Zdalna praca z Polski dla firmy z UK – gdzie płacić podatki i składki?

Od czego trzeba zacząć

W opisanej sytuacji trzeba rozdzielić dwie sprawy: podatek dochodowy oraz ubezpieczenia społeczne. To są dwa różne reżimy prawne i odpowiedź na pytanie o podatki nie przesądza jeszcze, gdzie mają być opłacane składki.

Jeżeli wracasz na stałe do Polski, mieszkasz tutaj, koncentrujesz tu życie osobiste i zawodowe, a pracę wykonujesz głównie z Polski, to w praktyce najpierw bada się Twoją rezydencję podatkową, a dopiero potem zasady opodatkowania wynagrodzenia z umowy o pracę.

Rezydencja podatkowa po powrocie do Polski

Zgodnie z art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych osoba mająca miejsce zamieszkania na terytorium RP podlega w Polsce obowiązkowi podatkowemu od całości swoich dochodów, bez względu na miejsce położenia źródeł przychodów.

Kiedy uznaje się, że masz miejsce zamieszkania w Polsce? Odpowiedź daje art. 3 ust. 1a ustawy o PIT. Wystarczy spełnienie jednego z dwóch warunków:

• posiadasz w Polsce ośrodek interesów osobistych lub gospodarczych (centrum interesów życiowych), albo
• przebywasz w Polsce dłużej niż 183 dni w roku podatkowym.

To oznacza, że nawet przed przekroczeniem 183 dni możesz już być polskim rezydentem podatkowym, jeśli do Polski przeniosłeś rodzinę, mieszkanie, codzienne życie i główne aktywności zawodowe. Sam limit 183 dni nie jest jedynym testem.

Przy relacji z Wielką Brytanią nadal trzeba uwzględnić także Konwencję między Rzecząpospolitą Polską a Zjednoczonym Królestwem Wielkiej Brytanii i Irlandii Północnej w sprawie unikania podwójnego opodatkowania i zapobiegania uchylaniu się od opodatkowania w zakresie podatków od dochodu i od zysków majątkowych, podpisaną w Londynie dnia 20 lipca 2006 r. Jeżeli według prawa wewnętrznego obu państw mógłbyś być uznany za rezydenta, zastosowanie mają reguły kolizyjne z art. 4 tej konwencji.

W praktyce bada się wtedy kolejno m.in. stałe miejsce zamieszkania, ściślejsze powiązania osobiste i gospodarcze oraz miejsce zwykłego pobytu.

Gdzie opodatkowane jest wynagrodzenie za pracę zdalną dla firmy z UK

W przypadku pracy najemnej podstawowe znaczenie ma art. 14 ust. 1 konwencji PL–UK z 20 lipca 2006 r. Zgodnie z tym przepisem wynagrodzenia osoby mającej miejsce zamieszkania w jednym państwie podlegają opodatkowaniu tylko w tym państwie, chyba że praca wykonywana jest w drugim państwie. Jeżeli praca jest tam wykonywana, wynagrodzenie może być opodatkowane także w tym drugim państwie.

W praktyce decyduje więc przede wszystkim miejsce faktycznego wykonywania pracy, a nie sama siedziba pracodawcy ani waluta wypłaty. Jeżeli siedzisz przy komputerze w Polsce i z Polski wykonujesz obowiązki pracownicze, to ta część wynagrodzenia dotyczy pracy wykonywanej w Polsce.

Jeżeli do UK latasz co 2 tygodnie na 1 dzień i rzeczywiście w tym dniu wykonujesz pracę na terytorium Wielkiej Brytanii, możliwy jest podział wynagrodzenia na część przypadającą na pracę wykonywaną w Polsce i część przypadającą na pracę wykonywaną w UK. To wymaga jednak rzetelnego ustalenia stanu faktycznego: liczby dni pracy, charakteru obowiązków i dokumentacji.

Wyjątek 183-dniowy dotyczący pracy najemnej wynika z art. 14 ust. 2 konwencji PL–UK, ale działa tylko przy łącznym spełnieniu warunków z tego przepisu. W sytuacji stałego wykonywania pracy z Polski dla pracodawcy z UK ten wyjątek zazwyczaj nie rozwiązuje problemu na korzyść wyłącznego opodatkowania w UK, bo praca nie jest wykonywana wyłącznie na terytorium Wielkiej Brytanii.

Czy możesz płacić podatek tylko w Polsce

Najczęściej tak – w odniesieniu do pracy faktycznie wykonywanej w Polsce. Jeżeli po powrocie do Polski stajesz się polskim rezydentem podatkowym i zasadnicza część obowiązków jest wykonywana z Polski, wynagrodzenie za tę pracę co do zasady rozliczasz w Polsce.

Natomiast część dochodu przypisana do dni, w których praca była rzeczywiście wykonywana w UK, może podlegać opodatkowaniu także w Wielkiej Brytanii zgodnie z art. 14 ust. 1 konwencji. W takiej sytuacji w polskim rozliczeniu rocznym trzeba zastosować właściwą metodę unikania podwójnego opodatkowania przewidzianą w konwencji.

Dla dochodów z pracy najemnej objętych konwencją PL–UK stosuje się obecnie co do zasady metodę proporcjonalnego odliczenia, wynikającą z art. 22 ust. 2 lit. a konwencji PL–UK, z uwzględnieniem przepisów ustawy o PIT, w tym ewentualnie ulgi abolicyjnej z art. 27g ustawy o PIT – ale tylko w granicach i na warunkach przewidzianych ustawą. Dawne ogólne twierdzenie o metodzie wyłączenia z progresją dla tej relacji nie jest aktualne.

To ważna zmiana praktyczna: jeśli część dochodu będzie opodatkowana w UK, nie oznacza to automatycznie, że w Polsce dochód ten po prostu „wypadnie” z opodatkowania.

Jak rozliczać zaliczki na PIT w Polsce

Jeżeli zagraniczny pracodawca nie pełni w Polsce funkcji płatnika, zastosowanie ma art. 44 ust. 1a pkt 1 ustawy o PIT. Zgodnie z tym przepisem podatnicy osiągający dochody ze stosunku pracy z zagranicy, bez pośrednictwa płatników, sami wpłacają w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy.

Termin wpłaty zaliczki wynika z art. 44 ust. 3a ustawy o PIT – do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym uzyskano dochód. Zaliczki za grudzień nie wpłaca się odrębnie, jeżeli przed upływem terminu do jej wpłaty złożysz zeznanie i zapłacisz podatek na zasadach ogólnych.

Przy obliczaniu zaliczek uwzględnia się zasady z ustawy o PIT, w tym koszty uzyskania przychodów ze stosunku pracy określone w art. 22 ust. 2 ustawy o PIT oraz składki na ubezpieczenia społeczne, jeśli podlegają odliczeniu zgodnie z ustawą.

Roczne rozliczenie składa się na formularzu właściwym dla dochodów opodatkowanych według skali, zwykle PIT-36, wraz z odpowiednim załącznikiem do dochodów zagranicznych, jeżeli występują dochody opodatkowane także za granicą.

Składki społeczne po Brexicie – nie można opierać się na dawnych zasadach UE bez sprawdzenia

W starszych opracowaniach często pojawia się odwołanie do rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 oraz rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 987/2009. Po wystąpieniu Wielkiej Brytanii z UE sytuacja nie jest już tak prosta.

Obecnie dla wielu stanów faktycznych znaczenie mają postanowienia Umowy o handlu i współpracy między Unią Europejską a Europejską Wspólnotą Energii Atomowej, z jednej strony, a Zjednoczonym Królestwem Wielkiej Brytanii i Irlandii Północnej, z drugiej strony, w szczególności protokół dotyczący koordynacji zabezpieczenia społecznego, a także przepisy krajowe i praktyka instytucji właściwych.

W efekcie nie można dziś automatycznie przyjąć, że pracownik zdalny wykonujący pracę z Polski dla brytyjskiej firmy „na pewno” pozostaje w brytyjskim systemie składkowym albo „na pewno” przechodzi do ZUS. Trzeba ustalić m.in.:

• czy chodzi o czasowe oddelegowanie, czy o stałą pracę z Polski,
• gdzie faktycznie wykonywana jest zasadnicza część pracy,
• czy pracodawca ma w Polsce strukturę organizacyjną lub obowiązki rejestracyjne,
• czy wydano odpowiedni certyfikat potwierdzający właściwe ustawodawstwo ubezpieczeniowe.

Jeżeli praca z Polski ma charakter stały, a nie czasowego oddelegowania, bardzo często potrzebna jest indywidualna analiza dokumentów zatrudnienia i stanowiska ZUS albo brytyjskiej instytucji właściwej.

Praktyczna tabela – co zwykle rozlicza się gdzie

FAQ

Czy sam fakt, że pracodawca ma siedzibę w UK, oznacza podatek w UK?

Nie. Dla pracy najemnej kluczowe jest przede wszystkim miejsce faktycznego wykonywania pracy, o czym stanowi art. 14 ust. 1 konwencji PL–UK.

Czy 183 dni w Polsce zawsze decyduje o rezydencji?

Nie. Zgodnie z art. 3 ust. 1a ustawy o PIT wystarczy także samo posiadanie w Polsce ośrodka interesów osobistych lub gospodarczych.

Czy muszę sam wpłacać zaliczki na PIT?

Tak, jeżeli osiągasz dochody ze stosunku pracy z zagranicy bez pośrednictwa płatnika. Wynika to z art. 44 ust. 1a pkt 1 ustawy o PIT.

Czy składki zawsze płaci się tam, gdzie jest pracodawca?

Nie. W sprawach polsko-brytyjskich po Brexicie trzeba odrębnie ustalić właściwe ustawodawstwo ubezpieczeniowe. Sama siedziba pracodawcy nie wystarcza do prawidłowej odpowiedzi.

Czy mogę rozliczyć wszystko wyłącznie w Polsce, jeśli sporadycznie bywam w UK?

Często tak, ale tylko wtedy, gdy całość pracy jest faktycznie wykonywana w Polsce albo pobyty w UK nie wiążą się z wykonywaniem tam pracy. Jeżeli pracę wykonujesz również w UK, stan faktyczny trzeba podzielić.

Źródła

• art. 3 ust. 1 i 1a, art. 22 ust. 2, art. 27g, art. 44 ust. 1a pkt 1 i ust. 3a ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych
• art. 4, art. 14, art. 22 Konwencji między Rzecząpospolitą Polską a Zjednoczonym Królestwem Wielkiej Brytanii i Irlandii Północnej w sprawie unikania podwójnego opodatkowania i zapobiegania uchylaniu się od opodatkowania w zakresie podatków od dochodu i od zysków majątkowych, podpisanej w Londynie dnia 20 lipca 2006 r.
• Umowa o handlu i współpracy między Unią Europejską a Europejską Wspólnotą Energii Atomowej, z jednej strony, a Zjednoczonym Królestwem Wielkiej Brytanii i Irlandii Północnej, z drugiej strony – część dotycząca koordynacji zabezpieczenia społecznego