Umowa o dzieło czy umowa-zlecenie?

Umowa o dzieło a umowa-zlecenie – od czego zacząć wybór?

Przy projekcie składającym się z kilku etapów nie należy wybierać rodzaju umowy wyłącznie według tego, która jest tańsza w składkach. Najpierw trzeba ustalić, co faktycznie ma zrobić wykonawca: oddać konkretny rezultat czy wykonywać czynności organizacyjne i koordynacyjne.

Jeżeli wykonawca ma przygotować autorską koncepcję projektu, napisać wniosek grantowy, opracować dokumentację albo sporządzić końcowy raport, można rozważyć umowę o dzieło. Podstawą jest art. 627 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny, zgodnie z którym przyjmujący zamówienie zobowiązuje się do wykonania oznaczonego dzieła, a zamawiający do zapłaty wynagrodzenia.

Jeżeli natomiast wykonawca ma na bieżąco prowadzić projekt, kontaktować się z uczestnikami, pilnować terminów, organizować spotkania, nadzorować przepływ dokumentów albo wykonywać powtarzalne czynności administracyjne, właściwsza będzie umowa-zlecenie albo umowa o świadczenie usług. Wynika to z art. 734 § 1 Kodeksu cywilnego, który definiuje zlecenie jako zobowiązanie do dokonania określonej czynności prawnej, oraz z art. 750 Kodeksu cywilnego, który nakazuje stosować odpowiednio przepisy o zleceniu do umów o świadczenie usług nieuregulowanych innymi przepisami.

Najważniejsza różnica: rezultat albo staranne działanie

Umowa o dzieło jest umową rezultatu. Rezultat powinien być oznaczony w umowie tak, aby po zakończeniu współpracy dało się obiektywnie sprawdzić, czy został wykonany i czy ma wady. W praktyce można wskazać np. tytuł opracowania, zakres raportu, wymagania formalne wniosku, liczbę stron, format pliku, kryteria odbioru, termin poprawek oraz sposób przekazania dzieła.

Umowa-zlecenie albo umowa o świadczenie usług jest umową starannego działania. Istotne jest wykonywanie czynności z należytą starannością, a nie osiągnięcie z góry oznaczonego efektu. Zgodnie z art. 355 § 1 Kodeksu cywilnego dłużnik powinien dochować staranności ogólnie wymaganej w stosunkach danego rodzaju, a w działalności zawodowej – z uwzględnieniem zawodowego charakteru tej działalności, co wynika z art. 355 § 2 Kodeksu cywilnego.

Więcej o praktycznych kryteriach odróżniania obu umów znajdziesz w omówieniu: umowa zlecenia vs dzieła.

Jak bezpiecznie podzielić projekt grantowy na umowy?

W opisanej sytuacji najbezpieczniejsze jest rozdzielenie czynności, które mają charakter rezultatu, od czynności organizacyjnych. Jedna umowa obejmująca wszystko pod nazwą „umowa o dzieło” może być ryzykowna, jeżeli znaczna część pracy polega na bieżącym zarządzaniu projektem.

Do umowy o dzieło można zwykle przypisać przygotowanie konkretnej koncepcji projektu, napisanie kompletnego wniosku grantowego albo sporządzenie końcowego raportu, o ile rezultat jest indywidualnie oznaczony i podlega odbiorowi. Przy ocenie przydatne są praktyczne cechy dzieła, takie jak samodzielność rezultatu, możliwość sprawdzenia wad i odbiór przez zamawiającego.

Do umowy-zlecenia albo umowy o świadczenie usług lepiej przypisać koordynowanie harmonogramu, kontakty z instytucją finansującą, pilnowanie budżetu, organizację spotkań, bieżące rozwiązywanie problemów i administracyjne prowadzenie projektu. Takie czynności zwykle nie kończą się jednym sprawdzalnym dziełem, lecz wymagają starannego działania przez określony czas.

Ostrożnie należy formułować zobowiązanie do „zdobycia grantu”. Decyzja o przyznaniu dotacji zależy od podmiotu trzeciego, więc wykonawca najczęściej nie ma pełnej kontroli nad rezultatem. Bezpieczniej jest określić jako dzieło przygotowanie kompletnego wniosku spełniającego wymagania konkursu, a ewentualną premię za uzyskanie finansowania uregulować osobno jako element wynagrodzenia, jeżeli strony chcą takiego rozwiązania.

Składki ZUS przy umowie o dzieło i umowie-zleceniu

Co do zasady umowa o dzieło zawarta z osobą, która nie jest pracownikiem zamawiającego i nie wykonuje dzieła na rzecz własnego pracodawcy, nie stanowi tytułu do ubezpieczeń społecznych. Wynika to pośrednio z art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, który wymienia tytuły do obowiązkowych ubezpieczeń emerytalnego i rentowych, a typowej umowy o dzieło w tym katalogu nie wskazuje.

