Egzamin kończący służbę przygotowawczą

Stan prawny: 1 czerwca 2026 r. Poniższe wyjaśnienia dotyczą służby przygotowawczej pracowników samorządowych, a więc osób zatrudnianych w jednostkach samorządu terytorialnego na stanowiskach urzędniczych. Nie chodzi tu o wojskową służbę przygotowawczą ani o ćwiczenia rezerwy.

Kogo dotyczy służba przygotowawcza w samorządzie?

Podstawowe zasady określa ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych. Zgodnie z art. 16 ust. 2 tej ustawy osoba podejmująca po raz pierwszy pracę na stanowisku urzędniczym, w tym kierowniczym stanowisku urzędniczym, jest zatrudniana na podstawie umowy o pracę na czas określony, nie dłuższy niż 6 miesięcy.

Za osobę podejmującą po raz pierwszy pracę uważa się osobę, która wcześniej nie była zatrudniona w jednostkach wskazanych w ustawie na czas nieokreślony albo na czas określony dłuższy niż 6 miesięcy i nie odbyła służby przygotowawczej zakończonej zdaniem egzaminu z wynikiem pozytywnym.

Dla takiego pracownika organizuje się służbę przygotowawczą w czasie trwania umowy terminowej. Decyzję o skierowaniu do służby przygotowawczej i jej zakresie podejmuje kierownik jednostki, biorąc pod uwagę poziom przygotowania pracownika do wykonywania obowiązków oraz opinię osoby kierującej komórką organizacyjną.

Jak powinna wyglądać służba przygotowawcza?

Art. 19 ust. 3 ustawy wskazuje, że służba przygotowawcza ma na celu teoretyczne i praktyczne przygotowanie pracownika do należytego wykonywania obowiązków służbowych. Nie powinna więc sprowadzać się wyłącznie do wręczenia listy aktów prawnych, regulaminów albo zakresu czynności bez realnej możliwości zapoznania się z pracą urzędu.

Szczegółowy sposób przeprowadzania służby przygotowawczej i organizowania egzaminu określa kierownik jednostki w drodze zarządzenia. To bardzo ważny dokument. Powinien wskazywać między innymi sposób szkolenia, zakres tematyczny, osoby odpowiedzialne za przygotowanie pracownika, sposób dokumentowania przebiegu służby oraz zasady przeprowadzenia egzaminu.

W praktyce prawidłowo zorganizowana służba przygotowawcza zwykle obejmuje zapoznanie pracownika z podstawowymi aktami prawnymi, procedurami wewnętrznymi, obiegiem dokumentów, zakresem zadań jednostki, ochroną danych, dostępem do informacji publicznej, finansami publicznymi albo innymi zagadnieniami istotnymi dla danego stanowiska. Zakres powinien być dostosowany do opisu stanowiska i poziomu przygotowania konkretnej osoby.

Egzamin kończący służbę przygotowawczą i jego skutki

Służba przygotowawcza trwa nie dłużej niż 3 miesiące i kończy się egzaminem. Pozytywny wynik egzaminu jest warunkiem dalszego zatrudnienia pracownika samorządowego. Oznacza to, że negatywny wynik może w praktyce prowadzić do zakończenia współpracy albo braku zawarcia kolejnej umowy.

Trzeba jednak odróżnić sam wynik egzaminu od czynności pracodawcy dotyczących stosunku pracy. Ustawa o pracownikach samorządowych nie reguluje szczegółowego trybu poprawki, odwołania od oceny komisji ani unieważnienia egzaminu. Te kwestie mogą wynikać z zarządzenia kierownika jednostki albo z dokumentów wewnętrznych urzędu.

Zwolnienie z obowiązku odbywania służby przygotowawczej nie oznacza zwolnienia z egzaminu. Pracownik, którego wiedza lub umiejętności uzasadniają zwolnienie z samego szkolenia, nadal musi uzyskać pozytywny wynik egzaminu, jeżeli chce spełnić ustawowy warunek dalszego zatrudnienia.

Czy można odwołać się od negatywnego wyniku egzaminu?

Nie ma w ustawie o pracownikach samorządowych ogólnego, ustawowego trybu odwołania od negatywnego wyniku egzaminu. Nie oznacza to jednak, że pracownik jest pozbawiony jakichkolwiek możliwości działania.

W pierwszej kolejności należy sprawdzić zarządzenie kierownika jednostki dotyczące służby przygotowawczej. Jeżeli przewiduje ono prawo do wglądu w pracę, protokół, arkusz odpowiedzi, uzasadnienie oceny, powtórzenie egzaminu albo odwołanie do kierownika jednostki, pracownik powinien skorzystać z tej ścieżki w terminach określonych w zarządzeniu.

Nawet jeżeli zarządzenie nie przewiduje formalnego odwołania, pracownik może złożyć pisemny wniosek o udostępnienie dokumentacji egzaminu, wskazać konkretne uchybienia i wnieść o ponowne przeprowadzenie egzaminu. W piśmie warto opisać, czego zabrakło: programu szkolenia, materiałów, opiekuna, czasu na przygotowanie, informacji o zakresie egzaminu, protokołu albo jasnych kryteriów oceniania.

Odwołanie do sądu pracy po wypowiedzeniu umowy

Jeżeli negatywny wynik egzaminu prowadzi do wypowiedzenia umowy o pracę, spór co do zasady będzie rozpoznawał sąd pracy. Ma tu znaczenie art. 43 ustawy o pracownikach samorządowych, zgodnie z którym w sprawach nieuregulowanych w tej ustawie stosuje się odpowiednio przepisy Kodeksu pracy, a spory ze stosunku pracy pracowników samorządowych rozpoznają właściwe sądy pracy.

Obecnie pracodawca wypowiadający umowę o pracę zawartą na czas określony powinien wskazać przyczynę uzasadniającą wypowiedzenie. Jeżeli przyczyną jest niezdany egzamin, pracownik może kwestionować zarówno prawdziwość tej przyczyny, jak i prawidłowość organizacji służby przygotowawczej oraz egzaminu, jeżeli miały wpływ na wynik.

Termin na wniesienie odwołania od wypowiedzenia umowy o pracę wynosi 21 dni od dnia doręczenia pisma wypowiadającego umowę. W pozwie pracownik może żądać, zależnie od sytuacji, uznania wypowiedzenia za bezskuteczne, przywrócenia do pracy albo odszkodowania. Jeżeli umowa już się rozwiązała albo do końca umowy terminowej pozostało niewiele czasu, w praktyce roszczenie o odszkodowanie może być bardziej realne niż przywrócenie do pracy.

Inaczej należy oceniać sytuację, w której umowa po prostu upływa z końcem terminu, na jaki została zawarta, a pracodawca nie składa wypowiedzenia. Sam brak zawarcia kolejnej umowy jest trudniejszy do zakwestionowania niż wadliwe wypowiedzenie. Roszczenia mogą jednak wchodzić w grę, gdy pracownik wykaże dyskryminację, działania odwetowe, naruszenie zasady równego traktowania albo inne bezprawne działanie pracodawcy.

Jakie dokumenty i dowody warto zgromadzić?

Przed podjęciem decyzji o sądzie warto zebrać dokumenty, które pozwolą ocenić, czy służba przygotowawcza i egzamin zostały przeprowadzone prawidłowo. Najważniejsze będą:

• umowa o pracę i opis stanowiska,
• decyzja lub pismo o skierowaniu do służby przygotowawczej,
• zarządzenie kierownika jednostki dotyczące służby przygotowawczej i egzaminu,
• program szkolenia, harmonogram, lista obecności, materiały szkoleniowe i informacje o opiekunie,
• pytania egzaminacyjne, arkusz odpowiedzi, protokół komisji i kryteria oceniania,
• korespondencja z przełożonymi dotycząca przygotowania do egzaminu,
• informacje o tym, jak służbę przygotowawczą odbywali inni pracownicy na podobnych stanowiskach.

Jeżeli pracodawca nie udostępnia dokumentów, warto wystąpić o nie pisemnie i zachować potwierdzenie złożenia wniosku. W sporze sądowym znaczenie mogą mieć także zeznania świadków, zwłaszcza współpracowników, przełożonych lub osób odpowiedzialnych za szkolenie.

Naruszenie równego traktowania w dostępie do szkolenia

Jeżeli inni pracownicy na podobnych stanowiskach mieli zapewnione szkolenia, opiekuna, materiały, czas na przygotowanie i jasne kryteria egzaminu, a dany pracownik został tych możliwości pozbawiony, można rozważyć zarzut naruszenia zasady równego traktowania w zatrudnieniu.

Kodeks pracy obejmuje zasadą równego traktowania między innymi dostęp do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych. Osoba, wobec której pracodawca naruszył tę zasadę, może żądać odszkodowania w wysokości nie niższej niż minimalne wynagrodzenie za pracę. W takim sporze trzeba jednak wykazać konkretne różnice w traktowaniu i ich wpływ na sytuację pracownika.

Nie myl służby przygotowawczej w samorządzie z obowiązkami wojskowymi

Opisane zasady dotyczą pracowników samorządowych, a nie obowiązków związanych z obronnością. Inne przepisy mają zastosowanie do spraw takich jak ćwiczenia rezerwy, służba w wojsku po wyroku karnym albo niestawienie się na wezwanie do WKU, czyli dawnych wojskowych komend uzupełnień, których zadania wykonują obecnie wojskowe centra rekrutacji.

FAQ

Źródła

• Ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych, tekst jednolity: Dz.U. 2024 poz. 1135, w szczególności art. 16, art. 18, art. 19 i art. 43.
• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, tekst jednolity: Dz.U. 2025 poz. 277, w szczególności art. 18^3a–18^3d, art. 30, art. 45, art. 47¹, art. 50, art. 264 i art. 265.
• Internetowy System Aktów Prawnych Sejmu RP: isap.sejm.gov.pl.
• Dziennik Ustaw i akty prawne w systemie ELI: eli.gov.pl.