Śmierć strony postępowania administracyjnego – co dalej?

Śmierć strony postępowania administracyjnego a dalszy bieg sprawy

Jeżeli w toku postępowania administracyjnego umiera jedna ze stron, organ nie może po prostu dalej prowadzić sprawy tak, jakby strona nadal żyła. Zgodnie z art. 28 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego stroną jest każdy, czyjego interesu prawnego lub obowiązku dotyczy postępowanie albo kto żąda czynności organu ze względu na swój interes prawny lub obowiązek. Osoba zmarła nie może być adresatem czynności procesowych ani decyzji administracyjnej.

Kluczowe znaczenie ma art. 30 § 4 Kodeksu postępowania administracyjnego. Przepis ten stanowi, że w sprawach dotyczących praw zbywalnych lub dziedzicznych, w razie zbycia prawa albo śmierci strony w toku postępowania, na miejsce dotychczasowej strony wstępują jej następcy prawni. Oznacza to, że w sprawach majątkowych, takich jak użytkowanie wieczyste, własność nieruchomości, odszkodowanie czy opłaty związane z nieruchomością, sprawa zasadniczo powinna być kontynuowana z udziałem spadkobierców.

Inaczej może być w sprawach ściśle osobistych, np. dotyczących uprawnienia, które nie przechodzi na spadkobierców. Wtedy postępowanie może stać się bezprzedmiotowe i organ może je umorzyć na podstawie art. 105 § 1 Kodeksu postępowania administracyjnego. Zawsze zależy to od rodzaju sprawy i charakteru prawa, którego dotyczy postępowanie.

Czy użytkowanie wieczyste przechodzi na spadkobierców?

Tak. Użytkowanie wieczyste jest prawem majątkowym. Zgodnie z art. 233 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny użytkownik wieczysty może, w granicach określonych ustawą, zasadami współżycia społecznego oraz umową o oddanie gruntu w użytkowanie wieczyste, korzystać z gruntu z wyłączeniem innych osób i rozporządzać swoim prawem. Skoro prawo to ma charakter majątkowy i zbywalny, co do zasady wchodzi do spadku.

Podstawą dziedziczenia jest art. 922 § 1 Kodeksu cywilnego, zgodnie z którym prawa i obowiązki majątkowe zmarłego przechodzą z chwilą jego śmierci na spadkobierców. Otwarcie spadku następuje z chwilą śmierci spadkodawcy na podstawie art. 924 Kodeksu cywilnego, a spadkobierca nabywa spadek z chwilą otwarcia spadku zgodnie z art. 925 Kodeksu cywilnego. Oznacza to, że spadkobiercy nabywają prawa po zmarłym z mocy prawa, ale w praktyce organ administracji zwykle potrzebuje dokumentu, który potwierdza krąg spadkobierców.

Jeżeli zmarły nie pozostawił testamentu, dziedziczenie ustawowe po małżonku i dzieciach określa art. 931 § 1 Kodeksu cywilnego. Dzieci spadkodawcy oraz jego małżonek dziedziczą w częściach równych, ale część przypadająca małżonkowi nie może być mniejsza niż jedna czwarta całości spadku. W konkretnym stanie faktycznym trzeba jednak ustalić, czy istniał testament, czy ktoś odrzucił spadek oraz czy wszyscy spadkobiercy żyją.

Przekształcenie użytkowania wieczystego we własność – aktualny stan prawny

W sprawach dotyczących lokali mieszkalnych i budynków mieszkalnych trzeba odróżnić starsze postępowania prowadzone na wniosek od skutków ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. o przekształceniu prawa użytkowania wieczystego gruntów zabudowanych na cele mieszkaniowe w prawo własności tych gruntów. Zgodnie z art. 1 ust. 1 tej ustawy, z dniem 1 stycznia 2019 r. prawo użytkowania wieczystego gruntów zabudowanych na cele mieszkaniowe przekształciło się z mocy prawa w prawo własności tych gruntów.