Wyjątek jest bardzo ważny: zgodnie z art. 8 ust. 2a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych za pracownika uważa się także osobę wykonującą umowę o dzieło zawartą z własnym pracodawcą albo wykonywaną na rzecz własnego pracodawcy. W takim przypadku wynagrodzenie z dzieła dolicza się do podstawy składek jak przy zatrudnieniu pracowniczym.

Umowa-zlecenie jest tytułem do ubezpieczeń społecznych na podstawie art. 6 ust. 1 pkt 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Obowiązkowe są co do zasady ubezpieczenia emerytalne i rentowe, a ubezpieczenie chorobowe jest dobrowolne na podstawie art. 11 ust. 2 tej ustawy. Ubezpieczenie wypadkowe wynika z art. 12 ust. 1 tej ustawy, jeżeli zleceniobiorca podlega ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym.

Jeżeli zleceniobiorca ma równocześnie umowę o pracę u innego pracodawcy i z etatu osiąga co najmniej minimalne wynagrodzenie za pracę, umowa-zlecenie zwykle nie rodzi obowiązku ubezpieczeń społecznych. Wynika to z art. 9 ust. 1 i ust. 1a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Nadal jednak zlecenie co do zasady podlega ubezpieczeniu zdrowotnemu na podstawie art. 66 ust. 1 pkt 1 lit. e ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych.

Jeżeli wynagrodzenie z etatu jest niższe niż minimalne wynagrodzenie, zlecenie może zostać objęte obowiązkowymi składkami społecznymi do osiągnięcia wymaganej podstawy. Tę ocenę trzeba zrobić na konkretnych kwotach, bo znaczenie mają wszystkie aktualne tytuły ubezpieczeniowe zleceniobiorcy.

Podatek PIT i koszty uzyskania przychodu

Przychody z umowy o dzieło i umowy-zlecenia zawieranych poza działalnością gospodarczą są najczęściej przychodami z działalności wykonywanej osobiście, o których mowa w art. 13 pkt 8 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych. Płatnik pobiera zaliczkę na PIT na zasadach określonych w art. 41 ust. 1 tej ustawy.

Co do zasady stosuje się 20% koszty uzyskania przychodu, o których mowa w art. 22 ust. 9 pkt 4 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Jeżeli umowa obejmuje stworzenie utworu i przeniesienie praw autorskich albo udzielenie licencji, mogą wchodzić w grę 50% koszty uzyskania przychodu z art. 22 ust. 9 pkt 3 tej ustawy, ale tylko przy spełnieniu warunków prawa autorskiego i z uwzględnieniem limitu z art. 22 ust. 9a tej ustawy.

Aktualnie podstawowa stawka PIT w pierwszym progu wynosi 12%, a po przekroczeniu progu podatkowego stosuje się 32%, co wynika z art. 27 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Przy umowach cywilnoprawnych znaczenie może mieć także oświadczenie PIT-2 i możliwość stosowania kwoty zmniejszającej podatek przez płatnika zgodnie z art. 31b tej ustawy.

Nieaktualne są wyliczenia, w których składka zdrowotna z umowy-zlecenia obniża podatek o 7,75% podstawy. Od rozliczeń obowiązujących po zmianach Polskiego Ładu składka zdrowotna przy typowej umowie-zleceniu nie pomniejsza zaliczki na PIT. Dlatego różnica między dziełem bez składek a zleceniem objętym składką zdrowotną może być większa niż w dawnych kalkulacjach.

Przy umowie-zleceniu trzeba też pamiętać o minimalnej stawce godzinowej. Obowiązek ten wynika z art. 8a ust. 1 ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę. Zgodnie z art. 8b tej ustawy strony powinny określić sposób potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług, a art. 8e tej ustawy zakazuje zrzeczenia się prawa do minimalnej stawki godzinowej. Minimalna stawka godzinowa nie dotyczy typowej umowy o dzieło.

Ryzyko zakwestionowania umowy

O charakterze umowy nie decyduje sam tytuł dokumentu. Zgodnie z art. 65 § 2 Kodeksu cywilnego w umowach należy badać raczej zgodny zamiar stron i cel umowy niż opierać się na jej dosłownym brzmieniu. Swoboda umów z art. 353¹ Kodeksu cywilnego nie pozwala więc dowolnie nazwać zlecenia dziełem, jeżeli w rzeczywistości nie ma oznaczonego rezultatu.

Jeżeli współpraca ma cechy stosunku pracy, trzeba dodatkowo uwzględnić art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy. Pracownik wykonuje pracę określonego rodzaju na rzecz pracodawcy, pod jego kierownictwem, w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, za wynagrodzeniem. Zgodnie z art. 22 § 1¹ Kodeksu pracy zatrudnienie w takich warunkach jest zatrudnieniem na podstawie stosunku pracy bez względu na nazwę umowy, a art. 22 § 1² Kodeksu pracy zakazuje zastępowania umowy o pracę umową cywilnoprawną przy zachowaniu warunków wykonywania pracy właściwych dla etatu.

