Rachunek do umowy o dzieło wystawiony przez osobę fizyczną

Rachunek do umowy o dzieło

Osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej może zawrzeć z firmą umowę o dzieło i po wykonaniu dzieła wystawić rachunek. W praktyce taki rachunek jest zamawiającemu potrzebny jako dowód wykonania umowy, wypłaty wynagrodzenia i poniesienia kosztu. Nie jest to jednak faktura VAT, bo osoba prywatna, która nie działa jako podatnik VAT, nie wystawia faktury na zasadach właściwych dla przedsiębiorców.

Warto odróżnić dwie sytuacje. Jeżeli rachunek ma jedynie dokumentować rozliczenie między stronami, strony mogą ustalić jego wzór w umowie lub przyjąć prosty dokument księgowy. Jeżeli natomiast znajdzie zastosowanie art. 87 Ordynacji podatkowej, rachunek wystawia się na żądanie nabywcy usługi lub świadczenia. Przepis ten przewiduje również terminy wystawienia rachunku: co do zasady nie później niż w ciągu 7 dni od wykonania usługi albo od zgłoszenia żądania, zależnie od momentu żądania. Po upływie 3 miesięcy od wykonania usługi zasadniczo nie ma obowiązku wystawienia rachunku na żądanie.

Rachunek nie tworzy samodzielnie obowiązku podatkowego. Jest przede wszystkim dokumentem rozliczeniowym. O tym, kto rozlicza podatek i czy występują składki ZUS, decyduje rodzaj umowy, status stron oraz konkretne przepisy podatkowe i ubezpieczeniowe.

Jakie dane powinien zawierać rachunek?

Przepisy nie narzucają jednego urzędowego wzoru rachunku do umowy o dzieło dla osoby fizycznej bez firmy. Dokument powinien jednak być na tyle konkretny, aby można było ustalić strony, podstawę wypłaty i kwotę wynagrodzenia.

W praktyce rachunek powinien zawierać co najmniej:

• dane wykonawcy dzieła, w tym imię, nazwisko, adres i ewentualnie numer PESEL albo inny identyfikator potrzebny do rozliczenia podatku,
• dane zamawiającego, czyli firmy lub jednostki, która zawarła umowę,
• numer i datę wystawienia rachunku,
• wskazanie umowy, której rachunek dotyczy, na przykład datę zawarcia umowy lub numer umowy,
• opis wykonanego dzieła,
• kwotę wynagrodzenia brutto, ewentualne koszty uzyskania przychodu, zaliczkę na PIT lub podatek ryczałtowy oraz kwotę do wypłaty, jeżeli zamawiający oczekuje takiego rozbicia,
• informację o sposobie zapłaty, na przykład przelew na rachunek bankowy.

Rachunek może mieć formę elektroniczną, na przykład pliku PDF przesłanego e-mailem. Podpis nie zawsze jest konieczny, ale w praktyce warto go umieścić, zwłaszcza gdy zamawiający prowadzi dokumentację księgową w tradycyjnej formie albo wymaga podpisanego rachunku w umowie.

Podatek od wynagrodzenia z umowy o dzieło

Jeżeli zamawiającym jest firma, osoba prawna albo jednostka organizacyjna, przychód z umowy o dzieło zawartej z osobą fizyczną bez działalności gospodarczej najczęściej kwalifikuje się jako przychód z działalności wykonywanej osobiście, o którym mowa w art. 13 pkt 8 ustawy o PIT. W takiej sytuacji zamawiający jest płatnikiem podatku: oblicza, pobiera i odprowadza zaliczkę na podatek dochodowy albo, w szczególnych przypadkach, zryczałtowany podatek.

Aktualnie podstawowa stawka w pierwszym progu skali podatkowej wynosi 12%, a drugi próg 32% obejmuje nadwyżkę ponad 120 000 zł podstawy opodatkowania rocznie. W starszych materiałach można jeszcze spotkać stawkę 17% i limit 85 528 zł, ale nie są to aktualne wartości dla obecnego rozliczenia według skali.

Przy zwykłej umowie o dzieło płatnik najczęściej stosuje 20% kosztów uzyskania przychodu. Jeżeli jednak dzieło ma charakter utworu w rozumieniu prawa autorskiego i umowa prawidłowo przewiduje przeniesienie autorskich praw majątkowych albo udzielenie licencji, w określonych przypadkach mogą mieć zastosowanie 50% koszty uzyskania przychodu. To wymaga jednak odpowiedniego ukształtowania umowy i faktycznego powstania utworu.

