Jakie są obowiązki biura rachunkowego i przedsiębiorcy?

Jakie są podstawowe zadania biura rachunkowego?

Obowiązki biura księgowego zależą od zakresu oferty i usług uwzględnionych w podpisanej umowie. Większość biur rachunkowych w standardowej ofercie ma usługi księgowe oraz kadrowo-płacowe.

Podstawowy zakres usług biura rachunkowego:

• pomoc przy rejestracji firmy,

• księgowanie dokumentów,

• prowadzenie ewidencji zakupów i sprzedaży VAT,

• wyliczanie zobowiązań podatkowych z tytułu PIT, CIT i VAT,

• wyliczanie zobowiązań wobec ZUS-u,

• składanie deklaracji podatkowych,

• sporządzanie rocznych zeznań podatkowych,

• rejestracja pracowników w ZUS,

• sporządzanie list płac,

• obsługa kadrowa pracowników.

Poszczególne usługi różnią się w zależności od: wybranej formy opodatkowania (zasady ogólne, stawka liniowa lub ryczałt), formy prowadzenia działalności (np. jednoosobowa działalność gospodarcza lub spółka z o.o.), rodzaju ewidencji księgowej (mała księgowość lub pełna księgowość firm) i profilu działalności (np. e-commerce, firma produkcyjna, kierowca Ubera).

Co jeszcze może robić biuro rachunkowe?

Na polskim rynku funkcjonuje wiele podmiotów specjalizujących się w prowadzeniu księgowości dla firm. Coraz więcej z nich odpowiada na potrzeby nowoczesnych przedsiębiorców, oferując usługi księgowe online lub prowadząc działalność hybrydową, czyli połączenie księgowości tradycyjnej i internetowej. W ramach współpracy z internetowym biurem rachunkowym otrzymujemy dostęp do szyfrowanego panelu klienta, a kontakt odbywa się przez telefon, e-mail lub czat.

Niektóre biura księgowe oferują wyłącznie podstawowe usługi, a inne rozbudowują swoją ofertę o bardziej specjalistyczne propozycje. Jednym z takich podmiotów jest Biuro Rachunkowe TaxCoach z siedzibą główną w Poznaniu oraz oddziałami w Luboniu, Koninie i Warszawie. Biuro działa od 2016 roku i obsługuje klientów z 20 krajów. W zakresie usług TaxCoach znajdziemy nie tylko księgowość i obsługę kadrowo-płacową, lecz również wirtualne biuro, obsługę prawną firm, sprzedaż gotowych spółek, doradztwo podatkowe, audyt podatkowy czy usługi rejestracji VAT w Polsce i za granicą. Biuro rachunkowe w Poznaniu obsługuje wszystkich przedsiębiorców i specjalizuje się w księgowości dla e-commerce, firm produkcyjnych, kierowców Uber, Bolt i Free Now, spółek akcyjnych, spółek w restrukturyzacji/upadłości, przedszkoli i żłobków oraz przedsiębiorców korzystających z ulg IP Box i B+R.

Jakie obowiązki ma klient biura rachunkowego?

Choć biuro rachunkowe znacząco ułatwia prowadzenie działalności w Poznaniu lub innym mieście, współpraca z takim podmiotem wymaga również zaangażowania ze strony przedsiębiorcy. Aby skutecznie prowadzić księgowość firm, zewnętrzne biuro rachunkowe potrzebuje dostępu do dokumentów i informacji, które przedsiębiorca musi regularnie dostarczać.

Podstawowe obowiązki przedsiębiorcy wobec biura rachunkowego:

• terminowe przekazywanie kompletnych dokumentów,

• terminowe przekazywanie potwierdzeń zapłaty wynagrodzeń, składek ZUS, opłat bankowych i innych kosztów prowadzenia działalności,

• przekazywanie wyciągów bankowych,

• przekazywanie prowadzonych ewidencji, np. ewidencji sprzedaży nieudokumentowanej, ewidencji przebiegu pojazdów, ewidencji czasu pracy, ewidencji środków trwałych,

• udzielenie stosownych pełnomocnictw biuru rachunkowemu, które umożliwiają podmiotowi reprezentowanie przedsiębiorcy przed organami podatkowymi i ZUS-em,

• przekazywanie umów o pracę i akt osobowych pracowników (jeśli biuro ma się zajmować obsługą kadrowo-płacową),

• dostarczanie wszystkich dokumentów niezbędnych do świadczenia usług księgowych.

Do obowiązków przedsiębiorcy należy również terminowe wpłacanie podatków oraz składek na ubezpieczenie na rachunki właściwych organów podatkowych i Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Za nieprawidłowe lub nieterminowe wpłaty czy opóźnione złożenie deklaracji odpowiedzialność ponosi przedsiębiorca.

Czy tanie biuro rachunkowe to dobry wybór?

Koszt prowadzenia księgowości wcale nie musi być wysoki – tak naprawdę wiele zależy od wybranego zakresu usług. Na tanie biuro rachunkowe mogą liczyć przede wszystkim niewielkie firmy prowadzące małą księgowość, natomiast cena usług księgowych rośnie wraz z zakresem obowiązków. Wybierając usługi zewnętrznego księgowego, nie warto więc kierować się wyłącznie ceną. Tanie biuro rachunkowe to dobry wybór, pod warunkiem że jest to podmiot mający pozytywne opinie (te można bardzo łatwo sprawdzić w Google) i ofertę pokrywającą nasze potrzeby.

Decydując się na współpracę z tanim biurem rachunkowym, zwróć również uwagę na kwestie odpowiedzialności. Za ewentualne błędy powstałe z winy biura odpowiedzialność powinien ponieść księgowy – co należy uwzględnić w umowie. Biuro rachunkowe powinno też zobowiązać się do dołożenia wysokiej staranności w wykonywaniu umowy oraz postępowania zgodnie z aktualnymi i powszechnie obowiązującymi przepisami. Co więcej, personel biura musi posiadać niezbędne pozwolenia do wykonywania zawodu księgowego. Biuro rachunkowe musi też mieć ważne ubezpieczenie z tytułu odpowiedzialności cywilnej (OC) – taka polisa chroni przed odpowiedzialnością cywilną związaną ze szkodami wynikłymi wskutek prowadzenia księgowości.

Poprzedni materiał

Następny materiał