa wartość.

Jeżeli więc w akcie darowizny omyłkowo wpisano zły metraż, ale z wypisu z ewidencji gruntów, treści księgi wieczystej i pozostałych dokumentów jednoznacznie wynika poprawna powierzchnia, taka wada najczęściej kwalifikuje się do sprostowania.

Inaczej będzie wtedy, gdy błąd nie jest tylko „techniczny”, lecz dotyczy samej treści czynności prawnej, np. innej nieruchomości, innego udziału albo odmiennego zakresu darowizny. W takim przypadku samo sprostowanie może być niewystarczające.

Kiedy notariusz może sporządzić protokół sprostowania?

Podstawą jest wskazany wyżej art. 80 § 4 Prawa o notariacie. Przepis nie podaje zamkniętej listy wszystkich pomyłek, ale praktyka obejmuje przede wszystkim:

• błędy pisarskie, np. literówkę w nazwisku, ulicy lub numerze dokumentu,
• błędy rachunkowe, np. pomyłkę w sumowaniu,
• inne oczywiste omyłki, czyli takie, których poprawna treść wynika bez wątpliwości z aktu albo z dokumentów okazanych przy jego sporządzaniu.

W sprawach dotyczących nieruchomości szczególnie ważne jest porównanie aktu z danymi z ewidencji gruntów, wypisem i wyrysem, decyzjami administracyjnymi oraz treścią księgi wieczystej. Jeśli problem dotyczy także oznaczenia nieruchomości w rejestrze, warto zobaczyć, jak wygląda sprostowanie błędu w KW.

Prawo o notariacie nie wyznacza w art. 80 § 4 konkretnego terminu, w którym sprostowanie ma nastąpić. W praktyce może ono zostać sporządzone także po dłuższym czasie od podpisania aktu, o ile nadal da się jednoznacznie ustalić, że chodzi o oczywistą omyłkę.

Kiedy potrzebny jest nowy akt notarialny zamiast sprostowania?

Jeżeli poprawka miałaby zmienić treść oświadczeń woli stron, samo sprostowanie nie wystarczy. Wynika to z charakteru art. 80 § 4 Prawa o notariacie – przepis pozwala usuwać omyłki, ale nie służy do zmiany uzgodnionej treści umowy.

Nowy akt notarialny albo akt zmieniający bywa potrzebny zwłaszcza wtedy, gdy:

• źle oznaczono przedmiot darowizny lub sprzedaży, a nie da się tego uznać za oczywistą omyłkę,
• błąd dotyczy udziałów, ceny, służebności, terminu lub zakresu praw i obowiązków stron,
• treść aktu jest sprzeczna z tym, co strony rzeczywiście chciały oświadczyć.

To rozróżnienie ma duże znaczenie praktyczne. Jeżeli z dokumentu wynika jedno, a strony twierdzą, że miały na myśli coś innego, sprawa przestaje być prostym „poprawieniem literówki”. Wtedy trzeba ocenić, czy potrzebny jest kolejny akt, czy nawet odrębne działania dotyczące ważności lub wykładni oświadczeń woli według art. 65 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny.

Czy błąd w akcie notarialnym powoduje nieważność umowy?

Nie zawsze. Sama obecność błędu nie oznacza automatycznie nieważności aktu ani nieważności czynności prawnej. Dla ważności istotne jest przede wszystkim to, czy zachowano wymaganą formę oraz czy czynność zawiera niezbędne elementy.

W przypadku aktu notarialnego trzeba zwrócić uwagę na art. 92 § 1 ustawy – Prawo o notariacie, który określa elementy, jakie powinien zawierać akt notarialny, w tym m.in. datę, miejsce sporządzenia, oznaczenie notariusza, oznaczenie stron, oświadczenia stron, stwierdzenie odczytania, przyjęcia i podpisania aktu oraz podpisy.

Jednocześnie nieważność czynności prawnej ocenia się także według przepisów Kodeksu cywilnego, w szczególności art. 58 Kodeksu cywilnego oraz – przy przeniesieniu własności nieruchomości – z uwzględnieniem wymogu formy aktu notarialnego wynikającego z art. 158 Kodeksu cywilnego.

W praktyce literówka w metrażu zwykle nie unieważnia darowizny, jeżeli nieruchomość da się jednoznacznie zidentyfikować na podstawie numeru działki, położenia, numeru księgi wieczystej i dokumentów geodezyjnych. Inaczej może być wtedy, gdy błąd powoduje, że nie wiadomo, co dokładnie było przedmiotem czynności.

Zobacz również:

• pomyłka notariusza
• jak przygotować dokumenty do czynności notarialnej

Jak w praktyce poprawić akt notarialny krok po kroku?

