Firmy w Polsce i we Włoszech – gdzie płacić podatki?

W opisanej sytuacji nie trzeba ponownie meldować się w Polsce tylko po to, aby rozliczać podatki. Dla prawa podatkowego zasadnicze znaczenie ma nie meldunek, lecz miejsce zamieszkania dla celów podatkowych, czyli rezydencja podatkowa.

Rezydencja podatkowa – co naprawdę ma znaczenie?

Zgodnie z art. 3 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2025 r., poz. 163 ze zm.; dalej: „ustawa o PIT”), osoby fizyczne mające miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej podlegają w Polsce obowiązkowi podatkowemu od całości swoich dochodów, bez względu na miejsce położenia źródeł przychodów. Jest to tzw. nieograniczony obowiązek podatkowy.

Z kolei zgodnie z art. 3 ust. 1a ustawy o PIT za osobę mającą miejsce zamieszkania na terytorium Polski uważa się osobę fizyczną, która:

• posiada na terytorium Polski centrum interesów osobistych lub gospodarczych (ośrodek interesów życiowych), albo
• przebywa na terytorium Polski dłużej niż 183 dni w roku podatkowym.

Wystarczy spełnienie jednej z tych przesłanek. Jeżeli więc ktoś ma ośrodek interesów życiowych we Włoszech i nie spełnia polskich kryteriów rezydencji, co do zasady nie jest polskim rezydentem podatkowym.

Na podstawie art. 3 ust. 2a ustawy o PIT osoby, które nie mają miejsca zamieszkania w Polsce, podlegają w Polsce obowiązkowi podatkowemu tylko od dochodów osiąganych na terytorium Polski. To tzw. ograniczony obowiązek podatkowy.

Czy meldunek ma znaczenie podatkowe?

Nie jest to kryterium rozstrzygające. Przepisy ustawy o PIT nie uzależniają rezydencji podatkowej od zameldowania. W praktyce meldunek może być jedynie jednym z pomocniczych elementów dowodowych, ale nie zastępuje analizy rzeczywistych powiązań osobistych i gospodarczych.

Dlatego samo wymeldowanie się z Polski albo ponowny meldunek w Polsce nie przesądza jeszcze, gdzie należy rozliczać podatek.

Jak działa umowa między Polską a Włochami?

W opisanym przypadku trzeba stosować nie tylko ustawę o PIT, ale też Umowę między Rządem Polskiej Rzeczypospolitej Ludowej a Rządem Republiki Włoskiej w sprawie unikania podwójnego opodatkowania w zakresie podatków od dochodu i zapobiegania uchylaniu się od opodatkowania, podpisaną w Rzymie 21 czerwca 1985 r. (Dz.U. z 1989 r. Nr 62, poz. 374).

Zgodnie z art. 4 ust. 1 tej umowy osobą mającą miejsce zamieszkania lub siedzibę w umawiającym się państwie jest osoba, która według prawa tego państwa podlega tam opodatkowaniu z uwagi na miejsce zamieszkania, stały pobyt, siedzibę zarządu albo inne podobne kryterium.

Jeżeli dana osoba mogłaby być uznana za rezydenta obu państw, stosuje się reguły kolizyjne z art. 4 ust. 2 umowy. W pierwszej kolejności bada się:

1. gdzie znajduje się stałe miejsce zamieszkania,
2. z którym państwem osoba ma ściślejsze powiązania osobiste i gospodarcze, czyli ośrodek interesów życiowych,
3. gdzie zazwyczaj przebywa,
4. jakie ma obywatelstwo,
5. a jeśli to nie wystarcza – sprawę rozstrzygają właściwe organy obu państw w drodze wzajemnego porozumienia.

Jeżeli więc rzeczywiste centrum życia znajduje się we Włoszech, to bardzo często właśnie Włochy będą państwem rezydencji podatkowej. To jednak zawsze wymaga oceny konkretnego stanu faktycznego: miejsca zamieszkania rodziny, miejsca wykonywania pracy, położenia majątku, rachunków, aktywności gospodarczej i długości pobytu.

Dochód z pracy najemnej we Włoszech

Jeżeli praca najemna jest faktycznie wykonywana we Włoszech, zastosowanie ma art. 15 ust. 1 umowy polsko-włoskiej. Zgodnie z tym przepisem wynagrodzenia z pracy najemnej osoby mającej miejsce zamieszkania w jednym państwie podlegają opodatkowaniu co do zasady w państwie, w którym praca jest wykonywana.

W praktyce oznacza to, że wynagrodzenie za pracę wykonywaną we Włoszech co do zasady podlega opodatkowaniu we Włoszech. W Polsce taki dochód może mieć znaczenie tylko wtedy, gdy dana osoba pozostaje polskim rezydentem podatkowym albo gdy na podstawie polskich przepisów musi wykazać zagraniczne dochody do celów ustalenia stopy procentowej podatku. To zależy już od rezydencji i od sposobu unikania podwójnego opodatkowania przewidzianego w umowie.