W takich przypadkach przekształcenie nie następuje już na podstawie decyzji administracyjnej wydawanej na rzecz zmarłego lub jego spadkobierców, lecz z mocy ustawy. Organ wydaje natomiast zaświadczenie potwierdzające przekształcenie. Wynika to z art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. Zgodnie z art. 4 ust. 2 tej ustawy zaświadczenie wydaje się z urzędu, a na wniosek właściciela w terminie 4 miesięcy od dnia otrzymania wniosku; jeżeli właściciel lokalu potrzebuje zaświadczenia do czynności prawnej, organ powinien wydać je w terminie 30 dni od dnia otrzymania wniosku.

Jeżeli jednak sprawa dotyczy innego rodzaju nieruchomości albo starszego postępowania wszczętego na podstawie ustawy z dnia 29 lipca 2005 r. o przekształceniu prawa użytkowania wieczystego w prawo własności nieruchomości, trzeba ocenić, czy postępowanie nadal ma przedmiot i czy przekształcenie nie nastąpiło już z mocy ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. W praktyce organ powinien ustalić aktualny stan prawny nieruchomości i odpowiednio zakończyć albo kontynuować sprawę.

Co powinien zrobić organ po śmierci strony?

Jeżeli organ wie o śmierci strony, powinien sprawdzić, czy sprawa dotyczy prawa dziedzicznego lub zbywalnego. Jeżeli tak, powinien ustalić następców prawnych i umożliwić im udział w postępowaniu. Wynika to z art. 30 § 4 Kodeksu postępowania administracyjnego w związku z art. 10 § 1 Kodeksu postępowania administracyjnego, który nakłada na organ obowiązek zapewnienia stronom czynnego udziału w każdym stadium postępowania.

Jeżeli wezwanie spadkobierców do udziału w sprawie jest możliwe, organ powinien zawiadomić ich o toczącym się postępowaniu. Jeżeli natomiast wezwanie spadkobierców nie jest możliwe, organ zawiesza postępowanie na podstawie art. 97 § 1 pkt 1 Kodeksu postępowania administracyjnego, o ile postępowanie nie podlega umorzeniu jako bezprzedmiotowe i nie zachodzą okoliczności z art. 30 § 5 Kodeksu postępowania administracyjnego.

Art. 30 § 5 Kodeksu postępowania administracyjnego dotyczy spraw spadków nieobjętych. W takich sprawach jako strony działają osoby sprawujące zarząd majątkiem masy spadkowej, a w ich braku kurator wyznaczony przez sąd na wniosek organu administracji publicznej. Przepis ten ma znaczenie wtedy, gdy nie ma osoby, która faktycznie objęła spadek lub może reprezentować interesy masy spadkowej.

Czy pełnomocnictwo udzielone przed śmiercią nadal działa?

Co do zasady nie. Zgodnie z art. 101 § 2 Kodeksu cywilnego umocowanie wygasa ze śmiercią mocodawcy albo pełnomocnika, chyba że w pełnomocnictwie inaczej zastrzeżono z przyczyn uzasadnionych treścią stosunku prawnego. Jeżeli więc ojciec ustanowił pełnomocnika w postępowaniu administracyjnym, jego śmierć zasadniczo powoduje wygaśnięcie tego pełnomocnictwa w zakresie jego praw.

Jeżeli matka również udzieliła pełnomocnictwa, jej pełnomocnictwo pozostaje skuteczne co do jej własnych praw, o ile nie zostało odwołane i nie zachodzą inne przyczyny wygaśnięcia. Spadkobiercy po zmarłym mogą natomiast ustanowić pełnomocnika na nowo. W postępowaniu administracyjnym możliwość działania przez pełnomocnika wynika z art. 32 Kodeksu postępowania administracyjnego, zgodnie z którym strona może działać przez pełnomocnika, chyba że charakter czynności wymaga jej osobistego działania.

Jakie dokumenty powinni przygotować spadkobiercy?

W praktyce najlepiej złożyć do organu krótkie pismo informujące o śmierci strony i dołączyć odpis aktu zgonu. Jeżeli spadkobiercy są już formalnie ustaleni, należy dołączyć prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku albo zarejestrowany akt poświadczenia dziedziczenia sporządzony przez notariusza. Znaczenie tych dokumentów wynika z art. 1025 § 1 Kodeksu cywilnego, zgodnie z którym sąd stwierdza nabycie spadku przez spadkobiercę, a notariusz sporządza akt poświadczenia dziedziczenia na zasadach określonych w odrębnych przepisach.

Jeżeli postępowanie spadkowe nie zostało jeszcze przeprowadzone, warto wskazać organowi znanych potencjalnych spadkobierców, ich adresy oraz informację, czy sprawa spadkowa jest już w toku. Sam brak zakończonego postępowania spadkowego nie oznacza, że spadkobiercy nie istnieją, ale może utrudniać organowi prawidłowe ustalenie stron i doręczenia.

Jeżeli spadkobierców jest kilku, mogą oni ustanowić jednego pełnomocnika do kontaktu z organem. Ułatwia to prowadzenie sprawy, ale pełnomocnictwo powinno zostać udzielone przez osoby, które mają działać przez pełnomocnika. W postępowaniu administracyjnym pełnomocnictwo powinno być dołączone do akt, a organ może żądać uiszczenia opłaty skarbowej od pełnomocnictwa, jeżeli nie zachodzi ustawowe zwolnienie.

Czy decyzja wydana na osobę zmarłą jest ważna?

Decyzja administracyjna skierowana do osoby zmarłej może być dotknięta poważną wadą. Art. 156 § 1 pkt 4 Kodeksu postępowania administracyjnego przewiduje stwierdzenie nieważności decyzji, która została skierowana do osoby niebędącej stroną w sprawie. Osoba zmarła nie ma zdolności do bycia stroną postępowania, dlatego wydanie decyzji na jej rzecz albo przeciwko niej może prowadzić do sporu o ważność takiej decyzji.

Trzeba jednak pamiętać o art. 156 § 2 Kodeksu postępowania administracyjnego. Przepis ten ogranicza możliwość stwierdzenia nieważności m.in. z przyczyny wskazanej w art. 156 § 1 pkt 4, jeżeli od dnia doręczenia lub ogłoszenia decyzji upłynęło 10 lat albo gdy decyzja wywołała nieodwracalne skutki prawne. W takim przypadku organ nie zawsze stwierdzi nieważność decyzji, ale może stwierdzić wydanie jej z naruszeniem prawa na zasadach wynikających z Kodeksu postępowania administracyjnego.

Dlatego nie warto zwlekać z zawiadomieniem organu o śmierci strony. Im szybciej organ otrzyma informację, tym mniejsze ryzyko wadliwych doręczeń, błędnego oznaczenia stron i późniejszych postępowań nadzwyczajnych.

Co zrobić krok po kroku?

1. Zawiadomić organ o śmierci strony – najlepiej pisemnie, z podaniem sygnatury sprawy i dołączeniem odpisu aktu zgonu.
2. Wskazać znanych spadkobierców – podać ich imiona, nazwiska i adresy, jeżeli są znane.
3. Ustalić formalnie dziedziczenie – przez sądowe stwierdzenie nabycia spadku albo notarialny akt poświadczenia dziedziczenia.
4. Przekazać organowi dokument spadkowy – tak aby organ mógł prawidłowo ustalić następców prawnych zmarłej strony.
5. Ustanowić pełnomocnika, jeżeli spadkobierców jest kilku – ułatwi to korespondencję i udział w postępowaniu.
6. Sprawdzić, czy sprawa nie stała się bezprzedmiotowa – szczególnie przy przekształceniu użytkowania wieczystego gruntów mieszkaniowych, które mogło nastąpić z mocy ustawy z dnia 20 lipca 2018 r.

FAQ

Źródła

• Art. 10 § 1, art. 28, art. 30 § 4 i § 5, art. 32, art. 97 § 1 pkt 1, art. 105 § 1, art. 156 § 1 pkt 4 i art. 156 § 2 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego.
• Art. 101 § 2, art. 233, art. 922 § 1, art. 924, art. 925, art. 931 § 1 i art. 1025 § 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny.
• Art. 1 ust. 1 oraz art. 4 ust. 1 i ust. 2 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. o przekształceniu prawa użytkowania wieczystego gruntów zabudowanych na cele mieszkaniowe w prawo własności tych gruntów.
• Ustawa z dnia 29 lipca 2005 r. o przekształceniu prawa użytkowania wieczystego w prawo własności nieruchomości.