Bezpieczeństwo danych klientów w świecie prawniczym - współczesne wyzwania i rozwiązania

Wyzwania związane z ochroną danych w sektorze prawniczym

Rosnąca ilość danych powierzanych kancelariom

Kancelarie obsługują ogromne ilości informacji – od dokumentacji transakcyjnej w procesach M&A, przez dane osobowe i finansowe, po tajemnice przedsiębiorstw. Wyciek któregokolwiek z tych zasobów może prowadzić do utraty reputacji i konsekwencji prawnych.

Wzrost cyberzagrożeń

Z roku na rok rośnie liczba cyberataków wymierzonych w sektor prawniczy.

• Phishing i ransomware są codziennością – jedno nieostrożne kliknięcie może doprowadzić do zablokowania systemu lub kradzieży danych.

• Wyciek poufnych informacji często wynika z braku szyfrowania lub nieodpowiednich procedur bezpieczeństwa.

• Ryzyko wewnętrzne, takie jak błędne udostępnienie dokumentu czy brak kontroli dostępu, bywa równie groźne jak ataki z zewnątrz.

Regulacje i oczekiwania klientów

Na kancelariach spoczywa obowiązek spełniania licznych wymogów:

• RODO/GDPR – obowiązek ochrony danych osobowych i zgłaszania naruszeń,

• Tajemnica adwokacka i radcowska,

• Compliance w korporacjach i funduszach – oczekiwanie zgodności z ISO 27001 czy AML.

W efekcie kancelarie muszą łączyć wiedzę prawną z kompetencjami w zakresie cyberbezpieczeństwa.

Typowe słabości w kancelariach i działach prawnych

1. Przechowywanie dokumentów w e-mailach lub na dyskach lokalnych

Dane często krążą w formie załączników, bez centralnego repozytorium czy kontroli wersji. To zwiększa ryzyko wycieku lub utraty plików.

2. Brak standardów szyfrowania i kontroli dostępu

Brak szyfrowania „w spoczynku” i „w tranzycie” sprawia, że nawet dobrze chronione sieci mogą zostać przełamane. Oznacza to brak ochrony zarówno danych przechowywanych, jak i przesyłanych, co ułatwia ich przechwycenie przez osoby nieuprawnione.

3. Niska świadomość cyberhigieny wśród pracowników

Brak regularnych szkoleń powoduje, że pracownicy stają się najsłabszym ogniwem systemu bezpieczeństwa.

4. Problemy z bezpiecznym udostępnianiem dokumentów

W projektach międzynarodowych wymiana danych z klientami i partnerami odbywa się często przez niechronione kanały. 

Oczekiwania klientów wobec kancelarii

Współcześni klienci oczekują od kancelarii prawnych pełnego profesjonalizmu w zakresie ochrony informacji. Liczy się nie tylko skuteczność działań prawnych, ale również najwyższa staranność w zabezpieczaniu danych – poprzez wdrożenie polityk bezpieczeństwa, regularne audyty IT oraz ścisłą kontrolę dostępu do dokumentów.

Coraz większe znaczenie ma też transparentność procesów, pozwalająca dokładnie określić, kto i kiedy miał wgląd w konkretne pliki. Klienci oczekują przy tym sprawnego, lecz bezpiecznego przepływu informacji – zwłaszcza w złożonych projektach, takich jak transakcje M&A czy postępowania arbitrażowe.

Równocześnie wymagana jest zgodność z przepisami i standardami branżowymi, co ułatwia współpracę z instytucjami finansowymi i funduszami inwestycyjnymi. Profesjonalne podejście do ochrony danych staje się dziś równie istotne jak wiedza prawnicza – to ono buduje zaufanie i długotrwałą lojalność klientów.

Rozwiązania technologiczne i organizacyjne

Audyty bezpieczeństwa i polityki haseł

Regularne audyty IT pozwalają wykrywać luki i błędy konfiguracyjne. Wdrożenie silnych haseł, uwierzytelniania dwuskładnikowego (2FA) oraz segmentacji uprawnień znacząco podnosi poziom ochrony.

Szkolenia pracowników

Stałe podnoszenie świadomości pracowników – poprzez szkolenia z cyberhigieny, testy phishingowe i kampanie edukacyjne – to kluczowy element systemu bezpieczeństwa.

Narzędzia klasy Virtual Data Room (VDR)

Nowoczesny VDR zapewnia:

• Pełną kontrolę dostępu do plików,

• Szyfrowanie danych i logi aktywności,

• Bezpieczną współpracę zdalną,

• Zgodność z regulacjami (RODO, AML),

• Profesjonalny wizerunek kancelarii w oczach klientów.

Dzięki VDR kancelarie mogą udostępniać dokumenty w czasie rzeczywistym, z pełnym monitoringiem aktywności i możliwością cofnięcia dostępu w dowolnym momencie.

Rola FORDATA VDR

FORDATA VDR od lat wspiera kancelarie i instytucje finansowe w Europie. Firma obsłużyła tysiące projektów transakcyjnych, oferując zgodność z RODO, szyfrowanie AES-256 i certyfikację ISO 27001.

FORDATA VDR znajduje zastosowanie w wielu kluczowych obszarach działalności prawniczej i biznesowej. W procesach due diligence umożliwia szybkie i bezpieczne udostępnianie setek dokumentów wielu uczestnikom transakcji, gwarantując pełną kontrolę nad przepływem informacji. W przypadku sporów sądowych oraz postępowań arbitrażowych stanowi zaufane środowisko do pracy nad aktami spraw, pozwalając na precyzyjne zarządzanie dostępem do danych. Z kolei w transakcjach korporacyjnych zapewnia kancelariom i działom prawnym pełną transparentność operacji oraz szczegółowe logi aktywności, co znacząco podnosi poziom bezpieczeństwa i zaufania między stronami.

Dzięki Virtual Data Room kancelarie zwiększają zaufanie klientów, usprawniają procesy i zyskują przewagę konkurencyjną. FORDATA VDR pomaga nie tylko chronić dane, ale też budować profesjonalny wizerunek kancelarii gotowej na cyfrowe wyzwania.

Czy bezpieczeństwo danych może zdecydować o sukcesie kancelarii?

Bezpieczeństwo danych klientów to dziś fundament działalności prawniczej. Naruszenie poufności może zniszczyć reputację kancelarii i relacje z klientami.

Rozwiązania takie jak FORDATA VDR pozwalają prawnikom pracować szybciej, bezpieczniej i bardziej transparentnie, spełniając jednocześnie wymogi regulacyjne i oczekiwania klientów. W świecie, gdzie informacja jest najcenniejszym zasobem, to właśnie bezpieczeństwo stanowi o przewadze kancelarii na rynku.

Poprzedni materiał

Następny materiał