Polska działalność gospodarcza a włoska rezydencja

Tu sprawa jest bardziej złożona. Jeżeli osoba jest rezydentem włoskim, ale prowadzi działalność gospodarczą w Polsce, trzeba odpowiedzieć na dwa pytania:

1. czy dochód jest osiągany przez przedsiębiorstwo prowadzone w Polsce,
2. czy działalność ma związek z zakładem w drugim państwie.

Zgodnie z art. 7 ust. 1 umowy polsko-włoskiej zyski przedsiębiorstwa umawiającego się państwa podlegają opodatkowaniu tylko w tym państwie, chyba że przedsiębiorstwo prowadzi działalność w drugim państwie przez położony tam zakład. Wtedy drugie państwo może opodatkować zyski w zakresie, w jakim można je przypisać temu zakładowi.

To oznacza, że przy działalności transgranicznej kluczowe jest ustalenie, czy po stronie polskiej lub włoskiej powstaje zakład w rozumieniu umowy. Jeżeli polska działalność ma realne zaplecze w Polsce i nie jest wykonywana przez zakład położony we Włoszech, dochód może podlegać opodatkowaniu w Polsce. Jeżeli jednak działalność jest faktycznie zarządzana i wykonywana w sposób tworzący zakład we Włoszech, analiza może prowadzić do innego wyniku.

Właśnie dlatego nie da się odpowiedzieć poprawnie wyłącznie na podstawie samego faktu rejestracji firmy w Polsce i we Włoszech. Trzeba zbadać m.in.:

• gdzie zapadają najważniejsze decyzje biznesowe,
• gdzie są zawierane umowy,
• gdzie są pracownicy, biuro, zaplecze techniczne i dokumentacja,
• gdzie rzeczywiście wykonywane są usługi,
• czy w drugim państwie istnieje stała placówka służąca działalności.

Spółka w Polsce i spółka we Włoszech – czy każda jest opodatkowana osobno?

To zależy od formy prawnej spółek. W pytaniu z 2017 r. nie wskazano, czy chodzi o spółki kapitałowe, osobowe czy działalność jednoosobową. Dziś ma to podstawowe znaczenie, bo zasady opodatkowania są różne.

Jeżeli więc mamy do czynienia np. ze spółką kapitałową w Polsce i odrębną spółką we Włoszech, nie można automatycznie przyjąć, że dochód wspólnika i dochód spółki rozlicza się tak samo. Przy spółkach kapitałowych dochód spółki i dochód wspólnika z dywidendy to dwa różne poziomy opodatkowania.

Jeżeli natomiast chodzi o działalność osoby fizycznej lub spółkę transparentną podatkowo, większe znaczenie ma rezydencja właściciela lub wspólnika oraz miejsce prowadzenia przedsiębiorstwa.

Jak uniknąć podwójnego opodatkowania?

Podwójnego opodatkowania unika się nie przez zmianę meldunku, ale przez prawidłowe zastosowanie umowy polsko-włoskiej oraz krajowych przepisów o rozliczeniu dochodów zagranicznych. W praktyce najpierw ustala się:

1. gdzie jest rezydencja podatkowa,
2. jaki jest rodzaj dochodu: praca, działalność, dywidenda, inne świadczenie,
3. które państwo ma prawo opodatkować dany dochód według umowy,
4. czy drugie państwo powinno zastosować metodę unikania podwójnego opodatkowania.

W opisanej sprawie bardzo prawdopodobny jest model, w którym:

• wynagrodzenie za pracę wykonywaną we Włoszech podlega opodatkowaniu we Włoszech,
• dochody z działalności faktycznie prowadzonej w Polsce mogą podlegać opodatkowaniu w Polsce,
• we Włoszech należy sprawdzić, czy i w jaki sposób te dochody trzeba wykazać zgodnie z tamtejszymi przepisami oraz metodą unikania podwójnego opodatkowania przewidzianą w umowie.

Nie wolno jednak przyjmować tego automatycznie bez analizy formy prowadzonej działalności i sposobu jej wykonywania.

Czy trzeba składać zeznanie podatkowe w Polsce?

To zależy od tego, czy w Polsce powstaje dochód podlegający opodatkowaniu. Jeżeli osoba nie jest polskim rezydentem, ale osiąga dochód na terytorium Polski, może mieć obowiązek złożenia zeznania w Polsce w zakresie tego dochodu. Podstawą jest art. 45 ust. 1 ustawy o PIT w związku z art. 3 ust. 2a tej ustawy.

