Remanent i nadwyżka towaru – jak rozliczyć i udokumentować

Sama nadwyżka towaru w magazynie nie oznacza automatycznie, że trzeba ją „wykazać jako dochód”. Najpierw trzeba ustalić, z czego wynika różnica między stanem faktycznym a dokumentacją: z tolerancji ważenia, zaokrągleń, błędów magazynowych, rabatu naturalnego, bonusu od dostawcy czy z wydania towaru bez prawidłowego dokumentu.

Co zrobić po stwierdzeniu nadwyżki towaru?

W praktyce trzeba wykonać trzy kroki:

1. sporządzić rzetelny spis z natury i potwierdzić faktyczny stan magazynu,
2. ustalić przyczynę nadwyżki i udokumentować ją wewnętrznie,
3. prawidłowo ująć towar w ewidencji księgowej i magazynowej.

Obowiązek sporządzenia i wpisania spisu z natury do podatkowej księgi przychodów i rozchodów wynika z § 24 ust. 1 oraz § 25 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Z kolei składniki objęte spisem i sposób jego sporządzenia określają § 24–28 tego rozporządzenia.

Nadwyżka ujawniona przy spisie nie wymaga specjalnego „dopisku o dochodzie” w samym remanencie. Remanent ma odzwierciedlać stan rzeczywisty, a opis przyczyn różnic najlepiej ująć w osobnym protokole inwentaryzacyjnym, notatce służbowej albo zestawieniu różnic magazynowych, podpisanym przez osoby odpowiedzialne za gospodarkę magazynową.

Czy nadwyżka towaru jest przychodem?

To zależy od stanu faktycznego. Nie ma przepisu, który wprost stanowiłby, że każda nadwyżka magazynowa automatycznie tworzy przychód podatkowy. Trzeba ocenić źródło przysporzenia.

W działalności gospodarczej przychodem są m.in. wartości otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń – art. 14 ust. 2 pkt 8 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych. Sposób ustalania wartości świadczeń nieodpłatnych wynika z art. 11 ust. 2–2b tej ustawy.

Jednak w wielu sytuacjach nadwyżka nie jest odrębnym nieodpłatnym świadczeniem, lecz efektem sposobu sprzedaży albo rozliczenia ceny. Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, gdy dostawca wydaje więcej towaru w ramach tej samej transakcji handlowej, a dodatkowa ilość stanowi w istocie rabat naturalny albo element uzgodnionej ceny jednostkowej. W takim ujęciu nie powstaje osobny przychód, lecz zmienia się ekonomiczny koszt jednostkowy towaru.

Problem polega na tym, że przy braku czytelnych dokumentów organ podatkowy może przyjąć mniej korzystną wersję i zapytać o źródło pochodzenia nadwyżki. Dlatego kluczowe znaczenie ma dokumentacja.

Jak wycenić nadwyżkę w remanencie?

Zasady wyceny spisu z natury określa § 29 rozporządzenia Ministra Finansów z 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Towary handlowe objęte spisem co do zasady wycenia się według ceny zakupu lub ceny nabycia, a gdy cena rynkowa w dniu sporządzenia spisu jest niższa – według ceny rynkowej.

Jeżeli nadwyżka dotyczy tego samego rodzaju towaru, który był normalnie kupowany od danego dostawcy, praktycznie najbezpieczniej jest przyporządkować jej cenę odpowiadającą rzeczywistej cenie zakupu takich samych towarów. Nie chodzi jednak o dowolną wycenę „z głowy”, lecz o wycenę możliwą do obrony dokumentami: fakturami z tego okresu, kartoteką magazynową, specyfikacjami dostaw.

Warto prowadzić arkusz różnic, w którym obok każdej nadwyżki wpisuje się:

• nazwę towaru i jednostkę miary,
• ilość według ewidencji,
• ilość faktyczną,
• wielkość różnicy,
• ustaloną przyczynę,
• sposób rozliczenia księgowego i podatkowego.

Czy warto robić comiesięczny spis z natury?

Tak, jeżeli obrót jest duży, towar jest liczony „na oko”, ważony albo występują częste rozbieżności przy dostawach. Comiesięczny spis nie jest obowiązkowy na gruncie rozporządzenia o PKPiR, ale może być bardzo dobrym rozwiązaniem dowodowym i organizacyjnym. Pozwala szybciej wykrywać różnice i ustalać ich przyczynę, zanim znikną ślady w dokumentacji albo zmienią się stany magazynowe.

Takie działanie jest szczególnie ważne przy ewentualnej likwidacji firmy, gdy trzeba uporządkować ewidencje i stany towarowe, a nadwyżki lub niedobory mogą mieć wpływ także na rozliczenia VAT i końcowy spis towarów.

Co w sytuacji, gdy sprzedawca nie chce wystawić faktury?

Jeżeli dostawca wydał towar w ramach sprzedaży na rzecz przedsiębiorcy, co do zasady powinien udokumentować transakcję fakturą zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. Brak faktury nie oznacza, że towar przestaje istnieć, ale dla nabywcy oznacza poważny problem dowodowy.

Nie należy „ratować” takiej sytuacji dowodem wewnętrznym, jeśli przepisy nie pozwalają na jego użycie. Katalog przypadków dopuszczających dowody wewnętrzne jest zamknięty i wynika z § 13 rozporządzenia Ministra Finansów z 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Typowy zakup towaru handlowego od przedsiębiorcy bez faktury nie mieści się w tym katalogu.

