Zmiany w firmie a związki zawodowe – kiedy trzeba je informować?

Obowiązek informowania związków o zmianach organizacyjnych

Nie da się odpowiedzieć jednym zdaniem, że pracodawca zawsze musi albo nigdy nie musi informować związku zawodowego o zmianach organizacyjnych. W prawie pracy decyduje to, jaki rodzaj zmiany ma zostać wprowadzony i jakie skutki wywoła wobec pracowników.

Ogólna rola związku zawodowego wynika z art. 1 ust. 1 oraz art. 4 ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych. Związki reprezentują i bronią praw, interesów zawodowych i socjalnych ludzi pracy oraz sprawują kontrolę nad przestrzeganiem prawa pracy. Dodatkowo art. 23 ust. 1 tej ustawy stanowi, że związki zawodowe sprawują kontrolę nad przestrzeganiem prawa pracy oraz uczestniczą – na zasadach określonych odrębnymi przepisami – w nadzorze nad przestrzeganiem przepisów i zasad BHP.

To jednak nie oznacza jeszcze, że sama reorganizacja firmy zawsze wymaga formalnego stanowiska związku. Obowiązek współdziałania ze związkiem musi wynikać z przepisu odnoszącego się do konkretnej czynności pracodawcy.

W praktyce najczęściej chodzi o:

• wypowiedzenia umów o pracę pracownikom reprezentowanym przez związek,
• wypowiedzenia zmieniające,
• zwolnienia grupowe,
• przejście zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę,
• ustalanie albo zmiany regulaminów i innych źródeł prawa pracy,
• sytuacje dotyczące osób objętych szczególną ochroną związkową.

Jeżeli więc zmiana struktury ma prowadzić do redukcji zatrudnienia, przeniesień na inne stanowiska, zmiany warunków pracy albo likwidacji stanowisk, trzeba sprawdzić nie samą „reorganizację”, lecz konkretne działania kadrowe, które mają zostać wykonane.

Kiedy pracodawca ma obowiązek konsultacji albo informacji

Najważniejsza różnica polega na tym, że przepisy czasem wymagają tylko poinformowania związku, a czasem konsultacji. To nie jest to samo.

Wniosek praktyczny jest prosty: jeżeli zmiana organizacyjna pozostaje tylko decyzją biznesową zarządu i nie przekłada się jeszcze na czynności z zakresu prawa pracy, sam obowiązek „ogólnego informowania” może nie wystąpić. Jeżeli jednak za reorganizacją idą decyzje personalne, wtedy należy sięgnąć do przepisów właściwych dla tych decyzji.

Wypowiedzenia, zmiana stanowiska i likwidacja etatu

Jeżeli reorganizacja ma skutkować wypowiedzeniem umowy o pracę pracownikowi zatrudnionemu na czas nieokreślony, zastosowanie ma art. 38 § 1 Kodeksu pracy. Pracodawca musi na piśmie zawiadomić reprezentującą pracownika zakładową organizację związkową o zamiarze wypowiedzenia umowy, podając przyczynę uzasadniającą wypowiedzenie.

Organizacja związkowa może w terminie 5 dni zgłosić umotywowane zastrzeżenia – art. 38 § 2 Kodeksu pracy. Po rozpatrzeniu stanowiska związku pracodawca podejmuje decyzję, ale pominięcie tej konsultacji może skutkować wadliwością wypowiedzenia.

Podobnie należy ostrożnie oceniać przenoszenie pracowników na inne stanowiska. Jeżeli zmiana mieści się w granicach polecenia służbowego lub czasowego powierzenia innej pracy na podstawie art. 42 § 4 Kodeksu pracy, sytuacja będzie inna niż wtedy, gdy potrzebne jest wypowiedzenie zmieniające z art. 42 § 1-3 Kodeksu pracy. W tym drugim wariancie, jeżeli chodzi o pracownika reprezentowanego przez związek i umowę na czas nieokreślony, trzeba uwzględnić także mechanizm konsultacyjny z art. 38 Kodeksu pracy.

W przypadku likwidacji stanowiska pracy sama przyczyna może być rzeczywista i uzasadniać wypowiedzenie, ale nie zwalnia to z obowiązku zachowania procedury związkowej, jeśli jest wymagana. Dotyczy to także sytuacji opisanych w materiałach dotyczących zwolnienia.