Konsekwencją błędnej kwalifikacji może być obowiązek dopłaty składek, odsetek i korekt dokumentów rozliczeniowych. Jeżeli umowa cywilnoprawna zastępuje etat, może pojawić się także odpowiedzialność wykroczeniowa pracodawcy na podstawie art. 281 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy, który przewiduje karę grzywny za zawarcie umowy cywilnoprawnej w warunkach, w których powinna być zawarta umowa o pracę.

FAQ

Czy można podpisać jedną umowę o dzieło na cały projekt?

Można tylko wtedy, gdy cały przedmiot umowy jest oznaczonym dziełem w rozumieniu art. 627 Kodeksu cywilnego. Jeżeli część zadań polega na bieżącej koordynacji, administrowaniu albo stałym kontakcie z uczestnikami, bezpieczniej rozdzielić umowę o dzieło od zlecenia lub umowy o świadczenie usług.

Czy umowa o dzieło zawsze jest bez ZUS?

Nie zawsze. Typowa umowa o dzieło z osobą niebędącą pracownikiem zamawiającego zasadniczo nie jest tytułem do składek. Jeżeli jednak umowa jest zawarta z własnym pracodawcą albo wykonywana na jego rzecz, art. 8 ust. 2a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych nakazuje traktować wykonawcę jak pracownika dla celów składkowych.

Czy przy zleceniu i etacie w innej firmie płaci się składki społeczne?

Jeżeli z etatu osiągasz co najmniej minimalne wynagrodzenie za pracę, zlecenie u innego podmiotu zwykle nie rodzi obowiązkowych składek społecznych na podstawie art. 9 ust. 1 i ust. 1a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Co do zasady pozostaje jednak składka zdrowotna z art. 66 ust. 1 pkt 1 lit. e ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych.

Czy od składki zdrowotnej ze zlecenia można odliczyć 7,75% od podatku?

Nie. Dawne zasady odliczania części składki zdrowotnej od podatku nie obowiązują przy typowej umowie-zleceniu. Aktualne wyliczenie wynagrodzenia netto powinno uwzględniać 12% stawkę PIT w pierwszym progu z art. 27 ust. 1 ustawy o PIT, koszty uzyskania przychodu i ewentualne oświadczenia podatkowe, ale bez odliczenia 7,75% składki zdrowotnej.

Czy trzeba zgłaszać umowę o dzieło do ZUS?

Tak, w wielu przypadkach. Art. 36 ust. 17 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych nakłada na płatnika składek lub osobę fizyczną zlecającą dzieło obowiązek poinformowania ZUS o zawarciu umowy o dzieło w terminie 7 dni od jej zawarcia, z wyjątkami wskazanymi w tym przepisie. Zgłoszenie nie oznacza automatycznie obowiązku zapłaty składek, ale pozwala ZUS ewidencjonować takie umowy.

Czy umowa-zlecenie musi mieć minimalną stawkę godzinową?

Co do zasady tak. Art. 8a ust. 1 ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę przewiduje minimalną stawkę godzinową dla zlecenia i umów o świadczenie usług, do których stosuje się przepisy o zleceniu. Strony powinny też ustalić sposób potwierdzania liczby godzin na podstawie art. 8b tej ustawy.

Podsumowanie

W opisanej sytuacji najlepszym rozwiązaniem jest zwykle podział współpracy. Przygotowanie koncepcji, wniosku grantowego i raportu może być objęte umową o dzieło, jeżeli rezultat zostanie dokładnie opisany i będzie możliwy do odbioru. Bieżące prowadzenie, organizowanie i koordynowanie projektu powinno być raczej uregulowane jako umowa-zlecenie albo umowa o świadczenie usług.

Nie warto kierować się wyłącznie obciążeniami składkowymi. Błędne nazwanie umowy może prowadzić do sporów z ZUS, korekt składek, odsetek, a w skrajnych przypadkach także do ustalenia stosunku pracy. Kluczowe jest to, jak współpraca wygląda faktycznie i czy jej przedmiot da się obronić na podstawie konkretnych przepisów Kodeksu cywilnego, Kodeksu pracy oraz ustaw ubezpieczeniowych.

Źródła

• Art. 65 § 2, art. 353¹, art. 355 § 1–2, art. 627, art. 734 § 1 i art. 750 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny.
• Art. 22 § 1, § 1¹ i § 1² oraz art. 281 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy.
• Art. 6 ust. 1 pkt 4, art. 8 ust. 2a, art. 9 ust. 1 i ust. 1a, art. 11 ust. 2, art. 12 ust. 1 oraz art. 36 ust. 17 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych.
• Art. 66 ust. 1 pkt 1 lit. e ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych.
• Art. 13 pkt 8, art. 22 ust. 9 pkt 3 i 4, art. 22 ust. 9a, art. 27 ust. 1, art. 31b oraz art. 41 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.
• Art. 8a ust. 1, art. 8b i art. 8e ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę.