Fikcyjna faktura za niezrealizowaną usługę a kontrola US

Fikcyjna faktura za usługę i pierwsze pismo z urzędu skarbowego

Opisany problem najczęściej pojawia się wtedy, gdy urząd skarbowy prowadzi czynności sprawdzające albo kontrolę krzyżową u kontrahenta i prosi nabywcę o potwierdzenie transakcji. Samo pismo z pytaniem o fakturę nie zawsze oznacza jeszcze kontrolę podatkową lub kontrolę celno-skarbową. To ważne, ponieważ od rodzaju czynności zależy, czy korekta rozliczeń będzie skuteczna.

Jeżeli usługa z faktury rzeczywiście nie została wykonana, mamy do czynienia z tzw. pustą fakturą, czyli dokumentem, który nie potwierdza realnej czynności gospodarczej. W takim przypadku podstawowym ryzykiem jest zakwestionowanie odliczonego VAT na podstawie art. 88 ust. 3a pkt 4 lit. a ustawy o VAT. Przepis ten wyłącza odliczenie w części, w jakiej faktura stwierdza czynności, które nie zostały dokonane.

Nie należy odpowiadać urzędowi ogólnikowo. Trzeba najpierw ustalić, co faktycznie wydarzyło się w firmie: kto zamówił usługę, czy była umowa, zlecenie, protokół, korespondencja e-mailowa, potwierdzenie wykonania, raport, plik, odbiór prac, płatność i kontakt z kontrahentem. Dopiero po takiej weryfikacji można zdecydować, czy bronić realności transakcji, czy skorygować rozliczenia.

Czy złożyć korektę JPK_V7 przed wyjaśnieniami dla US?

Jeżeli po wewnętrznym sprawdzeniu okaże się, że usługa nie została wykonana albo firma nie jest w stanie wykazać jej wykonania, bezpiecznym kierunkiem jest rozważenie korekty JPK_V7 za okres, w którym odliczono VAT z tej faktury. Korekta powinna usuwać nieprawidłowe odliczenie podatku naliczonego, a zaległość należy zapłacić wraz z odsetkami za zwłokę. W praktyce często trzeba też skorygować księgi i rozliczenie podatku dochodowego, bo wydatek za usługę, której nie było, nie powinien być kosztem uzyskania przychodu.

Korekta ma największe znaczenie wtedy, gdy urząd prowadzi jeszcze czynności sprawdzające albo zwrócił się o informacje poza formalną kontrolą. Zgodnie z art. 81 Ordynacji podatkowej podatnik może skorygować uprzednio złożoną deklarację, chyba że odrębne przepisy ograniczają to uprawnienie. Jeżeli natomiast wszczęto kontrolę podatkową lub postępowanie podatkowe w tym samym zakresie, art. 81b Ordynacji podatkowej zawiesza prawo do korekty na czas trwania tych czynności.

Odrębnie trzeba traktować kontrolę celno-skarbową. W zakresie objętym taką kontrolą kontrolowanemu przysługuje prawo do złożenia deklaracji albo korekty deklaracji w terminie 14 dni od doręczenia upoważnienia do przeprowadzenia kontroli celno-skarbowej. Po doręczeniu wyniku kontroli również mogą pojawić się 14-dniowe terminy na złożenie deklaracji lub korekty, jeżeli podatnik zgadza się w całości albo w części z ustaleniami organu. Dlatego przed złożeniem korekty trzeba sprawdzić, jakie dokładnie pismo doręczono i jaki tryb działania organu z niego wynika.

Odliczenie VAT z pustej faktury i dodatkowe zobowiązanie podatkowe

Podatnik nie ma prawa do odliczenia VAT z faktury, która dokumentuje czynność niedokonaną. Jeżeli odliczenie zostało już wykazane w JPK_V7, urząd może określić zaległość podatkową, naliczyć odsetki oraz badać, czy zachodzą przesłanki dodatkowego zobowiązania podatkowego w VAT.

Obecnie podstawowa sankcja z art. 112b ustawy o VAT ma charakter procentowy i organ ustala ją w granicach przewidzianych w przepisie, oceniając okoliczności sprawy. W sprawach dotyczących pustych faktur szczególne znaczenie ma art. 112c ustawy o VAT. Dodatkowe zobowiązanie w wysokości 100% podatku naliczonego z takiej faktury może dotyczyć sytuacji, w której nieprawidłowość była skutkiem celowego działania podatnika albo jego kontrahenta, o którym podatnik miał wiedzę, a faktura stwierdza czynności, które nie zostały dokonane, została wystawiona przez podmiot nieistniejący, zawiera kwoty niezgodne z rzeczywistością albo potwierdza czynności pozorne lub nieważne.

W praktyce oznacza to, że nie każda błędnie ujęta faktura automatycznie przesądza o najdalej idącej sankcji. Organ powinien badać, czy podatnik działał świadomie, czy miał sygnały ostrzegawcze, czy transakcja była gospodarczo uzasadniona oraz czy podatnik wykonał rozsądne czynności weryfikacyjne.

Należyta staranność i dobra wiara przy transakcji z kontrahentem

W sporach o puste faktury kluczowe jest ustalenie, czy podatnik wiedział lub powinien był wiedzieć, że bierze udział w transakcji nierzetelnej. Organy podatkowe nie mogą przerzucać na przedsiębiorcę pełnych obowiązków kontrolnych państwa, ale mogą wymagać działań racjonalnych dla danej branży i wartości transakcji. Takie podejście wynika także z orzecznictwa TSUE, w tym z wyroku z 21 czerwca 2012 r. w sprawach C-80/11 i C-142/11, Mahagében i Dávid.

Pomocna pozostaje opublikowana przez Ministerstwo Finansów metodyka oceny dochowania należytej staranności przez nabywców w transakcjach krajowych. Nie jest ona ustawą, ale pokazuje, jakie elementy organ może brać pod uwagę. Przy ocenie, czy doszło do niezachowania należytej staranności, znaczenie ma m.in. weryfikacja kontrahenta w wykazie podatników VAT, CEIDG, KRS, REGON, sprawdzenie umocowania osób działających za kontrahenta, rachunku bankowego oraz warunków płatności.

Na korzyść podatnika może przemawiać to, że kontrahent był wcześniej znany, miał aktywny status podatnika VAT, płatność nastąpiła przelewem na rachunek z wykazu podatników VAT, cena nie odbiegała od rynkowej, usługa pasowała do profilu działalności kontrahenta, a firma zachowała dokumenty potwierdzające zamówienie i odbiór prac. Na niekorzyść mogą działać: brak jakichkolwiek dowodów wykonania usługi, płatność gotówką przy transakcji powyżej 15 000 zł, rażąco niska cena, nietypowy rachunek, brak umowy, brak kontaktu z osobą decyzyjną albo transakcja bez ekonomicznego sensu.

Jak przygotować odpowiedź na wezwanie urzędu?

Odpowiedź do urzędu powinna być rzeczowa i zgodna z dokumentami. Jeżeli transakcja była rzeczywista, należy opisać jej przebieg i dołączyć dowody: umowę, zamówienie, protokół odbioru, korespondencję, raport z wykonanej usługi, potwierdzenie płatności, dane osoby kontaktowej oraz informację, w jaki sposób usługa została wykorzystana w działalności firmy.

Jeżeli firma ustaliła, że usługa nie została wykonana, warto w piśmie wskazać, że po otrzymaniu wezwania przeprowadzono wewnętrzną weryfikację, ustalono brak dowodów wykonania usługi i podjęto działania korygujące. W zależności od stanu sprawy można poinformować o złożeniu korekty JPK_V7, zapłacie zaległości i odsetek oraz o wystąpieniu do kontrahenta o wyjaśnienia lub fakturę korygującą. Trzeba jednak unikać przyznawania okoliczności, których nie da się jeszcze potwierdzić.

W większych albo spornych sprawach warto przygotować osobną notatkę dowodową: kto zawarł transakcję, jakie dokumenty istniały w chwili księgowania, kto zatwierdził fakturę, jakie procedury weryfikacji kontrahenta obowiązywały w firmie i czy zostały wykonane. Taka dokumentacja bywa istotna nie tylko podatkowo, ale również przy ocenie ewentualnej winy osób odpowiedzialnych za rozliczenia.

Odpowiedzialność karna skarbowa i czynny żal

Ujęcie nierzetelnej faktury w rozliczeniach może rodzić ryzyko odpowiedzialności karnej skarbowej, w szczególności za podanie nieprawdy w deklaracji podatkowej albo posługiwanie się nierzetelną fakturą. W praktyce organ może analizować art. 56 Kodeksu karnego skarbowego oraz art. 62 Kodeksu karnego skarbowego. Odpowiedzialność zależy jednak od tego, kto faktycznie podjął decyzję, jaki miał zakres obowiązków, czy działał umyślnie i czy mógł rozpoznać nierzetelność dokumentu.

Jeżeli korekta deklaracji jest prawnie skuteczna i podatnik zapłaci uszczuploną należność publicznoprawną, zastosowanie może mieć art. 16a Kodeksu karnego skarbowego. W niektórych sytuacjach rozważa się również czynny żal z art. 16 Kodeksu karnego skarbowego. Nie należy jednak traktować czynnego żalu jako uniwersalnego dodatku do każdego pisma, zwłaszcza gdy organ wcześniej ujawnił już czyn albo wszczął postępowanie przygotowawcze. Dobór działania zależy od tego, na jakim etapie jest sprawa i jakie pisma doręczono firmie.

Co zrobić krok po kroku po wykryciu pustej faktury?

1. Ustal tryb działania organu. Sprawdź, czy jest to zwykłe wezwanie, czynności sprawdzające, kontrola podatkowa, kontrola celno-skarbowa czy postępowanie podatkowe.
2. Zabezpiecz dokumenty. Zbierz fakturę, umowę, zamówienie, protokoły, korespondencję, potwierdzenia płatności, notatki z rozmów i dane osób odpowiedzialnych.
3. Zweryfikuj realność usługi. Ustal, czy są efekty wykonania usługi i czy można je powiązać z fakturą.
4. Sprawdź kontrahenta. Ustal jego status VAT na moment transakcji, rachunek bankowy, dane rejestrowe, umocowanie osób i historię współpracy.
5. Oceń korektę. Jeżeli faktura jest pusta, rozważ korektę JPK_V7, korektę kosztów podatkowych i zapłatę zaległości z odsetkami.
6. Przygotuj wyjaśnienia. Nie ograniczaj się do jednego zdania. Opisz fakty, dokumenty, czynności sprawdzające i decyzję co do korekty.

FAQ

Czy pusta faktura zawsze oznacza utratę prawa do odliczenia VAT?

Jeżeli faktura stwierdza czynność, która nie została dokonana, nie daje prawa do odliczenia VAT w części dotyczącej tej czynności. Spór może dotyczyć tego, czy usługa rzeczywiście została wykonana oraz czy podatnik ma dowody jej wykonania.

Czy mogę złożyć korektę po otrzymaniu pisma z urzędu?

Tak, jeżeli pismo jest tylko wezwaniem w ramach czynności sprawdzających i nie wszczęto kontroli lub postępowania w zakresie objętym korektą. Przy kontroli podatkowej, postępowaniu podatkowym i kontroli celno-skarbowej trzeba sprawdzić szczególne ograniczenia oraz terminy.

Czy korekta chroni przed sankcją VAT?

Korekta złożona przed wszczęciem kontroli podatkowej lub kontroli celno-skarbowej, wraz z zapłatą zaległości i odsetek, może istotnie ograniczyć ryzyka. Nie w każdej sytuacji wyłącza jednak wszystkie konsekwencje, zwłaszcza gdy organ ustali celowe działanie podatnika albo jego wiedzę o fikcyjności transakcji.

Jakie dokumenty są najważniejsze przy obronie transakcji?

Najważniejsze są dowody realnego wykonania usługi: umowa, zamówienie, korespondencja, protokół odbioru, raporty, pliki, potwierdzenia płatności, opis efektu gospodarczego oraz dokumenty potwierdzające weryfikację kontrahenta.

Czy trzeba mieć fakturę korygującą od kontrahenta?

Faktura korygująca może uporządkować dokumentację, ale brak korekty od nierzetelnego kontrahenta nie powinien blokować skorygowania własnego rozliczenia, jeżeli podatnik wie, że odliczenie VAT było nieprawidłowe. W piśmie do urzędu warto wskazać, czy wystąpiono do kontrahenta o korektę lub wyjaśnienia.

Czy za pustą fakturę odpowiada właściciel firmy czy księgowy?

To zależy od organizacji firmy, zakresu obowiązków i wiedzy konkretnych osób. Odpowiedzialność karna skarbowa wymaga ustalenia, kto faktycznie odpowiadał za rozliczenia, kto zatwierdził dokument i czy miał świadomość nierzetelności faktury.

Podsumowanie

W przypadku faktury za usługę, która nie została wykonana, najważniejsze jest szybkie ustalenie faktów i etapu sprawy. Jeżeli urząd prowadzi jedynie czynności sprawdzające, a faktura jest rzeczywiście pusta, korekta JPK_V7 i zapłata zaległości z odsetkami mogą ograniczyć ryzyka podatkowe i karnoskarbowe.

Jeżeli jednak transakcja była realna, nie należy rezygnować z obrony prawa do odliczenia tylko dlatego, że kontrahent ma problemy w kontroli. Trzeba wtedy wykazać wykonanie usługi, dobrą wiarę i dochowanie należytej staranności. Każde pismo do urzędu powinno być dopasowane do dokumentów i trybu sprawy.

Źródła

• Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, w szczególności art. 88 ust. 3a pkt 4 lit. a, art. 112b i art. 112c: tekst ustawy o VAT.
• Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa, w szczególności art. 81 i art. 81b: tekst Ordynacji podatkowej.
• Ustawa z dnia 10 września 1999 r. - Kodeks karny skarbowy, w szczególności art. 16, art. 16a, art. 56 i art. 62: tekst Kodeksu karnego skarbowego.
• Ustawa z dnia 16 listopada 2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej, w szczególności przepisy dotyczące korekty w kontroli celno-skarbowej: tekst ustawy o KAS.
• Ministerstwo Finansów, Metodyka w zakresie oceny dochowania należytej staranności przez nabywców towarów w transakcjach krajowych: metodyka MF.
• Wyrok TSUE z 21 czerwca 2012 r. w sprawach C-80/11 i C-142/11, Mahagében i Dávid.