Zwolnienia grupowe i większa reorganizacja

Jeżeli zmiany w firmie mają doprowadzić do rozwiązania stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników w skali określonej w art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników, pracodawca ma obowiązek wszcząć procedurę konsultacyjną ze związkami zawodowymi.

Zgodnie z art. 2 ust. 3 tej ustawy pracodawca przekazuje organizacjom związkowym na piśmie informacje m.in. o:

• przyczynach zamierzonego grupowego zwolnienia,
• liczbie zatrudnionych pracowników i grupach zawodowych,
• grupach pracowników objętych zamiarem zwolnienia,
• okresie, w którym nastąpią zwolnienia,
• proponowanych kryteriach doboru pracowników do zwolnienia,
• kolejności dokonywania zwolnień,
• propozycjach rozstrzygnięcia spraw pracowniczych związanych ze zwolnieniami.

Następnie prowadzi się konsultacje w celu zawarcia porozumienia – art. 3 ust. 1-3 tej ustawy. Tu obowiązek informowania związków jest więc bezsporny i bardzo konkretny.

Działacz związkowy i pracownik szczególnie chroniony

Osobną kategorią są osoby objęte szczególną ochroną trwałości stosunku pracy. Chodzi przede wszystkim o imiennie wskazanych uchwałą działaczy, o których mowa w art. 32 ust. 1 pkt 1 ustawy o związkach zawodowych. Bez zgody zarządu zakładowej organizacji związkowej pracodawca nie może:

• wypowiedzieć ani rozwiązać stosunku prawnego z takim pracownikiem,
• jednostronnie zmienić warunków pracy lub płacy na niekorzyść pracownika – z zastrzeżeniem wyjątków wynikających z ustawy.

W praktyce oznacza to, że zwykła reorganizacja nie „wyłącza” ochrony. Jeżeli zmianą ma zostać objęty działacz związkowy, trzeba najpierw ocenić, czy nie jest konieczna zgoda związku. W podobnym kontekście znaczenie ma też temat obowiązku informowania związków oraz zakresu, jaki daje ochrona związkowa.

Wyjątki i skutki ochrony zależą jednak od stanu faktycznego: rodzaju podstawy zatrudnienia, treści uchwały związku, liczebności organizacji oraz tego, czy ochrona została prawidłowo zgłoszona pracodawcy.

Kto jest członkiem związku zawodowego

Sama przynależność do związku zawodowego nie zależy od tego, czy składka jest potrącana przez pracodawcę z wynagrodzenia. Potrącanie składek przez pracodawcę to tylko jeden z technicznych sposobów ich opłacania.

Zasady nabywania i utraty członkostwa określa przede wszystkim statut danego związku, przy uwzględnieniu ustawy o związkach zawodowych. Jeżeli dana osoba ma prawo zrzeszania się w związku, złożyła deklarację zgodnie ze statutem i nie utraciła członkostwa według reguł statutowych, to może być członkiem związku także wtedy, gdy opłaca składki samodzielnie, a nie przez potrącenie z pensji.

Dlatego stanowisko, że do liczby członków należy wliczać tylko osoby, za które składki technicznie pobiera pracodawca, jest co do zasady nieprawidłowe. O tym, czy dana osoba jest członkiem związku, nie rozstrzyga forma wpłaty, lecz członkostwo wynikające ze statutu i faktycznego pozostawania w organizacji.

Jedyna droga sporu o liczebność związku – art. 25¹ ustawy o związkach zawodowych

W zakresie liczebności zakładowej organizacji związkowej obowiązuje specjalna procedura z art. 25¹ ustawy o związkach zawodowych.

Zgodnie z art. 25¹ ust. 2 i 3 ustawy zakładowa organizacja związkowa przedstawia pracodawcy – co do zasady według stanu na dzień 30 czerwca i 31 grudnia – informację o liczbie członków. Z kolei art. 25¹ ust. 7 stanowi, że pracodawca lub działająca u niego organizacja związkowa może zgłosić pisemne zastrzeżenie co do liczebności danej zakładowej organizacji związkowej w terminie 30 dni od dnia przedstawienia tej informacji.