Jeżeli kwota należności określona w umowie zawartej z osobą niebędącą pracownikiem płatnika nie przekracza 200 zł, może mieć zastosowanie zryczałtowany podatek dochodowy na podstawie art. 30 ust. 1 pkt 5a ustawy o PIT. Taki podatek pobiera się bez pomniejszania przychodu o koszty uzyskania przychodu, a przychodu objętego tym ryczałtem wykonawca co do zasady nie wykazuje w zeznaniu rocznym. Jeżeli jednak umowa nie określa kwoty należności wprost, na przykład przewiduje stawkę godzinową i końcowe wynagrodzenie zależy od rozliczenia czasu, zastosowanie ryczałtu może być wyłączone.

PIT-11 i rozliczenie roczne wykonawcy

Jeżeli od wynagrodzenia z umowy o dzieło pobierana jest zaliczka na podatek, zamawiający powinien sporządzić informację PIT-11 i przekazać ją wykonawcy oraz urzędowi skarbowemu w ustawowych terminach. Wykonawca ujmuje dane z PIT-11 w rocznym zeznaniu podatkowym, najczęściej w PIT-37, jeżeli nie prowadzi działalności gospodarczej i rozlicza przychody uzyskane za pośrednictwem płatnika.

W rozliczeniu rocznym może powstać dopłata albo nadpłata podatku. Wynika to z tego, że zaliczki pobierane w trakcie roku nie zawsze odpowiadają ostatecznemu podatkowi rocznemu, zwłaszcza gdy wykonawca uzyskuje także inne dochody, korzysta z ulg, rozlicza się wspólnie z małżonkiem albo przekracza próg podatkowy.

Umowa o dzieło a ZUS i formularz RUD

Co do zasady umowa o dzieło zawarta z osobą fizyczną nie jest tytułem do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych ani ubezpieczenia zdrowotnego. Oznacza to, że od typowej umowy o dzieło nie nalicza się składek ZUS. Sam fakt zgłoszenia umowy o dzieło do ZUS na formularzu RUD nie oznacza, że wykonawca jest ubezpieczony albo że od umowy trzeba zapłacić składki.

Obowiązek informowania ZUS o zawarciu umowy o dzieło istnieje od 1 stycznia 2021 r. Zgłoszenia dokonuje zamawiający na formularzu RUD w terminie 7 dni od dnia zawarcia umowy. Formularz obejmuje między innymi dane zamawiającego, dane wykonawcy, datę zawarcia umowy, okres jej wykonywania, przedmiot umowy oraz liczbę zawartych umów.

Nie każdą umowę o dzieło zgłasza się w ten sposób. ZUS wskazuje wyjątki dotyczące między innymi umów zawartych z własnym pracownikiem, umów wykonywanych na rzecz własnego pracodawcy, nawet gdy formalnie zawarto je z innym podmiotem, oraz umów zawartych z przedsiębiorcą w zakresie usług wchodzących w przedmiot jego działalności gospodarczej.

Jeżeli umowa o dzieło jest zawarta z własnym pracownikiem albo faktycznie wykonywana na rzecz własnego pracodawcy, może być traktowana dla celów ubezpieczeń jak przychód ze stosunku pracy i podlegać oskładkowaniu. W takiej sytuacji nie wystarczy samo określenie dokumentu jako umowy o dzieło. Znaczenie ma rzeczywisty sposób współpracy, przedmiot umowy i relacja między stronami.

Czy zamawiający może wymagać oświadczenia podatkowego?

Tak. Firma zawierająca umowę o dzieło z osobą fizyczną może potrzebować oświadczenia podatkowego, aby prawidłowo ustalić dane wykonawcy, urząd skarbowy, koszty uzyskania przychodu, status rezydencji podatkowej lub inne informacje potrzebne do sporządzenia PIT-11. Takie oświadczenie nie powinno jednak wykraczać poza dane niezbędne do rozliczenia umowy.

Jeżeli wykonawca ma wątpliwości, czy formularz przygotowany przez firmę jest prawidłowy, warto sprawdzić, czy zawiera on tylko dane potrzebne do rozliczenia podatkowego i ewentualnego zgłoszenia RUD. Szczególnej ostrożności wymagają zapisy sugerujące podporządkowanie, stały czas pracy, obowiązek osobistego wykonywania poleceń lub odpowiedzialność jak przy umowie o pracę, bo mogą one podważać cywilnoprawny charakter współpracy.

Najczęstsze błędy przy rachunku do umowy o dzieło

Najczęstszy błąd polega na traktowaniu rachunku jak faktury VAT. Osoba prywatna bez działalności i bez statusu podatnika VAT czynnego nie wystawia faktury VAT, lecz prosty rachunek lub dokument rozliczeniowy do umowy. Drugim błędem jest wpisywanie składek ZUS przy każdej umowie o dzieło, mimo że zwykła umowa o dzieło najczęściej nie jest oskładkowana.

Problematyczne bywa również automatyczne stosowanie 50% kosztów uzyskania przychodu. Takie koszty nie przysługują tylko dlatego, że umowa została nazwana umową o dzieło. Potrzebny jest utwór oraz odpowiednie rozporządzenie prawami autorskimi. Jeżeli dzieło nie ma charakteru twórczego, właściwe będą najczęściej koszty 20%.

FAQ

Czy osoba fizyczna bez działalności może wystawić rachunek do umowy o dzieło?

Tak. Osoba fizyczna bez działalności może wystawić rachunek albo inny dokument rozliczeniowy potwierdzający wykonanie dzieła i wysokość wynagrodzenia. Nie jest to faktura VAT.

Czy rachunek do umowy o dzieło musi być podpisany?

Przepisy nie przewidują jednego obowiązkowego wzoru rachunku ani bezwzględnego wymogu podpisu w każdej sytuacji. Dla celów dowodowych podpis jest jednak zalecany, zwłaszcza gdy wymaga go zamawiający albo treść umowy.

Kto odprowadza podatek od umowy o dzieło zawartej z firmą?

Najczęściej robi to firma jako płatnik. Oblicza podatek, potrąca go z wynagrodzenia i odprowadza do urzędu skarbowego. Wykonawca rozlicza przychód w zeznaniu rocznym na podstawie PIT-11, chyba że zastosowano zryczałtowany podatek od umowy do 200 zł.

Czy od umowy o dzieło płaci się składki ZUS?

Zasadniczo nie. Składki mogą pojawić się przede wszystkim wtedy, gdy umowa o dzieło jest zawarta z własnym pracownikiem albo jest wykonywana na rzecz własnego pracodawcy. W razie wątpliwości trzeba zbadać konkretną relację między stronami.

Czy zgłoszenie RUD oznacza, że wykonawca jest ubezpieczony?

Nie. RUD jest zgłoszeniem informacyjnym do ZUS. Samo złożenie RUD nie powoduje objęcia wykonawcy ubezpieczeniami i nie przesądza o obowiązku zapłaty składek.

Kiedy można zastosować 50% koszty uzyskania przychodu?

Wtedy, gdy rezultat umowy jest utworem w rozumieniu prawa autorskiego i dochodzi do przeniesienia praw autorskich albo udzielenia licencji. Samo nazwanie umowy umową o dzieło nie wystarcza do zastosowania 50% kosztów.

Czy umowę o dzieło do 200 zł trzeba rozliczyć w PIT rocznym?

Jeżeli spełnione są warunki zastosowania zryczałtowanego podatku z art. 30 ust. 1 pkt 5a ustawy o PIT, wykonawca co do zasady nie wykazuje tego przychodu w zeznaniu rocznym. Jeżeli warunki ryczałtu nie są spełnione, rozliczenie może wyglądać inaczej.

Podsumowanie

Osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej może rozliczyć wynagrodzenie z umowy o dzieło na podstawie rachunku wystawionego dla firmy. Rachunek powinien jasno wskazywać strony, przedmiot dzieła i kwotę wynagrodzenia. Podatek od takiej umowy najczęściej rozlicza zamawiający jako płatnik, a wykonawca otrzymuje PIT-11 i ujmuje przychód w zeznaniu rocznym. Trzeba jednak uważać na wyjątki, zwłaszcza umowy do 200 zł, prawa autorskie, relacje z własnym pracodawcą i obowiązek RUD. Dobrze przygotowana umowa o dzieło oraz poprawny rachunek ograniczają ryzyko podatkowe i dowodowe po obu stronach.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - Dz.U. 1991 nr 80 poz. 350
2. Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa - Dz.U. 1997 nr 137 poz. 926
3. Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - Dz.U. 1998 nr 137 poz. 887
4. Informacja ZUS: Obowiązek zgłaszania do ZUS umów o dzieło zawieranych od 1 stycznia 2021 r. - zus.pl