Jeżeli zaś ktoś jest polskim rezydentem, co do zasady rozlicza w Polsce także dochody zagraniczne, z uwzględnieniem właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania.

W praktyce przy działalności w dwóch państwach trzeba też zbadać obowiązki dotyczące:

• formularza ZAP-3 lub aktualizacji danych identyfikacyjnych – jeżeli zmieniają się dane zgłoszone polskiemu fiskusowi,
• certyfikatu rezydencji podatkowej, jeżeli jest potrzebny do wykazania miejsca rezydencji wobec kontrahenta lub organu,
• VAT, jeżeli usługi są świadczone transgranicznie,
• składek na ubezpieczenia społeczne, bo ich zasady nie zawsze pokrywają się z zasadami podatkowymi.

Czy przy dwóch krajach trzeba badać też VAT i składki?

Tak. Podatek dochodowy to tylko część problemu. Jeżeli usługi są wykonywane między Polską a Włochami, trzeba oddzielnie ocenić miejsce świadczenia usług dla VAT według ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług oraz przepisów unijnych. Niezależnie od tego trzeba ustalić, w którym państwie podlega się ubezpieczeniom społecznym według rozporządzeń unijnych dotyczących koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego.

To szczególnie ważne wtedy, gdy jedna osoba jednocześnie pracuje najemnie w jednym państwie i prowadzi działalność gospodarczą w drugim. W takich przypadkach rozstrzygnięcie podatkowe i składkowe może być różne.

Jeżeli prowadzisz firmy w dwóch krajach, pomocny może być też materiał o DG transgraniczna.

Co wynika praktycznie z opisanego stanu faktycznego?

Jeżeli rzeczywiście centrum interesów życiowych znajduje się we Włoszech, to:

• nie ma potrzeby ponownego meldunku w Polsce tylko dla celów podatkowych,
• wynagrodzenie z pracy wykonywanej we Włoszech co do zasady powinno być opodatkowane we Włoszech,
• dochód z działalności prowadzonej w Polsce może podlegać opodatkowaniu w Polsce, ale trzeba sprawdzić formę działalności i to, czy nie powstaje zakład we Włoszech albo inne powiązanie wpływające na rozliczenie,
• dla uniknięcia podwójnego opodatkowania konieczne jest prawidłowe zastosowanie umowy polsko-włoskiej oraz zasad rozliczenia w państwie rezydencji.

Jeżeli jednak część okoliczności wygląda inaczej niż w pytaniu – np. zarząd spółki faktycznie działa we Włoszech, usługi są wykonywane stale z Włoch, a polska firma ma tylko formalną rejestrację – wynik analizy może być inny.

FAQ

Czy sam meldunek w Polsce oznacza obowiązek płacenia podatku w Polsce?

Nie. O rezydencji podatkowej decydują kryteria z art. 3 ust. 1a ustawy o PIT, a nie sam meldunek.

Czy można być rezydentem włoskim i płacić podatek od części dochodów w Polsce?

Tak. Jeżeli osoba nie ma rezydencji w Polsce, ale osiąga tu dochód, może podlegać w Polsce ograniczonemu obowiązkowi podatkowemu na podstawie art. 3 ust. 2a ustawy o PIT.

Czy praca na etacie we Włoszech i firma w Polsce to zawsze dwa osobne rozliczenia?

Nie zawsze. To dwa różne źródła dochodu, ale ich rozliczenie zależy od rezydencji podatkowej, treści umowy polsko-włoskiej i tego, gdzie faktycznie wykonywana jest działalność.

Czy polska firma zarejestrowana na osobę mieszkającą we Włoszech zawsze płaci podatek tylko w Polsce?

Nie można tego założyć automatycznie. Trzeba sprawdzić, czy działalność nie tworzy zakładu we Włoszech i gdzie faktycznie jest prowadzona.

Czy w takiej sprawie potrzebny jest certyfikat rezydencji?

Często tak. Certyfikat rezydencji bywa potrzebny jako dowód miejsca rezydencji podatkowej wobec kontrahentów albo organów podatkowych.

Źródła

• art. 3 ust. 1, ust. 1a, ust. 2a oraz art. 45 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2025 r., poz. 163 ze zm.)
• Umowa między Rządem Polskiej Rzeczypospolitej Ludowej a Rządem Republiki Włoskiej w sprawie unikania podwójnego opodatkowania w zakresie podatków od dochodu i zapobiegania uchylaniu się od opodatkowania, podpisana w Rzymie 21 czerwca 1985 r. (Dz.U. z 1989 r. Nr 62, poz. 374), w szczególności art. 4, art. 7 i art. 15
• ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2025 r., poz. 775 ze zm.) – w zakresie odrębnej oceny transgranicznych usług dla VAT