Rejestracja zagranicznej firmy z UE jako podatnika VAT w Polsce

Kiedy zagraniczna firma musi zarejestrować się do VAT w Polsce?

Podatnikiem VAT może być osoba prawna, jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej albo osoba fizyczna wykonująca samodzielnie działalność gospodarczą. Sam fakt, że przedsiębiorca ma siedzibę za granicą, nie wyłącza obowiązków wynikających z polskiej ustawy o VAT.

Obowiązek rejestracji zależy przede wszystkim od rodzaju transakcji wykonywanych w Polsce, miejsca ich opodatkowania oraz od tego, kto jest zobowiązany do rozliczenia podatku. Zagraniczny podmiot powinien rozważyć rejestrację zwłaszcza wtedy, gdy dokonuje w Polsce dostawy towarów, wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, importu towarów albo świadczenia usług, od których VAT nie jest rozliczany przez polskiego nabywcę w mechanizmie odwrotnego obciążenia.

Nie każda sprzedaż związana z Polską powoduje obowiązek rejestracji. W wielu przypadkach podatek rozlicza nabywca, możliwe jest zastosowanie procedury OSS albo transakcja podlega opodatkowaniu w innym państwie. Dlatego przed złożeniem VAT-R trzeba ustalić miejsce opodatkowania każdej kategorii planowanych czynności.

Podmioty nieposiadające siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności na terytorium kraju mogą podlegać szczególnym zasadom rejestracji. Jeżeli zagraniczny przedsiębiorca planuje również rozpoczęcie działalności w Polsce w formie organizacyjnej podlegającej polskim przepisom, przydatne mogą być informacje dotyczące działalności cudzoziemca w Polsce.

Czy firma z Unii Europejskiej musi ustanowić przedstawiciela podatkowego?

Zgodnie z art. 18a ustawy o VAT podatnik niemający siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium państwa członkowskiego Unii Europejskiej, który podlega obowiązkowi rejestracji jako podatnik VAT czynny w Polsce, jest co do zasady zobowiązany ustanowić przedstawiciela podatkowego.

Obowiązek ten nie dotyczy zatem przedsiębiorcy mającego siedzibę albo stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w innym państwie członkowskim UE. Taki podmiot może zarejestrować się i rozliczać VAT samodzielnie albo działać przez pełnomocnika, na przykład polskiego doradcę podatkowego, radcę prawnego lub biuro rachunkowe posiadające odpowiednie umocowanie.

Przedstawiciel podatkowy nie jest tym samym co zwykły pełnomocnik. Przedstawiciel spełnia warunki określone w ustawie i odpowiada solidarnie z podatnikiem za rozliczane zobowiązania podatkowe. Pełnomocnik działa natomiast w granicach udzielonego mu umocowania i sama jego funkcja nie powoduje solidarnej odpowiedzialności za VAT mocodawcy.

Do którego urzędu skarbowego złożyć zgłoszenie?

Jeżeli zagraniczny podmiot nie posiada w Polsce siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności, właściwy w sprawach VAT jest co do zasady Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście. Urząd ten ma ogólnokrajowy zasięg w zakresie obsługi podatników mających siedzibę lub miejsce zamieszkania za granicą, o których mowa w art. 3 ust. 3 pkt 2 ustawy o VAT.

Aktualny adres urzędu to: Drugi Urząd Skarbowy Warszawa-Śródmieście, ul. Jagiellońska 15, 03-719 Warszawa. Dokumenty można złożyć bezpośrednio, przesłać pocztą, a w zakresie obsługiwanym przez system Ministerstwa Finansów również elektronicznie.

Jeżeli jednak firma posiada w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, właściwość urzędu może być ustalana na zasadach ogólnych. Sam adres korespondencyjny, magazyn, numer VAT, polski rachunek bankowy lub korzystanie z usług biura rachunkowego nie przesądzają jeszcze o istnieniu stałego miejsca prowadzenia działalności. Ocena zależy od faktycznego zaplecza personalnego i technicznego oraz sposobu prowadzenia działalności.

Rejestracja zagranicznego podmiotu do VAT krok po kroku

Formularz NIP-2 i nadanie polskiego numeru NIP

Zagraniczna osoba prawna albo jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, która staje się w Polsce podatnikiem, składa zgłoszenie identyfikacyjne NIP-2. Formularz służy do uzyskania polskiego numeru identyfikacji podatkowej oraz późniejszego aktualizowania danych.

NIP-8 dotyczy zasadniczo danych uzupełniających podmiotów wpisanych do polskiego Krajowego Rejestru Sądowego. Zagraniczna spółka, która nie jest wpisana do KRS jako polski podmiot, nie zastępuje więc automatycznie formularza NIP-2 formularzem NIP-8.

W praktyce NIP-2 i VAT-R mogą być składane łącznie. Jeżeli numer NIP nie został jeszcze nadany, urząd najpierw dokonuje identyfikacji podatnika, a następnie rozpatruje zgłoszenie rejestracyjne VAT.

