Zmiana nazwiska małżonków mieszkających za granicą

Czy małżonkowie mieszkający za granicą mogą zmienić nazwisko w Polsce?

Tak. Obywatel polski, także mieszkający na stałe za granicą, może wystąpić o administracyjną zmianę nazwiska na podstawie ustawy z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska. Jeżeli chodzi o nazwisko używane w polskich dokumentach i w polskim rejestrze stanu cywilnego, sprawę rozstrzyga polski kierownik urzędu stanu cywilnego.

W opisanej sytuacji nie chodzi już o zwykłe oświadczenie składane przy zawieraniu małżeństwa. Zgodnie z art. 25 § 1 ustawy z dnia 25 lutego 1964 r. – Kodeks rodzinny i opiekuńczy oświadczenie o nazwisku noszonym po zawarciu małżeństwa składa się przed kierownikiem USC bezpośrednio po zawarciu małżeństwa albo przed sporządzeniem przez konsula zaświadczenia, że małżeństwo może być zawarte zgodnie z prawem polskim. Jeżeli małżeństwo trwa od dłuższego czasu i małżonkowie chcą obecnie zmienić nazwisko, właściwą drogą jest wniosek administracyjny o zmianę nazwiska.

Każda pełnoletnia osoba składa własny wniosek. Jeżeli nazwisko chce zmienić żona – składa wniosek żona. Jeżeli nazwisko chce zmienić również mąż – składa on odrębny wniosek. Jeżeli zmiana ma objąć małoletnie dzieci, trzeba dodatkowo ocenić, czy potrzebna jest zgoda drugiego rodzica i zgoda dziecka.

Kiedy zmiana nazwiska jest dopuszczalna?

Podstawowa zasada wynika z art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska: zmiany imienia lub nazwiska można dokonać wyłącznie z ważnych powodów. Przepis podaje przykłady takich powodów, w szczególności gdy wniosek dotyczy zmiany: W praktyce warto również ustalić, jak zmienić ośmieszające nazwisko i czy można wybrać dowolne.

• nazwiska ośmieszającego albo nielicującego z godnością człowieka – art. 4 ust. 1 pkt 1 ustawy,
• na nazwisko używane – art. 4 ust. 1 pkt 2 ustawy,
• na nazwisko, które zostało bezprawnie zmienione – art. 4 ust. 1 pkt 3 ustawy,
• na nazwisko noszone zgodnie z przepisami prawa państwa, którego obywatelstwo również się posiada – art. 4 ust. 1 pkt 4 ustawy.

Katalog z art. 4 ust. 1 ustawy jest przykładowy. Oznacza to, że można powołać również inne okoliczności, ale muszą one być na tyle istotne, aby kierownik USC uznał je za ważny powód. Sama niechęć do aktualnego nazwiska może nie wystarczyć. W praktyce trzeba opisać konkretnie, jakie trudności powoduje obecne nazwisko, jak długo trwa problem i dlaczego wybrane nowe nazwisko rzeczywiście rozwiązuje sytuację.

W przypadku osoby mieszkającej w Anglii argumentami mogą być na przykład: wieloletnie używanie nazwiska dwuczłonowego w życiu prywatnym lub zawodowym, trudności w identyfikacji rodziny, problemy z wymową i zapisem nazwiska, rozbieżności między dokumentami używanymi w różnych państwach albo szczególne sytuacje związane z bezpieczeństwem i funkcjonowaniem rodziny. Każda sprawa jest jednak oceniana indywidualnie.

Czy można przyjąć nazwisko dwuczłonowe?

Tak, ale trzeba pamiętać o ograniczeniu ustawowym. Zgodnie z art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska po zmianie nazwisko nie może składać się z więcej niż dwóch członów. Jeżeli zatem żona chce przyjąć nazwisko składające się z jej nazwiska rodowego i nazwiska męża, co do zasady jest to dopuszczalne, o ile istnieje ważny powód zmiany.

Nie zawsze można natomiast wybrać dowolne nazwisko. Art. 5 ustawy z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska wyłącza zmianę na nazwisko historyczne, wsławione w dziedzinie kultury, nauki, działalności politycznej, społecznej albo wojskowej, chyba że osoba ubiegająca się o zmianę posiada członków rodziny o tym nazwisku.

Gdzie złożyć wniosek, jeśli mieszkasz za granicą?

Zgodnie z art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska wniosek składa się do wybranego kierownika urzędu stanu cywilnego. Osoba zamieszkała za granicą może, na podstawie art. 10 ust. 2 tej ustawy, złożyć wniosek za pośrednictwem konsula Rzeczypospolitej Polskiej, wskazując kierownika USC, któremu wniosek ma zostać przekazany. Jeżeli wnioskodawca jest jednocześnie poszukiwany w Polsce i obawia się skutków kontaktu z urzędem, praktyczny wariant opisujemy w poradzie o zmianie nazwiska osoby poszukiwanej mieszkającej za granicą.

W praktyce oznacza to, że konsulat przyjmie wniosek, zweryfikuje formalności konsularne i przekaże dokumenty do wskazanego urzędu stanu cywilnego w Polsce. Konsul nie wydaje decyzji o zmianie nazwiska. Decyzję wydaje kierownik USC, do którego trafi wniosek.

