Likwidacja zbiorów bibliotecznych w jednostce budżetowej

Od czego zacząć przy zbiorach po dawnej bibliotece?

W opisanej sytuacji najważniejsze jest nie samo fizyczne przechowywanie książek, lecz ustalenie ich statusu prawnego i księgowego. Skoro saldo od lat widnieje na koncie 014, jednostka budżetowa nadal wykazuje w księgach rachunkowych składnik majątku. Tego salda nie można usunąć tylko dlatego, że zbiory są spakowane i nikt z nich nie korzysta.

W pierwszej kolejności należy sprawdzić dokumenty organizacyjne: statut jednostki, dawny regulamin biblioteki, uchwałę albo zarządzenie o utworzeniu biblioteki, dokumenty przekazania zbiorów, protokoły likwidacyjne, arkusze spisu z natury, księgi inwentarzowe i ewentualne decyzje organizatora. Jeżeli biblioteka była częścią innej jednostki organizacyjnej, istotne będą także akty wewnętrzne tej jednostki.

Art. 53 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych stanowi, że kierownik jednostki sektora finansów publicznych jest odpowiedzialny za całość gospodarki finansowej tej jednostki. Oznacza to, że to kierownik jednostki powinien doprowadzić do wyjaśnienia salda, przeprowadzenia inwentaryzacji oraz podjęcia decyzji o dalszym przeznaczeniu zbiorów, oczywiście z uwzględnieniem kompetencji organizatora i zasad gospodarowania mieniem publicznym.

Czy trzeba było robić skontrum, skoro biblioteka nie działa?

Odpowiedź zależy od tego, czy biblioteka nadal istniała formalnie. Jeżeli w dokumentach jednostki biblioteka nadal była przewidziana jako komórka, punkt biblioteczny albo inna forma biblioteki, to samo zamknięcie zbiorów w pomieszczeniu nie oznacza jeszcze likwidacji biblioteki. W takim wariancie należy traktować zbiory jako materiały biblioteczne i stosować przepisy biblioteczne.

Zgodnie z § 31 ust. 1 rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 29 października 2008 r. w sprawie sposobu ewidencji materiałów bibliotecznych skontrum materiałów, do których czytelnicy mają wolny dostęp, przeprowadza się co najmniej raz na 5 lat. Zgodnie z § 31 ust. 2 tego rozporządzenia w bibliotekach o innym systemie udostępniania, w których zbiory nie przekraczają 100 000 jednostek ewidencyjnych, skontrum powinno być przeprowadzane co najmniej raz na 10 lat. § 31 ust. 3 przewiduje natomiast kontrolę ciągłą w bibliotekach o innym systemie udostępniania, w których zbiory przekraczają 100 000 jednostek ewidencyjnych.

Jeżeli jednak biblioteka została kiedyś prawidłowo zlikwidowana i od tego czasu nie funkcjonuje jako biblioteka, cykliczne skontrum z § 31 rozporządzenia nie będzie właściwą procedurą bieżącej działalności bibliotecznej. Nie zwalnia to jednak jednostki z obowiązków rachunkowych. Zbiory widniejące na koncie 014 nadal trzeba zinwentaryzować, wycenić według zapisów księgowych, porównać ze stanem faktycznym i rozliczyć.

Skontrum a inwentaryzacja księgowa

Skontrum jest kontrolą materiałów bibliotecznych prowadzoną według przepisów bibliotecznych. Inwentaryzacja jest natomiast obowiązkiem rachunkowym jednostki. W praktyce mogą się one częściowo pokrywać, ale nie są tym samym.

Art. 26 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości nakazuje przeprowadzać inwentaryzację aktywów pieniężnych, rzeczowych składników aktywów obrotowych, środków trwałych oraz nieruchomości zaliczonych do inwestycji drogą spisu z natury, z zastrzeżeniem wyjątków wskazanych w tym przepisie. Art. 26 ust. 1 pkt 3 tej ustawy przewiduje inwentaryzację innych aktywów i pasywów przez porównanie danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikację wartości tych składników.

Wyniki inwentaryzacji trzeba odpowiednio udokumentować. Art. 27 ust. 1 ustawy o rachunkowości wymaga, aby przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji zostały należycie udokumentowane i powiązane z zapisami ksiąg rachunkowych. Art. 27 ust. 2 tej ustawy stanowi, że ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji.

Jak zlikwidować zbiory biblioteczne krok po kroku?

Bezpieczna procedura powinna być pisemna i możliwa do odtworzenia podczas kontroli. W jednostce budżetowej rekomendowane jest następujące postępowanie:

1. Ustalenie podstawy prawnej powstania biblioteki – trzeba sprawdzić statut, regulamin organizacyjny, uchwałę, zarządzenie albo inne dokumenty, z których wynikało prowadzenie biblioteki.
2. Ustalenie, czy biblioteka została zlikwidowana – jeżeli nie ma aktu likwidacyjnego, trzeba rozważyć formalne uporządkowanie statusu biblioteki.
3. Powołanie komisji – kierownik jednostki powinien wydać zarządzenie albo upoważnienie określające skład komisji, zakres czynności i termin zakończenia prac.
4. Spis i ocena zbiorów – komisja powinna ustalić, co faktycznie znajduje się w paczkach, porównać to z ewidencją i wskazać zbiory możliwe do dalszego wykorzystania, przekazania, sprzedaży, darowizny, makulatury albo zniszczenia.
5. Protokół likwidacyjny – dokument powinien zawierać wykaz pozycji, wartość ewidencyjną, przyczynę likwidacji, sposób zagospodarowania i podpisy członków komisji.
6. Zatwierdzenie przez osobę uprawnioną – co do zasady zatwierdza kierownik jednostki, ale przy mieniu należącym do jednostki samorządu terytorialnego trzeba sprawdzić, czy przepisy wewnętrzne nie wymagają zgody organu prowadzącego albo organizatora.
7. Ujęcie w księgach – po zatwierdzeniu dokumentów księgowość sporządza odpowiedni dowód księgowy i usuwa wartość zbiorów z ewidencji.

Jeżeli część zbiorów przedstawia wartość historyczną, archiwalną albo zabytkową, nie należy automatycznie kierować jej na makulaturę. Art. 5 ustawy z dnia 23 lipca 2003 r. o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami nakłada na właściciela lub posiadacza zabytku obowiązek zapewnienia warunków jego zachowania, zabezpieczenia i utrzymania. W takim przypadku przed likwidacją trzeba ustalić, czy pojedyncze egzemplarze nie wymagają odrębnego potraktowania, konsultacji z biblioteką specjalistyczną, archiwum albo konserwatorem zabytków.

Czy jednostka budżetowa potrzebuje pełnomocnictwa?

Jeżeli decyzję podejmuje kierownik jednostki budżetowej w zakresie swoich kompetencji, zwykle nie jest potrzebne pełnomocnictwo w znaczeniu cywilnoprawnym. Podstawą działania kierownika jest powierzenie funkcji oraz odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki wynikająca z art. 53 ust. 1 ustawy o finansach publicznych.

Inaczej wygląda sytuacja pracowników, którzy mają fizycznie przeprowadzić spis, ocenę i przygotować dokumentację. Oni powinni działać na podstawie pisemnego zarządzenia kierownika jednostki, powołania komisji albo imiennego upoważnienia. Takie dokumenty nie tylko porządkują odpowiedzialność, ale również zabezpieczają jednostkę podczas kontroli.

Jeżeli zbiory stanowią mienie powierzone jednostce przez gminę, powiat, województwo albo innego organizatora, należy sprawdzić akty prawa miejscowego, uchwały, regulaminy gospodarowania mieniem oraz statut jednostki. W niektórych przypadkach do nieodpłatnego przekazania, sprzedaży albo fizycznej likwidacji składników majątkowych może być wymagana zgoda organu prowadzącego.

Likwidacja biblioteki jako instytucji a likwidacja samych zbiorów

Trzeba odróżnić dwie sprawy: likwidację biblioteki jako jednostki albo komórki organizacyjnej oraz likwidację zbiorów jako składnika majątku. Jeżeli biblioteka formalnie nadal istnieje, najpierw trzeba uporządkować jej status. Art. 13 ust. 1 ustawy z dnia 27 czerwca 1997 r. o bibliotekach przewiduje, że organizator może dokonać połączenia, podziału albo likwidacji biblioteki. Art. 13 ust. 2 tej ustawy nakłada na organizatora obowiązek podania do publicznej wiadomości informacji o zamiarze połączenia, podziału albo likwidacji biblioteki wraz z uzasadnieniem na 6 miesięcy przed dniem wydania aktu w tej sprawie, z zastrzeżeniem wyjątków wynikających z dalszych przepisów tego artykułu.