Jak wypełnić i kiedy złożyć VAT-R?

VAT-R należy złożyć przed dniem wykonania pierwszej czynności podlegającej opodatkowaniu, którą zagraniczna firma ma obowiązek rozliczyć w Polsce. Jeżeli podmiot chce również wykonywać transakcje wewnątrzwspólnotowe, w tym wewnątrzwspólnotowe nabycia lub dostawy towarów albo usługi rozliczane według art. 100 ustawy o VAT, powinien wskazać w VAT-R rejestrację jako podatnik VAT UE.

Po rejestracji do transakcji unijnych podatnik posługuje się polskim numerem NIP poprzedzonym kodem „PL”. Status można następnie weryfikować w systemie VIES.

Urząd skarbowy przed rejestracją weryfikuje dane podatnika. Naczelnik może odmówić rejestracji między innymi wtedy, gdy dane są niezgodne z prawdą, podmiot nie istnieje, nie można się z nim skontaktować, nie odpowiada na wezwania albo zachodzi uzasadnione podejrzenie prowadzenia działalności w celu wykorzystania systemu bankowego do wyłudzeń skarbowych.

Jakie dokumenty należy dołączyć?

Ustawa o VAT nie zawiera zamkniętej listy wszystkich załączników, które zagraniczna spółka musi dołączyć do VAT-R. Organ podatkowy może jednak żądać dokumentów potrzebnych do potwierdzenia danych, statusu prawnego i rzeczywistego zamiaru wykonywania działalności opodatkowanej w Polsce.

W praktyce warto przygotować w szczególności:

• akt założycielski, umowę spółki, statut albo inny dokument potwierdzający utworzenie podmiotu,
• aktualny odpis z rejestru przedsiębiorców właściwego dla państwa siedziby,
• zaświadczenie o rejestracji podatkowej i ewentualnie rejestracji VAT w państwie siedziby,
• dokument potwierdzający adres siedziby,
• dokumenty wskazujące osoby uprawnione do reprezentacji,
• opis planowanej działalności i transakcji wykonywanych w Polsce,
• umowy z polskimi kontrahentami, zamówienia, faktury pro forma lub inne dowody zamiaru prowadzenia działalności, jeśli są dostępne,
• pełnomocnictwo, jeżeli dokumenty składa pełnomocnik,
• informację o miejscu przechowywania dokumentacji podatkowej i osobie odpowiedzialnej za jej udostępnienie.

Urząd może poprosić również o wyjaśnienie łańcucha dostaw, miejsca magazynowania towarów, sposobu transportu, korzystania z platform sprzedażowych oraz roli polskich kontrahentów. Nie oznacza to, że każdy z tych dokumentów jest zawsze obowiązkowy. Zakres materiału powinien być dostosowany do konkretnego modelu działalności.

Czy dokumenty muszą być przetłumaczone przez polskiego tłumacza przysięgłego?

Dokumenty składane polskiemu organowi podatkowemu powinny umożliwiać urzędowi ustalenie ich treści. Organ może wezwać podatnika do przedstawienia tłumaczenia na język polski, a w przypadku dokumentów sporządzonych w języku obcym może wymagać tłumaczenia wykonanego przez tłumacza przysięgłego.

Nie ma ogólnej zasady, zgodnie z którą tłumaczenie musi zostać fizycznie wykonane na terytorium Polski. Istotne jest natomiast, czy tłumaczenie zostało sporządzone przez osobę, której uprawnienia są uznawane przez polski organ. Najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest skorzystanie z tłumacza przysięgłego wpisanego na listę prowadzoną przez Ministra Sprawiedliwości albo wcześniejsze uzgodnienie z urzędem, czy zaakceptuje tłumaczenie sporządzone przez uprawnionego tłumacza z innego państwa UE.

Dokumenty urzędowe pochodzące z zagranicy mogą wymagać legalizacji albo klauzuli apostille, chyba że obowiązek ten został wyłączony na podstawie przepisów unijnych lub umowy międzynarodowej. W przypadku zwykłych odpisów z rejestru przedsiębiorców urząd często poprzestaje na aktualnym dokumencie i jego tłumaczeniu, ale wymagania warto potwierdzić dla konkretnego państwa i rodzaju dokumentu.

Pełnomocnictwo i opłata skarbowa

Zagraniczna firma może ustanowić pełnomocnika do przeprowadzenia rejestracji. W zależności od zakresu umocowania może to być pełnomocnictwo szczególne PPS-1, pełnomocnictwo ogólne PPO-1 albo pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji składanych elektronicznie UPL-1.

Złożenie dokumentu pełnomocnictwa szczególnego podlega co do zasady opłacie skarbowej w wysokości 17 zł. Zwolnienia obejmują między innymi pełnomocnictwa udzielane najbliższym członkom rodziny, ale zazwyczaj nie mają zastosowania do pełnomocnika zawodowego działającego na rzecz zagranicznej spółki.

Pełnomocnictwo ogólne PPO-1 składa się elektronicznie i nie podlega opłacie skarbowej. UPL-1 również nie jest objęte opłatą skarbową. Zakres wybranego pełnomocnictwa powinien odpowiadać czynnościom, które pełnomocnik ma wykonywać.

Ile kosztuje rejestracja VAT?

Samo złożenie VAT-R i rejestracja jako podatnik VAT są bezpłatne. Nie należy więc automatycznie wpłacać 170 zł przy każdej rejestracji.

Opłata skarbowa w wysokości 170 zł jest należna wtedy, gdy podatnik żąda wydania urzędowego potwierdzenia zarejestrowania jako podatnika VAT czynnego lub zwolnionego. W wielu sytuacjach takie papierowe potwierdzenie nie jest konieczne, ponieważ status podatnika można sprawdzić w elektronicznym wykazie podatników VAT.

Oddzielnie może wystąpić opłata 17 zł za złożenie dokumentu pełnomocnictwa. Podatnik może także ponieść koszty tłumaczeń, poświadczeń dokumentów, obsługi doradcy podatkowego lub biura rachunkowego.

Czy zagraniczna firma musi mieć rachunek bankowy w Polsce?

Posiadanie rachunku w polskim banku nie jest ustawowym warunkiem samego zarejestrowania zagranicznego podmiotu jako podatnika VAT. Firma może więc uzyskać polski NIP i status podatnika VAT bez wcześniejszego otwarcia polskiego konta.

Rachunek bankowy może być jednak potrzebny w praktyce. Ma to znaczenie zwłaszcza przy:

• otrzymywaniu zwrotów VAT,
• płatnościach w mechanizmie podzielonej płatności,
• rozliczeniach z polskimi kontrahentami,
• ujawnieniu rachunku w wykazie podatników VAT, czyli na białej liście,
• ograniczeniu ryzyka podatkowego kontrahenta płacącego za transakcję o wartości przekraczającej 15 000 zł.

W wykazie podatników VAT mogą być ujawniane rachunki rozliczeniowe prowadzone przez banki lub spółdzielcze kasy oszczędnościowo-kredytowe objęte polskim systemem teleinformatycznym. Zagraniczny rachunek prowadzony poza tym systemem może nie pojawić się na białej liście, nawet jeśli został zgłoszony organowi podatkowemu.

Brak rachunku na białej liście może utrudnić współpracę z polskimi kontrahentami. Nabywca dokonujący płatności na rachunek spoza wykazu może w określonych przypadkach zabezpieczyć się przez złożenie zawiadomienia ZAW-NR w terminie 7 dni od zlecenia przelewu.

Obowiązki po uzyskaniu rejestracji VAT

Rejestracja nie kończy obowiązków zagranicznej firmy. Od momentu uzyskania statusu podatnika należy prawidłowo dokumentować transakcje, prowadzić ewidencję zakupów i sprzedaży oraz składać JPK_V7M albo, jeżeli przepisy na to pozwalają, JPK_V7K.

Podmiot zagraniczny powinien w szczególności:

• wystawiać faktury według właściwych zasad,
• stosować prawidłowe stawki VAT i moment powstania obowiązku podatkowego,
• prowadzić ewidencję VAT w postaci elektronicznej,
• składać JPK_V7 w wymaganych terminach, także za okresy bez sprzedaży, jeżeli nie został wyrejestrowany,
• składać informacje podsumowujące VAT-UE, gdy wykonuje objęte nimi transakcje,
• aktualizować dane w terminach wynikających z przepisów o NIP i VAT,
• przechowywać faktury, ewidencje i pozostałe dokumenty do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,
• zapewnić organowi dostęp do dokumentacji i możliwość kontaktu z osobą odpowiedzialną za rozliczenia.

Jeżeli firma przestanie wykonywać czynności podlegające opodatkowaniu w Polsce albo zmieni model transakcji, powinna przeanalizować obowiązek aktualizacji VAT-R lub wyrejestrowania. Pozostawienie aktywnej rejestracji oznacza dalszy obowiązek składania wymaganych plików i informacji.

Najczęściej zadawane pytania

Źródła

• Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, w szczególności art. 3, art. 15, art. 18a–18d i art. 96.
• Ustawa o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników.
• Ministerstwo Finansów – informacje podstawowe dotyczące VAT i rejestracji.
• Ministerstwo Finansów – aktualne formularze rejestracyjne NIP.
• Drugi Urząd Skarbowy Warszawa-Śródmieście – zasięg terytorialny i właściwość w sprawach podmiotów zagranicznych.
• Biznes.gov.pl – rejestracja podatnika VAT.
• Biznes.gov.pl – wykaz podatników VAT i rachunki na białej liście.