Jeżeli wnioskodawca przebywa czasowo w Polsce, może złożyć wniosek bezpośrednio w wybranym urzędzie stanu cywilnego. W sprawach prowadzonych korespondencyjnie urząd może wymagać podpisu poświadczonego notarialnie albo odpowiedniego uwierzytelnienia dokumentów – zależy to od sposobu składania wniosku i praktyki danego urzędu.

Co powinien zawierać wniosek o zmianę nazwiska?

Elementy wniosku określa art. 11 ust. 1 ustawy z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska. Wniosek powinien zawierać w szczególności:

• imię lub imiona, aktualne nazwisko i nazwisko rodowe osoby, której dotyczy zmiana,
• numer PESEL, jeżeli został nadany,
• adres do korespondencji,
• wskazanie imienia lub nazwiska, na jakie ma nastąpić zmiana,
• wskazanie kierownika USC, który sporządził akt urodzenia oraz akt małżeństwa, jeżeli zmiana będzie dotyczyła tych aktów,
• uzasadnienie, czyli opis ważnych powodów zmiany.

Do wniosku warto dołączyć dokumenty potwierdzające powoływane okoliczności. Mogą to być na przykład dokumenty potwierdzające używanie nazwiska, korespondencja urzędowa, dokumenty zawodowe, potwierdzenia rozbieżności w dokumentach, dokumenty dotyczące dzieci albo inne materiały pokazujące, że obecne nazwisko realnie utrudnia funkcjonowanie rodziny.

Jeżeli dokument jest sporządzony w języku obcym, zastosowanie ma art. 31 ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. – Prawo o aktach stanu cywilnego. Dokument składany kierownikowi USC powinien być złożony z urzędowym tłumaczeniem na język polski, chyba że przepisy szczególne albo umowy międzynarodowe przewidują inaczej.

Zmiana nazwiska dziecka

Jeżeli zmiana nazwiska ma objąć małoletnie dziecko, trzeba zastosować art. 8 ustawy z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska. Co do zasady zmiana nazwiska obojga rodziców rozciąga się na małoletnie dzieci oraz na dzieci, które zrodzą się z tego małżeństwa. Jeżeli nazwisko zmienia tylko jeden z rodziców, objęcie zmianą dziecka wymaga zgody drugiego rodzica, chyba że drugi rodzic nie ma pełnej zdolności do czynności prawnych, nie żyje albo jest pozbawiony władzy rodzicielskiej.

Dodatkowo, jeżeli dziecko ukończyło 13 lat, potrzebna jest jego zgoda. W razie braku porozumienia między rodzicami sprawę może rozstrzygnąć sąd opiekuńczy. Dopiero po uzyskaniu odpowiedniego rozstrzygnięcia możliwe jest skuteczne procedowanie zmiany nazwiska dziecka.

Opłaty i czas załatwienia sprawy

Za wydanie decyzji w sprawie zmiany imienia lub nazwiska pobiera się opłatę skarbową w wysokości 37 zł. Wynika to z części I pkt 7 załącznika do ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej. Jeżeli wniosek jest składany za pośrednictwem konsula RP, mogą dojść opłaty konsularne ustalane według przepisów o opłatach konsularnych i tabeli obowiązującej w danej placówce.

Termin załatwienia sprawy wynika z art. 35 § 3 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego. Sprawa wymagająca postępowania wyjaśniającego powinna być załatwiona bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawa szczególnie skomplikowana – nie później niż w ciągu dwóch miesięcy. Do tych terminów nie wlicza się m.in. okresów opóźnień spowodowanych z winy strony albo z przyczyn niezależnych od organu, co wynika z art. 35 § 5 Kodeksu postępowania administracyjnego.

Co zrobić w razie odmowy?

Jeżeli kierownik USC odmówi zmiany nazwiska, powinien wydać decyzję administracyjną z uzasadnieniem. Od takiej decyzji przysługuje odwołanie. Zgodnie z art. 127 § 1 i § 2 Kodeksu postępowania administracyjnego od decyzji wydanej w pierwszej instancji służy odwołanie do organu wyższego stopnia, a zgodnie z art. 129 § 1 i § 2 Kodeksu postępowania administracyjnego wnosi się je za pośrednictwem organu, który wydał decyzję, w terminie 14 dni od doręczenia decyzji.

W odwołaniu warto odnieść się konkretnie do argumentów urzędu. Jeżeli urząd uznał, że wskazane powody są zbyt ogólne, należy uzupełnić opis sytuacji i przedstawić dowody pokazujące, że zmiana nazwiska jest realnie uzasadniona. Jeżeli powód dotyczy życia rodziny za granicą, znaczenie mogą mieć dokumenty z państwa zamieszkania, korespondencja urzędowa lub zawodowa, a także dokumenty potwierdzające używanie nowego nazwiska.

FAQ

Źródła

• Art. 4, art. 5, art. 6, art. 8, art. 10 i art. 11 ustawy z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska.
• Art. 25 § 1 ustawy z dnia 25 lutego 1964 r. – Kodeks rodzinny i opiekuńczy.
• Art. 31 i art. 104 ust. 1 ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. – Prawo o aktach stanu cywilnego.
• Art. 35 § 3 i § 5, art. 127 § 1 i § 2 oraz art. 129 § 1 i § 2 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego.
• Część I pkt 7 załącznika do ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej.