Kto płaci za świadectwo kwalifikacji kierowcy?

Koszt świadectwa kwalifikacji kierowcy a koszt badań

W praktyce pracodawcy często dostają od kierowcy jedną fakturę lub kilka rachunków związanych z przedłużeniem uprawnień zawodowych. Trzeba jednak rozdzielić trzy różne wydatki:

• badanie lekarskie kierowcy,
• badanie psychologiczne kierowcy, nazywane potocznie badaniem psychotechnicznym,
• szkolenie okresowe oraz uzyskanie świadectwa kwalifikacji zawodowej potrzebnego do wpisu kodu 95.

To rozróżnienie ma zasadnicze znaczenie. Pracodawca ma ustawowy obowiązek pokryć koszty badań lekarskich i psychologicznych kierowcy wykonującego przewóz drogowy. Natomiast koszt szkolenia okresowego nie zawsze musi obciążać pracodawcę.

Badania lekarskie pracownika według Kodeksu pracy

Podstawową regulacją dotyczącą badań profilaktycznych pracowników jest art. 229 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy. Z art. 229 § 1 Kodeksu pracy wynika obowiązek poddania badaniom wstępnym osób przyjmowanych do pracy oraz pracowników młodocianych przenoszonych na inne stanowiska, a także innych pracowników przenoszonych na stanowiska, na których występują czynniki szkodliwe dla zdrowia lub warunki uciążliwe.

Zgodnie z art. 229 § 2 Kodeksu pracy pracownik podlega także okresowym badaniom lekarskim. Natomiast art. 229 § 2 zdanie drugie Kodeksu pracy przewiduje badania kontrolne, jeżeli niezdolność pracownika do pracy spowodowana chorobą trwała dłużej niż 30 dni.

Najważniejszy dla rozliczenia kosztów jest art. 229 § 6 Kodeksu pracy. Przepis ten stanowi, że badania wstępne, okresowe i kontrolne przeprowadza się na koszt pracodawcy. Okresowe i kontrolne badania lekarskie powinny być przeprowadzane w miarę możliwości w godzinach pracy. Za czas niewykonywania pracy w związku z badaniami pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia, a jeżeli musi jechać na badania do innej miejscowości, przysługują mu należności na pokrycie kosztów przejazdu według zasad obowiązujących przy podróżach służbowych.

Dodatkowe obowiązki firmy transportowej

W przypadku kierowców wykonujących przewóz drogowy sama regulacja Kodeksu pracy nie wystarcza. Trzeba stosować także ustawę z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym.

Z art. 39a ust. 1 ustawy o transporcie drogowym wynika, że kierowca wykonujący przewóz drogowy musi spełniać określone wymagania, w tym posiadać odpowiednie uprawnienia, kwalifikację zawodową oraz brak przeciwwskazań zdrowotnych i psychologicznych do pracy na stanowisku kierowcy. Badania lekarskie reguluje art. 39j tej ustawy, a badania psychologiczne art. 39k tej ustawy. W tym kontekście znaczenie ma również orzeczenie lekarskie a zawodowe prawo jazdy i kod 95.

Kluczowy jest art. 39l ust. 1 ustawy o transporcie drogowym. Zgodnie z art. 39l ust. 1 pkt 1 lit. a przedsiębiorca lub inny podmiot wykonujący przewóz drogowy jest obowiązany kierować kierowców na szkolenia okresowe. Zgodnie z art. 39l ust. 1 pkt 1 lit. b tej ustawy ma również obowiązek kierować kierowców na badania lekarskie i psychologiczne. Natomiast art. 39l ust. 1 pkt 2 tej ustawy wprost nakłada na przedsiębiorcę lub inny podmiot wykonujący przewóz drogowy obowiązek pokrywania kosztów badań lekarskich i psychologicznych.

Oznacza to, że pracodawca nie może przerzucić na kierowcę kosztów wymaganych badań lekarskich i psychologicznych, jeżeli badania są potrzebne do wykonywania pracy w transporcie drogowym. Postanowienie umowy o pracę mniej korzystne dla pracownika niż przepisy prawa pracy byłoby nieważne w tej części na podstawie art. 18 § 2 Kodeksu pracy.

Jak często kierowca musi wykonywać badania?

Zgodnie z art. 39j ust. 4 ustawy o transporcie drogowym badania lekarskie kierowcy wykonującego przewóz drogowy przeprowadza się co do zasady do czasu ukończenia przez kierowcę 60 lat co 5 lat, a po ukończeniu 60. roku życia co 30 miesięcy. Analogiczne terminy dla badań psychologicznych wynikają z art. 39k ust. 3 ustawy o transporcie drogowym.

W praktyce orzeczenie lekarskie lub psychologiczne może zostać wydane na krótszy okres, jeżeli wynika to ze stanu zdrowia kierowcy albo oceny osoby przeprowadzającej badanie. Wtedy pracodawca powinien respektować termin wskazany w orzeczeniu.

Pierwsze wymagane badania są wykonywane przed uzyskaniem dokumentu potwierdzającego kwalifikację zawodową kierowcy, a kolejne muszą być aktualne przy odnawianiu uprawnień zawodowych, w szczególności przy szkoleniu okresowym i przedłużaniu wpisu kodu 95.

Czy pracodawca musi zapłacić za szkolenie okresowe?

Tu odpowiedź jest inna niż przy badaniach. Art. 39l ust. 1 pkt 1 lit. a ustawy o transporcie drogowym nakazuje przedsiębiorcy kierować kierowców na szkolenia okresowe. Jednak art. 39l ust. 2 ustawy o transporcie drogowym przewiduje, że przedsiębiorca lub inny podmiot wykonujący przewóz drogowy może pokrywać koszty szkoleń okresowych kierowcy.

Słowo „może” oznacza, że ustawa o transporcie drogowym nie wprowadza bezwzględnego obowiązku finansowania szkolenia okresowego przez pracodawcę. Taki obowiązek może jednak wynikać z innych podstaw, na przykład z umowy o pracę, regulaminu wynagradzania, układu zbiorowego, porozumienia szkoleniowego albo z jednoznacznego polecenia pracodawcy połączonego z deklaracją pokrycia kosztów.

Jeżeli więc faktura obejmuje łącznie badania lekarskie, badania psychologiczne i szkolenie okresowe, należy ją rozdzielić. Część dotycząca badań powinna obciążać pracodawcę. Część dotycząca szkolenia wymaga sprawdzenia, czy pracodawca zobowiązał się do jej pokrycia albo czy taki obowiązek wynika z dokumentów wewnętrznych firmy.

Co zrobić, gdy kierowca sam zapłacił i przyniósł fakturę?

Najbezpieczniej ustalić, co dokładnie obejmuje faktura. Jeżeli dotyczy badań lekarskich lub psychologicznych wymaganych do wykonywania przewozu drogowego, pracodawca powinien zwrócić koszt takich badań, ponieważ art. 39l ust. 1 pkt 2 ustawy o transporcie drogowym nakłada obowiązek ich pokrycia na przedsiębiorcę lub inny podmiot wykonujący przewóz drogowy.

Brak wcześniejszego formalnego skierowania nie powinien automatycznie pozbawiać pracownika zwrotu kosztów, jeżeli badania były obiektywnie konieczne do dalszej pracy, a pracodawca i tak miał obowiązek skierować kierowcę na takie badania. Jednocześnie w dobrze zorganizowanej firmie transportowej to pracodawca powinien pilnować terminów badań i wydawać skierowania z odpowiednim wyprzedzeniem.

Jeżeli natomiast faktura obejmuje wyłącznie szkolenie okresowe, opłatę za kurs albo inne koszty uzyskania świadectwa kwalifikacji zawodowej, trzeba sprawdzić, czy firma przyjęła na siebie obowiązek zapłaty. Bez takiej podstawy kierowca nie zawsze będzie mógł skutecznie żądać zwrotu kosztu szkolenia.

Świadectwo kwalifikacji, kod 95 i prawo jazdy

Świadectwo kwalifikacji zawodowej potwierdza ukończenie odpowiedniej kwalifikacji lub szkolenia okresowego kierowcy. Dla pracodawcy praktyczne znaczenie ma to, czy kierowca posiada aktualne uprawnienia pozwalające mu wykonywać przewóz drogowy, w tym wpis kodu 95 w prawie jazdy albo odpowiedni dokument potwierdzający kwalifikację.

Pracodawca nie powinien dopuszczać kierowcy do wykonywania przewozu drogowego, jeżeli kierowca nie spełnia wymagań z art. 39a ust. 1 ustawy o transporcie drogowym. Dotyczy to zarówno kwalifikacji zawodowej, jak i aktualnych badań lekarskich oraz psychologicznych.

Warto też odróżnić świadectwo kwalifikacji zawodowej kierowcy od dokumentów wymaganych od przewoźnika lub osoby zarządzającej transportem. Nie należy mylić tych instytucji z dokumentem takim jak certyfikat kompetencji zawodowych.

Czy można potrącić koszt badań z wynagrodzenia kierowcy?

Co do zasady nie. Skoro art. 39l ust. 1 pkt 2 ustawy o transporcie drogowym oraz art. 229 § 6 Kodeksu pracy nakazują pracodawcy ponosić koszt wymaganych badań, pracodawca nie powinien obciążać nimi pracownika.

Dodatkowo potrącenia z wynagrodzenia za pracę są ściśle ograniczone. Art. 87 § 1 Kodeksu pracy wskazuje należności potrącane bez zgody pracownika, takie jak sumy egzekwowane na podstawie tytułów wykonawczych, zaliczki pieniężne czy kary pieniężne. Inne należności mogą być potrącane tylko za zgodą pracownika wyrażoną na piśmie, co wynika z art. 91 § 1 Kodeksu pracy. Zgoda na potrącenie kosztu, który ustawowo obciąża pracodawcę, może być jednak kwestionowana jako obejście przepisów ochronnych prawa pracy.

Jak pracodawca powinien zorganizować procedurę?

Praktycznie najlepiej prowadzić ewidencję terminów ważności badań, szkoleń okresowych i wpisów kodu 95. Pozwala to uniknąć sytuacji, w której kierowca sam organizuje badania w ostatniej chwili, a pracodawca dopiero po fakcie dowiaduje się o wydatku.

W firmie transportowej warto przyjąć prostą procedurę:

• sprawdzić przy zatrudnieniu ważność prawa jazdy, kodu 95, badań lekarskich i psychologicznych,
• ustalić, kiedy upływa termin kolejnych badań i szkolenia okresowego,
• wystawić skierowanie na badania z odpowiednim wyprzedzeniem,
• określić w regulaminie lub umowie, czy firma finansuje szkolenia okresowe,
• rozliczać faktury w podziale na badania, szkolenie i ewentualne opłaty administracyjne.

FAQ

Czy firma musi zwrócić kierowcy koszt badania lekarskiego?

Tak, jeżeli badanie lekarskie było wymagane do wykonywania pracy kierowcy. Obowiązek pokrycia kosztu wynika z art. 39l ust. 1 pkt 2 ustawy o transporcie drogowym oraz z art. 229 § 6 Kodeksu pracy.

Czy firma musi zapłacić za badanie psychologiczne kierowcy?

Tak. Badania psychologiczne kierowców wykonujących przewóz drogowy reguluje art. 39k ustawy o transporcie drogowym, a obowiązek pokrycia kosztu przez przedsiębiorcę wynika z art. 39l ust. 1 pkt 2 tej ustawy.

Czy szkolenie okresowe kierowcy jest obowiązkowo finansowane przez pracodawcę?

Nie zawsze. Art. 39l ust. 1 pkt 1 lit. a ustawy o transporcie drogowym zobowiązuje przedsiębiorcę do kierowania kierowców na szkolenia okresowe, ale art. 39l ust. 2 tej ustawy wskazuje, że przedsiębiorca może pokrywać koszty szkoleń. Obowiązek zapłaty może wynikać z umowy, regulaminu, układu zbiorowego lub ustaleń z pracownikiem.

Czy brak skierowania pozbawia kierowcę prawa do zwrotu kosztu badań?

Nie powinien, jeżeli badania były wymagane do pracy i pracodawca miał obowiązek skierować kierowcę na badania. Brak skierowania jest problemem organizacyjnym po stronie pracodawcy, ale nie zmienia ustawowego obowiązku pokrycia kosztów badań.

Czy pracodawca może potrącić koszt badań z pensji kierowcy?

Co do zasady nie. Koszt wymaganych badań obciąża pracodawcę. Ponadto potrącenia z wynagrodzenia są ograniczone przez art. 87 i art. 91 Kodeksu pracy.

Co ile lat kierowca musi wykonywać badania?

Zgodnie z art. 39j ust. 4 i art. 39k ust. 3 ustawy o transporcie drogowym badania lekarskie i psychologiczne wykonuje się co do zasady co 5 lat do ukończenia 60 lat, a po ukończeniu 60 lat co 30 miesięcy. Orzeczenie może jednak wskazywać krótszy termin.

Podsumowanie

Jeżeli kierowca przedstawił fakturę za badania wymagane do uzyskania lub przedłużenia kwalifikacji zawodowej, firma transportowa powinna pokryć koszt badań lekarskich i psychologicznych. Wynika to wprost z art. 39l ust. 1 pkt 2 ustawy o transporcie drogowym oraz z art. 229 § 6 Kodeksu pracy.

Nie należy jednak automatycznie uznawać, że pracodawca musi zapłacić za wszystkie koszty opisane jako „świadectwo kwalifikacji”. Koszt szkolenia okresowego trzeba oceniać osobno. Ustawa pozwala pracodawcy finansować takie szkolenie, ale nie zawsze nakazuje mu to robić.

Źródła

• Art. 18 § 2, art. 87 § 1, art. 91 § 1 oraz art. 229 § 1, § 2 i § 6 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy.
• Art. 39a, art. 39d, art. 39j, art. 39k oraz art. 39l ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym.
• Rozporządzenie Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z dnia 30 maja 1996 r. w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy.