Fakturowanie bez tajemnic. Jak sprawnie zarządzać dokumentami w firmie?

Jak wystawić fakturę, by wszystko się zgadzało?

Zastanawiasz się, jak wystawić fakturę poprawnie za pierwszym razem? To prostsze, niż myślisz. Każdy taki dokument musi zawierać kilka podstawowych informacji, aby był ważny. Musisz umieścić na nim datę wystawienia, unikalny numer oraz pełne dane swoje i nabywcy. Oczywiście na fakturze opisujesz też, co sprzedajesz lub jaką usługę wykonujesz – podając nazwę towaru/usługi, ilość, cenę jednostkową netto, a na końcu wyliczając odpowiednie wartości i stawki podatku. Należy także wskazać sumę należności słownie i cyfrowo, termin oraz metodę płatności (np. przelew i numer konta bankowego).

Dla przedsiębiorców zarejestrowanych jako czynni podatnicy podstawowym dokumentem jest faktura VAT, na której precyzyjnie rozpisuje się kwoty netto, VAT i brutto. Pamiętaj, żeby dokładnie sprawdzić wszystkie dane przed wysłaniem dokumentu do klienta, co pozwoli uniknąć nieporozumień i problemów podczas kontroli. Warto też pamiętać, że standardem w obrocie gospodarczym jest fakturowanie przez Krajowy System e-Faktur (KSeF), który ujednolica format dokumentów i automatyzuje ich obieg.

Różne sytuacje, rodzaje faktur

Nie każda transakcja wygląda tak samo, dlatego do ich dokumentowania służą różne rodzaje faktur. Warto poznać przynajmniej te najpopularniejsze. Pomoże Ci to prawidłowo dokumentować sprzedaż i rozliczać podatki w każdej sytuacji, z jaką spotkasz się w swojej działalności.

Oto kilka przykładów dokumentów, które możesz wystawiać.

• Faktura pro forma – to właściwie nie jest dokument księgowy, a raczej propozycja handlowa lub wezwanie do zapłaty. Wystawia się ją, zanim dojdzie do transakcji, aby poinformować klienta o szczegółach zamówienia i kwocie do zapłaty.

• Faktura zaliczkowa – tworzy się ją po otrzymaniu od klienta części zapłaty (zaliczki) jeszcze przed dostarczeniem towaru lub wykonaniem usługi.

• Faktura końcowa – jest wystawiana po zakończeniu transakcji, jeśli wcześniej pojawiły się faktury zaliczkowe.

• Refaktura – to specyficzny dokument, którym „odsprzedajesz” koszty poniesione w imieniu klienta. Stosuje się go np. przy refakturowaniu opłat za media na najemcę.

• Faktura uproszczona – stosowana przy transakcjach na kwotę nieprzekraczającą 450 zł. Może zawierać mniej danych niż standardowa faktura, co ułatwia dokumentowanie drobnej sprzedaży.

W specyficznych branżach, na przykład przy handlu używanymi samochodami, dziełami sztuki czy antykami, stosuje się dokument, jakim jest faktura VAT marża. W jej przypadku podatek VAT oblicza się nie od całej kwoty sprzedaży, a jedynie od marży.

Program do faktur, czyli cyfrowy asystent

Ręczne wypisywanie dokumentów w arkuszu kalkulacyjnym bywa męczące i sprzyja pomyłkom. Dlatego dobrym pomysłem jest wybranie aplikacji, która zrobi to za Ciebie. Nowoczesny program do faktur to narzędzie, które automatyzuje większość czynności – sam pilnuje poprawnej numeracji, podpowiada dane kontrahentów i wykonuje wszystkie obliczenia. Wiele programów oferuje także możliwość generowania plików JPK_FA na żądanie urzędu czy integrację z bankowością.

Korzystanie z takiego oprogramowania daje Ci pewność, że dokumenty są zgodne z obowiązującymi przepisami. Co więcej, masz do nich dostęp z każdego miejsca i o każdej porze, a wszystkie faktury przechowujesz w jednym, bezpiecznym archiwum online. To ogromna oszczędność czasu, który można przeznaczyć na rozwijanie biznesu, a nie na papierkową pracę.

Co zrobić, gdy w fakturze pojawi się błąd? Czas na korektę!

Każdemu może zdarzyć się pomyłka – zła cena, niepoprawna ilość towaru czy błąd w nazwie usługi. Co wtedy? Z pomocą przychodzi korekta faktury. Błędnego dokumentu nie można po prostu wyrzucić. Zamiast tego przygotowuje się specjalny dokument, który odnosi się do pierwotnej faktury i poprawia konkretne dane. Korektę wystawia się także, gdy po sprzedaży udzielisz rabatu lub klient zwróci towar.

Proces ten przebiega w kilku krokach.

1. Wystawiasz dokument taki jak faktura korygująca.

2. Podajesz na nim numer i datę korygowanej faktury.

3. Wskazujesz, które pozycje ulegają zmianie (treść przed korektą i po korekcie).

4. Przesyłasz dokument do kontrahenta, który musi go zaakceptować i uwzględnić w swoich rozliczeniach.

Warto wiedzieć, że jeśli błąd jest drobny i nie wpływa na wartości liczbowe (np. literówka w adresie), to nabywca może go poprawić, wystawiając notę korygującą. Nie wymaga ona Twojej akceptacji. Dzięki temu dokumentacja księgowa zachowuje ciągłość i poprawność, a urząd skarbowy widzi pełną historię transakcji.

Fakturowanie jest nieodłącznym elementem prowadzenia firmy, ale dzięki odpowiedniej wiedzy i narzędziom można je znacznie usprawnić. Prawidłowe dokumentowanie transakcji zapewnia spokój i porządek w finansach przedsiębiorstwa.

Masz już wiedzę, a teraz czas na praktykę. Sprawdź, jak nowoczesny program do fakturowania może usprawnić Twoją pracę i dać Ci więcej czasu na rozwój firmy.

Poprzedni materiał

Następny materiał