Rozliczenie działalności wykonywanej w Holandii

Polska firma, praca w Holandii i podatki – od czego zacząć?

W opisanej sytuacji przedsiębiorca ma jednoosobową działalność zarejestrowaną w Polsce, ale faktycznie wykonuje znaczną część usług w Holandii. Do oceny rozliczeń nie wystarczy więc samo miejsce rejestracji firmy ani to, że faktury są wystawiane dla polskiego kontrahenta. Organy podatkowe mogą badać, gdzie przedsiębiorca faktycznie pracuje, gdzie ma centrum interesów życiowych, gdzie ponosi koszty, czy ma stałą bazę w Holandii oraz czy jego model współpracy tworzy tam zakład podatkowy.

Najczęstszy błąd polega na mieszaniu trzech odrębnych kwestii: podatku dochodowego, VAT oraz ubezpieczeń społecznych. Zaświadczenie A1 może potwierdzać pozostanie w polskim systemie ubezpieczeń społecznych, ale samo w sobie nie przesądza, gdzie należy zapłacić podatek dochodowy ani gdzie rozliczyć VAT.

Przy wykonywaniu działalności w UE warto porównać własną sytuację z innymi modelami, w których pojawia się DG za granicą, ponieważ podobne zasady mogą działać także przy czasowym świadczeniu usług w Niderlandach.

Rezydencja podatkowa przedsiębiorcy

Zgodnie z art. 3 ustawy o PIT osoba fizyczna mająca miejsce zamieszkania w Polsce podlega w Polsce nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu, czyli co do zasady rozlicza w Polsce całość dochodów bez względu na miejsce ich osiągania. Za osobę mającą miejsce zamieszkania w Polsce uważa się osobę, która posiada w Polsce centrum interesów osobistych lub gospodarczych albo przebywa w Polsce dłużej niż 183 dni w roku podatkowym.

Warunki te są alternatywne. To oznacza, że nawet krótszy pobyt w Polsce nie wyklucza polskiej rezydencji, jeżeli w Polsce pozostaje rodzina, dom, majątek, główne rachunki bankowe, zaplecze życiowe i gospodarcze. Z drugiej strony sam meldunek w Holandii, wynajęcie mieszkania i długie pobyty za granicą mogą być argumentami dla holenderskiego urzędu, zwłaszcza gdy faktyczne życie zawodowe i część osobista przenoszą się do Niderlandów.

Przy ocenie rezydencji szczególne znaczenie ma centrum interesów życiowych. W praktyce trzeba zestawić powiązania osobiste, czyli rodzinę, miejsce zamieszkania, aktywność społeczną, oraz powiązania gospodarcze, czyli źródła przychodów, miejsce wykonywania pracy, majątek, konta, kredyty i inwestycje. Podobne problemy pojawiają się przy pracy lub działalności transgranicznej, gdy przedsiębiorca ma DG transgraniczna i trzeba ustalić, gdzie faktycznie znajduje się jego centrum interesów życiowych.

Gdy Polska i Holandia uznają przedsiębiorcę za rezydenta

Jeżeli zarówno Polska, jak i Holandia uznałyby daną osobę za swojego rezydenta podatkowego, należy zastosować konwencję między Polską a Królestwem Niderlandów o eliminowaniu podwójnego opodatkowania. Po zmianach protokołem z 2022 r. wciąż stosuje się kolejność rozstrzygania rezydencji osoby fizycznej: stałe miejsce zamieszkania, silniejsze powiązania osobiste i gospodarcze, zwykłe przebywanie, obywatelstwo, a ostatecznie porozumienie właściwych organów.

W praktyce warto przygotować dowody potwierdzające powiązania z Polską albo z Holandią: umowy najmu, potwierdzenia pobytu, bilety, ewidencję dni, rachunki, umowy z kontrahentami, dokumenty rodzinne, potwierdzenia posiadania majątku i kont bankowych. Przy sporze podatkowym liczą się fakty, a nie wyłącznie deklaracja przedsiębiorcy, że chce płacić podatki w Polsce.

Zakład w Holandii a opodatkowanie dochodu z działalności

Przy działalności gospodarczej kluczowy jest art. 7 konwencji polsko-niderlandzkiej. Zyski przedsiębiorstwa polskiego rezydenta podlegają opodatkowaniu tylko w Polsce, chyba że przedsiębiorca prowadzi działalność w Holandii poprzez położony tam zakład. Wtedy Holandia może opodatkować zyski, które można przypisać temu zakładowi.

Zakład oznacza stałą placówkę, przez którą całkowicie lub częściowo prowadzona jest działalność gospodarcza. Może to być między innymi biuro, warsztat, miejsce zarządu, filia albo inna stała baza. Plac budowy lub prace budowlane albo instalacyjne stanowią zakład dopiero wtedy, gdy trwają dłużej niż 12 miesięcy. Nie każda obecność w Holandii tworzy zakład, ale ryzyko rośnie, gdy przedsiębiorca stale wykonuje tam usługi z tego samego miejsca, utrzymuje lokal, sprzęt, zaplecze i powtarzalnie obsługuje zlecenia.

Nie można więc przyjąć prostej zasady, że po 183 dniach każda jednoosobowa firma automatycznie płaci podatek dochodowy w Holandii. Termin 183 dni ma istotne znaczenie przy rezydencji podatkowej i przy niektórych dochodach z pracy najemnej, ale przy zyskach przedsiębiorstwa podstawowym testem jest zakład. To jeden z elementów, który należy poprawić w starszych analizach z 2017 r.

Co oznacza A1 i limit 24 miesięcy?

Zaświadczenie A1 dotyczy ustawodawstwa właściwego w zakresie zabezpieczenia społecznego. Przedsiębiorca prowadzący w Polsce działalność na własny rachunek, który czasowo przenosi działalność do innego państwa UE, może ubiegać się o A1, jeżeli spełnia warunki z przepisów o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego. W przypadku czasowego przeniesienia działalności na własny rachunek podstawą jest zasadniczo art. 12 ust. 2 rozporządzenia nr 883/2004, który odnosi się do okresu nieprzekraczającego 24 miesięcy.

Wniosek składa się obecnie elektronicznie przez PUE/eZUS, a dla przedsiębiorcy czasowo przenoszącego działalność stosuje się usługę US-1. ZUS może wymagać między innymi umowy o świadczenie usług za granicą oraz dokumentów potwierdzających wcześniejsze prowadzenie działalności w Polsce, takich jak faktury lub rachunki.

Najważniejsze jest to, że A1 nie jest decyzją o rezydencji podatkowej ani interpretacją podatkową. Można posiadać A1 i nadal mieć obowiązek przeanalizowania podatku dochodowego, VAT, zakładu oraz lokalnych formalności w Holandii.

VAT przy usługach wykonywanych w Holandii

VAT należy analizować odrębnie od podatku dochodowego. W transakcjach B2B ogólna zasada jest taka, że miejscem świadczenia usługi jest miejsce, w którym usługobiorca posiada siedzibę działalności gospodarczej albo stałe miejsce prowadzenia działalności, dla którego usługa jest świadczona. Jeżeli więc polski przedsiębiorca świadczy typową usługę B2B na rzecz polskiej firmy i nie zachodzi żaden wyjątek, miejscem opodatkowania może być Polska.

Od tej zasady są jednak ważne wyjątki. Szczególnie istotne są usługi związane z nieruchomościami, w tym część usług budowlanych, remontowych, architektonicznych, nadzoru budowlanego i usług zakwaterowania. W takim przypadku miejscem świadczenia jest miejsce położenia nieruchomości, więc usługa dotycząca nieruchomości w Holandii może wymagać rozliczenia według zasad holenderskich, niezależnie od tego, że nabywcą jest polska firma.

Przy usługach na rzecz kontrahentów z Niderlandów dodatkowo trzeba ustalić, czy działa mechanizm odwrotnego obciążenia, czy konieczna jest rejestracja do holenderskiego VAT, czy faktura powinna zawierać polski VAT, czy adnotację o rozliczeniu przez nabywcę. Więcej praktycznych problemów fakturowania przy usługach dla holenderskiego klienta omawia przykład dotyczący NL VAT.

Stałe miejsce prowadzenia działalności dla celów VAT nie jest tym samym co zakład w podatku dochodowym. Dla VAT bada się, czy podatnik ma w danym państwie wystarczająco stałe zaplecze personalne i techniczne, aby odbierać albo świadczyć usługi. Samo mieszkanie wynajmowane do noclegu zwykle nie wystarcza, ale magazyn, warsztat, sprzęt, stała organizacja pracy i osoby działające na miejscu mogą zwiększać ryzyko.

Koszty podróży, mieszkania i pobytu w Holandii

Polski przedsiębiorca może zaliczać do kosztów uzyskania przychodów wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów albo zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, o ile nie są wyłączone z kosztów i są prawidłowo udokumentowane. Dotyczy to także zagranicznych podróży, noclegów, przejazdów, opłat za mieszkanie używane w związku z wykonywaniem usług i innych wydatków związanych z działalnością.

Nie oznacza to jednak, że wszystkie koszty życia w Holandii mogą być automatycznie kosztem firmowym. Jeżeli mieszkanie służy częściowo celom prywatnym, a częściowo działalności, należy rozważyć proporcję. Wydatki osobiste, prywatne wyżywienie, prywatne przejazdy i koszty utrzymania rodziny nie powinny być ujmowane jako koszty firmowe tylko dlatego, że przedsiębiorca przebywa za granicą.

Dla bezpieczeństwa warto prowadzić ewidencję dni pobytu w Polsce i Holandii, zachowywać bilety, potwierdzenia przejazdów, faktury, umowy, zlecenia, korespondencję z kontrahentem oraz opis związku danego wydatku z konkretną usługą. Przy sporze podatkowym księgowanie kosztu bez udokumentowania jego związku z przychodem może zostać zakwestionowane.

Jak ograniczyć ryzyko podatkowe?

Najbezpieczniej zacząć od uporządkowania faktów. Trzeba ustalić, ile dni przedsiębiorca przebywa w Polsce i Holandii, gdzie ma rodzinę i stałe mieszkanie, gdzie zawiera umowy, gdzie faktycznie wykonuje usługi, dla kogo je wykonuje, jakiego rodzaju są to usługi, czy dotyczą nieruchomości, czy korzysta w Holandii ze stałego zaplecza, sprzętu, biura albo warsztatu oraz czy posiada ważne A1.

Następnie należy przygotować krótką pisemną procedurę dla księgowości: zasady fakturowania, zasady opisywania kosztów zagranicznych, sposób dokumentowania pobytu, sposób kwalifikacji usług dla VAT oraz moment, w którym sprawa wymaga konsultacji z doradcą podatkowym albo specjalistą od prawa holenderskiego. Jeżeli stan faktyczny jest niejednoznaczny, warto rozważyć interpretację indywidualną w Polsce. Trzeba jednak pamiętać, że polska interpretacja nie rozstrzygnie holenderskiego prawa podatkowego.

FAQ

Czy mogę płacić podatek dochodowy tylko w Polsce, jeśli pracuję w Holandii?

Tak, ale tylko wtedy, gdy z analizy rezydencji i konwencji wynika, że dochód nie powinien być opodatkowany w Holandii. Przy działalności gospodarczej kluczowe jest zwłaszcza to, czy w Holandii powstał zakład.

Czy przekroczenie 183 dni w Holandii automatycznie oznacza podatek w Holandii?

Nie zawsze. Termin 183 dni ma znaczenie przy rezydencji i niektórych dochodach z pracy, ale przy zyskach przedsiębiorstwa podstawowe znaczenie ma istnienie zakładu. Długi pobyt za granicą jest jednak istotnym sygnałem ryzyka i powinien być udokumentowany.

Czy zaświadczenie A1 chroni mnie przed podatkiem w Holandii?

Nie. A1 dotyczy systemu ubezpieczeń społecznych. Nie rozstrzyga miejsca opodatkowania dochodu, nie potwierdza rezydencji podatkowej i nie zastępuje analizy VAT.

Czy mogę wrzucać w koszty mieszkanie w Holandii?

Można rozliczyć tylko tę część wydatku, która ma związek z działalnością gospodarczą i jest właściwie udokumentowana. Jeżeli lokal służy także celom prywatnym, trzeba rozważyć ograniczenie kosztu albo proporcję.

Czy faktura dla polskiej firmy zawsze oznacza polski VAT?

Nie. Przy usługach B2B często decyduje siedziba nabywcy, ale są wyjątki. Najważniejszy w tym kontekście dotyczy usług związanych z nieruchomościami, które są opodatkowane tam, gdzie położona jest nieruchomość.

Co powinienem przekazać księgowej?

Przekaż liczbę dni pobytu w Polsce i Holandii, umowy i zlecenia, opis wykonywanych usług, informację o miejscu ich faktycznego wykonania, dokumenty kosztowe, status A1, sposób korzystania z mieszkania oraz dane kontrahentów. Bez tych informacji księgowa może błędnie zakwalifikować przychody, VAT albo koszty.

Podsumowanie

Wykonywanie polskiej działalności gospodarczej w Holandii wymaga osobnej analizy podatku dochodowego, VAT i ubezpieczeń społecznych. Jeżeli przedsiębiorca ma rodzinę i centrum interesów życiowych w Polsce, może nadal być polskim rezydentem podatkowym, ale nie wyklucza to ryzyka opodatkowania części zysków w Holandii, jeżeli działalność jest tam prowadzona przez zakład.

Najbezpieczniejsze działanie to uporządkowanie dokumentów, prowadzenie ewidencji pobytu, weryfikacja rodzaju świadczonych usług, ocena ryzyka zakładu oraz uzyskanie A1, jeżeli przedsiębiorca spełnia warunki. Przy usługach związanych z nieruchomościami albo stałym wykonywaniu pracy w Holandii warto skonsultować rozliczenia przed wystawieniem kolejnych faktur.

Źródła

• art. 3 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych: ISAP – ustawa o PIT
• Konwencja między Rzecząpospolitą Polską a Królestwem Niderlandów z dnia 13 lutego 2002 r., w brzmieniu po zmianach: tekst konwencji
• Protokół zmieniający konwencję, Dz.U. z 2022 r. poz. 906: tekst protokołu
• ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, w szczególności art. 28a–28e: ISAP – ustawa o VAT
• informacja Ministerstwa Finansów o miejscu świadczenia usług w VAT: podatki.gov.pl
• informacja ZUS o zaświadczeniu A1 dla osoby prowadzącej działalność na własny rachunek: ZUS – A1