Najbezpieczniej zacząć od kancelarii, która sporządziła akt. To notariusz ma w repertorium oryginał aktu i dokumenty, na podstawie których czynność była sporządzana.

1. Skontaktuj się z kancelarią notarialną i opisz, na czym polega błąd.
2. Prześlij kopię aktu oraz wskaż dokładnie wadliwy fragment.
3. Dołącz dokumenty potwierdzające prawidłowe dane, np. odpis księgi wieczystej, wypis z rejestru gruntów, decyzję administracyjną lub inne dokumenty okazane przy akcie.
4. Ustal z notariuszem tryb działania – protokół sprostowania albo nowy akt.
5. Sprawdź skutki w rejestrach – jeżeli na podstawie aktu złożono wniosek wieczystoksięgowy, może być potrzebna także korekta wpisu.

W części spraw obecność wszystkich stron będzie konieczna, a w części nie – to zależy od charakteru błędu i przyjętego sposobu usunięcia nieprawidłowości. Nie ma jednego rozwiązania dla każdej sprawy.

Co z księgą wieczystą, jeśli błąd jest także we wpisie?

Jeżeli błędny akt był podstawą wpisu do księgi wieczystej, samo poprawienie aktu nie zawsze kończy sprawę. Trzeba jeszcze ocenić, czy wpis w księdze wieczystej odpowiada prawidłowemu stanowi prawnemu i oznaczeniu nieruchomości.

Ustawa z 6 lipca 1982 r. o księgach wieczystych i hipotece przewiduje w art. 27 możliwość sprostowania oznaczenia nieruchomości w dziale I-O księgi wieczystej, gdy dane wymagają dostosowania do podstawy oznaczenia nieruchomości. Jeżeli natomiast problem dotyczy niezgodności treści księgi wieczystej z rzeczywistym stanem prawnym, zastosowanie może mieć art. 10 tej ustawy.

W sprawach technicznych lub wynikających z błędnego numeru księgi przydaje się też analiza, czy nie doszło do sytuacji podobnej jak przy artykule o pomyłce notariusza.

Ile kosztuje poprawienie aktu notarialnego?

Nie ma jednej ustawowej, stałej kwoty dla każdego przypadku. Koszt zależy od tego, czy chodzi o prosty protokół sprostowania, czy o kolejny akt notarialny zmieniający treść wcześniejszej czynności. Do tego mogą dojść opłaty sądowe, jeśli trzeba zmienić wpis w księdze wieczystej.

Dlatego nie warto zakładać z góry konkretnej stawki. W praktyce kancelaria po zapoznaniu się z błędem powinna wskazać przewidywane koszty taksy notarialnej, wypisów oraz ewentualnych opłat sądowych.

FAQ

Czy notariusz może poprawić akt po roku od podpisania?

Tak, przepisy nie przewidują w art. 80 § 4 Prawa o notariacie sztywnego terminu na sprostowanie oczywistej omyłki. Kluczowe jest to, czy nadal można bezspornie ustalić prawidłową treść.

Czy do sprostowania zawsze muszą stawić się wszystkie strony?

Nie zawsze. To zależy od rodzaju błędu i formy jego usunięcia. Przy prostych oczywistych omyłkach praktyka może być inna niż przy zmianie treści umowy, gdzie udział stron zwykle jest konieczny.

Czy błędny metraż unieważnia darowiznę nieruchomości?

Najczęściej nie, jeżeli nieruchomość jest jednoznacznie oznaczona innymi danymi i strony skutecznie złożyły oświadczenia w formie aktu notarialnego. Ocena zależy jednak od całego stanu faktycznego i treści dokumentów.

Czy trzeba poprawić także księgę wieczystą?

Tak, jeżeli błąd z aktu przełożył się na wpis w księdze wieczystej albo oznaczenie nieruchomości w KW jest niezgodne z prawidłowymi danymi. Wtedy samo sprostowanie aktu może być niewystarczające.

Czy można domagać się poprawienia błędu po stronie notariusza?

Tak, należy zgłosić problem kancelarii, która sporządziła dokument. Najpierw trzeba jednak ustalić, czy chodzi o błąd techniczny możliwy do sprostowania, czy o kwestię wymagającą nowego aktu.

Źródła

• art. 80 § 4 oraz art. 92 § 1 ustawy z 14 lutego 1991 r. – Prawo o notariacie (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 1001)
• art. 58, art. 65 i art. 158 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 1061 ze zm.)
• art. 10 i art. 27 ustawy z 6 lipca 1982 r. o księgach wieczystych i hipotece (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1984 ze zm.)