Jeżeli takie zastrzeżenie zostanie zgłoszone, organizacja związkowa – zgodnie z art. 25¹ ust. 8 ustawy – występuje do sądu rejonowego, sądu pracy właściwego ze względu na siedzibę pracodawcy, z wnioskiem o ustalenie liczby członków na ostatni dzień danego półrocza. Sąd rozpoznaje sprawę w postępowaniu nieprocesowym i wydaje orzeczenie w terminie 60 dni od dnia złożenia wniosku – art. 25¹ ust. 9 ustawy.

Najważniejsze są tu dwie praktyczne zasady:

• pracodawca nie rozstrzyga samodzielnie, ilu członków ma związek,
• kwestionowanie liczebności poza trybem z art. 25¹ ustawy nie wywołuje skutku prawnego zastępującego orzeczenie sądu.

To oznacza, że samo „nieprzyjęcie korekty” przez kierownictwo nie zastępuje ustawowej procedury. Jeżeli pracodawca chciał zakwestionować liczbę członków, powinien zrobić to pisemnie i w terminie 30 dni, a dalszy spór rozstrzyga sąd pracy.

Co może zrobić związek, gdy pracodawca pomija jego uprawnienia

Jeżeli pracodawca nie współdziała ze związkiem mimo ustawowego obowiązku, możliwe są różne działania – zależnie od sytuacji:

• wystąpienie do pracodawcy o usunięcie naruszenia, powołując się na art. 23 ust. 2 ustawy o związkach zawodowych,
• zajęcie stanowiska w procedurze konsultacyjnej, jeżeli jeszcze trwa,
• wsparcie pracownika w sporze sądowym dotyczącym wadliwego wypowiedzenia,
• skierowanie zawiadomienia do Państwowej Inspekcji Pracy, gdy naruszenia dotyczą prawa pracy,
• wszczęcie sporu zbiorowego, jeżeli spełnione są przesłanki z ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o rozwiązywaniu sporów zbiorowych.

Trzeba jednak pamiętać, że zakres reakcji zależy od konkretnego naruszenia. Inne skutki wywoła brak konsultacji z art. 38 Kodeksu pracy, a inne spór o liczebność organizacji czy brak informacji przy przejściu zakładu pracy.

FAQ

Czy pracodawca musi informować związek o każdej reorganizacji?

Nie. Obowiązek powstaje wtedy, gdy wynika z konkretnego przepisu dotyczącego danej czynności, np. wypowiedzeń, zwolnień grupowych, regulaminów albo przejścia zakładu pracy.

Czy związek może żądać informacji o planowanych zwolnieniach?

Tak, jeżeli uruchamia się procedura przewidziana w ustawie o zwolnieniach grupowych albo gdy związek uczestniczy w konsultacji konkretnego wypowiedzenia na podstawie art. 38 Kodeksu pracy. Zakres informacji zależy od podstawy prawnej.

Czy pracownik opłacający składki samodzielnie nadal jest członkiem związku?

Tak, sama forma opłacania składek nie odbiera członkostwa. Decydują statut związku oraz to, czy dana osoba skutecznie należy do organizacji.

Czy pracodawca może odmówić uznania liczby członków związku?

Może ją zakwestionować wyłącznie w ustawowym trybie z art. 25¹ ust. 7 ustawy o związkach zawodowych, składając pisemne zastrzeżenie w terminie 30 dni. Ostatecznie spór rozstrzyga sąd pracy.

Czy szczególna ochrona działacza związkowego działa także przy likwidacji stanowiska?

Co do zasady tak, sama reorganizacja nie uchyla ochrony. Trzeba jednak każdorazowo ocenić stan faktyczny, podstawę zatrudnienia i ewentualne wyjątki ustawowe.

Podsumowanie

Przy zmianach w firmie nie wystarczy powołać się ogólnie na „reorganizację”. Trzeba ustalić, jakie konkretne decyzje kadrowe zostaną podjęte i czy dla tych decyzji ustawa przewiduje obowiązek informacji, konsultacji albo uzyskania zgody związku zawodowego. W sprawie liczebności organizacji związkowej pracodawca także nie ma dowolności – musi stosować procedurę z art. 25¹ ustawy o związkach zawodowych.

Źródła

1. Ustawa z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych – Dz.U. 1991 nr 55 poz. 234

2. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141

3. Ustawa z dnia 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników – Dz.U. 2003 nr 90 poz. 844

4. Ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego – Dz.U. 1964 nr 43 poz. 296

5. Ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych – Dz.U. 1994 nr 43 poz. 163