Pomyłka w decyzji administracyjnej – jak ją sprostować?

Kiedy pomyłka w decyzji administracyjnej jest oczywistą omyłką?

Decyzja administracyjna powinna zawierać elementy wymienione w art. 107 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego. Należą do nich między innymi: oznaczenie organu administracji publicznej, data wydania, oznaczenie strony lub stron, powołanie podstawy prawnej, rozstrzygnięcie, uzasadnienie faktyczne i prawne, pouczenie oraz podpis osoby upoważnionej.

Jeżeli w nagłówku decyzji wpisano błędną miejscowość biura, ale z treści decyzji, podpisu, pieczęci, numeru sprawy, akt oraz upoważnienia wynika, że decyzję wydał właściwy kierownik biura powiatowego, taki błąd najczęściej można ocenić jako oczywistą omyłkę. Wtedy właściwą drogą jest sprostowanie na podstawie art. 113 § 1 Kodeksu postępowania administracyjnego.

Inaczej będzie, gdy pomyłka nie jest tylko techniczna. Jeżeli z dokumentu wynika, że decyzję rzeczywiście wydał organ niewłaściwy miejscowo lub rzeczowo, nie należy automatycznie traktować tego jako błędu pisarskiego. W takim przypadku trzeba zbadać właściwość organu według przepisów regulujących daną sprawę oraz konsekwencje procesowe. Decyzja wydana z naruszeniem przepisów o właściwości może w określonych sytuacjach prowadzić do stwierdzenia nieważności na podstawie art. 156 § 1 pkt 1 Kodeksu postępowania administracyjnego.

Podstawa prawna sprostowania decyzji

Zgodnie z art. 113 § 1 Kodeksu postępowania administracyjnego organ administracji publicznej może z urzędu lub na żądanie strony prostować w drodze postanowienia błędy pisarskie i rachunkowe oraz inne oczywiste omyłki w wydanych przez ten organ decyzjach.

Ten przepis pozwala usunąć omyłki widoczne bez prowadzenia nowego postępowania dowodowego. Chodzi o sytuacje, w których każdy racjonalny odbiorca akt sprawy może stwierdzić, że w decyzji pojawił się błąd techniczny, a prawidłowa treść wynika z dokumentów sprawy. Przykładem może być literówka w nazwisku, błędny numer działki widocznie sprzeczny z aktami, oczywista pomyłka rachunkowa albo nieprawidłowa miejscowość w nagłówku użyta przez pomyłkę przy wyborze formularza.

Sprostowanie nie służy natomiast do naprawiania błędów merytorycznych decyzji. Nie można w tym trybie zmienić rozstrzygnięcia, uzupełnić brakujących ustaleń faktycznych, dodać nowej podstawy prawnej ani zastąpić organu, który powinien był wydać decyzję. Jeżeli problem dotyczy np. wadliwej kwalifikacji prawnej, warto odróżnić go od kwestii technicznych, takich jak błędna podstawa wskazana w decyzji.

Jak powinno wyglądać postanowienie o sprostowaniu?

Sprostowania dokonuje ten organ, który wydał decyzję. Wynika to bezpośrednio z art. 113 § 1 Kodeksu postępowania administracyjnego. W praktyce postanowienie powinno jasno wskazywać:

• jakiej decyzji dotyczy sprostowanie, czyli datę, znak sprawy i strony postępowania,
• jaki fragment decyzji zawiera omyłkę,
• jak brzmi błędny zapis,
• jak powinien brzmieć zapis po sprostowaniu,
• dlaczego organ uznaje błąd za oczywistą omyłkę,
• pouczenie o zażaleniu.

Postanowienie powinno spełniać wymagania z art. 124 § 1 i § 2 Kodeksu postępowania administracyjnego. Powinno więc zawierać oznaczenie organu, datę wydania, oznaczenie strony lub stron albo innych osób biorących udział w postępowaniu, powołanie podstawy prawnej, rozstrzygnięcie, uzasadnienie, jeżeli jest wymagane, pouczenie oraz podpis z podaniem imienia, nazwiska i stanowiska służbowego osoby upoważnionej. Na podstawie art. 126 Kodeksu postępowania administracyjnego do postanowień stosuje się odpowiednio niektóre przepisy dotyczące decyzji.

W sprawie opisanej w pytaniu bezpiecznym rozwiązaniem jest wydanie postanowienia, w którym organ wskaże, że w nagłówku decyzji zamiast oznaczenia biura w miejscowości A omyłkowo wpisano miejscowość B, a prawidłowe oznaczenie organu brzmi: kierownik biura powiatowego w miejscowości A. W uzasadnieniu warto odwołać się do akt sprawy, właściwości miejscowej biura, podpisu osoby upoważnionej oraz numeru sprawy.

Czego nie wolno poprawiać w trybie art. 113 K.p.a.?

Art. 113 § 1 Kodeksu postępowania administracyjnego obejmuje wyłącznie błędy pisarskie, błędy rachunkowe i inne oczywiste omyłki. Nie można w tym trybie ponownie rozstrzygnąć sprawy ani zmieniać decyzji co do istoty.

Granica jest praktycznie bardzo ważna. Jeżeli sprostowanie prowadziłoby do zmiany praw lub obowiązków strony, organ powinien rozważyć inne instrumenty przewidziane w Kodeksie postępowania administracyjnego, a nie art. 113 § 1 K.p.a. W zależności od sytuacji może chodzić np. o postępowanie odwoławcze, wznowienie postępowania, zmianę lub uchylenie decyzji albo stwierdzenie nieważności.

Co zrobić, gdy strona wniosła odwołanie?

Wniesienie odwołania nie powoduje, że oczywista omyłka w decyzji powinna pozostać bez reakcji. Odwołanie od decyzji wnosi się na podstawie art. 127 § 1 Kodeksu postępowania administracyjnego, a zgodnie z art. 129 § 1 i § 2 Kodeksu postępowania administracyjnego wnosi się je za pośrednictwem organu, który wydał decyzję, zasadniczo w terminie 14 dni od doręczenia decyzji stronie.

Jeżeli organ pierwszej instancji otrzymał odwołanie, powinien ocenić, czy zachodzą podstawy do autokontroli z art. 132 § 1 Kodeksu postępowania administracyjnego. Jeżeli nie uwzględnia odwołania w całości, ma obowiązek przesłać odwołanie wraz z aktami sprawy organowi odwoławczemu w terminie 7 dni od dnia, w którym otrzymał odwołanie. Wynika to z art. 133 Kodeksu postępowania administracyjnego.

Jeżeli równolegle wydawane jest postanowienie o sprostowaniu oczywistej omyłki, organ powinien doręczyć je stronie lub stronom oraz dołączyć do akt przekazywanych organowi drugiej instancji. Dzięki temu organ odwoławczy otrzyma akta w aktualnym stanie i będzie wiedział, że błąd w nagłówku został formalnie skorygowany.

Nie należy natomiast zakładać, że ogólne sformułowanie w odwołaniu typu „wpisanie błędów merytorycznych” oznacza automatycznie wniosek o sprostowanie nagłówka. Zgodnie z art. 128 Kodeksu postępowania administracyjnego odwołanie nie wymaga szczegółowego uzasadnienia, wystarczy, że wynika z niego niezadowolenie strony z decyzji. Jeżeli strona nie wskazała błędu w nagłówku, organ może i tak działać z urzędu na podstawie art. 113 § 1 K.p.a.

Czy trzeba wydać nową decyzję na prawidłowym formularzu?

Co do zasady nie należy wydawać nowej decyzji tylko po to, aby usunąć oczywistą omyłkę. Prawidłową formą jest postanowienie o sprostowaniu. Wydanie drugiego egzemplarza decyzji o identycznej treści, ale z poprawionym nagłówkiem, może być praktycznie przydatne, jednak trzeba zrobić to ostrożnie.

Jeżeli organ załącza poprawiony odpis decyzji, powinien jednoznacznie oznaczyć go jako odpis decyzji po sprostowaniu albo egzemplarz uwzględniający postanowienie o sprostowaniu. Nie należy nadawać mu nowej daty decyzji ani tworzyć wrażenia, że wydano nową decyzję. Data decyzji pozostaje datą pierwotnego rozstrzygnięcia, a postanowienie o sprostowaniu ma własną datę.

W praktyce warto, aby w aktach znalazły się: pierwotna decyzja, postanowienie o sprostowaniu, dowody doręczenia postanowienia oraz ewentualny poprawiony odpis z jasną adnotacją. Ma to znaczenie zwłaszcza wtedy, gdy później oceniana jest ostateczność decyzji albo jej wykonalność.

Zażalenie na postanowienie o sprostowaniu

Na postanowienie w sprawie sprostowania i wyjaśnienia służy zażalenie. Wynika to z art. 113 § 3 Kodeksu postępowania administracyjnego. Termin na wniesienie zażalenia wynosi 7 dni od doręczenia postanowienia, co wynika z art. 141 § 2 Kodeksu postępowania administracyjnego.

Zażalenie wnosi się do organu wyższego stopnia za pośrednictwem organu, który wydał postanowienie. Jeżeli strona uważa, że sprostowanie w rzeczywistości zmienia decyzję merytorycznie, może podnieść ten zarzut w zażaleniu. Organ powinien więc szczególnie starannie uzasadnić, dlaczego błąd miał charakter oczywistej omyłki.

FAQ

Podsumowanie

Jeżeli w decyzji administracyjnej wpisano błędną miejscowość w nagłówku wskutek użycia niewłaściwego formularza, a z akt sprawy wynika, że decyzję wydał właściwy organ, należy potraktować to jako oczywistą omyłkę i sprostować postanowieniem na podstawie art. 113 § 1 Kodeksu postępowania administracyjnego. Postanowienie powinno dokładnie wskazywać błędny i prawidłowy zapis, zawierać uzasadnienie oraz pouczenie o zażaleniu.

Jeżeli strona wniosła odwołanie i nie wskazała wyraźnie błędu w nagłówku, organ nadal może działać z urzędu. Trzeba jednak pamiętać o obowiązkach związanych z odwołaniem, zwłaszcza o art. 132 § 1 i art. 133 K.p.a. Sprostowanie techniczne nie może zastępować rozpoznania zarzutów merytorycznych strony.

Źródła

• Art. 107 § 1, art. 113 § 1–3, art. 124 § 1–2, art. 126, art. 127 § 1, art. 128, art. 129 § 1–2, art. 132 § 1, art. 133, art. 141 § 2 oraz art. 156 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego.
• Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego, tekst jednolity publikowany w Dzienniku Ustaw.