W praktyce należy:

1. wezwać dostawcę do wystawienia prawidłowego dokumentu, najlepiej pisemnie lub mailowo,
2. zachować potwierdzenia zamówienia, korespondencję, WZ, specyfikacje, potwierdzenia płatności i odbioru,
3. udokumentować ujawnioną różnicę protokołem,
4. rozważyć zmianę dostawcy, jeżeli sytuacja się powtarza.

Jeżeli towar trafia do obrotu bez faktur i bez spójnej dokumentacji, urząd może badać nie tylko rozliczenie podatku dochodowego, ale także prawidłowość VAT, rzetelność księgi oraz pochodzenie towaru w toku kontroli podatkowej albo celno-skarbowej.

Jakie ryzyka wiążą się z nadwyżką towaru przy kontroli?

Jeżeli księgi są nierzetelne, organ może kwestionować ich moc dowodową. Zgodnie z art. 193 § 1 i § 2 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa księgi podatkowe stanowią dowód tego, co wynika z zawartych w nich zapisów, jeżeli są prowadzone rzetelnie i niewadliwie. Jeżeli organ wykaże brak rzetelności, znaczenie dokumentacyjne księgi wyraźnie słabnie.

Przy poważniejszych nieprawidłowościach mogą pojawić się także konsekwencje karne skarbowe. Przykładowo art. 61 § 1 ustawy z 10 września 1999 r. – Kodeks karny skarbowy dotyczy nierzetelnego prowadzenia księgi, a art. 56 § 1 Kodeksu karnego skarbowego odnosi się do podania nieprawdy lub zatajenia prawdy w deklaracji, jeżeli naraża to podatek na uszczuplenie. To nie znaczy, że każda nadwyżka prowadzi do odpowiedzialności karnej skarbowej, ale brak reakcji na różnice magazynowe zwiększa ryzyko.

W razie sporu trzeba wykazać, że różnice były analizowane, ewidencjonowane i rozliczane na bieżąco, a nie ukrywane.

Jak praktycznie opisać nadwyżkę?

W samym remanencie wpisuje się towar, ilość i wartość. Dodatkowy opis przyczyn lepiej umieścić w załączonym protokole. Taki protokół może zawierać np.:

• datę i miejsce inwentaryzacji,
• skład zespołu spisowego,
• oznaczenie towaru,
• stwierdzoną nadwyżkę,
• ustaloną przyczynę: tolerancja ważenia, różnice dostaw, bonus ilościowy, błąd ewidencji,
• wskazanie dokumentów źródłowych,
• decyzję o sposobie ujęcia księgowego.

Nie należy wpisywać ogólników typu „nadwyżka z nieustalonych przyczyn”, jeśli można to doprecyzować. Im bardziej konkretny i powtarzalny mechanizm różnic, tym łatwiej obronić stanowisko przy kontroli.

Czy występować o interpretację indywidualną?

Tak, jeżeli model dostaw powtarza się stale, różnice są istotne kwotowo, a dostawcy stosują bonusy ilościowe lub niestandardowe rozliczenia. Wniosek o interpretację indywidualną składa się na podstawie art. 14b § 1 ustawy – Ordynacja podatkowa. Interpretacja chroni tylko w granicach dokładnie opisanego stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego, więc opis musi być bardzo precyzyjny.

Jeżeli problem dotyczy także fakturowania, można równolegle przeanalizować obowiązki dostawcy i własne procedury obiegu dokumentów. Sama interpretacja nie zastąpi brakujących dowodów magazynowych.

Tabela: jak rozliczać najczęstsze przyczyny nadwyżek

FAQ

Czy nadwyżkę trzeba wpisać do remanentu?

Tak. Jeżeli towar faktycznie znajduje się w magazynie w dniu spisu, powinien zostać ujęty w spisie z natury zgodnie z § 24–28 rozporządzenia w sprawie prowadzenia PKPiR.

Czy mogę po prostu potraktować nadwyżkę jako dochód?

Nie warto robić tego automatycznie. Najpierw trzeba ustalić źródło różnicy. Czasem będzie to rabat naturalny lub błąd ewidencyjny, a nie odrębny przychód podatkowy.

Czy dowód wewnętrzny wystarczy zamiast faktury?

Zwykle nie. Dowody wewnętrzne można stosować tylko w przypadkach wskazanych w § 13 rozporządzenia w sprawie prowadzenia PKPiR. Typowy zakup towaru handlowego od przedsiębiorcy bez faktury nie mieści się w tym katalogu.

Czy comiesięczny spis z natury jest obowiązkowy?

Nie, ale bywa bardzo przydatny. Przy częstych rozbieżnościach magazynowych to dobre narzędzie dowodowe i organizacyjne.

Czy urząd skarbowy uwzględni moje wyjaśnienia?

Może uwzględnić, ale same ustne wyjaśnienia są za słabe. Największe znaczenie mają dokumenty: protokoły spisu, dokumenty dostaw, korespondencja z dostawcą, kartoteki magazynowe i potwierdzenia płatności.

Źródła

• art. 11 ust. 2–2b oraz art. 14 ust. 2 pkt 8 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych,
• art. 106b ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług,
• art. 193 § 1 i § 2 oraz art. 14b § 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa,
• art. 56 § 1 i art. 61 § 1 ustawy z 10 września 1999 r. – Kodeks karny skarbowy,
• § 13, § 24–29 rozporządzenia Ministra Finansów z 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.