Projektant nie wykonał umowy – co może zrobić inwestor?

Jaka umowa łączy inwestora z projektantem?

O kwalifikacji umowy nie rozstrzyga jej nazwa, lecz rzeczywisty zakres obowiązków. Jeżeli projektant zobowiązał się do przygotowania konkretnego, indywidualnie oznaczonego projektu, ta część współpracy ma zwykle charakter umowy o dzieło w rozumieniu art. 627 Kodeksu cywilnego. Rezultatem ma być gotowa dokumentacja odpowiadająca umowie, przepisom oraz zasadom wiedzy technicznej.

W takiej sytuacji trzeba ocenić niewykonanie umowy przez projektanta, zakres opóźnienia oraz to, czy inwestor może odstąpić od kontraktu i żądać zwrotu zapłaconych kwot albo odszkodowania. Inaczej ocenia się czynności polegające na kompletowaniu załączników, składaniu wniosków, odbieraniu korespondencji, uzupełnianiu braków i reprezentowaniu inwestora przed organem administracji. Są to najczęściej czynności objęte umową zlecenia albo umową o świadczenie usług, do której stosuje się odpowiednio przepisy o zleceniu. Projektant powinien wykonywać je z należytą starannością, lecz co do zasady nie może zagwarantować, że organ wyda pozytywną decyzję, jeżeli ustawowe przesłanki nie są spełnione.

Umowa ustna może być ważna, ale w sporze trudniej wykazać jej treść. Dlatego trzeba zachować potwierdzenia przelewów, wiadomości e-mail i SMS, uzgodnienia, wersje projektu, harmonogram, kosztorys, korespondencję z urzędem oraz dane świadków. Ciężar wykazania faktów, z których inwestor wywodzi swoje roszczenia, spoczywa zasadniczo na inwestorze.

Jeżeli projektant ma działać w postępowaniu administracyjnym w imieniu inwestora, potrzebne jest umocowanie zgodne z art. 32 i 33 Kodeksu postępowania administracyjnego. Przy zatrudnieniu projektanta pełnomocnictwo dla projektanta powinno być udzielone na piśmie lub zgłoszone do protokołu, a dokument umocowania należy dołączyć do akt sprawy.

Co zrobić, gdy projektant nie wykonuje umowy?

Najbezpieczniej działać etapami. Treść pisma zależy od tego, czy termin wykonania już minął, czy projekt jest wykonywany wadliwie, czy też projektant całkowicie przerwał kontakt.

1. Ustal stan wykonania. Zażądaj wydania wszystkich przygotowanych materiałów, plików, uzgodnień, map, decyzji, potwierdzeń złożenia wniosków i korespondencji z organem.
2. Zabezpiecz dowody umowy i zapłaty. Zapisz korespondencję, pobierz historię przelewów i sporządź chronologię ustaleń oraz opóźnień.
3. Wyślij pisemne wezwanie. Wskaż dokładnie, co ma zostać wykonane, wyznacz odpowiedni dodatkowy termin i zapowiedz skutek jego bezskutecznego upływu.
4. Zakończ umowę właściwym oświadczeniem. W części dotyczącej dzieła będzie to najczęściej odstąpienie od umowy, a w części usługowej – wypowiedzenie zlecenia lub umowy o świadczenie usług.
5. Rozlicz zapłatę i szkodę. Zażądaj zwrotu należnej kwoty, wydania dokumentacji, odsetek oraz naprawienia konkretnie wykazanej szkody.

Jeżeli opóźnienie z rozpoczęciem albo ukończeniem projektu jest tak duże, że nie jest prawdopodobne wykonanie go w umówionym czasie, art. 635 Kodeksu cywilnego pozwala zamawiającemu odstąpić od umowy jeszcze przed nadejściem terminu, bez wyznaczania terminu dodatkowego. Gdy termin już minął, bezpiecznym rozwiązaniem jest zwykle wyznaczenie odpowiedniego terminu dodatkowego z wyraźnym zagrożeniem odstąpienia na podstawie art. 491 Kodeksu cywilnego.

Jeżeli projekt jest wykonywany wadliwie albo sprzecznie z umową, art. 636 Kodeksu cywilnego pozwala wezwać projektanta do zmiany sposobu wykonywania i wyznaczyć mu odpowiedni termin. Po jego bezskutecznym upływie zamawiający może odstąpić od umowy albo powierzyć poprawienie lub dalsze wykonanie projektu innej osobie na koszt i niebezpieczeństwo projektanta.

W części dotyczącej reprezentowania inwestora i innych usług zastosowanie może mieć art. 746 Kodeksu cywilnego. Dający zlecenie może wypowiedzieć zlecenie w każdym czasie, ale powinien rozliczyć uzasadnione wydatki i część wynagrodzenia odpowiadającą prawidłowo wykonanym czynnościom. Rażące opóźnienie, brak kontaktu albo niewykonywanie podstawowych obowiązków mogą stanowić ważny powód wypowiedzenia.

Zwrot wynagrodzenia, odsetki i odszkodowanie

Po skutecznym odstąpieniu od umowy wzajemnej każda strona powinna zwrócić to, co otrzymała. Zgodnie z art. 494 Kodeksu cywilnego inwestor może żądać zwrotu zapłaconej kwoty, a jeżeli jest konsumentem, zwrot powinien nastąpić niezwłocznie. Projektant może jednak domagać się rozliczenia tego, co zostało skutecznie wykonane i ma dla inwestora rzeczywistą wartość, jeżeli podstawa prawna oraz stan faktyczny na to pozwalają.

Trzeba odróżnić zaliczkę od zadatku. Sama płatność z góry jest zazwyczaj zaliczką i po skutecznym zakończeniu niewykonanej umowy podlega rozliczeniu. Skutki zadatku z art. 394 Kodeksu cywilnego, w tym możliwość żądania sumy dwukrotnie wyższej, powstają tylko wtedy, gdy strony rzeczywiście zastrzegły zadatek, a nie jedynie użyły potocznego określenia wpłaty.

Na podstawie art. 471 Kodeksu cywilnego można żądać naprawienia szkody wynikłej z niewykonania albo nienależytego wykonania zobowiązania, chyba że projektant wykaże okoliczności zwalniające go z odpowiedzialności. Szkodą może być na przykład uzasadniona różnica w cenie nowego projektu, koszt ponownego uzyskania dokumentów, opłaty poniesione na skutek błędów projektanta albo inne wydatki pozostające w normalnym związku przyczynowym z jego zachowaniem. Każdą pozycję trzeba udokumentować i nie można uzyskać podwójnego naprawienia tej samej szkody.

Jeżeli projektant nie zwróci pieniędzy w terminie wskazanym w wezwaniu, inwestor może żądać odsetek ustawowych za opóźnienie na zasadach art. 481 Kodeksu cywilnego. W piśmie warto podać konkretną kwotę, numer rachunku i datę, do której zapłata ma nastąpić.

Spór z projektantem jest sprawą cywilną. Jeżeli jednocześnie zastrzeżenia dotyczą zachowania urzędnika lub sposobu prowadzenia postępowania przez starostwo, formalny zarzut nieprawidłowości może być rozpatrywany równolegle, lecz skarga na pracownika urzędu nie zastępuje roszczenia o zwrot pieniędzy wobec projektanta.

Przedawnienie roszczeń wobec projektanta

Roszczenia wynikające z umowy o dzieło przedawniają się zgodnie z art. 646 Kodeksu cywilnego z upływem dwóch lat od dnia oddania dzieła, a jeżeli dzieło nie zostało oddane – od dnia, w którym zgodnie z umową miało być oddane. Późniejsze wezwanie nie przesuwa umówionego terminu i nie może sztucznie rozpocząć biegu przedawnienia od nowa.

W części usługowej termin zależy od rodzaju roszczenia. Art. 751 Kodeksu cywilnego przewiduje dwuletni termin między innymi dla roszczeń związanych z wynagrodzeniem, wydatkami oraz zaliczkami udzielonymi osobom zawodowo wykonującym czynności danego rodzaju. Do roszczeń nieobjętych przepisem szczególnym stosuje się terminy ogólne: sześć lat, a dla roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej – trzy lata. Początek biegu terminu trzeba ustalić osobno dla każdego żądania.

Samo wysłanie wezwania do wykonania umowy lub zapłaty nie przerywa przedawnienia. Bieg może przerwać między innymi czynność przed sądem podjęta bezpośrednio w celu dochodzenia roszczenia albo uznanie roszczenia przez projektanta. Mediacja i postępowanie pojednawcze powodują obecnie zawieszenie biegu przedawnienia na czas ich trwania. Jeżeli termin jest bliski, nie należy ograniczać się do korespondencji przedsądowej.

Co powinno zawierać wezwanie do projektanta?

Pismo powinno być jednoznaczne i możliwe do udowodnienia. Najlepiej wysłać je listem poleconym za potwierdzeniem odbioru oraz dodatkowo pocztą elektroniczną. W wezwaniu należy:

• oznaczyć strony, datę i przedmiot umowy;
• opisać, jakie obowiązki nie zostały wykonane albo zostały wykonane wadliwie;
• wskazać dokumenty i kwoty już przekazane projektantowi;
• wyznaczyć odpowiedni, konkretny termin wykonania lub usunięcia nieprawidłowości;
• zapowiedzieć odstąpienie od umowy, wypowiedzenie usług albo powierzenie dalszych prac innej osobie, zależnie od podstawy prawnej;
• zażądać wydania całej dokumentacji i plików źródłowych;
• w razie zakończenia umowy wskazać kwotę do zwrotu, termin płatności, rachunek i żądanie odsetek;
• zastrzec dochodzenie odszkodowania po ustaleniu pełnej wysokości szkody.

Jeżeli projektant nadal figuruje jako pełnomocnik w postępowaniu administracyjnym, odwołanie pełnomocnictwa trzeba przekazać również organowi prowadzącemu sprawę. Warto jednocześnie ustalić w urzędzie aktualny stan postępowania, terminy na uzupełnienie braków i to, jakie dokumenty znajdują się w aktach.

Najczęstsze pytania

Źródła

• Kodeks cywilny – tekst jednolity ogłoszony w Dz.U. z 2026 r. poz. 795, w szczególności art. 117–123, 361, 394, 471, 481, 491, 494, 627, 635, 636, 646, 746, 750 i 751.
• Kodeks postępowania administracyjnego – tekst jednolity, w szczególności art. 32 i 33.