Jeżeli biblioteka była biblioteką wchodzącą w skład ogólnokrajowej sieci bibliotecznej, trzeba dodatkowo uwzględnić art. 27 ust. 2 i ust. 3 ustawy o bibliotekach. Zgodnie z art. 27 ust. 2 w skład sieci bibliotecznej wchodzą biblioteki publiczne, a zgodnie z art. 27 ust. 3 inne biblioteki mogą być włączone do sieci decyzją ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego na wniosek właściwego organizatora. W takich przypadkach samo wewnętrzne zarządzenie jednostki może nie wystarczyć.

Jeżeli natomiast biblioteka została kiedyś skutecznie zlikwidowana, a problem dotyczy już tylko pozostałego księgozbioru, główny nacisk należy położyć na inwentaryzację, protokół komisji, decyzję o zagospodarowaniu zbiorów i ujęcie operacji w księgach rachunkowych.

FAQ

Czy samo zamknięcie książek w magazynie oznacza likwidację biblioteki?

Nie. Likwidacja biblioteki wymaga podstawy w dokumentach organizacyjnych i odpowiedniego aktu organizatora albo kierownika, zależnie od statusu biblioteki. Jeżeli biblioteka nadal widnieje w statucie lub regulaminie, trzeba najpierw uporządkować jej status.

Czy po zlikwidowanej bibliotece trzeba robić skontrum?

Jeżeli biblioteka została formalnie zlikwidowana, cykliczne skontrum z § 31 rozporządzenia bibliotecznego nie jest typową procedurą bieżącą. Trzeba jednak przeprowadzić inwentaryzację i rozliczenie księgowe zbiorów zgodnie z art. 26 i art. 27 ustawy o rachunkowości.

Czy można po prostu wyrzucić nieużywane książki?

Nie. Składniki majątku wykazane w księgach trzeba najpierw zinwentaryzować, opisać w protokole komisji, zatwierdzić do likwidacji i dopiero potem zagospodarować zgodnie z decyzją osoby uprawnionej oraz zasadami obowiązującymi w jednostce.

Kto podpisuje protokół likwidacji zbiorów?

Protokół podpisują członkowie komisji powołanej przez kierownika jednostki. Samą likwidację powinien zatwierdzić kierownik jednostki, chyba że statut, regulamin gospodarowania mieniem albo decyzje organizatora wymagają zgody innego organu.

Co zrobić, gdy nie ma dokumentów założenia ani likwidacji biblioteki?

Należy odtworzyć stan na podstawie dostępnych dokumentów: ksiąg rachunkowych, ksiąg inwentarzowych, regulaminów, uchwał, zarządzeń i protokołów. Jeżeli dokumentacja jest niepełna, komisja powinna to wyraźnie opisać w protokole, a kierownik jednostki powinien podjąć decyzję porządkującą stan faktyczny i księgowy.

Podsumowanie

W przypadku zbiorów po dawnej bibliotece najpierw trzeba ustalić, czy biblioteka nadal istnieje formalnie. Jeżeli tak, należy zastosować przepisy o ewidencji materiałów bibliotecznych i skontrum. Jeżeli biblioteka została zlikwidowana, ale księgozbiór nadal widnieje na koncie 014, konieczne jest przeprowadzenie inwentaryzacji, sporządzenie protokołu, zatwierdzenie likwidacji i rozliczenie salda w księgach rachunkowych.

Najbezpieczniej powołać komisję, sporządzić szczegółowy wykaz zbiorów, wskazać sposób ich zagospodarowania i dopiero na tej podstawie dokonać zapisów księgowych. W jednostce budżetowej nie warto usuwać takich aktywów z ewidencji bez dokumentów, ponieważ odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową ponosi kierownik jednostki.

Źródła

• Art. 13, art. 27 ust. 2 i ust. 3 ustawy z dnia 27 czerwca 1997 r. o bibliotekach.
• § 31 rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 29 października 2008 r. w sprawie sposobu ewidencji materiałów bibliotecznych.
• Art. 26 i art. 27 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.
• Art. 53 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.
• Art. 5 ustawy z dnia 23 lipca 2003 r. o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami.